На главную
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ОСНОВНЫХ ПРАВИЛ РАБОТЫ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ ПРИДНЕСТРОВСКОЙ МОЛДАВСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
Приказ
№ 22 от 21.08.2007
САЗ 07-42
- 1. Утвердить Основные правила работы ведомственных архивов Приднестровской Молдавской Республики (Приложение № 1).
- 2. Настоящий Приказ вступает в силу со дня официального опубликования.
- 1. Основные правила работы ведомственных архивов Приднестровской Молдавской Республики (далее - Правила) являются нормативным документом, регламентирующим деятельность ведомственных архивов.
- 2. Право и обязанность создания ведомственных архивов для временного хранения документов Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики, отнесенных к государственной собственности, установлены Законом Приднестровской Молдавской Республики от 20 июля 1993 года «Об Архивном фонде Приднестровской Молдавской Республики» (СЗРМ 93-3) в действующей редакции, Указом Президента Приднестровской Молдавской Республики от 5 июля 2007 года № 454 «Об утверждении Положения, структуры Государственной службы управления документацией и архивами Приднестровской Молдавской Республики» в действующей редакции, Постановлением Правительства Приднестровской Молдавской Республики от 30 июня 1994 года № 191 «Об утверждении Положения «О Государственном Архивном фонде Приднестровской Молдавской Республики» (САМР 94-6).
- 3. Настоящие Правила распространяются на ведомственные архивы органов государственной власти и управления, государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики, отнесенных к государственной собственности.
- 4. Ведомственные архивы, хранящие кинофотофоно и видеодокументы (аудиовизуальные), научно-технические, картографические, телеметрические документы, руководствуются настоящими Правилами в части организации, планирования, отчетности, методической работы с управленческими документами, хранящимися в архивах. Во всех остальных вопросах, работа с указанными документами регламентируется соответствующими инструкциями и правилами.
- 1. Понятие ведомственного архива
- 5. Документы Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики, отнесенные к государственной собственности, до передачи на государственное хранение, временно, в пределах сроков, установленных республиканским межведомственным органом управления и контроля (надзора) в области архивного дела и документации, хранятся в ведомственных архивах.
- 6. В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с настоящими Правилами и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в государственный архив в организации создается ведомственный архив.
- 7. Организация обеспечивает ведомственный архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.
- 8. Должностные лица организации несут ответственность за нарушение норм, установленных настоящими Правилами.
- 9. В зависимости от компетенции (функций) организации, от состава документов, которыми комплектуется ведомственный архив, могут создаваться следующие виды ведомственных архивов:
- 10. В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в ведомственном архиве, могут создаваться:
- 11. Архивы, состав документов которых обусловлен способом записи информации и носителем, могут создаваться как самостоятельные структурные подразделения или как структурные подразделения в составе ведомственного архива.
- 2. Основные задачи и функции ведомственного архива
- 12. Основными задачами ведомственного архива являются:
- 13. В целях выполнения основных задач ведомственный архив осуществляет следующие функции:
- 14. Ведомственные архивы осуществляют прием электронных документов (далее - ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На государственное хранение передаются ЭД в составе фондов организаций - источников комплектования государственных архивов.
- 15. Все операции, осуществляемые с ЭД при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и др.) должны быть документированы для обеспечения аутентичности ЭД.
- 3. Права ведомственного архива
- 4. Ответственность ведомственного архива
- 17. Архив совместно с руководителем организации несет ответственность за:
- 18. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.
- 19. Отнесение документов к составу Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.
- 20. Экспертиза ценности документов проводится на основе:
- 21. Отбор электронных документов на архивное хранение осуществляется в результате экспертизы ценности ЭД, которая проводится экспертной комиссией организации.
- 22. Экспертиза ценности документов в организации проводится:
- 23. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации, создается экспертная комиссия (далее -ЭК).
- 24. ЦЭК (ЭК) создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК организации в обязательном порядке включается руководитель ведомственного архива или лицо, ответственное за архив.
- 25. В состав ЦЭК необходимо включать представителя государственного архива соответствующего города (района), для которого данная организация является источником комплектования.
- 26. Основными задачами ЦЭК (ЭК) являются:
- 27. Основными функциями ЦЭК (ЭК) являются:
- 28. ЦЭК (ЭК) проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости. Заседания ЦЭК (ЭК) протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии. Решения ЦЭК (ЭК) вступают в силу после утверждения руководителем организации.
- 29. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления совместно с ЦЭК (ЭК) организации под методическим руководством ведомственного архива.
- 30. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в ведомственный архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделению к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.
- 31. Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.
- 32. Ведомственный архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного архива.
- 33. Подготовка электронных документов к передаче в ведомственный архив состоит из следующих этапов:
- 34. По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного (приложение № 1 настоящих Правил), временного (свыше 10 лет) хранения (приложение № 2 настоящих Правил) и по личному составу (приложение № 3 настоящих Правил), а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение № 4 настоящих Правил).
- 35. В ведомственном архиве в зависимости от состава и объема ЭД, отнесенных к составу Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики, составляются описи электронных документов постоянного хранения, описи дел по личному составу (приложение № 5 настоящих Правил). Управленческая, научно-техническая документация, отдельные комплексы ЭД включаются в самостоятельные описи.
- 36. ЦЭПК(ЭПК) архивного учреждения утверждает описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу (включая описи дел ЭД), акты о выделении к уничтожению.
- 37. Указанные (пункт 34 настоящих Правил) описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно. Одобренные ЦЭК (ЭК) акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения ЦЭПК(ЭПК) архивного учреждения описей дел постоянного хранения и выдачи ордера на право сдачи документов, подлежащих уничтожению; после этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.
- 38. Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 2005 г. могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2009 г.
- 39. Государственные архивы проверяют правильность отбора дел на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению.
- 40. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.
- 41. Комплектование ведомственного архива организации - это систематическое пополнение архива документами структурных подразделений организации, а также других организаций, являющихся источниками комплектования ведомственного архива.
- 42. Комплектование ведомственного архива включает:
- 43. Основными источниками комплектования ведомственного архива являются:
- 1. Состав документов, подлежащих передаче в ведомственный архив
- 44. Ведомственный архив, в соответствии с положением о нем, комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также документами по личному составу.
- 45. Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в ведомственный архив, как правило, на подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении срока хранения подлежат уничтожению (см. пункт 38 настоящих Правил).
- 46. В ведомственный архив передаются документы организаций-предшественников, а также документы ликвидированных подчиненных организаций.
- 2. Номенклатура дел
- 47. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.
- 48. Ведомственный архив в целях качественного комплектования документами Архивного фонда контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь службе документационного обеспечения управления в составлении номенклатуры дел. Ответственность за ее составление возлагается на службу документационного обеспечения управления организации.
- 49. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в ведомственном архиве используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
- 50. Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.
- 51. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.
- 52. Номенклатура дел организации (сводная) (приложение № 7 настоящих Правил) составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме (приложение № 8 настоящих Правил), согласованных ими с архивом и подписанных руководителями этих подразделений.
- 53. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации.
- 54. В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности организации.
- 55. В организациях, имеющих устойчивую структуру, номенклатура дел строится по структурному принципу. В организациях, не имеющих устойчивой структуры и бесструктурных, схема номенклатуры дел строится по структурно-функциональному принципу или функциональному принципу (по направлениям деятельности без деления на структурные части).
- 56. Форма номенклатуры дел включает 5 граф - индекс дела(1), заголовок дела (2), количество дел (3), срок хранения дела и номер статьи по перечню (4), примечание (5).
- 57. Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом:
- 58. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются соответствующему архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровка его подписи.
- 3. Порядок формирования дел в организации
- 59. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.
- 60. Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизводства - службой документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) организации, при децентрализованном - как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так и службой ДОУ организации.
- 61. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
- 62. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.
- 63. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:
- 4. Требования к оформлению дел, принимаемых в ведомственный архив
- 64. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.
- 65. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
- 66. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
- 67. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
- 68. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.
- 69. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов, последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.
- 70. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) - бланк внутренней описи документов дела.
- 71. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
- 72. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.
- 73. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.
- 74. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный, подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
- 75. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
- 76. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
- 77. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.
- 78. В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.
- 79. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки.
- 80. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
- 81. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме (приложение № 11 настоящих Правил), в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела.
- 5. Составление и оформление описей дел
- 82. Для обеспечения комплектования ведомственного архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.
- 83. В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством ведомственного архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.
- 84. Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:
- 85. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:
- 86. На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи для организации, подготовка которого возлагается на ведомственный архив под непосредственным методическим руководством соответствующего архивного учреждения.
- 87. В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку «ЭПК», причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.
- 88. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по установленной форме (приложение № 1 настоящих Правил). Элементы описательной статьи и порядок внесения заголовков дел в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, заполнение граф аналогичны элементам и порядку, изложенным в пунктах 84 - 85 настоящих Правил.
- 89. Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке.
- 90. Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела.
- 91. К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи.
- 92. В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.
- 93. Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, другие, более мелкие группы дел, справочный аппарат к разделу. В оглавлении перечисляются: предисловие, список сокращений (составляемый в необходимых случаях), названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели (если они имеются).
- 94. Годовой раздел сводной описи дел составляется в 4-х экземплярах.
- 95. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения подлежит рассмотрению ЦЭК (ЭК) организации, после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф «Согласовано» с указанием номера протокола ЦЭК (ЭК) и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Одобренные годовые разделы направляются на рассмотрение архивного учреждения в соответствии со сроками, установленными графиком представления описей дел на рассмотрение ЦЭПК (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, но не позднее чем через 2 года, а центральным ведомственным архивом министерства (ведомства) - через 4 года после завершения делопроизводством дел, включенных в раздел. Представляются 4 его экземпляра.
- 96. Несколько годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения или один годовой раздел, число заголовков дел достигло четырехзначной цифры, считаются законченной архивной описью.
- 97. Каждой законченной описи присваивается номер.
- 98. Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист (приложение № 14 настоящих Правил).
- 99. К законченной описи обязательно составляются оглавление и предисловие, а затем указатели и список сокращенных слов, при наличии последних в годовых разделах.
- 100. Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку и переплетается.
- 101. В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения включаются заголовки дел, отложившихся в течении года в деятельности структурных подразделений.
- 102. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу имеет установленную форму (приложение № 3 настоящих Правил). Порядок заполнения граф, формы описи, нумерации заголовков дел раздела, составления итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку, указанному в пунктах 88-90, 97 настоящих Правил.
- 103. Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:
- 104. Отбор документов на уничтожение и составление на них акта (приложение № 4 настоящих Правил) производится после подготовки описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот период. Акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК одновременно с описями дел.
- 105. Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в ведомственный архив не позднее чем через три года после завершения их в делопроизводстве.
- 1. Система мер обеспечения сохранности документов
- 106. Организация хранения документов - система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.
- 107. Для обеспечения сохранности документов в ведомственном архиве должен осуществляться:
- 108. Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в ведомственный архив, при их хранении и передаче документов на постоянное хранение. При организации хранения и создании условий хранения следует учитывать специфику видового состава документов, характерного для конкретного ведомственного архива.
- 2. Требования к зданиям и помещениям архива
- 109. Ведомственный архив размещают в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или отдельных помещениях здания. Специальные помещения для ведомственных архивов должны предусматриваться при строительстве или переоборудовании административных зданий.
- 110. При отсутствии специального помещения для ведомственного архива выделяется приспособленное помещение в административном здании организации. Размещение в приспособленных помещениях производится в установленном порядке после их экспертизы. Экспертиза устанавливает пригодность помещения (огнестойкость, долговечность, прочность конструкции, техническая укомплектованность), состояние помещения, наличие отопительных и вентиляционных систем.
- 111. Не допускается прием в эксплуатацию ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям помещений, а также помещений здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими опасные и химические технологии.
- 112. К помещениям основного назначения ведомственного архива относятся:
- 113. Хранилища должны размещаться в изолированных помещениях.
- 114. Электропроводка в хранилищах должна быть скрытой, штепсельные розетки - герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров. Общие и поэтажные рубильники располагают вне помещений хранилищ.
- 115. Отделку помещений хранилищ проводят с использованием неагрессивных, непылящихся материалов, а в системах и средствах пожаротушения применяют нейтральные, безопасные для документов вещества.
- 116. В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов. Ремонтно-монтажные работы проводятся с соблюдением мер защиты, охраны и сохранности документов.
- 3. Режимы хранения документов
- 117. Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов. При хранении документов должны соблюдаться световой, температурно-влажностный, санитарно-гигиенический и охранный режимы.
- 118. Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.
- 119. Освещение в хранилищах может быть естественным и искусственным.
- 120. Естественное освещение в хранилищах допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока, защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты документов применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, в оберточной бумаге и т.п.
- 121. Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминисцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ,ЛХБ,ЛТБ.
- 122. Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола - 20-50 лк (люкс), на рабочих столах - 100 лк (люкс).
- 123. В помещениях хранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов: для бумажных документов - температура 17-19°С, относительная влажность воздуха 50-55%; для пленочных материалов - черно-белых (15°С и 40-55%) и цветных (2-5°С и 40-55%); для документов на магнитных лентах и дисковых носителях - 15-20°С и 50-65%.
- 124. Резкие колебания температуры и влажности в хранилищах не допускаются. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизация климатических условий на основе рационального отопления и проветривания помещений, использования средств осушения или увлажнения воздуха. При длительном стабильном повышении относительной влажности воздуха до 80-90% предпринимаются обязательные меры по нормализации климатических условий (интенсивное проветривание, осущение хранилищ, устранение причин повышения влажности).
- 125. Температурно-влажностный режим в хранилищах контролируется путем регулярного измерения параметров воздуха: в кондиционируемых помещениях - один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом - два раза в неделю, при нарушении режима хранения - ежедневно.
- 126. Контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещают в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале.
- 127. Помещения ведомственного архива должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, пыли.
- 128. В помещениях хранилищ должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.
- 129. Открывающиеся в теплое время года окна, а также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах хранилищ и наружные отверстия вентиляционных систем следует защищать сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.
- 130. В помещениях хранилищ запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение и использование пищевых продуктов, курение.
- 131. В помещениях хранилищ необходимо проводить систематическую влажную уборку. Не реже одного раза в год проводится обеспыливание стеллажей, шкафов, средств хранения; полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей обрабатываются водными растворами антисептиков (2% формалин, 5% катамин АБ и т.п.).
- 132. Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы (выборочно) и помещения хранилищ подвергают обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов.
- 133. При проведении уборок или санитарных обработок вода и антисептические растворы не должны попадать на документы.
- 134. Охранный режим обеспечивается выбором места размещения ведомственного архива в здании, техническими средствами защиты, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением мер пропускного режима, порядка доступа в хранилище, опечатыванием помещений. Наружные двери архива и хранилищ должны иметь металлическую облицовку и прочные запоры. На доступные извне окна устанавливают запираемые, распашные наружу металлические решетки. Помещения ведомственного архива оборудуют охранной сигнализацией, в нерабочее время помещения пломбируются (опечатываются). Хранилища в рабочее время должны быть закрыты на ключ. Право доступа в хранилище имеют заведующий и сотрудники данного хранилища, а в отдельных случаях - другие лица в их сопровождении. Вынос документов из ведомственного архива осуществляется только по специальным пропускам в установленном порядке.
- 135. Охранный режим распространяется также на помещения, в которых временно хранятся архивные документы и материальные ценности архива (читальный, выставочный залы, лаборатории и т.п.).
- 4. Размещение документов в хранилище
- 136. Документы в хранилищах размещаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в соответствии с учетными документами и оперативный поиск. Порядок расположения документов в ведомственном архиве определяется планом (схемой) их размещения.
- 137. Хранилища оборудуются стационарными или передвижными металлическими стеллажами, в качестве вспомогательных средств хранения применяют металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и т.п.
- 138. Стеллажи и открытые средства хранения устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещениях без окон - с учетом особенностей помещений и оборудования. Не допускается размещение средств хранения вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.
- 139. Документы размещают на стеллажах, в шкафах с использованием первичных защитных средств хранения (коробок, папок, специальных футляров, пакетов и т.п.) в соответствии с видами, форматом и другими внешними особенностями документов:
- 140. Место хранения электронных документов определяет руководитель организации. ЭД могут храниться в ведомственном архиве организации или в специализированном подразделении (вычислительном центре, информационном отделе и т.д.).
- 141. Обязательными условиями архивного хранения ЭД являются:
- 142. Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах.
- 143. Размещение секретных документов осуществляется в соответствии с требованиями инструкции по работе с секретными материалами.
- 5. Топографирование
- 144. Все помещения архива, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются.
- 145. В целях закрепления места хранения документов в хранилищах составляются постеллажные и при большом объеме фондов пофондовые топографические указатели.
- 146. Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах каждого отдельного помещения (приложение № 15 настоящих Правил).
- 147. Карточки пофондового топографического указателя составляются на каждый фонд и располагаются в порядке номеров фондов (приложение № 16 настоящих Правил). При необходимости ведомственным архивом может проводиться топографирование хранящихся в ведомственном архиве документов с учетом структурных подразделений организации.
- 6. Порядок выдачи дел из хранилищ
- 148. Дела выдаются из хранилищ:
- 149. Дела выдаются во временное пользование из хранилищ на срок, не превышающий:
- 150. Выдача дел из хранилища оформляется следующими документами:
- 151. Выдача документов из хранилища регистрируется в книгах выдачи документов (приложение № 18 настоящих Правил):
- 152. Исполненные заказы (требования) исследователей хранятся в личных делах исследователей, все прочие - до истечения сроков их хранения. Заказы (требования) целесообразно хранить до проведения проверки наличия и состояния дел.
- 153. Исключен.
- 154. Направление на страховое копирование, реставрацию, переплет оформляется заказом. Заказ оформляется в ведомственном архиве организации по форме акта о выдаче дел во временное пользование.
- 155. Дела выдаются из хранилища для использования и проведения работ по страховому копированию, реставрации, переплету только в обработанном виде.
- 156. При выдаче дел из хранилища на место выданного дела подкладывается карта-заместитель, в которой указывается номер дела, номер описи, номер фонда, когда и кому выдано дело, дата его возврата и подпись сотрудника, выдавшего дело с указанием должности. При возвращении дела в хранилище карта-заместитель изымается (приложение № 20 настоящих Правил).
- 157. Состояние дел, возвращаемых в ведомственный архив после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего документы.
- 158. При перемещении документов за пределами ведомственного архива должны соблюдаться меры предосторожности, надежно обеспечивающие их сохранность.
- 7. Обеспечение физико-химической сохранности документов
- 159. Выявленные документы постоянного хранения с физическими дефектами основы (утрата частей документа, разрывы и др.) или текста регистрируются в журнале или картотеке учета физического состояния документов, где фиксируются виды специальной обработки, которой впоследствии должен быть подвергнут документ (реставрация, дезинфекция, микрофильмирование, фотореставрация, копирование), и намечаются конкретные меры по улучшению физического состояния документов.
- 160. Независимо от ценности документов немедленной передаче на обработку (дезинфекция, дезинсекция) подлежат дела и документы, пораженные плесенью и насекомыми.
- 8. Проверка наличия и состояния документов
- 161. Проверка наличия и состояния документов проводится в целях установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам, выявления документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке.
- 162. Проверка наличия и состояния документов проводится не реже, чем один раз в 5 лет, а также перед передачей их на государственное хранение.
- 163. При проверке наличия и состояния документов необходимо:
- 164. До начала работы по проверке наличия и состояния дел изучаются документы предыдущих проверок, проверяется правильность нумерации дел в каждом годовом разделе сводной описи, соответствие нумерации дел итоговым записям в описях и сведениям в листах фондов.
- 165. Проверка наличия и состояния дел проводится путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках (шифра, названия фондообразователя и его структурных подразделений, делопроизводственных индексов дел, дат дел, количества листов).
- 166. Дела, выданные сотрудникам организации, в читальный зал и временное пользование другим организациям, проверяются по книгам и актам выдачи дел и считаются имеющимися в наличии.
- 167. Лист проверки наличия и состояния дел в фонде составляется непосредственно в ходе проверки; листы проверки нумеруются по порядку номеров в пределах проверки каждого фонда и подписываются исполнителем. По окончании проверки фонда листы проверки включаются в дело данного фонда. Если в результате проверки недостатков не обнаружено, лист проверки в дело фонда не включается.
- 168. По окончании проверки наличия и состояния документов по каждой описи в конце описи после заверительной надписи делается запись «проверено», проставляется дата проверки; запись подписывается проводившими проверку работниками с указанием их должностей.
- 169. Если проверкой обнаружена недостача дел или документов, то организуется их розыск.
- 170. Найденные в итоге розыска дела подкладываются на места, а в соответствующей карточке учета необнаруженных дел делается отметка с указанием даты и подписи должностного лица.
- 171. Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого фонда и представления соответствующих сведений о делах постоянного хранения в соответствующий государственный архив для внесения изменений в контрольные экземпляры описей дел, утвержденных ЦЭПК (ЭПК) архивного учреждения.
- 9. Особо ценные и уникальные документы архива
- 172. Ведомственный архив, по согласованию с соответствующим государственным архивом, источником комплектования которого он является, проводит выявление и учет особо ценных и уникальных документов.
- 173. Отнесение документов к уникальным и включение их в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики осуществляется в соответствии с Регламентом государственного учета уникальных документов Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики.
- 10. Страховой фонд и фонд пользования
- 174. На особо ценные и уникальные документы организации путем микрофильмирования создаются страховые копии (негативы первого поколения на рулонной пленке или микрофишах).
- 175. Одновременно с созданием страхового фонда создается фонд пользования (позитивные микрофильмы и микрофиши).
- 176. Страховой фонд и фонд пользования создаются в порядке, установленном межведомственным органом управления и контроля (надзора) в области архивного дела и документации.
- 1. Документальный и архивный фонд организации
- 177. Вся совокупность документов, образующихся в деятельности организации, составляет ее документальный фонд.
- 178. Документы, образующиеся в деятельности организации по срокам хранения подразделяются на:
- 179. Разновидностями архивного фонда являются:
- 180. Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, видовому, объектному, авторскому, хронологическому и др.).
- 2. Определение фондовой принадлежности архивных документов и образование архивного фонда
- 181. Определение фондовой принадлежности документов организации заключается в отнесении их к фонду соответствующей организации.
- 182. При определении фондовой принадлежности документов организации учитывается следующее:
- 183. Документы организации и ее первичных общественных организаций (профсоюзных, спортивных и др.), существовавших до принятия законодательства Приднестровской Молдавской Республики об общественных объединениях, составляют единый архивный фонд.
- 184. Дела, которые велись последовательно в двух организациях, включаются в состав архивного фонда той организации, в которой они были закончены производством. В случае ликвидации организации с передачей ее функций вновь созданной организации законченные производством дела включаются в фонд ликвидированной организации, а незаконченные дела передаются для окончания производством организации-правопреемнику и включаются в фонд последней.
- 185. Один и тот же фонд составляют документы:
- 186. Документы органов законодательной и исполнительной государственной власти, прокуратуры и судов Приднестровской Молдавской Республики, органов местного самоуправления составляют самостоятельные архивные фонды.
- 187. Каждому архивному фонду, поступившему в ведомственный архив, присваивается название и номер (см. пункт 231 настоящих Правил). Название фонда соответствует официальному названию организации-фондообразователя.
- 3. Объединенный архивный фонд
- 188. Объединенные архивные фонды могут быть сформированы из документов:
- 189. Не допускается создание объединенных архивных фондов из документов органов законодательной, исполнительной и судебной государственной власти, предусмотренных Конституцией Приднестровской Молдавской Республики, а также из документов этих органов и документов избирательных комиссий по выборам органов законодательной и исполнительной власти.
- 190. Образование объединенных архивных фондов включает в себя перешифровку дел (изменение номеров фондов, описей), составление соответствующих учетных документов, размещение документов объединенного фонда в одном месте хранилища, а при необходимости и новую систематизацию дел и пересоставление описей.
- 191. Название объединенного архивного фонда состоит из обобщенного названия включенных в него фондов или названия руководящей организации и обобщенного названия подчиненных ей организаций.
- 4. Архивный фонд личного происхождения
- 192. Документы, переданные владельцем (собственником) на хранение в ведомственный архив, составляют архивный фонд личного происхождения и перефондированию не подлежат.
- 193. Название архивного фонда личного происхождения состоит из фамилии, имени, отчества лица, указания рода деятельности (профессии), служебного положения, ученых званий.
- 5. Архивная коллекция
- 194. Архивные коллекции поступают в ведомственный архив в виде уже сложившихся документальных комплексов или же образуются в архиве из отдельных разрозненных документов с целью создания благоприятных условий для их учета и использования.
- 195. В названии архивной коллекции обязательно указывается признак (признаки) объединения документов, а при необходимости и ее составитель (юридическое или физическое лицо, в том числе ведомственный архив).
- 6. Хронологические границы архивного фонда
- 196. Хронологическими границами архивного фонда являются:
- 197. Хронологическими границами архивной коллекции являются даты самого раннего и самого позднего документа.
- 198. Хронологические границы архивного фонда могут не совпадать с крайними датами документов фонда, если по каким-либо причинам отсутствуют документы начального или завершающего этапов деятельности организации или если в составе фонда находятся более ранние документы (например, переданные для завершения производством дела предшественника, представленные в качестве доказательств документы в составе судебно-следственных и др.). В фондах личного происхождения крайние даты документов фонда могут отличаться от хронологических границ фонда за счет документов, собранных фондообразователем, связанных с откликами на его смерть, проведением памятно-юбилейных мероприятий и др.
- 7. Организация документов в пределах архивного фонда
- 199. В пределах архивного фонда учетно-классификационной единицей является единица хранения документов (см. пункт 217 настоящих Правил). Единицы хранения должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование.
- 200. Схема систематизации единиц хранения (дел) фонда является основанием для внутренней организации архивного фонда и закрепляется описью (описями) дел фонда.
- 201. Распределение дел внутри фонда по делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих признаков:
- 202. Сочетание структурного и хронологического признаков дает два варианта схемы систематизации: хронологически-структурный и структурно-хронологический.
- 203. Хронологически-функциональная или функционально-хронологическая схемы систематизации применяются по отношению к фондам организаций с часто менявшейся структурой.
- 204. Хронологически-тематическая или тематически-хронологическая схемы систематизации применяются по отношению к небольшим по объему фондам, а также отдельным архивным коллекциям.
- 205. При выборе признаков группировки дел в пределах подгрупп, названных в пунктах 202 - 204 настоящих Правил, учитывается значение того или иного признака для отражения делопроизводственной и смысловой связи между делами каждого конкретного фонда и создания наиболее удобной для использования документов системы их организации.
- 206. Документы, вошедшие в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий и т.д. В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, применяются разные схемы систематизации, выбор которых определяется характером деятельности конкретных организаций, составом и объемом их документов. Для фондов однородных организаций используется общая схема систематизации.
- 207. Систематизация документов коллекций определяется тематикой и составом документов. В пределах коллекции документов одного вида (разновидности) возможна группировка по авторскому признаку с расположением групп в алфавитном порядке названий организаций или фамилий авторов. В пределах коллекции документов, созданной по тематическому признаку, могут быть образованы группы по более общим темам или вопросам, расположенные в порядке их значимости или хронологии. Внутри тематических подгрупп документы могут быть объединены по различным признакам, исходя из объема и состава документации.
- 208. При распределении дел в соответствии со схемой систематизации необходимо иметь в виду следующее:
- 209. Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись.
- 210. Личные дела, если они передавались из одной организации в другую в связи с переводом сотрудников, включаются в документальный (архивный) фонд получившей их организации.
- 211. Дела по личному составу, как правило, систематизируются по хронологическому признаку. В архивах крупных организаций с большим количеством работников может использоваться структурно-хронологический принцип систематизации личных дел.
- 212. В пределах каждого года дела по личному составу систематизируются по степени важности - приказы о зачислении на службу (в учебное заведение и т.д.), перемещении, увольнении (окончании учебного заведения и т.д.), лицевые счета, списки, журналы учета документов по личному составу, другие регистрационно-учетные документы, личные дела, личные карточки.
- 1. Общие требования к учету документов
- 213. Учет документов в ведомственном архиве - это определение их количества и состава в установленных единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общего их количества в учетных документах.
- 214. Учету подлежат все хранящиеся в ведомственном архиве документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного ведомственного архива, а также страховые копии документов, копии фонда пользования (при наличии) и описи дел и документов.
- 215. Ведомственный архив осуществляет учет документов Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики, временно хранящихся в архиве организации, в порядке, определенном Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики, и представляет учетные сведения в соответствующий государственный архив.
- 216. Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, являющихся частью архивного шифра.
- 2. Единицы учета
- 217. Основными единицами учета документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются:
- 218. Единица хранения - физически обособленные документ или совокупность документов, имеющих самостоятельное значение.
- 219. Учет документов в ведомственном архиве строится на основе соблюдения принципов: централизации, выраженной в применении единых единиц учета; унификации, основанной на соблюдении преемственности учета архивных документов на всех стадиях работы с ними; динамичности, обеспечиваемой своевременным и оперативным внесением изменений в учетные документы или составлением новых учетных документов; полноты и достоверности учета.
- 220. В ведомственном архиве ведется централизованный учет документов, осуществляемый специально выделенным сотрудником. При наличии нескольких хранилищ ведется учет документов в каждом хранилище.
- 221. Порядок доступа к учетным документам, а также к учетным базам данных архива организации определяется приказом руководителя организации. Все учетные документы ведомственного архива должны храниться в хранилище (или специально выделенном помещении) в сейфах или металлических шкафах.
- 3. Система учетных документов ведомственного архива
- 222. Система учетных документов ведомственного архива - комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных, отражающих количество и состав документов ведомственного архива и их изменения, составная часть системы государственного учета документов Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики.
- 223. Учет документов в ведомственном архиве ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Состав и формы основных учетных документов определены настоящими Правилами и обязательны для каждого ведомственного архива. Необходимость ведения и виды вспомогательных учетных документов определяются архивом организации самостоятельно.
- 224. Основными учетными документами в ведомственном архиве являются:
- 225. Вспомогательными учетными документами являются: книги и карточки учета выбытия дел, книги учета дел по личному составу, паспорта фондов, внутренние описи дел (приложение № 10 настоящих Правил) и т.д.
- 226. Учет ЭД осуществляется в соответствии с требованиями и по учетным формам настоящих Правил.
- 4. Порядок ведения основных учетных документов
- 227. Основанием каждой записи в основных учетных документах является:
- 228. По результатам выполнения внутриархивных работ (составления сводных описей, научного описания документов личного происхождения, архивных коллекций, составления описей особо ценных дел и документов, страхового фонда и фонда пользования, создания объединенных архивных фондов, проверки наличия и состояния документов, выверки учетных документов) оформляются:
- 229. Книга учета поступления и выбытия документов предназначена для учета всех текущих и итоговых (на 1 января каждого года) изменений в составе и объеме фондов и дел в ведомственном архиве, связанных с приемом, выделением дел, не подлежащих дальнейшему хранению, передачей дел в государственный архив. Книга учета поступления и выбытия документов служит основой для составления листов фондов, паспорта архива.
- 230. Каждое поступление или выбытие получает самостоятельный порядковый номер.
- 231. Если документы фонда поступают в ведомственный архив впервые, то номер фонда проставляется в книге учета поступления и выбытия документов после присвоения ему номера по списку фондов. Если поступившие документы являются частью фонда, уже имеющегося в ведомственном архиве, то в соответствующей графе книги указывается номер, присвоенный этому фонду ранее. Если поступили или выбыли неописанные документы, то в графе 6 делается отметка: «не описаны», а сведения об объеме даются в 13 и 14 графах.
- 232. Ежегодно в книге учета поступления и выбытия документов подводится итог количества поступивших и выбывших за год документов (дел).
- 233. Список фондов ведется в ведомственном архиве, хранящем документы двух и более фондов.
- 234. Архивный фонд, архивная коллекция вносятся в список фондов при первом поступлении их документов в ведомственный архив. Каждому фонду присваивается очередной номер по списку фондов в хронологической последовательности его поступления. К номеру фонда, подлежащего передаче на постоянное хранение, добавляется (через дробь) номер, присвоенный соответствующим государственным архивом после первой передачи ему части фонда.
- 235. Объединенному архивному фонду, образованному из фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается один из номеров фондов, включенных в состав объединенного.
- 236. В случае передачи фонда в другой ведомственный архив, включения его в состав объединенного архивного фонда или выбытия всех документов фонда освободившийся номер другому фонду не присваивается, в графах 4-5 списка фонда («отметка о выбытии») указывается название ведомственного архива, в который выбыл фонд, а также название, номер и дата документа, на основании которого фонд выбыл.
- 237. Название фонда вносится в список с титульного листа описи. В случае изменения названия фондообразователя в списке фондов указывается: для действующих организаций - название, существующее в момент поступления фонда, для ликвидированной организации - последнее название. Объединенный архивный фонд вносится под обобщенным названием объединенного архивного фонда.
- 238. К списку фондов составляется итоговая запись на 1 января каждого года, в которой указываются: количество поступивших и выбывших в течение года и общее количество хранящихся фондов; количество фондов, содержащих особо ценные документы, и свободные номера в списке фондов, если такие имеются.
- 239. Список фондов должен быть подшит (прошнурован), заключен в твердую обложку; листы пронумерованы; составлен лист - заверитель.
- 240. Лист фонда составляется на каждый фонд при первом его поступлении. В нем учитываются все поступления и выбытия описанных и неописанных документов фонда.
- 241. Номер листа фонда соответствует номеру фонда по списку фондов ведомственного архива.
- 242. В графе «Местонахождение фонда» указывается название организации, в архиве которой он хранится.
- 243. В графе «Дата первого поступления фонда» указывается дата первого поступления фонда в данный архив; для объединенного архивного фонда и архивной коллекции - дата первого поступления или дата его (ее)создания в ведомственном архиве.
- 244. В графе «Крайние даты каждого названия фонда» указываются начальная и конечная даты функционирования организации под каждым названием, независимо от наличия в фонде документов за этот период.
- 245. В графе «Название фонда» в хронологической последовательности перечисляются все названия и подведомственность организации-фондообразователя с момента ее возникновения, вне зависимости от наличия документов за этот период.
- 246. В графе «Выбытие» указывается акт, на основании которого выбыли документы, и количество выбывших документов раздельно по каждой описи.
- 247. Если лист фонда заполняется на двух и более бланках, то на первом делается отметка «см. продолжение №...», на последующем - «продолжение №...».
- 248. Лист фонда может быть пересоставлен только в том случае, если он неисправимо поврежден, а также после переработки фонда или создания объединенного архивного фонда, когда ранее действовавший лист фонда перестает отражать фактическое состояние и объем фонда. При этом ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делается отметка «Лист пересоставлен» с указанием даты пересоставления, должности и подписи лица, ответственного за учет.
- 249. Листы фондов нумеруются и хранятся в порядке номеров фондов и нумерации листов в папках с клапанами. В каждой папке составляется на отдельном листе заверительная надпись.
- 250. Описи дел являются первичным учетным документом для учета дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
- 251. Описи составляются в четырех экземплярах. Учетный номер присваивается описи по листу фонда в валовом порядке.
- 252. Поединичный учет осуществляется путем закрепления за каждым делом (единицей хранения) самостоятельного номера.
- 253. Суммарный учет дел в описях достигается составлением итоговой записи к описям. В итоговой записи указывается количество единиц хранения (цифрами и в круглых скобках - прописью), первый и последний номера единиц хранения по описи, оговариваются имеющиеся пропуски номеров, единицы хранения с литерными номерами, выбывшие единицы хранения.
- 254. Если опись состоит из нескольких томов (частей), в конце каждого тома (части) составляется как итоговая запись к соответствующему тому (части), так и суммарная итоговая запись, данные в которой указываются с нарастающим итогом. К последнему тому (части) составляется общая итоговая запись ко всей описи (ко всем томам).
- 255. Описи дел структурных подразделений служат учетными документами до составления соответствующего годового раздела сводной описи дел постоянного хранения организации, утверждения на ЭПК соответствующего государственного архива, после чего подлежат хранению в деле фонда до передачи документов за эти годы на постоянное хранение.
- 256. Сдаточным описям структурных подразделений учетные номера присваиваются по реестру описей. Номер описи структурного подразделения состоит из номера структурного подразделения с добавлением индекса «сп» (структурное подразделение) и указанием через дефис двух последних цифр календарного года, в течение которого образовались дела, включенные в опись.
- 257. Реестр описей ведется в ведомственном архиве при наличии двух и более описей.
- 258. Дело фонда ведется на каждый фонд. В него включаются документы, отражающие историю организации-фондообразователя и ее фонда: историческая справка, схема систематизации фонда, методические пособия по обработке фонда, старые листы фонда после их пересоставления, акты передачи дел фонда на государственное хранение, о выделении к уничтожению документов и дел фонда, о неисправимых повреждениях документов и дел фонда, о проведении проверок наличия и состояния дел и т. д.
- 5. Ведение учетных баз данных
- 259. Учетные базы данных (далее - БД) ведутся для:
- 260. Перечень реквизитов учетных БД составляется в соответствии с основными показателями, описывающими объект учета (фонд, единица хранения, единица учета, группа единиц хранения, единиц учета, включенных в опись), в традиционных учетных документах.
- 261. Учетные БД заполняются на основе учетных документов ведомственного архива. Для обеспечения единообразия заполнения и ведения учетной БД разрабатывается инструкция, описывающая содержание каждого реквизита и организацию ведения БД. Перед началом работы проводится целевая выверка учетных документов, проверяется сбалансированность учетных документов.
- 1. Система научно-справочного аппарата
- 262. Научно-справочный аппарат (далее - НСА) - структурированная совокупность элементов описаний документов (вторичной документной информации), представленных в различных видах архивных справочников, базах данных, предназначенных для поиска документов и документной информации.
- 263. Система научно-справочного аппарата (далее - СНСА) к документам ведомственного архива - это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников, баз данных о составе и содержании документов, создаваемых на единой научно-методической основе для поиска документов и документной информации в целях эффективного использования.
- 264. Состав СНСА ведомственных архивов определяется видом архива, составом и содержанием хранящихся в нем документов, характером и задачами поиска и интенсивностью использования документов.
- 265. Элементами СНСА ведомственного архива являются описи, каталоги, базы данных, выполняющие функции этих справочников, а также указатели, обзоры документов, исторические справки к архивным фондам организации.
- 266. Архивные справочники организации делятся на типы по их целевому назначению: опись, каталог, указатель, обзор.
- 267. В системе СНСА реализуется преемственность учетно-справочного аппарата, создаваемого в делопроизводстве и ведомственных архивах, его совмещение с СНСА государственных архивов.
- 268. При создании и развитии СНСА применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе целесообразного состава архивных справочников и баз данных, методики описаний, состава и наполнения справочного аппарата к справочникам, в установлении необходимой очередности работ.
- 269. Документы фондов организаций с многосторонней, межотраслевой информацией и фондов личного происхождения с особо ценными и уникальными документами подлежат первоочередному описанию; описи должны быть снабжены указателями различных видов; на уровне фонда составляются индивидуальные характеристики. К наиболее информативным фондам создаются обзоры, указатели к делам и документам.
- 270. Для фондов организаций, содержащих информацию по одной отрасли или по одному направлению деятельности, и фондов личного происхождения, в составе которых имеются особо ценные документы, описи могут быть снабжены только одним указателем; на уровне фонда могут составляться как индивидуальные, так и групповые характеристики.
- 271. К документам фондов организаций, содержащих информацию по одной теме или имеющую характер дополнения к вышеуказанным фондам, указатели не составляются.
- 2. Описи дел, документов
- 272. Опись дел, документов - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, единиц учета, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета.
- 273. Описательная статья описи включает: порядковый номер единицы хранения, единицы учета; делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер; заголовок единицы хранения, единицы учета, крайние даты документов, количество листов в единице хранения; язык, указание на подлинность, копийность, способ воспроизведения, степень сохранности документов, внешние особенности. Описательная статья может быть дополнена аннотацией отдельных документов (группы документов) единицы хранения, единицы учета.
- 274. В справочный аппарат описи входят: титульный лист; содержание (оглавление), предисловие; список сокращений; переводные таблицы шифров (в случае переработки описи); указатели.
- 275. К описи могут составляться указатели (как общие, так и специальные). Ссылочные данные указателя к описи даются на порядковые номера единиц хранения, единиц учета (пункты 217 - 221 настоящих Правил).
- 3. Каталоги и ведомственные картотеки
- 276. Каталог - межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации. Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива.
- 277. Совокупность работ по подготовке, созданию и ведению каталогов называется каталогизацией документов.
- 278. Каталогизация включает следующие виды работ: составление схемы классификации, выявление и отбор документов, описание на каталожных карточках, их систематизация, ведение каталогов.
- 279. Выбор схемы классификации определяется составом документов ведомственного архива и задачами их использования.
- 280. В зависимости от схемы построения каталоги подразделяются на систематические, тематические, предметные и их разновидности (именной, географический, обьектный).
- 281. Документная информация в систематическом каталоге классифицируется по отраслям знаний и практической деятельности организации и располагается в логической последовательности.
- 282. В именном каталоге документная информация классифицируется по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами. Дальнейшая систематизация проводится в хронологической или логической последовательности.
- 283. Отобранные для каталогизации фонды и документы описываются на каталожных карточках. Объектом описания в каталоге может выступать документ (группа документов, часть документа), единица хранения (единица учета), опись, комплект, фонд (группа фондов), содержащие информацию по определенной теме (вопросу).
- 284. В состав описательной статьи каталога входят: название архива, индекс, рубрика, подрубрика, дата события, место события, содержание, номер фонда, название фонда, номера описи, дела, листов, язык документа, способ воспроизведения, для карточного каталога - также фамилия составителя и дата составления описательной статьи.
- 285. Ведение каталога - комплекс работ, обеспечивающих его функционирование, в который входят: научно-методическое обеспечение работы; индексирование карточек; систематизация их по индексам и рубрикам; составление отсылочного аппарата к каталогу; усовершенствование каталога.
- 286. Одним из источников пополнения системы каталогов могут быть тематические и предметно-тематические картотеки, картотеки по личному составу на документы наиболее информативных и часто используемых фондов.
- 287. В ведомственном архиве, как правило, создаются разновидности предметных картотек (именная, географическая) или хронологические картотеки, картотеки по истории организации.
- 4. Указатели
- 288. Указатель - архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных.
- 289. Указатели к документам могут составляться на документы одной описи, нескольких описей фонда, целого фонда, нескольких фондов.
- 290. Описательная статья любого вида указателя состоит из предметного понятия (рубрики) и поисковых данных. В зависимости от назначения указателя рубрика может быть: простой (не имеет подрубрик); сложной (имеет подрубрику или определение понятия).
- 291. Тематический указатель включает понятия, которые представляют собой исторические факты и явления. Наименования рубрик и подрубрик в нем приводятся в именительном падеже.
- 292. Предметный указатель включает понятия, расположенные в алфавитном порядке.
- 293. Хронологический указатель состоит из рубрик, включающих даты исторических событий, явлений и фактов или даты документов, расположенных в хронологическом порядке.
- 294. В указателе применяется система общих («см.») и частных («см. также») отсылок, с помощью которых устанавливается связь между тождественными понятиями.
- 295. Указатели к архивным справочникам могут быть тех же видов и иметь ту же структуру, но в поисковых данных ссылки даются на страницы или разделы (для каталогов) справочника.
- 5. Обзоры
- 296. Обзор - архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов.
- 297. Обзор фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного фонда.
- 298. Тематический обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании части документов одного или группы фондов архива по определенной теме.
- 299. При составлении обзоров применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе фонда и/или темы, принципа группировки информации в основной части обзора, применении различной методики представления информации о документах (индивидуальные или групповые аннотации), различной методики описания отдельных видов документов, выявлении целесообразного состава и степени полноты справочного аппарата к обзору.
- 300. Обзор состоит из совокупности аннотаций отдельных групп единиц хранения, единиц учета, документов и справочного аппарата.
- 301. В основу построения обзора могут быть положены структурный, отраслевой (функциональный), предметно-тематический, географический, хронологический и другие признаки.
- 6. Историческая справка
- 302. В ведомственном архиве составляется историческая справка к архивному фонду - документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и системы научно-справочного аппарата архива.
- 303. Первый раздел - история фондообразователя - включает характеристику исторических условий возникновения организации, название организации-предшественника, в хронологической последовательности всех реорганизаций, в том числе следующие сведения:
- 304. Второй раздел - история фонда - включает следующие сведения:
- 305. Раздел по истории фонда содержит также такие элементы описания, как аннотация, библиография, информация об условиях доступа и использования документов.
- 306. Третий раздел включает обобщенную характеристику фонда по составу и содержанию документов в целом и отдельных групп документов; сведения о наличии документов, выходящих за хронологические рамки фонда, о научно-справочном аппарате к фонду, о видах носителей информации.
- 307. Второй и третий разделы исторической справки архивной коллекции строятся по аналогии с соответствующими разделами исторической справки архивного фонда организации.
- 308. Справка подписывается исполнителем и заведующим ведомственного архива (лицом, ответственным за архив).
- 309. Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры и функций организации. Историческая справка (часть ее) представляется в государственный архив вместе с каждой законченной описью.
- 7. Автоматизированный научно-справочный аппарат ведомственного архива
- 310. Автоматизированный научно-справочный аппарат архива - комплекс электронных справочников (база данных описаний документов), предназначенных для эффективного поиска архивных документов и информации.
- 311. Автоматизированный НСА может базироваться на информационно-поисковой системе, создаваемой в текущем делопроизводстве организации, и, прежде всего, таких ее элементах, как электронные справочные картотеки, номенклатуры дел, классификаторы (корреспондентов, структурных подразделений, названий видов документов и др.).
- 312. Поле РКК «номер дела по номенклатуре» является связующим поисковым реквизитом при переходе от поиска информации на уровне документа к поиску на уровне дела.
- 313. На основе электронной номенклатуры дел в автоматизированном режиме осуществляется формирование описей дел. При этом «фильтром» для отбора информации являются сроки хранения документов (постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу).
- 314. Электронные РКК являются основой для создания автоматизированного каталога.
- 315. Автоматизированный научно-справочный аппарат предоставляет по сравнению с традиционным НСА более широкие возможности оперативного и многоаспектного поиска архивных документов. Функции НСА выполняются с помощью процедур поиска информации, представления результатов поиска для экранного просмотра или в виде файлов и распечаток , формирования текстов справочников.
- 316. Документы, подлежащие передаче на постоянное хранение, передаются в соответствующий государственный архив вместе с автоматизированным НСА.
- 1. Понятие использования документов ведомственного архива
- 317. Использование архивных документов - применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан, организаций.
- 318. Документы ведомственного архива являются открытыми для использования ведомственным архивом и пользователями. Исключение составляет документированная информация, отнесенная законодательными актами к категории ограниченного доступа.
- 319. Основными формами использования документов ведомственного архива являются:
- 320. Информирование и исполнение запросов руководителей организации и структурных подразделений, а также других организаций осуществляется архивом по определенной тематике по запросу или в инициативном порядке в форме информационного письма или справки о наличии в архиве соответствующих документов.
- 2. Исполнение запросов социально-правового характера граждан и организаций
- 321. Информация социально-правового характера по запросам граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки.
- 322. Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве; использование незаверенных документов, относящихся к вопросу обращения, оговаривается в тексте справки («незаверенная копия»). При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана по хранящимся в архиве печатным материалам, относящимся к предмету обращения, с точным и полным указанием источника.
- 323. Архивные копии и выписки из документов выдаются в соответствии с запросом. Идентичность подлиннику выданных архивных копий и выписок заверяется подписью руководителя организации или уполномоченного им лица (руководителя подразделения, в состав которого входит архив) и гербовой печатью организации.
- 324. Архивные справки, копии и выписки из архивных документов направляются заявителям по почте с сопроводительным письмом, подписанным руководителем организации или структурного подразделения, в состав которого входит ведомственный архив. Архивные справки, копии и выписки могут выдаваться под расписку на руки заявителям при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; их родственникам или доверенным лицам при предъявлении нотариально заверенной доверенности, оформленной в соответствии с законодательством.
- 325. Ведомственный архив в соответствии с законодательством обеспечивает: право граждан на доступ к документированной информации о них; право знать кто и в каких целях использует и использовал эту информацию. Отказ гражданину в доступе к документам о нем может быть обжалован в судебном порядке.
- 326. Допускается изъятие из архивных дел и выдача владельцам или их родственникам подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, трудовых книжек и других, не полученных в свое время владельцем документов.
- 327. При отсутствии в архиве запрашиваемых сведений отрицательный ответ составляется на бланке письма организации. В нем указывается факт отсутствия в документах архива интересующих заявителя сведений и даются рекомендации, куда следует обратиться за необходимой информацией. В случаях отрицательного ответа, содержащего сведения об отсутствии в архиве необходимых документов вследствие их гибели или утраты, текст письма должен быть заверен печатью организации.
- 3. Работа читального зала архива
- 328. В целях создания условий для работы специалистов (пользователей) непосредственно в ведомственном архиве создается читальный зал (просмотровый зал, компьютерный зал, помещение для прослушивания фоно-документов и др.), оборудованный соответствующими техническими средствами для работы с микрокопиями, электронными, аудиовизуальными и иными документами.
- 329. В читальном зале архива могут работать как сотрудники организации, так и исследователи из научных и иных организаций или частные лица.
- 330. Ведомственный архив предоставляет юридическим и физическим лицам для использования в читальном зале, в том числе для изготовления копий, выписок, открытые документы, учтенные и прошедшие научно-техническую обработку, имеющие справочники и другие поисковые средства.
- 331. На каждого пользователя в читальном зале архива, кроме работников организации, заводится карточка (приложение № 42 настоящих Правил).
- 332. Дела из хранилища выдаются на основании заполненного бланка заказа (приложение № 16 настоящих Правил) и учитываются в книге выдачи дел из хранилища (приложение № 18 настоящих Правил).
- 333. Каждое выдаваемое из хранилища в читальный зал дело должно иметь лист использования дела (приложение № 19 настоящих Правил).
- 4. Выдача дел во временное пользование
- 334. Дела выдаются во временное пользование структурным подразделениям организации на срок, не превышающий 30 дней. Срок может быть продлен архивом после ознакомления с сохранностью дел, но не более чем на 30 дней.
- 335. Выдача дел во временное пользование другим организациям с выносом документов за пределы ведомственного архива запрещается.
- 336. При выдаче дел во временное пользование каждое дело заносится в книгу выдачи дел из хранилища (приложение № 18 настоящих Правил), а на место выдаваемого дела помещается отдельная для каждого дела карта-заместитель (приложение № 20 настоящих Правил). Карты-заместители хранятся в архиве до минования надобности. Состояние возвращаемых в архив дел должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего дело.
- 337. Каждое выдаваемое из хранилища для временного использования дело должно иметь лист использования дела (приложение № 19 настоящих Правил).
- 5. Использование документов ведомственного архива при подготовке информационных мероприятий, в средствах массовой информации и публикационной деятельности
- 338. Ведомственный архив организует использование документов при подготовке информационных мероприятий, выставок, в средствах массовой информации, а также их публикацию.
- 339. Совместно со средствами массовой информации ведомственный архив определяет тематику, объем и сроки подготовки материалов; тематика и сроки утверждаются руководителем организации. В экземплярах статей и других материалов, подготовленных для средств массовой информации, остающихся в архиве организации, указываются поисковые данные использованных документов, а также дата и место публикации.
- 340. Ведомственный архив может самостоятельно или совместно с другими организациями проводить работу по подготовке документальных публикаций. Наиболее распространенной формой этой работы является подготовка журнальных и газетных публикаций документов. В отдельных случаях могут издаваться сборники документов. При подготовке документальных публикаций необходимо руководствоваться соответствующими правилами работы государственных архивов.
- 6. Учет использования дел и документов ведомственного архива
- 341. Учет использования дел и документов архива ведется в следующих учетных формах:
- 342. Документы Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики, временно находящиеся на ведомственном хранении, передаются на постоянное государственное хранение.
- 343. Ведомственный архив передает на постоянное хранение документы в соответствующий государственный архив, для которого данная организация - фондообразователь является источником комплектования.
- 344. Документы передаются на постоянное хранение в государственный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы.
- 345. Устанавливаются следующие предельные сроки временного хранения документов Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики:
- 346. В необходимых случаях сроки временного хранения документов могут быть изменены по согласованию с межведомственным органом управления и контроля (надзора) в области архивного дела и документации.
- 347. Порядок приема-передачи документов организации при реорганизации последней определяется распорядительным документом о реорганизации организации.
- 348. При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного архива:
- 349. Передача документов постоянного хранения в государственный архив, как правило, осуществляется ежегодно в соответствии с планом-графиком, утвержденным руководителями организации и соответствующего государственного архива. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся документов постоянного хранения по согласованию с государственным архивом допускается передача документов один раз в пять лет.
- 350. Документы передаются в государственный архив по утвержденным ЭПК государственного архива описям дел.
- 351. Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем государственного архива проводится проверка правильности научно-технической обработки дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов составляется акт; устранение обнаруженных дефектов проводится силами организации.
- 352. Вместе с документами передаются три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи дел.
- 1. Создание ведомственного архива
- 353. Работа ведомственного архива должна осуществляться в соответствии с положением об архиве.
- 354. Положение о ведомственном архиве, являющемся юридическим лицом, структурным подразделением или частью службы ДОУ, согласовывается с межведомственным органом управления и контроля (надзора) в области архивного дела и документации и утверждается руководителем организации.
- 355. Руководитель ведомственного архива назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя организации по представлению соответствующих должностных лиц.
- 356. Лицо, ответственное за архив, назначается на эту должность и освобождается от должности приказом руководителя организации. Ответственный за архив проходит инструктаж, а в необходимых случаях - стажировку в государственном архиве, в который передаются документы организации на государственное хранение.
- 357. На имеющиеся в архиве должности согласно штатному расписанию составляются должностные инструкции, в которых указываются виды работ, возлагаемые на работника архива, его обязанности и права.
- 358. Основными формами повышения квалификации работников ведомственных архивов и служб ДОУ являются проводимые в порядке установленном действующим законодательством курсы повышения квалификации, совещания, семинары.
- 359. На основе нормативно-методических документов, разработанных республиканским межведомственным органом управления и контроля (надзора) в области архивного дела и документации, ведомственные архивы разрабатывают конкретные нормативно-методические документы по организации работы с документами и их хранению.
- 2. Планирование работы и отчетность ведомственного архива
- 360. В ведомственном архиве составляются: годовой план работы (приложение № 45 настоящих Правил), план-график приема дел в архив.
- 361. Годовой план составляется с указанием конкретных видов работ.
- 362. План-график приема дел в архив согласовывается со структурными подразделениями и утверждается руководителем организации.
- 363. По итогам работы ведомственным архивом составляется отчет о выполнении годового плана, планов-графиков, а также сведения о выполнении мероприятий, не включенных в годовой план. Последние отражаются в конце отчета, при необходимости самостоятельным разделом.
- 364. Учет труда в ведомственном архиве ведется в табеле учета рабочего времени и в дневниках учета труда.
- 3. Контроль за состоянием хранения документов и их организацией в делопроизводстве структурных подразделений
- 365. Ведомственный архив проводит проверки состояния хранения документов и их организации в делопроизводстве структурных подразделений не реже одного раза в год, как правило, перед передачей дел в архив. Организация проверок должна входить составной частью в годовой план работы архива. В целях осуществления качественного анализа состояния и контроля за работой с документами архивом ведется карточка учета работы с организацией (приложение № 46 настоящих Правил).
- 366. Проверки проводятся комплексные и тематические. В подготовку к проверкам должно входить составление плана изучения проверяемых вопросов. Если проверка проводится несколькими сотрудниками, то в плане указывается распределение обязанностей между ними.
- 4. Прием-передача документов при смене руководителя ведомственного архива
- 367. При смене руководителя ведомственного архива прием-передача документов и справочного аппарата к ним, а также помещений архива, инвентаря и оборудования производится по акту (приложение № 47 настоящих Правил).
- 368. При приеме-передаче дел необходимо проверить наличие и состояние:
- 369. Акт приема-передачи документов при смене руководителя ведомственного архива подписывается сдающим и принимающим документы архива, членами комиссии и утверждается руководителем организации.
- 5. Порядок приема-передачи документов при реорганизации
- 370. Порядок приема-передачи документов организации при реорганизации последней определяется распорядительным документом о реорганизации организации.
- 371. При реорганизации организации с передачей ее функций другой или нескольким организациям, в том числе с изменением форм собственности, документы передаются организации или организациям - правопреемникам.
- 372. При реорганизации организации, когда из ее состава выделяется структурное подразделение со статусом организации, последней передаются незавершенные делопроизводством дела, относящиеся к профилю ее деятельности, а также личные дела и лицевые счета сотрудников, перешедших на работу в эту организацию.
- 373. Перед передачей документов реорганизованной организации проводится проверка наличия и состояния дел, хранящихся в делопроизводстве и ведомственном архиве, а также их научно-техническая обработка.
- 1. Учет неописанных документов
- 2. Учет описанных документов
- 1. Всего числится по описям: __________________________________________________ дел,
- 2. Всего не оказалось в наличии ________________________________________________ дел,
- 3. Имеют литерные номера:
- 4. Пропущено номеров:
- 5. Неправильно положенных дел, относящихся к другим фондам,
- 6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в описи)
- 7. Имеется не включенных в описи
- 8. Всего по данному фонду (включенных и не включенных в описи) имеется в наличии
- 9. Общая характеристика состояния и условий хранения документов. Основные отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения.
- 1. Общие сведение.
- 2. Сведения о документах.
- 3. Кадры. Условия хранения документов (нужное подчеркнуть)
Реквизиты документа
Полное наименование
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ОСНОВНЫХ ПРАВИЛ РАБОТЫ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ ПРИДНЕСТРОВСКОЙ МОЛДАВСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
Издатель
Государственная служба управления документацией и архивами
Вид акта
Приказ
№ документа
№ 22
Редакция
Текущая редакция на 17.07.2012
Дата документа
21.08.2007
Источник оф. опубликования
САЗ 07-42
Скачать
Доступно по тарифу
К карточке документа
Карточка документа
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ОСНОВНЫХ ПРАВИЛ РАБОТЫ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ ПРИДНЕСТРОВСКОЙ МОЛДАВСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
Тип:
Приказ
Номер:
№ 22
Статус:
Опубликован
Редакция:
Текущая редакция на 17.07.2012
Организация:
Государственная служба управления документацией и архивами
Дата:
21.08.2007