На главную
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ОСНОВНЫХ ПРАВИЛ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ
Приказ
№ 8 от 13.12.2002
САЗ 02-52
- 1. Утвердить Основные правила работы с документами личного происхождения (прилагаются).
- 2. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на начальника Государственного учреждения «Государственные архивы Приднестровской Молдавской Республики» Тодорашко З.Г.
- 3. Настоящий Приказ вступает в силу со дня официального опубликования.
- Раздел 1. Определение, виды, наименование архивных фондов личного происхождения
- 1. Архивным фондом личного происхождения называется архивный фонд, состоящий из документов отдельного лица, семьи или рода.
- 2. Архивные фонды личного происхождения делятся на личные, семейные и родовые:
- 3. Документальные материалы земельных владений и связанных с ними промышленных предприятий, переходивших из одного рода в результате наследования по женской или боковым линиям или в результате продажи, хранятся как единый фонд.
- 4. Особым видом личного архивного фонда является персональное собрание материалов отдельного лица, включающее в себя, кроме его личного фонда, все автографы и другие документы, а также материалы об этом лице.
- 5. К фондам личного происхождения относятся также коллекции документальных материалов, если они являются результатом деятельности собирателя (лица, семьи, рода).
- 6. Полное наименование личного архивного фонда состоит из фамилии, имени, отчества лица, титула, если он есть, крайних дат его жизни, определения рода его деятельности или служебного положения.
- 7. Если лицо более известно под псевдонимом, то в наименование фонда входит псевдоним, а настоящая фамилия, имя и отчество указываются вслед за ним в скобках.
- 8. В наименованиях фондов женщин, менявших фамилию при вступлении в брак, указывается фамилия, под которой они наиболее известны, а в скобках указывается девичья фамилия или фамилия в замужестве.
- 9. Наименование семейных и родовых фондов состоит из фамилии семьи (рода), общего титула, если он есть, и входящих в наименование личного фонда сведений о каждом основном члене семьи (роде), представленном в фонде.
- 10. При наличии в родовом фонде материалов представителей боковых линий, носящих другую фамилию, фамилии этих лиц располагают по значению их материалов в составе архивного фонда.
- 11. В наименовании коллекции указывается признак ее составления, крайние даты входящих в нее документов, фамилия, имя, отчество собирателя, а если коллекция была собрана учреждением или обществом - то его полное наименование.
- 12. Наименования фондов указывается полностью только в учетных документах и путеводителях по архивам. В остальных случаях наименования даются в сокращенном виде: для личного фонда - фамилия и инициалы фондообразователя; для семейного - фамилия и инициалы основных фондообразователей; для родового - фамилия основных членов рода.
- Раздел 2. Фондирование архивных фондов личного происхождения
- 13. Фондированием документальных материалов называется создание архивных фондов.
- 14. Архивные документы личного происхождения создаются из материалов, то есть всех документов, образовавшихся в результате жизни и деятельности лиц, которые являются их фондообразователями (Герои Советского Союза, Социалистического труда, научные работники, профессора, доктора наук, писатели, музыканты, художники и т.д.).
- 15. Хронологические границы фонда личного происхождения, как правило, определяются крайними датами жизни фондообразователя. Но могут и выйти за пределы жизни фондообразователя (лица, членов семьи, рода) в случаях:
- 16. Если фонд включает коллекцию или отдельные собранные фондообразователем документы за время, предшествующее его жизни, то хронологические границы этого комплекса оговариваются особо. (Например: Старый (Борисов) Григорий Иванович (1880-1937). Даты документов коллекции 1907-1980 гг.).
- 17. В состав личных фондов государственных, военных, общественных деятелей, деятелей науки, народного хозяйства, культуры и просвещения, литературы и искусства входят творческие материалы, материалы служебной и общественной деятельности, переписка, биографические документы, материалы, собранные фондообразователем в связи с его работой и другими интересами, имущественно-хозяйственные и бытовые материалы, изобразительные материалы, материалы родственников.
- 18. Семейные и родовые фонды могут состоять из общих для всей семьи (рода) материалов и личных фондов отдельных членов семьи (рода).
- 19. Творческие рукописи произведений писателей, композиторов, ученых и других деятелей и все другие виды творческих материалов (рисунки в фондах деятелей изобразительного искусства, проекты и чертежи в фондах архитекторов, изобретателей и пр.) принадлежат к фонду автора во всех случаях, когда нет прямых доказательств принадлежности их к другому хранящемуся в архиве фонду.
- 20. Если произведение создано несколькими авторами, фонды которых имеются в архиве, то независимо от автографичности, способа воспроизведения и наличия помет, оно включается в фонд того автора, с материалами которого произведение поступило в архив.
- 21. Печатные материалы с рукописными пометами могут рассматриваться наряду с другими документальными материалами как составная часть архивного фонда.
- 22. Дарственные надписи на печатных материалах принадлежат к фондам лиц, которым они подарены.
- 23. Печатные материалы без всяких помет передаются в библиотеку архива. Фотонегативы на стекле и на пленке, кинокадры, фонодокументы передаются на специальное, приспособленное для кинофотофонодокументов хранение, в Центральный государственный архив аудиовизуальных документов.
- 24. Материалы, не подлежащие архивному хранению (картины, выполненные маслом, скульптура, фарфор, хрусталь, ордена, медали, личные вещи фондообразователя), передаются в музей или возвращаются владельцу.
- 25. Фондирование вновь поступающих в архив материалов осуществляется при экспертизе научной и практической ценности.
- Раздел 3. Научно-техническая обработка архивных фондов личного происхождения
- 26. Процесс научно-технической обработки состоит из нескольких этапов:
- 27. Первой стадией работы над фондом является предварительный просмотр его, знакомство с учетными документами, с основной литературой и печатными источниками о жизни и деятельности фондообразователя.
- 28. После этого производится предварительный просмотр всех материалов фонда, выясняется степень его полноты. При просмотре запрещается перемещение и разъединение материалов во избежание нарушения их органической связи.
- 29. Следующим этапом обработки фондов личного происхождения является систематизация документальных материалов по основным группам в пределах фонда. Творческие материалы разбираются по основным произведениям (если их много - по жанрам или научному направлению); мемуарные материалы - по видам их (дневники, воспоминания, записные книжки); материалы служебной и общественной деятельности - по учреждениям и организациям, к которым они относятся, переписка - по авторам и адресатам писем, имущественные и хозяйственные материалы - по видам документов, по владениям и т.д.
- 30. Следующие процессы обработки фондов - группировка документальных материалов по единицам хранения, формирование и описание единиц хранения - производятся одновременно.
- 31. К фонду составляется справочный аппарат, который состоит из:
- 32. Обработанный фонд вместе со справочным аппаратом поступает к хранителю фондов.
- Раздел 4. Систематизация документальных материалов личного происхождения по основным группам в пределах фонда (первичный разбор)
- Глава 1. Типовая схема систематизации документальных материалов личных фондов
- 33. Схемы систематизации фондов личного происхождения определяются: видом фонда (личный, семейный, родовой); родом деятельности фондообразователей, видами документов, научной и практической ценностью материалов и полнотой фонда.
- 34. Типовая схема систематизации документальных материалов личных фондов может состоять из следующих разделов, объединяющих документы с точки зрения их состава и содержания, удобства хранения и использования: личные документы и другие материалы к биографии фондообразователя (биографические материалы); материалы служебной и общественной деятельности; творческие материалы; материалы, собранные фондообразователем для его работ; переписка и имущественно-хозяйственные материалы; документы, не связанные с деятельностью фондообразователя; изобразительные материалы; материалы родственников; коллекция.
- 35. К биографическим (личным) материалам относятся: документы о рождении, браке, образовании, получении ученых степеней и званий, смерти, служебные удостоверения, депутатские и членские билеты, читательские билеты, орденские книжки, анкеты, автобиографии, записные книжки, судебные повестки, дела и другие личные документы.
- 36. Дневники, путевые записки, воспоминания, записные книжки в зависимости от их содержания могут быть отнесены как к биографическим, так и к творческим материалам фондообразователя. Если их много, можно выделить в самостоятельный раздел и поместить вслед за биографическими или творческими материалами.
- 37. К материалам служебной и общественной деятельности относятся документы, связанные с работой фондообразователя в различных учреждениях, на предприятиях, на выборных должностях, участием в общественных организациях и т.д., черновики и копии докладов, отчетов, представлений, рапортов, служебных записок и проектов фондообразователя, его служебная переписка с различными лицами и учреждениями, повестки, сообщения, копии протоколов, приказов и др. официальных документов и материалов к ним, прошения и заявления разных лиц, уставы, программы, протоколы, отчеты общественных организаций и др.
- 38. К группе творческих материалов фондообразователя относятся: рукописи его трудов (общественно-политических, научных, литературных, музыкальных) на различных стадиях работы над ними; планы, наброски, варианты, черновые и беловые тексты, гранки, верстки, книги, подготовленные к переизданию, с авторской правкой и дополнениями; оттиски статей и авторские экземпляры книг и брошюр; библиография произведений фондообразователя, сделанная автором; стенограммы выступлений и докладов; записи другими лицами бесед или интервью с фондообразователем.
- 39. К личной переписке относятся письма разных лиц фондообразователю. Если переписка по служебным и общественным вопросом четко отделяется от остальной личной переписки, ее рекомендуется помещать в группу материалов служебной и общественной деятельности.
- 40. К группе имущественно-хозяйственных и бытовых материалов относятся документы, отражающие экономическое положение и материальные условия жизни, акты купли-продажи, аренды, дарения и наследования имущества, финансовые документы, переписка с учреждениями по бытовым и хозяйственным вопросам и т.д.
- 41. К материалам о фондообразователе относятся: рецензии и отзывы на его труды, книги отзывов о выставках работ, стенограммы и протоколы обсуждений его работ, воспоминания и статьи о нем, художественные произведения о нем и посвященные ему материалы юбилеев и чествований, документы по увековечиванию памяти и т.д.
- 42. В группу изобразительных материалов выделяются фотографии, рисунки, гравюры, открытки, альбомы и т.д.
- 43. Материалы родственников помещаются после всех материалов основного фондообразователя.
- Глава 2. Систематизация документальных материалов личных фондов государственных и общественных деятелей, деятелей народного хозяйства, науки и культуры
- 44. В фондах государственных и общественных деятелей и в фондах деятелей народного хозяйства основную ценность представляют материалы их служебной и общественной деятельности, поэтому в таких фондах они при систематизации выносятся на первое место (см. Приложения №№ 1-5).
- 45. Схема систематизации фондов деятелей науки и культуры может состоять из следующих разделов: творческие материалы; воспоминания, дневники, записные книжки; материалы научной, литературной, художественной деятельности; материалы служебной и общественной деятельности; биографические материалы; переписка фондообразователя; имущественно-хозяйственные и бытовые материалы; материалы о фондообразователе; материалы родственников; изобразительные материалы; коллекция.
- Глава 3. Систематизация документальных материалов семейных и родовых фондов
- 46. Материалы, входящие в состав семейных и родовых фондов, характеризующие деятельность каждого представителя семьи (рода), систематизируются по лицам. На первое место выносятся документы основного фондообразователя, за которыми располагаются документы членов семьи в порядке степеней родства (родителей, супругов, детей и т.д.).
- 47. Материалы каждого из членов семьи или рода могут систематизироваться в зависимости от характера его деятельности.
- 48. В родовых фондах материалы располагаются в порядке генеалогической последовательности семей. Материалы, относящиеся ко всему роду, помещаются в начале фонда.
- 49. Личная переписка систематизируется по адресатам и примыкает к остальным материалам каждого лица. Если переписку нельзя разделить по адресатам или она адресована нескольким членам семьи одновременно, ее включают в переписку старшего по степени родства лица или же выделяют в отдельную группу.
- 50. Имущественно-хозяйственные материалы в семейных и родовых фондах, если их нельзя разделить по лицам, составляют единую группу, общую для всей семьи или рода.
- 51. Типовая схема систематизации документальных материалов семейного (родового) фонда может состоять из следующих разделов:
- Глава 4. Систематизация персональных собраний
- 52. Схема систематизации персональных собраний, в основе которых лежит признание особой ценности автографических материалов фондообразователя, делится на три раздела:
- 53. Включенные в персональные собрания материалы, относящиеся к другим фондам, систематизируются наравне с собственными материалами фондообразователя и в особые группы не выделяются.
- Раздел 5. Систематизация документальных материалов внутри основных групп фонда
- Глава 1. Биографические документы
- Глава 2. Материалы служебной и общественной деятельности
- 55. Материалы служебной и общественной деятельности группируются по видам деятельности с учетом значения ее для данного фондообразователя.
- 56. Материалы одного вида деятельности группируются по местам работы и располагаются в хронологической последовательности.
- 57. Материалы, подобранные фондообразователем по вопросам, тесно связанным с его работой в определенном учреждении, помещаются с группой служебных материалов, относящихся к этому учреждению, независимо от их хронологических рамок. Так, например, копии докладов военных министров в фонде Д.А.Милютина за время до его назначения и после ухода в отставку относятся к группе материалов по должности военного министра.
- 58. В случае, когда в фонде имеются материалы деятельности фондообразователя в различных учреждениях, материалы каждого учреждения выделяются в особую группу. Группировке по учреждениям должно быть отдано предпочтение перед группировкой по тематическому признаку.
- 59. Материалы редакторской работы писателя или ученого могут рассматриваться и как материалы служебной и общественной деятельности, и как материалы творческие.
- Глава 3. Творческие материалы
- 60. Систематизируются в зависимости от основного рода деятельности фондообразователя. В фондах писателей на первое место помещаются рукописи художественных произведений, затем критические статьи, публицистические произведения и т.д., в фондах критиков и публицистов - соотношение обратное.
- 61. В фондах писателей рукописи, относящиеся к разделу творческих материалов, группируются по жанрам произведений. Порядок расположения определяется значением того или иного жанра для творчества фондообразователя. Например, для поэта на первом месте будут стоять стихотворения, на втором - произведения других жанров.
- 62. Материалы по каждому произведению автора систематизируются в последовательности работы автора над ними (наброски, заметки, планы, черновики, беловые тексты, гранки, верстки), рукописи каждого этапа по хронологии.
- 63. Дневники, воспоминания и записные книжки, относящиеся к творческим материалам, группируются по видам документов, документы одного вида - по хронологии.
- 64. Если в творческих материалах фондообразователя имеются не подлинники, а копии тех или иных работ, то они систематизируются наравне с подлинными материалами.
- Глава 4. Переписка
- Глава 5. Имущественно-хозяйственные материалы
- Глава 6. Материалы о фондообразователе
- 69. Материалы о фондообразователе группируются по номинальному, тематическому или авторскому признакам. Например: материалы о деятелях науки и литературы могут быть систематизированы по следующим разделам: стенограммы и протоколы обсуждений работ фондообразователя; рецензии и отзывы на его труды; статьи о фондообразователе и его творчестве; документы вечеров и собраний, посвященных его памяти; художественные произведения, посвященные фондообразователю.
- 70. Материалы о фондообразователе в зависимости от состава и качества документов могут быть также расположены в хронологическом порядке.
- Глава 7. Изобразительные материалы, не относящиеся к группе творческих материалов
- 71. Фотографии в личных фондах подбираются по тематическим группам. Порядок расположения групп определяется степенью связи с биографией фондообразователя (например, портреты фондообразователя, портреты его родственников и знакомых, снимки, сделанные во время различных поездок, портреты неустановленных лиц, пейзажи, виды городов и т.д.).
- 72. Рисунки фондообразователя (не художника) и других лиц систематизируются по авторам и жанрам (портреты, карикатуры, пейзажи, детские рисунки и т.п.).
- 73. Печатные изобразительные материалы подбираются по видам изданий (гравюры, открытки, иллюстрации из книг и др.) и по тематическим группам.
- Глава 8. Коллекция
- 74. Систематизация материалов коллекции зависит от ее состава. Это могут быть отдельные виды документов, комплексы документов, материалы по отдельным темам и проблемам.
- 75. Коллекции, подобранные фондообразователем по отдельным темам (материалы по истории землевладения и помещичьего хозяйства, материалы по истории революционного движении и т.д.), систематизируются в зависимости от состава документов по лицам, по тематическому, географическому, хронологическому и другим признакам или на основе сочетания нескольких признаков.
- Раздел 6. Формирование и техническое оформление единиц хранения
- Глава 1. Формирование единиц хранения
- 76. Единицей описания и учета документальных материалов в фондах личного происхождения является физически обособленная единица хранения, которая может состоять из одного документа или группы документов, объединенных по какому-либо признаку: авторскому, корреспондентскому, географическому и др. Каждый из признаков может быть положен в основу формирования единиц хранения как самостоятельно, так и в сочетании с одним или несколькими другими признаками.
- 77. Формирование единиц хранения имеет целью обеспечение сохранности документов и удобства пользования ими.
- 78. Объединять документы дореволюционного периода и послереволюционного периода в одной единице хранения не рекомендуется, за исключением переписки.
- Глава 2. Личные (биографические) документы
- 79. Из биографических документов единицы хранения формируются по номинальному или тематическому признакам (документы о гражданском состоянии, об образовании, об отношении к воинской повинности, автобиографии).
- 80. При незначительном количестве биографических документов допускается объединение их в одну единицу хранения.
- Глава 3. Материалы служебной и общественной деятельности
- 81. Из материалов служебной и общественной деятельности единицы хранения формируются преимущественно по тематическому признаку, но могут употребляться также авторский, номинальный, географический, хронологический и другие признаки формирования или сочетание этих признаков.
- 82. При небольшом количестве документов, отложившихся в результате деятельности фондообразователя в одном учреждении, они могут объединяться в одну единицу хранения.
- 83. Письма учреждений к фондообразователю, а также его письма в учреждения формируются в единицы хранения по тематическому или корреспондентскому признаку. В этом случае в единице хранения обединяют документы разных учреждений, но по одному вопросу.
- Глава 4. Творческие материалы
- 84. Авторская рукопись одного произведения со всеми стадиями работы, вариантами и редакциями объединяется в одной единице хранения. При большом объеме она разделяется на отдельные единицы хранения по стадиям работы над ней или по редакциям. Если рукописи произведения составляют одну единицу хранения, то разные редакции отделяются внутренними обложками. Варианты отдельных мест текста подбираются вместе с первоначальным вариантом и отделяются друг от друга внутренними обложками.
- 85. При формировании единиц хранения из рукописей одноименных произведений одного автора, различных по жанру, каждая рукопись составляет самостоятельную единицу хранения.
- 86. Сборники произведений, трудов, подготовленные автором или редакцией для печати, расформированию не подлежат.
- 87. Черновые записи и выписки могут объединяться в единицы хранения по произведениям или тематическому признаку.
- 88. Записные книжки и тетради, каждая из которых является физически обособленным документом, при формировании единиц хранения могут объединяться по хронологическому, тематическому и другим признакам.
- 89. Картотеки, составленные фондообразователем, сохраняются в ящиках и составляют отдельные единицы хранения. При большом объеме картотеки каждая ее часть (раздел, подраздел) может составить отдельную единицу хранения.
- Глава 5. Переписка
- 90. Единицы хранения из писем формируются, как правило, по корреспондентскому признаку. Письма фондообразователя (черновики и др.) к каждому адресату и письма каждого корреспондента к фондообразователю составляют самостоятельные единицы хранения. При большом количестве писем одного корреспондента они могут составить несколько единиц хранения.
- 91. Письма фондообразователя неустановленным лицам без личных обращений могут объединяться в одну единицу хранения. Письма фондообразователя неустановленным лицам с личными обращениями объединяются в отдельные единицы хранения.
- 92. Из визитных карточек с текстом единицы хранения формируются так же, как из писем.
- Глава 6. Имущественно-хозяйственные материалы
- 93. Материалы имущественно-хозяйственного и бытового характера, отложившиеся лично у фондообразователя или находящиеся в составе вотчиных или фабрично-заводских контор, объединяются в единицы хранения по тематическому или номинальному признаку.
- 94. Материалы на право владения объединяются в единицы хранения по видам документов и по хронологии: жалованные грамоты, завещания, купчие, дарственные и др.
- Глава 7. Материалы, собранные фондообразователем для своих работ и по интересующим его темам
- 95. Материалы, собранные фондообразователем для своих работ и по интересующим его темам, в том числе копии разных авторов, объединяются в отдельные единицы хранения по каждой работе или теме.
- 96. Из материалов о фондообразователе единицы хранения формируются по номинальному, тематическому или авторскому признаку.
- Глава 8. Коллекции
- 97. Формирование единиц хранения из материалов коллекции (в зависимости от характера и состава коллекции) производится по авторскому, хронологическому, географическому, тематическому и другим признакам: автографы - по авторам документов, актовые материалы - по хронологии или видам актов, листовки - по издававшим их организациям, затем по хронологии или темам и т.д.
- 98. В коллекциях, включающих в свой состав части фондов отдельных лиц, единицы хранения из материалов каждого лица формируются по правилам формирования единиц хранения в личном фонде.
- Раздел 7. Систематизация документов в единице хранения и нумерация листов
- 99. В сформированной единице хранения документы располагаются с учетом взаимной связи и хронологической последовательности. Приложения и конверты помещаются после документов, к которым они относятся.
- 100. В единицах хранения, сформированных из биографических документов, материалов служебной и общественной деятельности, имущественно-хозяйственных материалов, документы располагаются по хронологии.
- 101. Рукописи работ, редакции и варианты в единице хранения располагаются в хронологической последовательности работ автора над данным произведением.
- 102. В единице хранения, сформированной из рукописей нескольких произведений, документы располагаются в хронологической последовательности. Если в единицу хранения включены произведения одного года или не датированные, то они располагаются по алфавиту названий произведений.
- 103. Документы в единицах хранения, сформированных из произведений разных авторов, располагаются по алфавиту авторов произведений, при отсутствии фамилий - по хронологии или алфавиту названий.
- 104. Документы в единицах хранения, сформированных из писем, располагаются в хронологическом порядке. Письма, даты которых невозможно установить, помещаются после датированных писем. Письма неустановленных лиц (с неразборчивыми подписями и без подписей) группируются по почеркам, а письма, написанные одним почерком, располагаются по датам.
- 105. Документы в единицах хранения, сформированных из писем, объединенных по тематическому признаку (письма читателей, начинающих авторов, поздравительные, письма трудящихся к депутату и другие), располагаются по алфавиту корреспондентов, письма каждого корреспондента - по хронологии.
- 106. Документы в единицах хранения с изобразительными материалами располагаются по хронологии; если документы не датированы, то они располагаются по алфавиту названий.
- 107. В целях закрепления порядка расположения документов и обеспечения их сохранности все листы единиц хранения должны быть пронумерованы валовой нумерацией.
- 108. Документы, составляющие единицу хранения, вкладываются в развернутом виде в отдельную обложку, папку, конверт. Металлические предметы (скрепки, булавки, сшиватели) удаляются.
- Раздел 8. Описание единиц хранения
- Глава 1. Общие указания
- 109. Для описания единиц хранения устанавливаются следующие данные: автор или владелец документа; виды документов; заглавие и жанр произведения или содержание документов; полнота текста документов, подлинность или копийность; язык, способ написания или воспроизведения и опубликованность документов; наличие приложений к документам; внешние особенности; крайние даты документов; количество листов в единице хранения, а в некоторых случаях и количество документов. Кроме того, наиболее важные документы могут аннотироваться.
- 110. Описание содержания документов должно составляться современным языком, независимо от времени происхождения документальных материалов. Не допускается механическое перенесение из текста документов в описание старых, архаических выражений и формулировок, извращающих исторических, трафаретных неконкретных формулировок.
- 111. Слова, как правило, пишутся полностью за исключением общепринятых сокращений. Такие сокращения слов как «бывш.» (бывший), «вол.» (волость), «г.» (год), «газ.» (газета), «гор.» (город), «л.» (лист), и т.д. могут употребляться только в сочетании с географическими названиями, цифрой, фамилией и т.д.
- 112. Применение сокращенных названий учреждений, организаций и предприятий, а также должностей, чинов и званий допускается только в тех случаях, если эти сокращения были установлены официально или применялись в практической деятельности учреждений или лиц.
- Глава 2. Заголовок единицы хранения
- 113. Элементами заголовка единицы хранения являются: обозначение вида находящихся в ней документов; фамилия и инициалы (или имя и отчество) автора или владельца документа или название учреждения, которым составлен документ; фамилия и инициалы (или имя и отчество) лица или название учреждения, которому адресован документ; изложение содержания документа (вопрос, тема, название произведения и т.п.).
- 114. При составлении заголовков на единицы хранения, сформированные из разнородных документов, объединенных общностью содержания, может применяться термин «материалы» с последующим перечислением наиболее важных разновидностей документов.
- 115. Заглавие, данное документу автором, составителем или редактором, как правило, переносится в заголовок единицы хранения. В случае, когда текст авторского заглавия не вскрывает содержания документа, он должен быть дополнен и разъяснен аннотацией, включающейся в заголовок единицы хранения.
- 116. Если автором документа является отдельное лицо, то в заголовке рекомендуется сначала писать фамилию, затем полностью имя и отчество (в тех случаях, когда материалы располагаются по алфавиту фамилий, например, корреспондентов при описании материалов служебной и общественной деятельности, когда содержание документов раскрывается в описании, а располагаются они по хронологии или другим признакам), имена и отчества (особенно общеизвестных лиц) могут обозначаться инициалами; в этих случаях желательно также указание должности данного лица.
- 117. Описание документов лиц, имевших несколько фамилий (замужние женщины и др.), дается, как правило, под фамилией, которая стоит в документе или под основной фамилией данного лица в данном фонде.
- 118. Документальные материалы лиц, писавших и ставших известными в литературе под псевдонимами, описываются в заголовке на псевдоним, настоящая фамилия упоминается только в названии фонда (если это фондообразователь), причем ставится в круглые скобки.
- 119. Иностранные имена пишутся в русской транскрипции по современным ее правилам, а рядом в круглых скобках - на языке подлинника: Шаванн, Эмиль (Chavannes, Emil).
- 120. Названия общеизвестных современных иностранных газет и журналов не переводятся, а пишутся в русской транскрипции («Юманите», «Унита»), а рядом в круглых скобках приводятся их названия на языке оригинала. В остальных случаях название дается только на языке оригинала: газета «La Rive dauche».
- 121. Названия произведений и документов на иностранном языке приводятся на языке оригинала, в скобках дается русский перевод.
- 122. В заголовке единицы хранения, содержащей рукописи произведений, рекомендуется на первом месте указывать фамилию, имя, отчество (или инициалы) автора, затем заглавие произведения и жанр. Описание рукописей также может начинаться с вида рукописи, затем указываются ее автор и название.
- 123. В случае, если автор известен под своей настоящей фамилией, а рукопись подписана псевдонимом, то подпись оговаривается в конце заголовка.
- 124. Авторское заглавие, как правило, сохраняется и ставится в кавычки. При наличии в рукописи авторского заглавия, отличного от того, под которым произведение было опубликовано и стало известным в литературе, вначале в квадратных скобках пишется общеизвестное («каноническое») заглавие, а затем дается заглавие, имеющееся в рукописи: [«Железный поток»] = «Из цикла «Борьба». Оба названия могут соединяться знаком равенства.
- 125. При отсутствии заглавия в рукописи для опубликованных произведений, оно устанавливается по печатным источникам и заключается в квадратные скобки и кавычки. Для неопубликованных художественных произведений в качестве заглавия берется первая строчка текста и заключается в кавычки; для неопубликованных научных, публицистических, критических и других произведений условное название устанавливается по содержанию. В последнем случае заголовок может начинаться с жанра произведения, за которым следует краткая характеристика его содержания.
- 126. В заголовках единиц хранения, содержащих стихотворения, если название стихотворения отсутствует, указывается его первая строка. В фондах классиков и выдающихся деятелей литературы вслед за названием каждого стихотворения в круглых скобках указывается его первая строка.
- 127. При описании единицы хранения, содержащей цикл стихотворений, указывается название цикла. Название каждого стихотворения, входящего в данный цикл, в заголовке может не оговариваться.
- 128. В заголовках единиц хранения, сформированных из нескольких произведений одного автора, указываются названия всех произведений. В случае, если в единице хранения содержится большое количество произведений малоизвестного автора, могут указываться два-три названия основных произведений.
- 129. При описании писем и телеграмм указываются: вид документа, фамилии, имена и отчества корреспондентов и адресатов. Описание писем также может начинаться с фамилии, имени, отчества корреспондента (в именительном падеже), затем указывается вид документа, фамилия, имя и отчество адресата (в дательном падеже).
- 130. При описании писем следует указывать имеющиеся приписки других лиц и обращения к нескольким лицам, при описании же писем родственников указывать родственные связи (отец, мать, брат и т.п.).
- 131. При описании книг и других материалов с дарственными надписями указываются: автор надписи, кому она адресована и на каком документе сделана.
- 132. В заголовках единиц хранения, содержащих личные (биографические) документы и документы служебной и общественной деятельности, указываются виды документов, названия учреждений, инициалы (или имена и отчества) и фамилии лиц, которым выданы или адресованы документы, и краткое их содержание.
- 133. При описании официальных писем, подписанных известными лицами, подписи этих лиц оговариваются.
- 134. Если единица хранения состоит из нескольких разновидностей документов, относящихся к одному вопросу, то эти разновидности должны быть указаны в заголовке. При этом может употребляться обобщающее слово «документы».
- 135. При описании документальных материалов об имуществе указываются вид документа, название владения (имения или фабрично-заводского предприятия), его местоположение и владелец.
- 136. При описании фотографий указывается вид документа (фотография), имена, отчества (или инициалы) и фамилии изображенных лиц.
- 137. При описании фотографий знакомых фондообразователя, не являющихся деятелями искусства, науки и др., можно указать одну-две фамилии и ставить «и др.знакомые» или указать обобщенно «фотографии знакомых».
- 138. При описании фотографий с дарственными надписями сначала дается описание фотографии, затем дарственной надписи.
- 139. При описании фотографий помещений и местности указывается, какое помещение, местность или город изображены на них.
- Глава 3. Описание степени полноты, подлинности, способа написания или воспроизведения, внешних и других особенностей документов. Аннотирование документов. Датировка.
- 140. При описании не полностью сохранившихся документов указывается степень их полноты: отрывок, разрозненные листы, неполный текст, без начала, без конца, отсутствуют такие-то листы. Полный текст не оговаривается.
- 141. Указание на язык документов дается в тех случаях, когда они написаны на языке, отличном от языка описания.
- 142. При описании документальных материалов способ написания или воспроизведения указывается во всех случаях, когда это имеет значение для характеристики документа.
- 143. При описании писем, фотографий, официальных документов подлинность может не оговариваться, но копийность и черновой характер оговариваются обязательно.
- 144. В случае, если заголовок единицы хранения не может полностью отразить ее содержание и если в единице хранения имеются особо важные отдельные документы, рекомендуется их аннотировать. В аннотациях отражаются сведения о важнейших исторических событиях, упоминаниях выдающихся деятелей революционного движения, науки и техники, литературы и искусства и т.д.
- 145. Даты документов указываются для каждой единицы хранения. Полная дата состоит из трех элементов: числа, месяца и года.
- 146. Крайними датами единицы хранения являются: для единицы хранения из одного документа - дата этого документа; для единиц хранения из многих документов - даты самого раннего и самого позднего документов. Если в документе дата отсутствует, то она устанавливается по содержанию, почерку, бумаге, по справочникам и т.п.
- 147. При описании единиц хранения, состоящих из копий документов, за крайние даты принимаются даты подлинников, а даты изготовления копий рекомендуется указывать после слов «копии».
- 148. Дневники, журналы экспедиций, лабораторий, судовые журналы, истории болезней, записные книжки, трудовые книжки, формулярные списки, приходно-расходные книги и другие документы с продолжающимися в хронологическом порядке записями, датируются временем первой и последней записи в них.
- 149. Даты приложений, не совпадающие с датами основных документов, находящихся в единицах хранения, указываются в заголовке, а в крайних датах не отмечаются.
- Раздел 9. Составление описи документальных материалов фонда
- 150. Опись составляется на документальные материалы каждого фонда отдельно на бланках по утвержденной форме. Рекомендуется включать все материалы фонда в одну опись, но в тех случаях, когда фонд очень большой по объему и состоит из нескольких крупных частей, описи могут составляться по разделам фонда.
- 151. Каждая описательная статья включает в себя: инвентарный (порядковый) номер единицы хранения; старый шифр, под которым ранее хранился материал или номер поступления в архив; заголовок; аннотацию; сведения о приложениях и особенностях документов; крайние даты; количество листов, а в необходимых случаях и документов; сведения о сохранности материалов; примечания, где делаются отметки о передаче материалов, о непоправимых повреждениях и т.п.
- 152. Между описательными статьями рекомендуется делать интервал в одну строку, а между разделами - в 3-4 строки сверху и снизу. Новый раздел не следует начинать в конце страницы, если на ней не хватает места хотя бы для одной описательной статьи. Наименование разделов и подразделов нужно писать более крупными буквами и через все графы описи.
- 153. Заголовок переносится с обложки единицы хранения в опись без изменений и сокращений.
- 154. В конце описи за последней описательной статьей делается итоговая запись (цифрами и в скобках прописью указывается количество единиц хранения, внесенных в данную опись, дата составления описи, должность и фамилия составителя).
- 155. К описи составляется оглавление, в основу которого ложится окончательная схема систематизации фонда. В нем указываются названия разделов, подразделов, групп материалов фонда и номера единиц хранения.
- 156. К описи документальных материалов каждого фонда составляется предисловие. Один экземпляр предисловия включается в дело фонда, служит исторической справкой.
- 157. При составлении на фонд нескольких описей, предисловие прилагается к первой из них, к остальным могут быть даны краткие введения, содержащие характеристику состава и расположения материалов в данной описи.
- 158. Если имеется обзор фонда, то предисловие к описи не составляется, а обзор переплетается с описью вместо предисловия.
- 159. Для облегчения пользования описями больших и сложных по составу фондов рекомендуется составлять указатели (имен, названий, учреждений и периодических изданий, предметный, географический или общий).
- 160. Если к фонду поступили дополнительные материалы, то в зависимости от характера и объема этих материалов они могут включаться в фонд путем:
- 161. К наиболее важным и ценным единицам хранения (например, к альбомам) могут составляться внутренние описи (оглавления).
- Раздел 10. Каталогизация
- Глава 1. Общие указания
- 162. Карточные каталоги являются одним из основных видов научно-справочного аппарата архива, позволяющим раскрыть состав и содержание документальных материалов, сгруппировав сведения о них не по фондам, а по любому признаку, избранному для данного каталога в качестве определяющего.
- 163. Для раскрытия состава и содержания материалов архивных фондов личного происхождения обязательным является алфавитный именной каталог; целесообразно также отражение этих материалов в систематическом, тематическом или предметном каталоге, если таковые имеются в архиве - в этих каталогах материалы фондов личного происхождения отражаются по тем же принципам, что и все другие материалы архива.
- 164. Каталогизация материалов может производится как после окончания систематизации и описания единиц хранения, так и в процессе их. В последнем случае карточки составляются на незашифрованные материалы и впоследствии шифруются одновременно с самими единицами хранения.
- 165. При составлении каталога применяются три типа карточек: основная, ссылочная и карточка на упоминания.
- 166. В именном каталоге отражаются имена лиц, наименования учреждений, организаций, обществ, предприятий, названия повременных изданий. При наличии в архиве систематического или предметного каталога в именном каталоге отражаются только имена лиц.
- Глава 2. Составление основных карточек
- 167. На основную карточку выносятся следующие элементы:
- 168. На первой строке карточки пишется фамилия, имя и отчество автора, адресата или лица, которому выдан или с которым связан данный материал.
- 169. В случае, если невозможно установить имя и отчество данного лица, инициалы пишутся на расстоянии, чтобы потом можно было вписать полное имя и отчество.
- 170. Все элементы заголовка переносятся на карточку из основного описания единицы хранения.
- 171. Для выдающихся деятелей карточки составляются на название каждого произведения, для менее значительных лиц может применяться суммарный способ написания карточек:
- 172. В тех случаях, когда произведения объединены в циклы (циклы стихотворений, серии рисунков, опусы музыкальных произведений), кроме карточек на название цикла, в зависимости от значимости автора, могут составляться карточки на название каждого произведения.
- 173. При описании воспоминаний дается название, если оно есть, или определение содержания. При описании дневников указывается лишь вид документа и крайние даты записей. Если дневник имеет авторское название, оно приводится в описании раньше вида документа.
- 174. При описании записных книжек на карточках дается суммарное описание их содержания, но на имеющиеся в них черновые наброски произведений и черновики писем составляются отдельные карточки.
- 175. При каталогизации творческих материалов режиссеров - режиссерских экземпляров пьес, монтировок, разработок и др. на карточке указывается название пьесы, вид документа, театр, в котором она была поставлена (другие карточки в этом случае составляются на автора пьесы и название театра).
- 176. При каталогизации писем неустановленных лиц и писем к неустановленным лицам карточка составляется только на лицо, имя которого известно.
- 177. При каталогизации дарственных надписей составляются карточки на автора надписи, на лицо, которому она адресована, и на документ, на котором она сделана, если этот документ представляет самостоятельный интерес (фотография, произведение).
- Глава 3. Систематизация карточек именного каталога
- 178. Карточки на письма и дарственные надписи данного лица к разным лицам систематизируются по алфавиту адресатов, на письма и дарственные надписи к данному лицу - по алфавиту корреспондентов.
- 179. Карточки на официальные документы, составляющие разделы материалов служебной и общественной деятельности, биографических и имущественно-хозяйственных документов, могут систематизироваться или по хронологии, или разбиваться на несколько групп:
- 180. Карточки на изобразительные материалы: рисунки, шаржи, фотографии располагаются по жанрам и по хронологии. Карточки на рисунки данного лица (не художника) могут систематизироваться вслед за карточками на его творческие материалы.
- 181. Рубрики принятой систематизации обозначаются на разделителях, расставляемых в каталоге.
- 1. Биографические документы.
- 2. Документы, характеризующие государственную и общественно-политическую деятельность В.П.Антонова-Саратовского:
- 3. Документальные материалы творческой деятельности В.П.Антонова-Саратовского:
- 4. Материалы, собранные В.П.Антоновым-Саратовским для своих работ:
- 5. Рукописи, присланные на рецензию, и отзывы на них В.П.Антонова-Саратовского.
- 6. Личная переписка В.П.Антонова-Саратовского:
- 7. Документальные материалы Наталии Михайловны Антоновой-Саратовской (урожденной Марковой) - жены В.П.Антонова-Саратовского:
- 8. Документы Володи Антонова-Саратовского - сына.
- 9. Фотографии.
- 1. Материалы служебной деятельности.
- 2. Переписка.
- 3. Мемуары и научные труды.
- 4. Биографические и бытовые материалы:
- 5. Имущественно-хозяйственные материалы:
- 6. Материалы членов семьи Д.А.Милютина (отца, жены, сына и дочерей).
- 7. Коллекция.
- 1. Личные и биографические документы П.А.Кропоткина:
- 2. Материалы творческой деятельности П.А.Кропоткина:
- 3. Документальные материалы, касающиеся издания работ П.А.Кропоткина, отзывы о его работах.
- 4. Переписка П.А.Кропоткина:
- 5. Документальные материалы Софьи Гавриловны Кропоткиной - жены П.А.Кропоткина.
- 6. Документальные материалы Александры Петровны Кропоткиной (по мужу Лебедевой) - дочери П.А.Кропоткина.
- 7. Документальные материалы Алексея Петровича Кропоткина - отца П.А.Кропоткина.
- 8. Документальные материалы Александра Алексеевича Кропоткина, брата П.А.Кропоткина.
- 9. Имущественно-хозяйственные материалы Кропоткиных.
- 10. Документальные материалы, собранные П.А.Кропоткиным и членами его семьи:
- 11. Печатные материалы:
- 12. Фотографии и другие иллюстрированные материалы.
- 13. Материалы музея П.А.Кропоткина.
- 1. Теоретические работы и материалы к ним:
- 2. Материалы служебной деятельности:
- 3. Материалы научной и педагогической деятельности:
- 4. Материалы о деятельности в научно-технических обществах:
- 5. Материалы о зарубежных командировках.
- 6. Дневники и дневниковые записи.
- 7. Переписка:
- 8. Биографические материалы:
- 9. Фотографии.
- 10. Материалы о В.Д.Журине:
- 11. Книги, собранные В.Д.Журиным:
- 1. Рукописи А.С.Серафимовича:
- 2. Записные книжки, блокноты и тетради с записями А.С.Серафимовича.
- 3. Письма А.С.Серафимовича:
- 4. Письма к А.С.Серафимовичу:
- 5. Материалы к биографии А.С.Серафимовича:
- 6. Материалы, собранные А.С.Серафимовичем для своих работ и по интересующим его темам.
- 7. Сценарии и либретто разных авторов по произведениям А.С.Серафимовича.
- 8. Книги, альбомы, ноты и другие материалы с дарственными надписями и посвящениями А.С.Серафимовичу.
- 9. Изобразительные материалы:
- 10. Статьи, отзывы и письма о А.С.Серафимовиче.
- 11. Воспоминания, отклики на смерть А.С.Серафимовича и материалы об увековечении его памяти.
- 1. Творческие материалы К.С.Петрова-Водкина:
- 2. Рукописи К.С.Петрова-Водкина:
- 3. Письма К.С.Петрова-Водкина.
- 4. Письма К.С.Петрову-Водкину.
- 5. Материалы к биографии К.С.Петрова-Водкина
- 6. Материалы, собранные К.С.Петровым-Водкиным.
- 7. Материалы о К.С.Петрове-Водкине.
- 8. Изобразительные материалы.
- 9. Материалы М.Ф.Петровой-Водкиной (жены)
- 1. Творческие материалы:
- 2. Материалы служебной и научной деятельности:
- 3. Переписка.
- 1. Документальные материалы Я.И.Ростовцева:
- 2. Документальные материалы В.Н.Ростовцевой (ур. Эмина) - жены Я.И.Ростовцева.
- 3. Документальные материалы Н.Я.Ростовцева - сына Я.И.Ростовцева:
- 4. Документальные материалы жены и детей Н.Я.Ростовцева - Марии Васильевны (урож. Бриджмен), Якова Николаевича и Александры Николаевны Ростовцевых.
- 5. Фотографии.
- 1. Документальные материалы периода деятельности Акинфия Никитича и Никиты Акинфиевича Демидовых. 1702-1786 гг. (Подлинники и копии указов Петра I, Сената, Берг-коллегии и других учреждений о разрешении постройки заводов, разработки и продажи железа, о приписке к заводам крестьян и т.п., записные книги указов, дела о разделе наследства Акинфия Демидова, переписка).
- 2. Материалы Николая Никитича Демидова 1773-1828 гг.:
- 3. Материалы Павла Николаевича Демидова. 1828-1840 гг.:
- 4. Материалы Анатолия Николаевича Демидова. 1822-1870 гг.:
- 5. Личные документы, переписка и дела остальных членов семьи Демидовых (Нижнетагильские ветви). 1830-1898 гг.
- 6. Материалы Петербургской конторы Демидовых. 1757-1828 гг.
- 7. Материалы Московской конторы Демидовых. 1787-1845 гг.
- 8. Материалы Одесской и Шептаковской контор Н.Н.Демидова. 1821-1837 гг.
- 9. Документы личных канцелярий Демидовых в Париже и в Италии (во Флоренции и в пригородных имениях Сан-Донато и Проталино). 1807-1883 гг.
- 10. Личная переписка и дела родственников Демидовых, их служащих в России и лиц, связанных с Демидовым (опекунов, подопечных, воспитанников и др.).
- 1. Документы XII-XVII вв. (документы Посольского и Новгородского приказов, Устюжской чети, документы по экономической истории Поморья, Шуйского и Романовского уездов).
- 2. Материалы по истории землевладения ХVII- нач. ХVIII вв. (писцовые книги, документы о земельных владениях по отдельным уездам).
- 3. Материалы по истории крепостного хозяйства XVII - 1-й половины XIX в. (материалы по истории хозяйства отдельных помещиков, систематизированные по лицам).
- 4. Материалы по истории военно-административной службы дворян и других служилых людей и их родословию XVI-XVII вв.
- 5. Материалы по истории монастырей и церкви XVII-XIX вв.
- 6. Материалы по истории законодательства 2-й пол. XVII-XVIII вв.
- 7. Материалы по истории местного управления XVIII-XIX вв.
- 8. Материалы по истории войн и внешней политики России, по истории стран Западной Европы XVIII-XIX вв.
- 9. Материалы по истории Архива Коллегии иностранных дел XIX в.
- 10. Материалы по истории Московского университета 1840-1850 гг. (к истории славяноведения в России сер. XIX в.)
- 11. Материалы по истории раскола и сектанства в России в XIX в.
- 12. Личные архивы (проф. Д.И.Беляева, Т.Ф. и С.Т. Большаковых, секретаря Московского археологического общества В.Е.Румянцева и др.)
- 13. Рукописные книги (история, литература, публицистика, география, медицина, военное дело, переводная литература).
Реквизиты документа
Полное наименование
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ОСНОВНЫХ ПРАВИЛ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ
Издатель
Руководитель Аппарата Президента и Правительства
Вид акта
Приказ
№ документа
№ 8
Редакция
Текущая редакция на 17.07.2012
Дата документа
13.12.2002
Источник оф. опубликования
САЗ 02-52
Скачать
Доступно по тарифу
К карточке документа
Карточка документа
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ОСНОВНЫХ ПРАВИЛ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ
Тип:
Приказ
Номер:
№ 8
Статус:
Опубликован
Редакция:
Текущая редакция на 17.07.2012
Организация:
Руководитель Аппарата Президента и Правительства
Дата:
13.12.2002