На главную
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ И ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ПРИДНЕСТРОВСКОЙ МОЛДАВСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
Приказ
№ 2 от 15.01.2008
САЗ 08-14
- 1. Утвердить и ввести в действие Государственную систему документационного обеспечения управления в Приднестровской Молдавской Республики (Приложение № 1).
- 2. Приказ вступает в силу со дня официального опубликования.
- 1. Государственная система документационного обеспечения управления (далее - ГСДОУ) - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственной власти и управления, на предприятиях, в учреждениях и организациях (независимо от форм собственности)*1.
- 2. Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.
- 3. В развитие Основных положений ГСДОУ разрабатываются и утверждаются нормативные и методические документы по совершенствованию документационного обеспечения управления:
- 4. Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, подчиненной непосредственно руководителю организации.
- 5. Должностные лица организаций при работе с документами руководствуются требованиями Основных положений ГСДОУ и принятых в ее развитие республиканских и отраслевых нормативных и методических документов*2.
- 6. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения распространяются на все системы документации органов государственной власти и управления Приднестровской Молдавской Республики, суда, прокуратуры, арбитражного суда, а также учреждений, организаций и предприятий, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники и микрографии*3.
- 7. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения являются нормативно-методической базой для совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм документов, повышения их качества, работ службы документационного обеспечения на базе научной организации труда и внедрения новейших технических средств*4.
- 8. Общие требования разработаны в соответствии с законодательством Приднестровской Молдавской Республики, устанавливающим порядок организации и деятельности государственного аппарата, актами органов государственной власти и управления по вопросам принятия и оформления управленческих решений, осуществления контроля за исполнением документов, совершенствования методов управления и организационных структур и их информационного обеспечения, государственными стандартами в области документации и автоматизированной обработки информации.
- 9. Единые требования ко всем системам документации внедряются путем издания государственных и отраслевых стандартов и инструкций по вопросам документационного обеспечения управленческой деятельности, учитывающих специфику республики (отрасли), а также отраслевых унифицированных систем документации, типовых номенклатур дел, типовых перечней документов с указанием сроков их хранения.
- 10. Уполномоченный орган государственной власти, к ведению которого отнесены вопросы архивного дела и управления документацией Приднестровской Молдавской Республики оказывает министерствам и ведомствам организационно-методическую помощь во внедрении ГСДОУ, в организации системы документационного обеспечения, согласовывает типовые и отраслевые нормативные документы по системе документационного обеспечения, разрабатывает методические документы по отдельным вопросам документационного обеспечения управления.
- 11. Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам.
- 1. Состав управленческих документов
- 12. Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов.
- 13. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением ГСДОУ, унифицированных систем документации (далее - УСД).
- 14. Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации и другим нормативным документам, содержащим правила документирования.
- 15. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы государственной власти и управления издают следующие распорядительные документы: постановления, приказы, распоряжения, решения, инструкции, указания; учреждения, организации, предприятия: приказы, распоряжения, инструкции, указания; общественные организации - постановления, распоряжения.
- 16. Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.), издаются в соответствующей форме (приказ, постановление и др.).
- 17. Доведение до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений документов вышестоящих органов или документов других организаций осуществляется в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, этот вопрос организация решает самостоятельно.
- 18. Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях, фиксируются в протоколах.
- 19. В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами. Письма, как правило, должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и др.
- 20. Организации на основании положений о них и других актов, определяющих их компетенцию, издают и иные документы: планы работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положения, правила и др., перечень которых содержится в отраслевых табелях применяемых форм документов.
- 21. Проект управленческого документа должен быть согласован с исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций.
- 22. Документы-приложения могут быть трех видов:
- 23. В целях сокращения количества применяемых форм документов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организаций. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства.
- 2. Унификация и стандартизация управленческих документов
- 24. Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.
- 25. Работа по унификации включает:
- 26. Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию работ и контроль осуществляет вышестоящая организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу ведет вышестоящая организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.
- 3. Оформление управленческих документов
- 27. При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов: оперативное и качественное их исполнение и поиск; возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники; качество документов как исторических источников.
- 28. Документ должен, как правило, оформляться на бланке, соответствующем стандарту, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения. В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т.д.
- 29. Обязательными реквизитами документов всех систем являются: наименование организации - автора документа; название вида документа или унифицированной формы документа (включая заголовок); заголовок к тексту; код формы документа; дата документа; индекс; текст; визы; подпись; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
- 30. Наименование организации - автора документа в соответствии с положением (уставом) об организации.
- 31. Название документа должно соответствовать компетенции организации, содержанию документируемого управленческого действия, а также табелю документов, применяемых в данной организации*5.
- 32. Заголовок - краткое изложение содержания документа. Он должен быть максимально кратким и емким. точно передавать смысл текста. Например: О выполнении темы 13.83; О направлении на учебу Иванова А.Н.
- 33. Название и код унифицированной формы документа должны быть, как правило, напечатаны на бланке при его изготовлении и соответствовать наименованию и коду, содержащимся в классификаторах управленческой документации - республиканском, отраслевом.
- 34. Даты подписания, утверждения, согласования, а также содержащиеся в тексте оформляют в зависимости от характера документа. Элементы даты приводятся в одной строке в следующей последовательности: число месяца, месяц, год. Например: дату 20 мая 2006 г. следует оформлять: 20.05.2006.
- 35. Индекс создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и др.).
- 36. Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой, которая включает в себя личную подпись визирующего и дату визирования. При необходимости может быть указана должность визирующего. Расшифровка его подписи (инициалы и фамилия) обязательна.
- 37. В состав реквизита «подпись» входит: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, составленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка.
- 38. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна включать следующие данные: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылка на его дату и номер; слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ; дата; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.
- 39. Дополнительными реквизитами документа являются: наименование структурного подразделения - автора документа; резолюция; гриф утверждения; отметка о заверении копий; печать; гриф внешнего согласования; отметка о наличии приложения; государственный герб Приднестровской Молдавской Республики; эмблема организации или предприятия; изображение наград; адресат; индекс предприятия связи; почтовый и телеграфный, адрес, номер абонентского телеграфа, номер телефона, номер счета в банке; место составления или издания; фамилия исполнителя и номер его телефона (для писем - обязательно); отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о поступлении; ссылка на индекс и дату входящего документа; отметка о переносе данных на машинный носитель и др.
- 40. Наименование структурного подразделения указывается в соответствии с утвержденной структурой, положением об этом подразделении или другим нормативным актом, на основании которого создается и функционирует данное подразделение.
- 41. Указания по исполнению документа фиксируют в форме резолюции, включающей фамилию исполнителя, содержание поручения, срок исполнения. Резолюция подписывается и датируется.
- 42. Особым способом введения документа в действие, санкционирующим распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц и граждан, является утверждение документа.
- 43. Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы.
- 44. На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица заверяется гербовой печатью (Приложение № 2 настоящей ГСДОУ). Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписывающего документ. Место хранения печати и лицо, ответственное за ее хранение, определяется руководителем организации.
- 45. Внешнее согласование может быть оформлено грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа.
- 46. Если к документу имеются приложения, то об этом указывается в тексте или после текста документа перед подписью.
- 2. Справка о подготовке школ к новому учебному году на 8 л в 2 экз.
- 47. Изображение Государственного герба Приднестровской Молдавской Республики помещается на общих бланках, бланках писем и распорядительных документах в соответствии с действующим законодательством.
- 48. В качестве эмблемы предприятия, учреждения, организации используют, как правило, товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном порядке органом государственной власти, к ведению которого отнесены вопросы юстиции Приднестровской Молдавской Республики.
- 49. При адресовании документов необходимо соблюдать следующие правила: документы адресуют в организации, структурные подразделения или конкретному должностному лицу. Наименование организации и структурное подразделение указываются в именительном падеже, например:
- 50. Отметка об исполнителе (составителе документа) включает фамилию исполнителя и номер его служебного телефона, помещается на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа.
- 51. Отметка о поступлении располагается на нижнем поле первого листа документа и состоит из следующих элементов: сокращенное наименование получателя документа (адресата); дата поступления документа и его индекс.
- 52. Отметка о переносе информации с бумажного документа на машинные носители включает запись «информация перенесена на машинный носитель», подпись лица, ответственного за перенос данных и дату переноса.
- 53. Под машиночитаемым документом понимается документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем информации.
- 54. Для машиночитаемых документов и машинограмм установлен комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.
- 55. В случае необходимости по решению министерства, ведомства для машиночитаемых документов и машинограмм допускается использование дополнительных реквизитов, отражающих специфику создания и использования этих документов.
- 4. Составление текстов управленческих документов
- 56. Текстом управленческого документа является выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий.
- 57. Текст документа может быть составлен на основе: унифицированных форм документов, входящих в состав УСД; унифицированных текстов, составленных для отдельных организаций; типовых нормативных документов (типовые положения, типовые правила и др.), определяющих содержание конкретных документов.
- 58. Текст документа оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или соединения этих форм.
- 59. В распорядительных документах организаций, издаваемых на принципах единоначалия (приказ, указание, распоряжение), а также в документах, адресованных руководству (заявление, докладная записка, объяснительная записка) используются формы изложения текста от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, обязываю, прошу).
- 60. Организация работы с документами (управление документацией) - создание условий, обеспечивающих хранение необходимой информации и снабжение ею потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Она включает организацию рационального документооборота, создание информационно-поисковых систем по документам, контроль исполнения документов, подготовку документов к передаче в ведомственный архив.
- 1. Организация документооборота
- 61. Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки» или сдачи в дело образуют документооборот организации.
- 62. Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
- 63. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
- 64. Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.
- 65. Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи.
- 66. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой сотрудник экспедиции проставляет свою фамилию и дату отправки.
- 67. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме.
- 68. Учет количества документов организации должен проводиться в комплексе с другими мероприятиями по совершенствованию работы с документами.
- 2. Информационно-поисковая система по документам организации
- 69. В организациях создаются информационно-поисковые системы (далее - ИПС) ручного типа, механизированные и автоматизированные. ИПС включает регистрацию и индексирование документов, создаваемые на их основе информационно-поисковые массивы (картотеки, массивы на машинных носителях), оперативное хранение документов.
- 70. Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах*7.
- 71. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.
- 72. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов. Например, отдельно регистрируются приказы руководителя по основной деятельности, приказы руководителя по кадрам, приказы руководителя вышестоящей организации по основной деятельности, решения коллегии вышестоящей организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, отчеты предприятий, акты внедрения результатов научных разработок, планы работы подведомственных организаций, заявки на материально-техническое снабжение и др.
- 73. Документы регистрируются на регистрационно-контрольных карточках (далее - РКК) или других регистрационных формах (Приложение № 3 настоящей ГСДОУ). Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания условий перехода к автоматизированной регистрации устанавливается следующий обязательный состав реквизитов регистрации: автор (корреспондент); название вида документа; дата документа; индекс документа (дата и индекс поступления документа)*8; заголовок документа или его краткое содержание; резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения; отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа); дело №.
- 74. Для регистрации документов могут использоваться копировально-множительные аппараты и вычислительная техника.
- 75. Справочные картотеки формируются из регистрационно-контрольных карточек в зависимости от задач конкретных ИПС в соответствии с используемыми классификаторами.
- 76. С момента заведения и до передачи в ведомственный архив документы хранятся по месту их формирования в дела (в небольших организациях целесообразно централизованное хранение дел в службе документационного обеспечения).
- 77. Прием, учет, организация использования машиночитаемых документов осуществляется службой хранения машиночитаемых документов организации.
- 78. В службе хранения, с учетом особенностей используемых носителей записи, создаются хранилища для документов на магнитных носителях (магнитных лентах, магнитных дисках), в которых могут быть выделены участки оперативного хранения и участки долгосрочного хранения машиночитаемых документов.
- 79. Для организации оперативного поиска документов и машинных носителей, на которых они записаны, служба хранения машиночитаемых документов организации создает ИПС.
- 80. Служба хранения выдает машиночитаемые документы структурным подразделениям вычислительного центра, передает документы другим организациям для временного или постоянного использования, осуществляет контроль за своевременностью их возвращения.
- 81. Служба хранения обеспечивает проведение экспертизы ценности машиночитаемых документов, участвует в работе экспертной комиссии организации при определении сроков и режима хранения этих документов.
- 82. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.
- 83. Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и номенклатура дел организации.
- 84. Номенклатура дел организации составляется службой документационного обеспечения на основе номенклатур дел структурных подразделений и общественных организаций.
- 85. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела*10, номенклатура дел, документы, образующиеся в деятельности вычислительного центра.
- 86. Номенклатура дел в организации составляется по установленным нормам, печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр номенклатуры дел организации хранится в службе документационного обеспечения управления (далее - ДОУ), второй - используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третий - используется в ведомственном архиве организации, четвертый - в государственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел и куда документы поступают на постоянное хранение.
- 87. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. По окончании года в нее вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел. Итоговая запись номенклатуры дел организации составляется на основе итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений.
- 88. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
- 3. Контроль исполнения документов
- 89. Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов.
- 90. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты их поступления.
- 91. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются на документе, в его регистрационно-контрольной карточке (далее - РКК) и на экземпляре ответа, остающемся в организации.
- 92. При проведении контроля исполнения используются экземпляры РКК, заполняемые при регистрации документов.
- 93. Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (приказы министра, решения коллегии и др.).
- 94. Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем порядке: заданий последующих лет - не реже одного раза в год; заданий последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; заданий, поручений текущего месяца - каждые десять дней, за пять дней до истечения срока.
- 95. Служба документационного обеспечения или ответственный за документацию учитывает и обобщает данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителем, но не реже одного раза в месяц.
- 4. Подготовка документов к передаче в ведомственный архив
- 96. Министерства, ведомства, центральные органы общественных организаций обеспечивают отбор, учет, сохранность, качество обработки, использование документов постоянного срока хранения, образующихся в их деятельности и в деятельности подведомственных им организаций, и своевременную передачу этих документов на государственное хранение с соблюдением правил, устанавливаемых межведомственным органом управления и контроля в области архивного дела и документации Приднестровской Молдавской Республики. Для хранения документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения в организациях создаются ведомственные (центральные, центральные отраслевые, объединенные ведомственные и междуведомственные) архивы или их функции возлагаются на другие структурные подразделения (специально выделенных должностных лиц). Завершенные дела постоянного и долговременного хранения в течение двух (и более) лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы, а затем сдаются в ведомственный архив. Дела со сроками хранения до 10 лет включительно могут передаваться в ведомственный архив по согласованию с руководителями организации.
- 97. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, а также контроля за деятельностью экспертных служб подведомственных организаций в министерствах, ведомствах и центральных органах общественных организаций создаются постоянно действующие ЦЭК. В других организациях и структурных подразделениях министерств, ведомств и центральных органов общественных организаций создаются постоянно действующие ЭК.
- 98. Экспертиза ценности проводится на основе номенклатур дел и перечней (типовых, ведомственных) документов с указанием сроков хранения, с полистным просмотром дел постоянного хранения, с отметкой «ЭПК» дел временного хранения (до 10 лет).
- 99. Дела организации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем ведомственного архива.
- 100. Обложка дел постоянного и долговременного хранения оформляются по установленной форме.
- 101. На завершенные дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного хранения описи не составляются. Описи дел структурных подразделений составляются работниками, ответственными за документацию, под непосредственным методическим руководством ведомственного архива.
- 102. В организациях, имеющих большой объем документов по каждому структурному подразделению, описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно каждым подразделением под непосредственным методическим руководством ведомственного архива. По этим описям документы сдаются в ведомственный архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи организации, которую готовит ведомственный архив, и по которой он сдает дела на государственное хранение.
- 103. Вместе с делами из структурных подразделений в ведомственный архив передаются регистрационно-контрольные карточки на документы, регистрационные журналы и другие регистрационные формы, которые включаются в опись как отдельные единицы хранения.
- 104. Механизация и автоматизация документационного обеспечения управления направлены на повышение эффективности труда работников управленческого аппарата, сокращение трудозатрат на документирование, обработку, передачу, использование документной информации, упорядочение документооборота.
- 1. Состав комплексов средств механизации и автоматизации работы с документами
- 2. Применение средств механизации
- 106. К техническим средствам составления и изготовления текстовых документов относятся пишущие машины, компьютеры.
- 107. Технические средства используются централизованно и децентрализованно. Централизованно используются лишь такие средства, которыми технически невозможно или экономически нецелесообразно оснащать каждое рабочее место.
- 3. Автоматизация работы с документами
- 108. Автоматизированная технология работы с документами осуществляется путем создания и внедрения автоматизированной подготовки документов, автоматизированных ИПС и решения других задач с использованием персональных ЭВМ и автоматизированных рабочих мест (далее - АРМ). При этом должна обеспечиваться информационно-техническая совместимость средств вычислительной техники между собой и с централизованными базами (банками) данных.
- 109. Автоматизированная регистрация документов производится децентрализованно в местах регистрации документов на автоматизированных рабочих местах или автоматизированных пунктах обработки информации. Запись производится непосредственно с документа с использованием установленного единого набора обязательных реквизитов, единой структуры регистрационного индекса и кодов ОКТЭИ; в последнем случае запись на машинном носителе дублируется машинограммой РКК, которая используется в качестве вспомогательной справочной картотеки.
- 110. Автоматизированный контроль исполнения строится на базе данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное информирование исполнителей и контрольной службы о состоянии исполнения всех документов, поручений и заданий, а также предварительный контроль сроков подготовки и исполнения документов, анализ исполнительской дисциплины.
- 111. Руководитель организации несет ответственность за эффективность использования автоматизированной технологии работы с документами, определяет право доступа работников к информации, хранящейся на машинных носителях, устанавливает очередность перехода на автоматизированную технологию работу с документами.
- 112. Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации (Приложение № 5 настоящей ГСДОУ).
- 113. Основными задачами службы документационного обеспечения управления являются внедрение единого порядка работы с документами в организации и ее системе (в том числе с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники) в соответствии с ГСДОУ и действующими нормативами; совершенствование форм и методов работы с документами с учетом механизации и автоматизации документационных процессов.
- 114. Деятельность работников службы документационного обеспечения управления регламентируется должностными инструкциями, которые разрабатываются с учетом требований ГСДОУ и утверждаются руководителем организации.
- 115. Службы документационного обеспечения управления должны быть укомплектованы специалистами с соответствующим высшим или средним специальным образованием.
- 116. Нормирование труда работников службы документационного обеспечения управления производится в соответствии с нормами времени, межотраслевыми и отраслевыми нормативными материалами для нормирования труда, утвержденными в централизованном порядке.
- 1. В дальнейшем органы государственной власти и управления, предприятия, учреждения, организации (независимо от форм собственности) именуются «организациями».
- 2. При работе с документами, подпадающими под действие специальных положений, должностные лица организаций должны руководствоваться этими положениями.
- 3. Документационное обеспечение деятельности организаций, действующих в соответствии со специальными положениями, а также, порядок работы с секретными документами и документами «ДСП» устанавливается специальными инструкциями.
- 4. Работа архива организации и формы его участия в документационном обеспечении управления регламентируются Основными правилами работы ведомственных архивов, введенных в действие Приказом Государственной службы управления документацией и архивами Приднестровской Молдавской Республики от 21 августа 2007 года № 22;
- 5. Название документа не указывается на письмах.
- 6. В отдельных случаях, предусмотренных законодательством, утверждение может производиться и другими документами.
- 7. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе.
- 8. Для поступающих в организацию документов.
- 9. Об особенностях формирования отдельных категорий дел смотри Основные правила работы ведомственных архивов.
- 10. Личные дела вносятся в номенклатуру дел под общим заголовком и единым индексом.
- 1. Общие положения
- 1. Работа службы документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) регламентируется Положением об этой службе, которое разрабатывается на основе настоящего Примерного положения. Деятельность работников службы регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ на основании квалификационного справочника должностей, Единой номенклатуры должностей служащих, с учетом .требований ГСДОУ и утверждаются руководителем организации или его заместителем. При изменении функций и задач работников службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.
- 2. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления ПМР, распорядительными документами вышестоящих органов управления и самой организации, ГСДОУ, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями межведомственного органа управления и контроля в области архивного дела и документации и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления и настоящими требованиями.
- 3. Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля.
- 4. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования.
- 2. Цели и задачи службы ДОУ
- 3. Функции службы ДОУ
- 4. Права и ответственность службы ДОУ
- 5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями
- 9. Со структурными подразделениями организации - по вопросам документационного обеспечения управления;
- 10. С юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;
- 11. Со службами кадров, труда и заработной платы и с соответствующими научно-исследовательскими организациями - по вопросам подбора и расстановки кадров службы ДОУ и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и методов работы с документами;
- 12. Со службами материально-технического снабжения и хозяйственного обслуживания - по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями; бытового обслуживания работников службы;
- 13. Со службой автоматизации - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств вычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдению требований ГСДОУ и стандартов.
Реквизиты документа
Полное наименование
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ И ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ПРИДНЕСТРОВСКОЙ МОЛДАВСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
Издатель
Государственная служба управления документацией и архивами
Вид акта
Приказ
№ документа
№ 2
Редакция
Текущая редакция на 17.07.2012
Дата документа
15.01.2008
Источник оф. опубликования
САЗ 08-14
Скачать
Доступно по тарифу
К карточке документа
Карточка документа
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ И ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ПРИДНЕСТРОВСКОЙ МОЛДАВСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
Тип:
Приказ
Номер:
№ 2
Статус:
Опубликован
Редакция:
Текущая редакция на 17.07.2012
Организация:
Государственная служба управления документацией и архивами
Дата:
15.01.2008