На главную
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ОСНОВНЫХ ПРАВИЛ РАБОТЫ С ВИДЕОДОКУМЕНТАМИ В ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВАХ ПРИДНЕСТРОВСКОЙ МОЛДАВСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
Приказ
№ 3 от 01.04.2003
САЗ 03-18
- 1. Утвердить Основные правила работы с видеодокументами в ведомственных архивах Приднестровской Молдавской Республики (прилагаются).
- 2. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на начальника Государственного учреждения «Государственные архивы Приднестровской Молдавской Республики» Тодорашко З.Г.
- 3. Настоящий Приказ вступает в силу со дня официального опубликования.
- Раздел 1. Организация ведомственного хранения видеодокументов
- Глава I. Правовой статус ведомственных архивов
- 1. Правовой основой создания ведомственных архивов является Закон Приднестровской Молдавской Республики «Об Архивном фонде Приднестровской Молдавской Республики», Положение «О Государственном Архивном фонде Приднестровской Молдавской Республики», утвержденное Постановлением Правительства Приднестровской Молдавской Республики от 30 июня 1994 года № 191 «Об утверждении Положения «О Государственном Архивном фонде Приднестровской Молдавской Республики» и Положение о Государственном учреждении «Государственные архивы Приднестровской Молдавской Республики», утвержденное Указом Президента Приднестровской Молдавской Республики от 26 октября 2000 года № 536 «Об утверждении Положения, структуры и штатного расписания Государственного учреждения «Государственные архивы Приднестровской Молдавской Республики».
- 2. В соответствии с Законом Приднестровской Молдавской Республики «Об Архивном фонде Приднестровской Молдавской Республики» видеодокументы, образовавшиеся в процессе деятельности организации, независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности, имеющие политическое, историческое, научное, хозяйственное и культурное значение, входят в состав Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики, хранятся постоянно и, независимо от ведомственной принадлежности, времени создания, места хранения, техники и способа закрепления информации, подлежат передаче на государственное хранение. В состав Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики входят также страховые копии особо ценных видеодокументов, создаваемые организациями.
- 3. Видеодокументы Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики до передачи их в Центральный государственный архив аудиовизуальных документов, который является центром хранения видеодокументов Приднестровской Молдавской Республики (далее - ЦГА АВД), хранятся в ведомственных архивах. Ведомственный архив может быть самостоятельным учреждением с правами юридического лица, самостоятельным структурным подразделением или составной частью структурного подразделения организации.
- 4. Ведомственные архивы (фильмотеки, видеотеки) создаются для хранения видеодокументов, образовавшихся в сфере массовой коммуникации (кино, телевидение и т.д.).
- 5. Видеодокументы, образовавшиеся в сфере управления, научных исследований и технических разработок, поступают в ведомственные архивы управленческой и научно-технической документации.
- Глава 2. Основные задачи и функции ведомственного архива
- 6. Работа ведомственного архива организуется в соответствии с Положением о ведомственном архиве, которое устанавливает правовой статус ведомственного архива, источники его пополнения видеодокументами и их состав, задачи и функции архива, его права.
- 7. Основные задачи ведомственного архива:
- 8. Основные функции ведомственного архива:
- 9. Ведомственному архиву для выполнения его задач и функций предоставляется право:
- Раздел 2. Экспертиза ценности видеодокументов в организации
- Глава 1. Принципы и критерии экспертизы ценности видеодокументов
- 10. Экспертиза ценности видеодокументов проводится на основе принципов историзма, всесторонности и комплексности, которые находятся в диалектическом единстве друг с другом и применяются во взаимосвязи.
- 11. Ценность видеодокументов определяется с помощью общих (применяемых для оценки любых документов) и специфических (применяемых для оценки только видеодокументов) критериев.
- 12. К общим критериям относятся:
- 13. К специфическим критериям относятся:
- 14. При экспертизе видеодокументов, входящих в состав управленческой и научно-технической документации, применяются также специфические, специально разработанные для этих групп критерии ценности.
- Глава 2. Порядок проведения экспертизы ценности видеодокументов
- 15. Экспертиза ценности видеодокументов проводится ежегодно работниками структурных подразделений, в которых создаются документы, и ведомственного архива совместно с экспертной комиссией организации.
- 16. Видеодокументы подвергаются экспертизе в комплексе с письменными и другими документами, имеющими непосредственное отношение к их изготовлению.
- 17. При экспертизе ценности видеодокументов используются отраслевые перечни документов и другие методические пособия, определяющие состав документов, подлежащих хранению в данной организации, а также передаче их в государственный архив.
- 18. Видеодокументы, состав и сроки, хранения которых точно не определены отраслевыми перечнями документов, подвергаются всестороннему анализу с помощью критериев ценности (пункт 11 настоящих Правил). Подобные документы подлежат обязательному просмотру и прослушиванию.
- 19. При экспертизе ценности видеодокументов отбираются документы с повторяющейся информацией (дублетные, вариантные, поглощенные).
- 20. Видеодокументы с повторяющейся информацией выявляются в процессе целевой экспертизы ценности документов. Для этой цели используют каталоги, механизированные, автоматизированные и другие информационно-поисковые системы, позволяющие вести поиск документов по тематическому, авторскому и другим признакам.
- 21. Выявление видеодокументов с повторяющейся информацией осуществляется при их отборе на государственное хранение и проводится по учетным документам. Сравнительному анализу подвергаются во взаимосвязи две группы учетных документов: на документы организации, в архиве которой они отложились (собственного изготовления), и на документы, поступившие от других организаций. В первую очередь изучаются учетные документы, составленные на видеодокументы постоянного хранения, а затем - временного.
- 22. Выявленные видеодокументы при необходимости просматриваются и прослушиваются. При их анализе определяется степень полноты повторения информации, периодичность образования документов с повторяющейся информацией.
- 23. В процессе экспертизы ценности видеодокументов в организации выявляются документы, имеющие какие-либо повреждения.
- 24. Видеодокументы, имеющие дефекты, подлежат временному хранению с разрешения руководства организации. Исключение составляют особо ценные документы, принимаемые на постоянное хранение независимо от их технического состояния (пункт 141 настоящих Правил).
- Глава 3. Оформление результатов экспертизы ценности видеодокументов
- 25. По итогам экспертизы ценности видеодокументов в организации составляются первичные учетные документы, описи документов постоянного хранения, а также акты о выделении документов к уничтожению. Подготовка первичных учетных документов и описей осуществляется в соответствии с требованиями, изложенными в пунктах 49-50, 113 настоящих Правил.
- 26. Акт о выделении видеодокументов к уничтожению (Приложение № 1) составляется в необходимом количестве экземпляров (не менее трех) после подготовки описей документов постоянного хранения.
- 27. Акт составляется раздельно на виды видеодокументов.
- 28. Сведения о документах, отобранных к уничтожению, приводятся в акте в определенном порядке (по хронологии, алфавиту названий и т.д.).
- 29. В акте о выделении видеодокументов к уничтожению и видеофонограмм магнитной записи в обязательном порядке делается отметка о возможности повторного использования ленты после размагничивания. В графе «Примечание» акта указывается: «лента подлежит повторному использованию».
- 30. Описи и акты рассматриваются соответствующей экспертной комиссией организации с привлечением специалистов ЦГА АВД и утверждаются ее руководителем.
- 31. Полностью оформленные акты передаются в бухгалтерию организации для регистрации.
- 32. Видеодокументы, утратившие практическую ценность для организации, но не вошедшие в перечень документов, подлежащих государственному хранению, а также видеодокументы, при оценке которых у экспертов возникли затруднения, отбираются к уничтожению только по согласованию с ЦГА АВД.
- 33. Видеодокументы, выделенные к уничтожению, после утверждения актов хранятся отдельно от других документов. Они могут быть направлены на утилизацию или как вторичное сырье для химической промышленности.
- 34. Передача документов соответствующим организациям (для утилизации или повторного использования) на склад оформляется приемо-сдаточными накладными, которые регистрируются в бухгалтерии. Номер, дата накладной и объем сданных документов указываются в акте о выделении документов к уничтожению.
- 35. Уничтоженные или переданные в организации для повторного использования видеодокументы снимаются с учета в ведомственном архиве в соответствии с требованиями, изложенными в пунктах 131-140 настоящих Правил.
- Раздел 3. Подготовка видеодокументов к передаче в ведомственный архив
- Глава I. Состав видеодокументов ведомственного архива
- 36. В ведомственном архиве постоянно и временно хранятся оригиналы и копии видеодокументов (видеофонограмм) с различными носителями информации, изготовленные в данной организации или поступившие из других организаций.
- 37. Оригиналы видеофонограмм образуются в результате авторской съемки и первичной записи информации.
- 38. Копии видеофонограмм изготовляются путем одно- или многократного копирования оригинала в целях обеспечения его сохранности, организации широкого распространения заключенной в нем информации.
- 39. Оригиналы и копии видеофонограмм составляют комплект. Состав комплекта документов временного хранения устанавливается отраслевыми нормативами, документов, подлежащих государственному хранению (пункт 173 настоящих Правил).
- Глава 2. Требования к упаковке видеофонограмм
- 40. Видеофонограммы, отобранные для передачи в ведомственный архив, помещаются в специальную упаковку установленного нормативами образца.
- 41. Кассеты для видеофонограмм формата VHS, S-VHS, BETACAM, DV, DVCAM не должны иметь дефектов поверхности, видимых невооруженным глазом.
- 42. Видеофонограммы передаются в ведомственный архив в упаковке изготовителя.
- 43. Коробки с видеофонограммами запечатываются специальной бандеролью в целях обеспечения их сохранности.
- Глава 3. Оформление видеофонограмм
- 44. Оформление видеофонограмм проводится специалистами тех структурных подразделений, в процессе деятельности которых они образовались, при методической помощи специалистов ведомственного архива.
- 45. Оригиналы видеофонограмм оформляются согласно сведениям, представленным их создателями, копии - по данным оригинала.
- 46. Видеофонограммы подлежат полному оформлению.
- 47. В ведомственном архиве устанавливается единый порядок обозначения необходимых сведений на документах и их упаковке, который согласовывается с ЦГА АВД (для документов, подлежащих государственному хранению) и закрепляется нормативно-методическими документами.
- 48. Видеофонограммы временного хранения подлежат частичному оформлению: разрешается не производить стартовку.
- Глава 4. Составление текстовой сопроводительной документации и первичных учетных документов
- 49. Текстовая сопроводительная документация и первичные учетные документы составляются специалистами структурных подразделений организации на видеофонограммы, отобранные для передачи в ведомственный архив.
- 1. Текстовая сопроводительная документация раскрывает состав и содержание документов, а также может выполнять учетные и другие функции.
- 2. Первичные учетные документы создаются с целью обеспечения поединичного и суммарного учета документов, передаваемых в ведомственный архив.
- 50. Состав текстовой сопроводительной документации и первичных учетных документов, порядок их составления и оформления для видеофонограмм временного хранения устанавливается отраслевыми нормативами документов, подлежащих государственному хранению (пункты 131-140, 171-178 настоящих Правил).
- Глава 5. Передача видеофонограмм в ведомственный архив
- 51. Видеофонограммы постоянного и временного хранения, изготовленные в данной организации или поступившие из других организаций (по заказу, обмену и т.д.), передаются в ведомственный архив в установленном комплекте (пункт 39 настоящих Правил).
- 52. Перед приемом видеофонограмм на ведомственное хранение сотрудником архива предварительно проверяется наличие и правильность оформления единиц хранения, текстовой сопроводительной документации и первичных учетных документов.
- 53. Видеофонограммы постоянного хранения подвергаются контролю их физико-химического и технического состояния с учетом требований, сформулированных в пунктах 99-116 настоящих Правилах.
- 54. Проверяется соответствие технического состояния документов сведениям, содержащимся в текстовой сопроводительной документации.
- 55. При отсутствии в текстовой сопроводительной документации необходимых сведений о состоянии документов составляется акт, в котором указываются химические, биологические и физико-механические дефекты.
- 56. Выявленные недочеты устраняются сотрудниками структурных подразделений организации, ответственных за передачу документов в архив, или профессиональными организациями.
- 57. По результатам контроля определяется комплекс работ, необходимых для обеспечения физико-химической сохранности документов в процессе хранения.
- 58. Передача видеофонограмм в ведомственный архив осуществляется по графику, утвержденному руководителем организации.
- 59. Видеофонограммы, подготовленные к передаче, текстовая сопроводительная документация и первичные учетные документы доставляются в ведомственный архив сотрудниками структурных подразделений.
- 60. Прием видеофонограмм проводится сотрудниками ведомственных архивов в присутствии работника структурного подразделения, передающего документы на хранение.
- 61. В ходе приема документов в ведомственный архив на обоих экземплярах первичных учетных документов проставляются отметки об их наличии. В конце учетного документа проставляется (цифрами и прописью) общее количество фактически принятых в архив единиц учета и хранения, дата приема документов. Итоговая запись заверяется сотрудником ведомственного архива и структурного подразделения, сдавшего документ на хранение.
- 62. В необходимых случаях составляется акт приема-передачи, в котором указывается общее количество принятых на хранение документов.
- 63. На принятые в архив видеофонограммы, требующие подтверждения для выплаты гонорара, структурному подразделению организации выдается накладная установленной формы.
- 64. Видеофонограммы, принятые в ведомственный архив, но необходимые структурным подразделениям для оперативной работы, выдаются им для пользования в установленном порядке (пункт 160 настоящих Правил).
- Раздел 4. Обеспечение сохранности видеофонограмм ведомственного архива
- Глава 1. Требования к помещению ведомственного архива
- 65. Видеофонограммы в целях обеспечения сохранности должны размещаться в специально оборудованных зданиях или отдельных помещениях ведомственных архивов с регулируемым температурно-влажностным режимом.
- 66. Строительство и реконструкция зданий для хранения видеофонограмм проводится в соответствии с действующими нормативными документами (действующими стандартами) и требованиями настоящих Правил. Район расположения зданий архивов должен быть удален от промышленных объектов, загрязняющих воздух пылью и вредными газами, а также от пожароопасных объектов.
- 67. Ведомственный архив должен иметь комплекс помещений, предназначенных для хранения, обработки и контроля видеофонограмм.
- 68. В рабочих помещениях необходимо предусмотреть приточно-вытяжную вентиляцию, а в хранилищах - кондиционирование воздуха.
- 69. Материалы покрытия стен, полов, внутренней арматуры помещений не должны собирать пыль и быть ее источником. Предельно допустимая концентрация пыли в воздухе хранилищ и рабочих помещений не должна превышать 0,3 мг3 при размере пылевых частиц не более 0,5 мкн. Для предупреждения попадания пыли извне в помещения рекомендуется поддерживать избыточное давление воздуха (0,05-0,1 атм.).
- 70. В помещениях хранилищ содержание вредных газов и примесей не должно превышать следующих величин (в мг3): аммиак - 0,04; сероводород - 0,008; окислы азота - 0,04; сернистый газ - 0,005; пары ртути - 0,0003.
- 71. В хранилищах видеофонограмм напряженность магнитных полей не должна превышать 400 А.
- Глава 2. Термогигрометрический режим
- 72. Температурно-влажностные параметры воздуха при длительном хранении документов должны соответствовать нормам: t°C - 15+5°C, относительная влажность - 50-65%.
- 73. В хранилищах видеофонограмм следует не допускать резких колебаний температуры и относительной влажности. Колебания относительной влажности не должны превышать 5%.
- 74. Для измерения параметров воздушной среды в хранилищах применяются спиртовые или ртутные термометры любого типа со шкалой от -10 до +40°С и ценой деления 0,5-1°С, гигрометр волосяной М-19 или М-68 и психрометр аспирационный МВ-4М или М-34.
- 75. Проверка точных показаний гигрометров проводится ежемесячно по аспирационному психрометру с обязательной правкой, настройкой и заменой неисправных приборов.
- 76. Результаты измерения температуры и влажности воздуха, а также проверки точности показаний приборов фиксируются в специальном журнале.
- 77. В помещения архива не допускается проникновение прямых солнечных лучей:
- 78. В хранилище проводится сухая уборка всего помещения (пылесосом) не реже одного раза в неделю, влажная уборка не реже одного раза в месяц, влажная уборка полов - ежедневно;
- 79. Вход в хранилище и работа с документами разрешается только лицам в чистых белых халатах и чистой обуви;
- 80. В целях предупреждения появления на документах механических повреждений запрещается касаться документов какими-либо предметами, а также руками без перчаток.
- Глава 3. Оборудование хранилищ. Размещение видеофонограмм в хранилищах
- 81. Видеофонограммы хранятся на стеллажах или в металлических шкафах.
- 82. Для установки стеллажей в хранилищах определены следующие расстояния:
- 83. В целях обеспечения циркуляции воздуха соблюдаются следующие требования:
- 84. Видеофонограммы хранятся в продольном положении.
- 85. В соответствии с принятым в архиве порядком хранения видеофонограмм составляются планы размещения документов в хранилищах и топографические указатели.
- 86. Порядок составления и оформления плана и указателей устанавливается ведомственным архивом с учетом общих требований нормативно-методических разработок межведомственного органа управления и контроля в области архивного дела и документации.
- Глава 4. Порядок выдачи видеофонограмм из хранилища, их перемещение и транспортирование
- 87. Видеофонограммы перед выдачей из хранилища выдерживаются не менее 3 часов в закрытых коробках при температуре 18-25°С и относительной влажности 60%, после хранения в условиях низких температур - дополнительно не менее 10 суток в открытых коробках.
- 88. Лица, которым предоставляется документы, должны быть ознакомлены с правилами пожарной безопасности и обращения с видеофонограммами.
- 89. Перед выдачей видеофонограмм из хранилища и при их возврате в обязательном порядке проверяется их состояние, а также соответствие учетных номеров и других данных, обозначенных на упаковке документа.
- 90. Выдача видеофонограмм из хранилища оформляется соответствующими документами (заказами, актами и др.) и регистрируется в специальных книгах.
- 91. Порядок составления и оформления документов по учету выдачи видеофонограмм устанавливается ведомственным архивом согласно общим требованиям нормативно-методических разработок межведомственного органа управления и контроля в области архивного дела и документации.
- 92. Видеофонограммы в помещениях архива переносятся только в упаковке, в которой они хранятся.
- 93. Видеофонограммы для транспортирования вне помещения архива упаковываются в полиэтиленовые пакеты и жесткие коробки, обернутые во влагонепроницаемое покрытие, документы (кассеты) в коробках располагаются в вертикальном положении.
- 94. Видеофонограммы на дальние расстояния транспортируются всеми видами транспорта.
- 95. В процессе перевозки не допускается перемещение документов внутри упаковки, удары и сотрясения, проникновение влаги, пыли и солнечных лучей, образование конденсационной влаги внутри упаковки.
- 96. На каждом ящике с документами должны быть сделаны основные и дополнительные надписи и предупреждения, соответствующие значениям «Боится нагрева», «Боится сырости», «Верх», «Не кантовать», «Боится электромагнитных полей».
- 97. Видеофонограммы транспортируются с соблюдением мер предосторожности, препятствующих их размагничиванию. Запрещается перевозить видеофонограммы на электрокарах, в непосредственной близости от источников сильных магнитных полей.
- Глава 5. Контроль за сохранностью видеофонограмм
- 98. В процессе хранения видеофонограмм необходимо регулярно осматривать их упаковку. При обнаружении на упаковке повреждений, коррозии, деформирования, она подлежит немедленной замене.
- 99. Видеофонограммы подвергаются в ведомственном архиве контролю технического состояния 1 раз в 3 года.
- 100. Контроль технического состояния видеофонограмм проводится выборочно.
- 101. Состав и объем документов, подлежащих контролю, устанавливается в зависимости от года их изготовления и возможности архива, но не может быть менее 35% от общего количества документов данного года выпуска. При обнаружении дефектов, особенно химико-биологического характера (пожелтение, плесневение, отслоение), проводится контроль всех документов данного года производства, хранящихся в одинаковых условиях.
- 102. В ведомственном архиве составляется план выборки документов для контроля с таким условием, чтобы постепенно все документы каждого года производства были подвергнуты проверке.
- 103. В процессе визуального осмотра видеофонограмм проверяется наличие и состояние упаковки, защитных и стандартных ракордов, состояние катушек и сердечников видеофонограмм.
- 104. Контроль технических параметров видеофонограмм проводится с помощью комплекса контрольно-измерительной аппаратуры.
- 105. Видеофонограммы, подлежащие техническому контролю, выдерживаются не менее одних суток до его проведения при температуре 20+2°С и относительной влажности 60+5%.
- 106. Для оценки качества видеофонограмм на магнитной ленте используются видеомагнитофоны форматов VHS, S-VHS, BETACAM, DV, DVCAM.
- 107. Настройка видеомагнитофона проводится оперативными регулировками с помощью измерительных магнитных лент (ЛИМ) согласно требованиям технического паспорта (инструкции по эксплуатации) видеомагнитофона.
- 108. Для получения объективных характеристик проводится измерение параметров испытательных строк, а также определяется отношение сигнала яркости к флуктуационной помехе.
- 109. Контроль качества видеофонограмм, выполненных в формате VHS, S-VHS, BETACAM, DV, DVCAM без записи сигналов испытательных строк, проводится на экране монитора.
- 110. Измерение величины сигнала яркости, синхросигнала, амплитуды немодулированных поднесущих цветности на черном, дифференциального усиления (по отношению к размаху немодулированной поднесущей на черном) при отсутствии технического ракорда проводится на ракорде, выполненном в виде генератора цветных полос.
- 111. Сигнал звуковой программы при проверке видеофонограмм оценивается по уровню (на индикаторах видеомагнитофона), отсутствию заметных на слух искажений, фона, шума, тресков, щелчков. Номинальный уровень звукового сигнала измеряется по техническому ракорду, его соответствию уровням ЛИМ.
- 112. При наличии выпадений, количество и длительность которых превышает указанный уровень, видеофонограмма должна быть подвергнута обработке с использованием компенсатора выпадений.
- 113. Одновременно с контролем качества видеофонограмма подвергается очистке и перемотке на специальном устройстве (установки УРЛ-1 и УРЛ-1В /СССР/, «Кайбетроникс» /США/ и др.) при температуре 20-2°C и относительной влажности 60-5%.
- 114. Результаты контроля технического состояния фиксируются в актах и других документах. Формы и порядок их оформления устанавливаются ведомственным архивом, исходя из требований технических нормативов.
- 115. Консервационно-профилактическая и реставрационная обработка видеофонограмм проводится в соответствии с требованиями, регламентирующими порядок проведения этих работ.
- Глава 6. Проверка наличия и состояния видеофонограмм
- 116. Проверка наличия и состояния видеофонограмм является постоянной плановой работой ведомственных архивов.
- 117. Периодичность проведения проверки наличия документов устанавливается ведомственным архивом самостоятельно в зависимости от интенсивности пользования документами, сроков передачи их на государственное хранение и закрепляется соответствующими нормативами.
- 118. Внеочередные проверки проводятся после перемещения документов в другое помещение, чрезвычайных происшествий, вызвавших доступ в хранилище посторонних лиц, при смене руководства, реорганизации и ликвидации организации.
- 119. Проверка наличия видеофонограмм предполагает сверку фактического наличия документов с данными описи и других учетных документов.
- 120. В первую очередь сверяются данные, внесенные в опись или другой учетный документ, с данными, обозначенными на самих документах и их упаковке.
- 121. При визуальном осмотре видеофонограмм проверяется их физическое состояние согласно требованиям, изложенным в пунктах 99, 104 настоящих Правил.
- 122. В ходе проверки наличия и состояния видеофонограмм в ведомственном архиве и при оформлении ее результатов следует соблюдать общие требования нормативно-методических документов межведомственного органа управления и контроля в области архивного дела и документации и использовать рекомендуемые в них формы.
- Раздел 5. Классификация видеофонограмм ведомственного архива
- Глава 1. Классификация видеофонограмм в пределах архива
- 123. Классификация видеофонограмм Государственного Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики в ведомственных архивах проводится с целью их рациональной организации по согласованию и под непосредственным руководством государственного архива, в который передаются документы.
- 124. Видеофонограммы Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики являются составной частью документального фонда организации.
- 125. В ведомственных архивах управленческой и научно-технической документации видеофонограммы включаются в состав существующих архивных фондов.
- Глава 2. Систематизация видеофонограм
- 126. Систематизация видеофонограмм проводится по единицам учета и единицам хранения.
- 1. Единица хранения видеофонограмм - физически обособленный рулон магнитной ленты, кассета, диск с записью аудиовизуальной информации.
- 2. Единица учета видеофонограмм - одна или несколько единиц хранения с записью определенного сюжета, произведения литературы и искусства (нескольких произведений литературы и искусства, объединенных по авторскому, тематическому или другим признакам).
- 127. Порядок расположения единиц хранения в рамках единицы учета, а также снятого и записанного материала внутри единицы хранения устанавливается авторами видеофонограмм.
- 128. Единицы хранения внутри комплекта располагаются по принадлежности к определенному его элементу, а в пределах каждого элемента комплекта - по порядку номеров единиц хранения.
- 129. Единицы учета видеофонограмм группируются сначала по видам, а затем по хронологическому (датам создания документов), структурному (структурным подразделениям организации), авторскому (фамилиям авторов документа) признакам.
- Раздел 6. Учет видеофонограмм в ведомственном архиве
- Глава 1. Основные учетные документы ведомственного архива
- 130. Основными учетными документами ведомственного архива являются:
- 131. Книга учета поступления и выбытия (Приложение № 2) предназначена для учета изменений в составе и объеме видеофонограмм архива в целом. В нее последовательно вносятся все первичные и повторные поступления документов видеофонограмм в ведомственный архив. Каждое поступление и выбытие получает самостоятельный порядковый номер. В книге учета поступления и выбытия видеофонограмм по состоянию на 01.01. подводится итог общего объема поступивших и выбывших документов видеофонограмм в течение календарного года.
- 132. Опись видеофонограмм (Приложение № 3) предназначена для поединичного и суммарного учета документов, закрепления порядка их систематизации, раскрытого состава и содержания. Опись видеофонограмм постоянного хранения подлежит утверждению ЦЭПК межведомственного органа управления и контроля в области архивного дела и документации.
- 133. В отдельную опись включаются видеофонограммы определенного вида (пункт 130 настоящих Правил), подлежащие передаче на государственное хранение.
- 134. При составлении описи видеофонограмм соблюдаются следующие требования:
- 135. За последней описательной статьей помещается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество единиц учета и единиц хранения, внесенных в опись, первый и последний номера единиц учета по описи, литерные и пропущенные номера.
- 136. К описи может составляться справочный аппарат: предисловие, указатели, оглавление, список сокращенных слов.
- 137. Законченная опись видеофонограмм постоянного хранения получает номер.
- 138. Опись видеофонограмм постоянного хранения составляется в четырех экземплярах.
- 139. Внесение изменений в утвержденную опись допускается только по согласованию с ЦЭПК межведомственного органа управления и контроля в области архивного дела и документации.
- Глава 2. Учет особо ценных видеофонограмм Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики и копий страхового фонда
- 140. Порядок отнесения видеофонограмм Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики к категории особо ценных, их учета и хранения, формы учета страхового фонда этих документов устанавливаются ведомственным архивом, исходя из общих требований нормативно-методических разработок межведомственного органа управления и контроля в области архивного дела и документации и настоящих Правил.
- 141. Особо ценные документы учитываются поединично и суммарно в описях особо ценных видеофонограмм. Опись составляется в четырех экземплярах. При передаче документов Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики на государственное хранение три экземпляра описи передаются в ЦГА АВД.
- 142. Учет общего количества описей особо ценных видеофонограмм осуществляется с помощью реестра.
- 143. Отнесение документов к категории особо ценных отражается в описях видеофонограмм постоянного хранения и других учетных документах ведомственных архивов.
- 144. Индекс «особо ценный» прибавляется к номерам описей, имеющих в своем составе особо ценные документы, а также к учетным номерам особо ценных видеофонограмм.
- 145. Общее количество особо ценных видеофонограмм указывается в итоговой записи к описи. Подсчет особо ценных документов проводится обособленно. Их количество указывается отдельно, но входит и в общее количество документов по определенной описи («из них...»).
- 146. Особо ценные документы хранятся обособленно от остальных документов ведомственного архива.
- 147. На особо ценные документы (видеофонограммы) Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики организации создается страховой фонд.
- 148. На особо ценные видеофонограммы, принятые в ведомственный архив в неполном комплекте, одновременно со страховыми копиями изготавливаются копии документов, предназначенные для фонда пользования. Копией фонда пользования является одна копия видеофонограммы на магнитной ленте.
- 149. Очередность страхового копирования документов определяется сроками передачи документов на государственное хранение, физическим состоянием, значимостью и интенсивностью пользования оригиналами документов. Из документов, одновременно подлежащих передаче на государственное хранение, первоочередному копированию подлежат документы, которые находятся в плохом физическом состоянии или интенсивно используются.
- 150. Порядок изготовления страховых копий особо ценных видеофонограмм установлен типовыми технологическими регламентами.
- 151. Учет копий особо ценных видеофонограмм в ведомственном архиве ведется по книгам поступления и выбытия документов страхового фонда и фонда пользования, описям страхового фонда.
- 152. Учет общего количества описей страхового фонда осуществляется с помощью реестра.
- 153. Сведения о страховом копировании видеофонограмм Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики отражаются в описях документов постоянного хранения, описях особо ценных документов, а также основных учетных документов ведомственного архива.
- 154. Страховой фонд неприкосновенен и должен храниться территориально обособленно от документов, с которых изготовлены страховые копии, в специально отведенном для него месте.
- Раздел 7. Научно-информационная деятельность ведомственного архива
- Глава 1. Создание научно-справочного аппарата к видеофонограммам
- 155. Состав научно-справочного аппарата к видеофонограммам определяется каждым ведомственным архивом самостоятельно, исходя из состава и содержания хранящихся в нем документов, характере и задач их поиска, а также интенсивности пользования документами.
- 156. Порядок подготовки и эксплуатации научно-справочного аппарата устанавливается ведомственным архивом с учетом общих требований нормативно-методических разработок межведомственного органа управления и контроля в отрасли архивного дела и документации.
- Глава 2. Организация пользования видеофонограммами
- 157. Видеофонограммы представляются для пользования специалистам организации, в структуре которой функционирует архив, других заинтересованных организаций в различных формах.
- 158. Конкретные формы и порядок организации пользования видеофонограммами ведомственного архива устанавливаются, исходя из состава и содержания хранящихся в нем документов, с учетом общих требований нормативно-методических разработок межведомственного органа управления и контроля в области архивного дела и документации и настоящих Правил.
- 159. Ведомственный архив представляет структурным подразделениям организации копии видеофонограмм из состава комплекта или специально созданного фонда пользования (пункт 149 настоящих Правил).
- 160. Ведомственный архив предоставляет во временное пользование организациям копии видеофонограмм с разрешения руководителя и при наличии официального запроса, в котором указывается название видеофонограммы, дается гарантия своевременного их возвращения и обеспечения сохранности. Пользование прокатными копиями видеофонограмм оплачивается организацией-заказчиком в соответствии с установленным тарифом. Выдача прокатных копий во временное пользование проводится на срок до одного месяца по доверенности организации, в которой оговаривается количество демонстраций копии, при наличии оплаченного счета. Доверенность скрепляется печатью и оформляется актом в двух экземплярах.
- 161. В процессе пользования видеофонограммами запрещается:
- 162. Сотрудники архива осуществляют строгий контроль за своевременностью возврата видеофонограмм и их техническим состоянием.
- 163. Все формы организации пользования видеофонограммами ведомственного архива подлежат учету.
- 164. Учет подготовленных информационных документов, проведенных культурно-просветительных и агитационно-пропагандистских мероприятий, публикаций видеофонограмм ведется в журнале, где указывается их тематика и дата.
- 165. Учет количества исследователей и числа посещений ими просмотрового зала ведется в журнале, где указываются фамилия, инициалы исследователя, дата посещения.
- 166. Учет исполнения запросов, выданных копий документов ведется в установленном порядке.
- Раздел 8. Подготовка и передача видеофонограмм на государственное хранение в ЦГА АВД
- Глава 1. Предельные сроки хранения видеофонограмм Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики в ведомственном архиве
- 167. Видеофонограммы Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики передаются ведомственными архивами на государственное хранение по истечении сроков, установленных Законом Приднестровской Молдавской Республики «Об Архивном фонде Приднестровской Молдавской Республики»:
- 168. Видеофонограммы, входящие в состав научно-технической документации, находятся в ведомственном архиве в течение сроков, установленных для хранения данной документации.
- 169. Предельные сроки ведомственного хранения видеофонограмм Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики в необходимых случаях продлеваются с разрешения межведомственного органа управления и контроля в области архивного дела и документации.
- Глава 2. Состав видеофонограмм Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики, текстовой сопроводительной документации и научно-справочного аппарата к ним
- 170. Видеофонограммы Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики передаются на государственное хранение в комплекте, особо ценные - со страховыми копиями. К передаваемым на государственное хранение видеофонограммам прилагается текстовая сопроводительная документация и соответствующий научно-справочный аппарат.
- 171. Состав комплекта видеофонограмм Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики, текстовой сопроводительной документации и научно-справочного аппарата к ним устанавливается, исходя из задач обеспечения сохранности и эффективности пользования документами, с учетом требований нормативно-методических разработок межведомственного органа управления и контроля в отрасли архивного дела и документации и настоящих Правил.
- 172. Документы - видеофонограммы - передаются на государственное хранение в следующем комплекте:
- 173. В состав текстовой сопроводительной документации на видеофонограммы телевизионных организаций включаются:
- 174. Видеофонограммы Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики, текстовая сопроводительная документация к ним передаются на государственное хранение по описям.
- 175. Видеофонограммы Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики, текстовая сопроводительная документация и научно-справочный аппарат к ним оформляются с учетом требований настоящих Правил.
- 176. На этикетке и упаковке видеофонограмм проставляются мягким графитным карандашом (через тире) номер описи, единицы учета и единицы хранения по описи.
- 177. При подготовке видеофонограмм к передаче на государственное хранение возможна перезапись адресно-временного кода на видеофонограммах форматов VHS, S-VHS, BETACAM, DV, DVCAM с введением в «свободные биты» информации о принадлежности материалов определенному архиву. Для любых видеофонограмм возможна запись нового адресно-временного кода в интервале кодового гашения (код - VITC) с введением информации о государственном архиве.
- Глава 3. Организация и порядок передачи видеофонограмм Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики на государственное хранение
- 178. Все работы, связанные с подготовкой и передачей видеофонограмм Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики на государственное хранение, проводятся силами и за счет средств организации, сдающей документ.
- 179. Передача видеофонограмм Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики с соответствующей текстовой сопроводительной документацией и научно-справочным аппаратом проводится, исходя из требований нормативно-методических разработок межведомственного органа управления и контроля в отрасли архивного дела и документации.
- 180. Прием документов на государственное хранение оформляется актом (Приложение № 4). Акт приема-передачи документов составляется в двух экземплярах, подписывается представителями сдавшей документы и принявшей их организаций, утверждается руководителями организаций и скрепляется гербовыми печатями. Один экземпляр акта передается организации, сдавшей документ, другой - принявшей их на хранение.
- 181. При последней передаче видеофонограмм определенной (потерявшей практическое применение) системы записи информации на государственное хранение в архивы передаются соответствующие технические средства ее записи и воспроизведения. Прием техники оформляется в установленном порядке.
- 182. Документы и соответствующие технические средства, переданные на государственное хранение, снимаются с учета в организации (ведомственном архиве).
- 183. Организация, передавшая документы на государственное хранение, имеет преимущественное право на использование перед остальными организациями.
- 1. В графе 4 указывается название документа (извещение, опись и др.), по которому учтены видеодокументы, его номер и дата. Для описей дополнительно указываются крайние даты вошедших в нее документов.
- 2. В графе 5 указывается порядковый номер единицы хранения по описи, другому учетному документу.
Реквизиты документа
Полное наименование
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ОСНОВНЫХ ПРАВИЛ РАБОТЫ С ВИДЕОДОКУМЕНТАМИ В ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВАХ ПРИДНЕСТРОВСКОЙ МОЛДАВСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
Издатель
Руководитель Аппарата Президента и Правительства
Вид акта
Приказ
№ документа
№ 3
Редакция
Текущая редакция на 17.07.2012
Дата документа
01.04.2003
Источник оф. опубликования
САЗ 03-18
Скачать
Доступно по тарифу
К карточке документа
Карточка документа
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ОСНОВНЫХ ПРАВИЛ РАБОТЫ С ВИДЕОДОКУМЕНТАМИ В ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВАХ ПРИДНЕСТРОВСКОЙ МОЛДАВСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
Тип:
Приказ
Номер:
№ 3
Статус:
Опубликован
Редакция:
Текущая редакция на 17.07.2012
Организация:
Руководитель Аппарата Президента и Правительства
Дата:
01.04.2003