На главную
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ОСНОВНЫХ ПРАВИЛ РАБОТЫ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ ПРИДНЕСТРОВСКОЙ МОЛДАВСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
Приказ
№ 3С от 10.02.2011
САЗ 11-11
- 1. Утвердить Основные правила работы государственных архивов Приднестровской Молдавской Республики (Приложение № 1).
- 2. Настоящий Приказ вступает в силу со дня официального опубликования.
- 1. Общие положения
- 1. Архивный фонд Приднестровской Молдавской Республики
- 1. Архивный фонд Приднестровской Молдавской Республики в соответствии с Законом Приднестровской Молдавской Республики от 16 января 2009 года № 651-З-IV «Об архивном деле Приднестровской Молдавской Республики» (САЗ 09-3) представляет собой исторически сложившуюся и постоянно пополняющуюся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народа Приднестровской Молдавской Республики, относящихся к информационным ресурсам государства и подлежащим постоянному хранению.
- 2. Архивный фонд Приднестровской Молдавской Республики в зависимости от собственности на его документы, состоит из государственной и негосударственной частей.
- 3. Учетно-классификационной единицей Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики является архивный фонд. Под архивным фондом понимается совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой и подлежащих постоянному хранению. К архивному фонду приравнивается архивная коллекция.
- 2. Понятие государственного архива
- 4. Государственный архив (далее - архив) является специализированным государственным учреждением, осуществляющим комплектование, постоянное хранение, учет и использование документов Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики. Архив выполняет социально-культурные и другие функции некоммерческого характера во взаимодействии с органами государственной власти, государственными, общественными, научными, культурными и иными организациями, а также гражданами. В пределах, установленных законом, архив осуществляет правомочия по владению, пользованию и распоряжению частью документов Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики, осуществляет их постоянное хранение в режиме охраны и использования, обеспечивающем целостность исторически сложившихся документальных комплексов, их доступность для пользователей. В этих целях архив на основе единых научно-методических принципов обеспечивает сохранность принятых документов, осуществляет комплектование и учет документов органов государственной власти, государственных и иных организаций, физических лиц, создает и совершенствует научно-справочный аппарат, обеспечивает условия для использования документов юридическими и физическими лицами, осуществляет информационное обслуживание органов государственной власти и местного самоуправления, удовлетворение информационных потребностей и конституционных прав граждан, а также осуществляет самостоятельное использование документов в интересах граждан, общества и государства.
- 5. Архив представляет собой информационную систему - упорядоченную совокупность архивных фондов, коллекций, документов и создаваемых и используемых справочников к ним.
- 6. По своему профилю (составу документов, хранящихся и подлежащих хранению в архиве) архивы подразделяются на общие и специализированные, комплектующиеся и некомплектующиеся (исторические) архивы.
- 2. Организация и фондирование документов Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики
- 3. Организация документов в пределах Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики
- 7. Под организацией документов понимается совокупность административно-правовых и научно-методических решений и технических операций, применяемых к этим документам с учетом их принадлежности к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации и других особенностей, в целях их упорядочения и рационального архивного хранения по обособленным совокупностям архивных фондов.
- 8. Документы государственной части Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики подлежат хранению в государственных архивах. Допускается хранение отдельных видов архивных документов (документальных памятников) в государственных музеях, библиотеках.
- 9. Письменные и графические документы на бумажных носителях хранятся в общих и специализированных архивах и организуются по архивным фондам организаций и физических лиц, их образовавших, а также по архивным коллекциям.
- 4. Организация документов в государственных архивах
- 10. В архивах документы организуются по исторически и/или логически связанным совокупностям - архивным фондам и архивным коллекциям. По отношению к некоторым специальным видам документов допускается их нефондовая организация.
- 11. Все документы, отнесенные к составу Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики, вне зависимости от их происхождения, вида носителя, степени секретности, места хранения и формы собственности, являются ценными.
- 12. По категориям доступа документы делятся на открытые, ограниченного доступа и на хранящиеся на особых условиях доступа к ним.
- 5. Фондирование архивных документов
- 13. Фондирование состоит из определения (уточнения) фондовой принадлежности документов и хронологических границ архивных фондов с целью формирования архивных фондов, объединенных архивных фондов, архивных коллекций.
- 14. Определение фондовой принадлежности документов заключается в отнесении их к фонду соответствующего юридического или физического лица.
- 15. Объединенные архивные фонды могут быть сформированы из фондов:
- 16. Архивные коллекции поступают в архив в виде уже сложившихся документальных комплексов или образуются в архиве из отдельных разрозненных документов, имеющих определенные признаки общности, с целью эффективности их учета и использования. Состав коллекции может пополняться поступающими документами.
- 17. Документы, сформированные в архивные фонды, объединенные архивные фонды и архивные коллекции, перефондированию не подлежат. Перефондирование документов допускается в исключительных случаях, при обнаружении грубых ошибок фондирования.
- 18. Документы органов государственной власти, созданных при изменении конституционных основ государства и/или в соответствии с изменениями и дополнениями действующей Конституции Приднестровской Молдавской Республики составляют новые архивные фонды.
- 19. Документы органов государственной власти и местного самоуправления, образованных в связи с введением нового административно-территориального деления или изменением их территориальных границ, составляют новые архивные фонды. Документы органов государственной власти, местного самоуправления, сохранившихся при изменении границ территориальных образований, не образуют новых архивных фондов.
- 20. Документы организаций, перешедших из государственной в частную и иную негосударственную собственность, составляют с момента акционирования, приватизации организаций новые архивные фонды. Документы, созданные в процессе деятельности государственной организации и хранящиеся в образованной негосударственной структуре, при поступлении в архив включаются в фонд государственной организации.
- 21. Коренное изменение компетенции и функций организации и создание на ее базе новой организации, влечет за собой создание нового архивного фонда. Расширение или сужение круга ведения, объема, прав или территориальных границ деятельности организации без изменения ее первоначального назначения, не является основанием для создания нового архивного фонда.
- 22. При ликвидации организации с передачей всех или части ее функций одной или нескольким вновь созданным организациям документы каждой новой организации составляют новые архивные фонды.
- 6. Организация документов в пределах архивного фонда
- 23. В пределах архивного фонда учетно-классификационной единицей является единица хранения документов. Единицы хранения должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование.
- 24. Схема систематизации единиц хранения является основанием для внутренней организации документов архивного фонда и закрепляется описью (описями).
- 25. Распределение единиц хранения внутри фонда по делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих признаков:
- 26. Структурный и хронологический признаки применяются в двух вариантах схемы систематизации: хронологически-структурном и структурно-хронологическом.
- 27. Хронологически-функциональная или функционально-хронологическая схема систематизации единиц хранения применяются по отношению к фондам организаций с часто менявшейся структурой.
- 28. Хронологически-тематическая или тематически-хронологическая схемы систематизации единиц хранения применяются по отношению к небольшим по объему фондам, а также к отдельным архивным коллекциям. В первом случае единицы хранения располагаются сначала по хронологии, и внутри каждого года по отдельным темам (вопросам); во втором случае единицы хранения сначала группируются по темам (вопросам), а затем внутри каждой темы по хронологии.
- 29. При выборе признаков группировки единиц хранения в пределах названных в пунктах 26-28 схем систематизации учитывается значение того или иного признака для отражения делопроизводственной и смысловой связи между единицами хранения каждого конкретного фонда и создания наиболее удобной для использования документов системы их организации.
- 30. Схемы систематизации единиц хранения фондов личного происхождения определяются составом фондообразователей (отдельное лицо, семья, род), характером их деятельности, составом и объемом документов фонда. Рекомендуется следующая примерная схема:
- 31. При распределении единиц хранения в соответствии со схемой систематизации необходимо иметь в виду следующее:
- 32. Систематизация документов, находящихся в состоянии россыпи, документов личного происхождения, или других документов, по каким-либо причинам поступивших в архив в необработанном состоянии, осуществляется в следующем порядке:
- 7. Нефондовая организация аудиовизуальных, машиночитаемых (электронных) документов
- 33. Нефондовая организация аудиовизуальных документов - организация кино-, фото-, фоно- и видеодокументов по их видам, т.е. совокупностям документов, образовавшихся в деятельности одного или нескольких фондообразователей и объединенных по одному или нескольким внешним признакам (цветности, материалу носителя информации, его формату, системе записи звуковой информации и др.). Аналогичным образом систематизируются видеодокументы.
- 34. Машиночитаемые (электронные) документы систематизируются по видам носителей информации (магнитные ленты, лазерные и жесткие диски, компакт-диски, дискеты); внутри видов - по форматам представления информации, и далее - по характеру зафиксированной информации.
- 3. Организация работы архива
- 8. Управление архивом
- 35. Под управлением архивом понимается организация деятельности по выполнению его работниками задач и функций архива. Управление архивом осуществляется на основе законодательных актов Приднестровской Молдавской Республики, межотраслевых и отраслевых нормативных документов, настоящих Правил с помощью организационно-распорядительных (административных), экономических (финансовых) методов и социальных (моральных) стимулов.
- 36. Основными нормативными документами по организации деятельности архива являются устав (положение) архива, положения о его структурных подразделениях, структура и штатное расписание архива, смета расходов, должностные инструкции работников.
- 37. В архиве на правах научно-совещательных органов, с привлечением представителей других организаций и научной общественности создаются:
- 9. Планирование и отчетность архива
- 38. Планирование работы осуществляется архивом самостоятельно, на основе анализа результатов деятельности, с учетом планов (программ) развития архивного дела, рекомендаций Государственной службы управления документацией и архивами Приднестровской Молдавской Республики.
- 39. При планировании работы архива на год определяются приоритетные направления, виды работ, их объемы и исполнители, учитываются штатные, финансовые и материально-технические возможности, решаются вопросы координации структурных подразделений архива. При необходимости проводится штатная перестановка.
- 40. План структурного подразделения составляется на срок и по форме, определяемым директором архива, и утверждается им. План структурного подразделения включает профильные данному подразделению основные показатели плана работы архива на год и может включать объемы и виды работ, контролируемые только руководителем структурного подразделения архива.
- 41. Индивидуальный план работника составляется на срок и по форме, определяемым директором архива, и утверждается руководителем структурного подразделения. Индивидуальный план работника составляется на основе плана структурного подразделения.
- 42. Контроль за выполнением планов и качеством работы осуществляется руководством архива и его структурных подразделений постоянно. Ход и результаты выполнения плана и качества работы рассматриваются руководством архива, доводятся до сведения трудового коллектива.
- 43. Отчет о выполнении плана работы архива за год, полугодие (квартал) составляется по схеме плана. В разделах отчета в сжатой форме дается анализ основных итогов работы, показывается результативность проведенных организационно-методических мероприятий.
- 44. Учет труда работников архива осуществляется в целях контроля за выполнением запланированных работ, норм времени и выработки, использованием рабочего времени по форме и в порядке, устанавливаемым директором архива. В архиве или его подразделениях ведется также Табель учета и использования рабочего времени.
- 10. Организация труда работников архива
- 45. Под организацией труда работников архива понимается подбор и рациональная расстановка кадров, эффективное использование материально-технических ресурсов, создание благоприятных условий для работников с целью сохранения их здоровья, повышения качества работ.
- 46. Подбор кадров, их расстановка и использование в архиве осуществляются в соответствии с его задачами и квалификационными требованиями по должностям.
- 47. В целях совершенствования профессиональных навыков, повышения уровня знаний, овладения современными достижениями науки и техники проводятся мероприятия по повышению квалификации работников архива. Формы повышения квалификации (стажировка, курсы переподготовки, получение дополнительного образования) определяются в плане работы архива на год.
- 50. Разделение и кооперация труда предусматривают разграничение деятельности работников и их группировку по характеру выполняемых функций, установление взаимосвязи между отдельными работниками и структурными подразделениями в едином процессе труда.
- 51. Руководство архива обеспечивает благоприятные условия и охрану труда в архиве, в том числе рациональный режим труда и отдыха работников, организацию рабочих мест и их оснащение необходимыми материалами, оборудованием и оргтехникой, улучшение условий труда в рабочих помещениях (температура и влажность воздуха, степень шума, запыленность, освещение, удобное размещение рабочих мест) в соответствии с действующими нормативами, а также противопожарную безопасность и соблюдение правил пользования техническими средствами.
- 11. Выполнение платных работ и услуг
- 52. Номенклатура платных работ и услуг, выполняемых архивами, устанавливается Государственной службой управления документацией и архивами Приднестровской Молдавской Республики. Архив на основе указанной номенклатуры с учетом условий своей деятельности (состава и содержания хранящихся документов, круга потребителей работ и услуг, технических возможностей), может разрабатывать более детальный перечень платных работ и услуг, который утверждается директором.
- 53. При выполнении платных работ и услуг или совместных работ отношения архива со сторонними организациями и потребителями, в том числе зарубежными, могут закрепляться договором, в котором устанавливаются предмет договора, обязательства сторон, сроки и объемы выполняемых работ и услуг, форма и условия оплаты, порядок разрешения спорных ситуаций и расторжения договора.
- 54. В целях повышения научной обоснованности, эффективности и качества работы по реализации задач и функций, архив ведет научно-исследовательскую и методическую работу в области архивоведения, документоведения, археографии, источниковедения, других смежных с ними научных дисциплин.
- 55. Основными формами научно-исследовательской и методической работы архива являются:
- 56. Архив проводит научные исследования самостоятельно и/или совместно с другими архивами, научными организациями в рамках плана научно-исследовательской работы Государственной службы управления документацией и архивами Приднестровской Молдавской Республики, государственных целевых программ развития архивного дела, плана работы архива на год.
- 57. Методические пособия по направлениям и видам выполняемых работ архив готовит, как правило, на основе нормативно-методических документов Государственной службы управления документацией и архивами Приднестровской Молдавской Республики, отраслевых научных разработок.
- 58. Внедрение результатов научно-исследовательской и методической работы подразделяется на экспериментальное (в рамках разработки научной темы) и практическое.
- 59. Центром научно-технической информации, информационного обеспечения основных направлений деятельности архива является его справочно-информационный фонд (далее - СИФ), представляющий собой совокупность опубликованных и неопубликованных научно-методических и других документов по проблемам архивоведения, документоведения, археографии, других смежных с ними научных дисциплин, справочно-поискового аппарата к ним, а также справочной литературы и материалов, необходимых для деятельности архива.
- 12. Организация применения информационных технологий в архиве
- 60. Архив при выполнении своих задач и функций использует автоматизированные информационные технологии (далее - ИТ). Организация применения информационных технологий в архиве включает в себя:
- 61. В архиве создается интегрированная информационная система (далее - ИС), представляющая собой комплекс взаимосвязанных БД по основным направлениям деятельности архива и процедуры автоматизированного анализа и обработки вторичной документной информации, сведений из учетных и других документов архива. В рамках ИС решаются задачи по автоматизированному учету и поиску документов; контролю за обеспечением их сохранности; ведению списков источников комплектования; учету использования документов архива и другие.
- 62. При использовании архивом собственных программных разработок в них должны предусматриваться:
- 63. Для эффективного ведения и использования БД, организации распределенных БД, обмена файлами и сообщениями, коллективной подготовки документов и т.п. в архиве устанавливается локальная вычислительная сеть (далее - ЛВС). Поддержку работоспособности ПО ЛВС, совместимости с ним приложений и БД, ведение парольного доступа осуществляет администратор сети, как правило, работник структурного подразделения, на которое возложена организация применения ИТ в архиве.
- 64. Доступ работников архива к БД организуется в соответствии с их обязанностями и полномочиями. Доступ регулируется системой парольной защиты компьютеров и информационных массивов.
- 65. Базы данных, созданные архивом, подлежат государственной регистрации в установленном порядке.
- 13. Организация работы архива с издательством
- 14. Правовая охрана информационных продуктов, созданных в архиве
- 15. Этический кодекс архивиста
- 16. Ответственность работников архива за нарушение
- 4. Обеспечение сохранности документов архива
- 17. Понятие обеспечения сохранности документов
- 18. Создание оптимальных условий хранения документов
- 71. Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:
- 72. Архив размещается в специально построенном или приспособленном для постоянного хранения документов здании, или отдельных помещениях зданий.
- 72. Размещение архива в приспособленных зданиях и помещениях производится в установленном порядке после проведения их экспертизы. Экспертиза должна установить степень огнестойкости здания, долговечность его основных конструкций и прочность межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, состояние помещений здания (поэтажных, подвальных, чердачных), наличие и состояние отопительных и вентиляционных систем. Экспертиза проводится представителями архива, пожарных, охранных, строительных, санитарно-эпидемиологических и других специальных служб. По итогам экспертизы составляется акт.
- 73. Хранилища должны быть максимально удалены от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. Хранилища отделяются от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В хранилищах не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, а также технологические или бытовые выводы воды.
- 74. Не допускается хранение фоно-, видео- и машиночитаемых (электронных) документов на носителях с магнитным рабочим слоем в хранилищах с паразитными постоянными или переменными магнитными полями напряженностью более 400 А/м.
- 75. Электропроводка в хранилищах должна быть скрытой, штепсельные розетки для переносной аппаратуры (пылесосов, ламп и т.д.) - герметичными или полугерметичными. Шнуры переносной аппаратуры должны иметь резиновую изоляцию. Хранилища оборудуются общими и поэтажными электрическими рубильниками. Рубильники, распределительные электрощиты и предохранители, обеспечивающие питание розеток и их отключение, устанавливаются вне хранилищ. По окончании работы в хранилище аппаратура, электрические розетки последовательно обесточиваются.
- 76. Здания архивов и хранилища должны быть оборудованы средствами пожаротушения и противопожарным водоснабжением.
- 77. В целях противопожарной безопасности в процессе работы с документами на нитрооснове запрещается:
- 78. Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Это обеспечивается хранением документов в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, а также соблюдением установленного светового режима.
- 79. В хранилищах, оборудованных системами кондиционирования воздуха, при хранении документов на бумажной основе должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим: температуру 17-19 С, относительная влажность воздуха 50-55%.
- Таблица 1
- 80. В хранилищах с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима хранения с применением рационального отопления и проветривания помещений, а также механических средств увлажнения или осушения воздуха.
- 81. Температурно-влажностный режим хранения документов контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время: в кондиционируемых помещениях - не реже 1 раза в неделю; в хранилищах с нерегулируемым климатом - 2 раза в неделю; при нарушениях режима хранения - 1 раз в сутки.
- 82. Хранилища и другие помещения архива должны содержаться в чистоте и образцовом порядке, исключающем возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли; в них должны соблюдаться следующие требования санитарно-гигиенического режима.
- 83. С целью своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов документы (выборочно) и помещения хранилищ должны 2 раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) подвергаться обязательному энтомологическому и микологическому осмотру. При обнаружении биологических вредителей принимаются немедленные меры по обработке документов, средств хранения, хранилищ:
- 84. Хранилища должны быть оборудованы стационарными или передвижными металлическими стеллажами. Допускается эксплуатация существующих стационарных деревянных стеллажей, находящихся в нормальном санитарно-биологическом состоянии и обработанных огнезащитными составами. В помещениях с оптимальным температурно-влажностным режимом допускается применение передвижных металлических стеллажей. В качестве вспомогательного или специального оборудования могут использоваться металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, а также стационарные отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками.
- 85. Документы на бумажной основе размещаются на стеллажах, в металлических шкафах горизонтально или вертикально в коробках или других первичных средствах хранения (папках, футлярах).
- 86. Охранный режим архива обеспечивается посредством технической укрепленности и оборудования здания средствами охранной сигнализации, организации поста охраны, опечатывания помещений, соблюдения пропускного режима и порядка доступа в хранилища.
- 87. Хранилища в рабочее время должны быть закрыты на ключ. Ключи от дверей хранилища в рабочее время находятся у заведующего хранилищем или лица, его замещающего.
- 19. Размещение документов в хранилищах
- 88. Документы в хранилищах располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в пределах групп или отдельных фондов в соответствии с учетными документами, а также оперативный поиск.
- 89. Различные виды аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов хранятся в обособленных помещениях в зависимости от нормативных режимов хранения для их носителей.
- 90. Фонд пользования размещается в зависимости от вида носителя копий.
- 91. Основные и вспомогательные учетные документы по архиву в целом размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении работника(ов), ответственного(ых) за учет документов архива.
- 92. Все помещения архива (здания, корпуса, этажи, ярусы, хранилища, комнаты) а также стеллажи, сейфы, шкафы и полки нумеруются.
- 93. Каждое первичное средство хранения документов (коробка, папка и т.д.) снабжается ярлыком, на котором указывается название и номер фонда, а также номер описи, первый и последний номера единиц хранения, номера отсутствующих единиц хранения.
- 20. Контроль наличия, технического и физико-химического состояния документов
- 94. Проверка наличия и состояния документов проводится в целях установления соответствия фактического наличия единиц хранения их количеству, числящемуся по учетным документам, выявления документов, подлежащих различным видам реставрационной и технической обработки.
- 95. Проверки наличия и состояния документов проводятся в плановом порядке, а также единовременно(внеочередные).
- 96. В начале проверки наличия и состояния документов проводится выверка учетных документов, которая включает: установление полноты учетных документов на проверяемые архивные фонды и документы, сверку их сопоставимых показателей, уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи (книге учета и описания) и проверку правильности составления их итоговых записей. Выверка учетной документации и проверка ее наличия может проводиться и как самостоятельный вид работы.
- 97. Результаты проверки наличия и состояния документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния документов (приложение № 6) и в акте проверки наличия и состояния документов (приложение № 7).
- 98. По окончании проверки наличия и состояния документов в конце описи (книги учета и описания) проставляется штамп «проверено», дата, должность и подпись лица, производившего проверку.
- 99. Розыск документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, организуется с момента выявления их отсутствия, и проводится в течение одного года как непосредственно в архиве, так и в других организациях. Руководство архива имеет право продлить срок розыска на основании докладной записки руководителя соответствующего структурного подразделения архива, но не более, чем на 1 год.
- 100. Прием и размещение в хранилищах документов, поступивших в архив, без предварительной проверки их физического состояния не допускается. Поступившие в архив документы до передачи в хранилище размещают в помещении приема и временного хранения, освобождают от транспортной тары, раскладывают на стеллажах и столах. Не допускается складирование поступивших документов в неразобранном виде.
- 101. Оценка физического и технического состояния поступивших документов, а также их страховых копий проводится не позднее 3 мес. с момента приема документов на хранение в архив.
- 102. Поступившие документы, пораженные биологическими вредителями (насекомые, активная плесень) направляются на санитарно-гигиеническую обработку (дезинфекция, дезинсекция). Их выделение следует проводить оперативно, с выполнением мер изоляции пораженных документов.
- 103. Поступившие аудиовизуальные и машиночитаемые (электронные) документы при подготовке к хранению подлежат:
- 104. Контроль физико-химического и технического состояния документов в процессе хранения проводится с целью выявления поврежденных документов и документов с потенциально опасным физическим или биологическим состоянием и осуществляется:
- 105. Контроль физического состояния документов на бумажной основе в процессе их хранения проводится с целью выявления документов: влажных, пораженных биологическими вредителями (плесень, насекомые), с дефектами бумаги и текста.
- 106. Контроль технического состояния аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов в процессе их хранения осуществляется с целью проверки:
- 107. Учет физического и технического состояния документов на бумажной основе осуществляется в:
- 108. Учет физико-химического и технического состояния аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов осуществляется в:
- 109. На неисправимо поврежденные документы составляются заключения реставраторов и специалистов подразделения, осуществляющего хранение документов архива, о полной невозможности восстановления их основы и использования текстовой и изобразительной информации, акт о неисправимых повреждениях документов (приложение № 10), которые представляются в вышестоящий орган управления архивным делом для принятия окончательного решения о снятии документов с учета.
- 21. Специальная физико-химическая и техническая обработка документов
- 110. Специальная обработка документов проводится с целью:
- 111. Аудиовизуальные и машиночитаемые (электронные) документы подвергаются следующим реставрационным и консервационно-профилактическим работам в зависимости от физической природы носителя:
- 112. Работы по специальной обработке документов подразделяются на плановые, выполняемые в режиме очередности, и внеочередные.
- 22. Выдача документов и описей из хранилища
- 113. Документы и описи выдаются из хранилища:
- 114. Документы выдаются из хранилища на срок, не превышающий:
- 115. Запрещается выдача из хранилища дел Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики организациям во временное пользование с выносом дел за пределы архива.
- 116. Документы, находящиеся в плохом физическом состоянии, имеющие копии фонда пользования, а также документы, не прошедшие научного описания и технического оформления, для использования не выдаются.
- 117. Документы из хранилища выдаются с письменного разрешения:
- 118. Выдача копий фонда пользования оформляется заказами (требованиями) на выдачу документов (приложение № 19) и регистрируется в книге (книгах) выдачи копий фонда пользования, ведущихся централизованно или раздельно по каждому хранилищу.
- 119. Выдача описей оформляется заказами (требованиями) на выдачу документов (приложение № 19) и регистрируется в книге выдачи описей, в которой расписывается получивший опись работник архива.
- 120. При транспортировке документов на любые расстояния соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту документов от осадков, света, механических повреждений.
- 121. Для внутриархивных перемещений используются передвижные тележки и другие средства транспортировки.
- 23. Контроль за сохранностью выданных документов. Возвращение документов в хранилища
- 122. Выверка книг выдачи документов проводится один раз в квартал или в полугодие. Если в результате выверки книг выдачи установлен факт нарушения сроков возвращения документов, выясняются его причины и принимаются меры к возврату документов. Если местонахождение и наличие не возвращенных в срок документов установлены и невозвращение вызвано необходимостью дальнейшего использования, их выдача переоформляется. При задержке возвращения документов без уважительных причин предпринимаются меры для их немедленного возврата в хранилище.
- 123. При возвращении документов в хранилище осуществляется полистная проверка их физического состояния в установленном порядке. В книгах выдачи документов делается отметка о возвращении документов в присутствии возвративших их работников архива. Если выявлены повреждения возвращаемых документов, составляется акт, который подписывается работником хранилища и лицом, возвращающим документы, и представляется на рассмотрение руководства архива.
- 24. Создание страхового фонда документов и фонда пользования
- 124. Страховой фонд документов представляет собой совокупность страховых копий документов и создается в целях сохранения документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов, является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов документов в специальных хранилищах страхового фонда.
- 125. Очередность страхового копирования определяется ценностью и информационной значимостью документов, физическим состоянием и интенсивностью обращения к ним. Из фондов, равноценных по значению, первоочередному копированию подлежат фонды, документы которых находятся в плохом физическом (техническом) состоянии и наиболее интенсивно используются, а также цветные кино- и фотодокументы, фотодокументы на стеклянной основе.
- 126. Страховой копией документа на бумажной основе является негативная микроформа (микрофильм или микрофиша) 1-го поколения, изготовленная на фотографической галогеносеребряной пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования документов.
- 127. Фонд пользования, изготовленный в результате работ по страховому копированию документов, создается в обязательном комплекте.
- 128. Все страховые копии должны соответствовать оригиналу как по содержанию, так и по ряду внешних признаков.
- 129. Централизованное хранение страховых копий осуществляет специальное хранилище - Центр хранения страхового фонда (далее - ЦХСФ).
- 25. Обеспечение сохранности документов при чрезвычайных ситуациях
- 5. Учет документов в архиве
- 26. Понятие и правовые основы учета документов
- 131. Учет документов - это определение их количества и состава в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах. На основе фиксации в учетных документах принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу документов учет обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска документов, контроля за их наличием и состоянием на основе единого методического обеспечения.
- 132. Архив в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики осуществляет государственный учет документов и представляет в порядке, определенном Регламентом, учетные сведения в вышестоящий орган управления архивным делом для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики.
- 133. Учет производится путем присвоения документам (единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, являющихся составной частью архивных шифров.
- 27. Единицы учета документов
- 134. Основными единицами учета документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются:
- 135. Единица хранения - физически обособленные документ или совокупность документов.
- 136. Единица учета кинодокументов - одна или несколько единиц хранения, относящихся к определенным фильму, журналу, спецвыпуску, сюжету.
- 28. Организация учета документов в архиве
- 29. Система учетных документов архива, их целевое назначение и требования к ведению
- 138. Система учетных документов архива - комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных, отражающих количество и состав документов архива и их изменения, являющаяся составной частью системы государственного учета документов Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики.
- 139. В архиве ведутся основные и вспомогательные учетные документы. Состав и формы основных учетных документов определены настоящими Правилами. Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом самостоятельно.
- 140. Вспомогательные учетные документы: карточки и книги движения фондов, описей, документов, книги учета документов, переданных в другие архивы, книги учета фондов и документов, выделенных к уничтожению, книги повидового учета документов, паспорта фондов и др., внутренние описи дел, фотоальбомов.
- 141. Учет документов за досоветский период и период после 1917 года, ведется раздельно, за исключением специализированных архивов, хранящих документы личного происхождения и аудиовизуальные документы. Книги учета поступлений документов, списки и листы фондов ведутся по каждому периоду с самостоятельной порядковой нумерацией фондов.
- 142. Изменения в учетные документы вносятся только на основании соответствующих актов, утвержденных в установленном порядке.
- 143. Список фондов (приложение № 24). Номер присвоенный фонду по списку фондов, является его учетным номером, сохраняется за ним во всех учетных документах и является составной частью архивного шифра документов данного фонда.
- 144. Лист фонда (приложение № 25) - составляется на каждый фонд. В нем учитываются все документы фонда, включая неописанные и секретные.
- 145. Лист учета аудиовизуальных документов (приложения №№ 26, 26а) - составляется при нефондовой организации документов раздельно на различные виды кинофотофонодокументов и видеодокументов. Порядок нумерации и хранения листов учета аудиовизуальных документов аналогичен порядку нумерации и хранения листов фондов.
- 146. Опись дел, документов (приложения №№ 27-27ж). Единицы хранения, единицы учета учитываются в описи в соответствии с их систематизацией за порядковыми учетными номерами.
- 147. Реестр описей (приложение № 28). По реестру описей ведется поединичный и суммарный учет описей. В зависимости от организации работы по учету в архиве реестры описей ведутся в рамках хранилищ и/или архива в целом, что отражается в схеме учета документов.
- 148. Паспорт архивохранилища составляется ежегодно каждым архивохранилищем и отражает объем размещенных в нем фондов, дел и документов.
- 149. Дело фонда. Делу фонда присваивается номер фонда, на который оно заведено. В дело фонда включаются: историческая справка, акты, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, в том числе акты о рассекречивании документов, копия характеристики фонда, составленной для путеводителя (справочника), рабочие инструкции по усовершенствованию и переработке описей фонда, схемы систематизации его документов.
- 150. Историческая справка о фондообразователе и фонде. На ее основании заполняются основные учетные документы архива в части отражения в них истории организации-фондообразователя. Справка подписывается составителем.
- 151. Учетные базы данных (БД) ведутся для:
- 30. Порядок учета документов
- 152. Документы поступают в архив на хранение на основании:
- 153. В книгу учета поступлений документов (приложения №№ 23, 23а) последовательно вносятся все первичные и повторные поступления документов. Каждое поступление получает один порядковый номер независимо от того, состоит ли оно из документов одного или нескольких фондов; одного или нескольких видов кинофотофоновидеодокументов. Нумерация поступлений ведется в валовом порядке.
- 154. В список фондов (приложение № 24) фонд записывается только один раз, при первом поступлении в архив. Не допускается внесение фонда в список фондов ранее поступления его документов на хранение.
- 155. Лист фонда (приложение № 25) заполняется с соблюдением следующих основных требований.
- 156. Учет выбытия документов из архива. Документы выбывают из архива на основании:
- 157. Количество документов архива изменяется (увеличивается и/или уменьшается) в результате:
- 158. Уникальные документы подлежат специальному государственному учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики, ведение которого осуществляет Государственная служба управления документацией и архивами Приднестровской Молдавской Республики.
- 159. Учет особо ценных документов ведется по:
- 160. Учет секретных и рассекреченных документов. Учет секретных документов ведется в соответствии с требованиями специальной инструкции. В учетных документах и архивных шифрах единиц хранения секретные фонды, описи, единицы хранения обозначают индексом «с» (секретно), «сс» (совершенно секретно), «ов» (особой важности).
- 161. Учет поступлений документов личного происхождения ведется на основании акта приема на хранение документов личного происхождения (приложение № 38) после отнесения документов личного происхождения к составу Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики и определения в договоре, заключенном с собственником документов, условий их хранения и использования. К акту прилагается сдаточная опись документов, составленная собственником документов или работником архива по согласованию с собственником и утвержденная экспертно-проверочной комиссией. При этом в сдаточной описи отмечается наличие уникальных и особо ценных документов.
- 162. Учет документов по личному составу, поступивших в архив, за исключением документов, принятых на временное, в том числе депозитарное хранение, осуществляется на общих основаниях.
- 163. Документы, отнесенные в установленном порядке к составу негосударственной части Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики и принятые на временное, в том числе депозитарное хранение на основании акта приема-передачи документов на хранение (приложение № 37), учитываются в основных учетных документах архива с соблюдением следующих особенностей.
- 164. Учет копий документов на правах подлинников.
- 165. Количество листов в делах и единиц хранения в составе единиц учета аудиовизуальных документов учитываются на основе их нумерации и фиксируется:
- 31. Учет страхового фонда и фонда пользования
- 166. Объем страхового фонда измеряется в единицах учета и единицах хранения, а также в:
- 167. Учет страхового фонда и фонда пользования документов на бумажной основе, изготовленного на рулонной пленке.
- 168. За единицу учета страхового фонда документов на бумажной основе на микрофишах принимается одна или несколько микрофиш, отснятых с одного дела и помещенных в один конверт, за единицу хранения - микрофиша.
- 169. Единицы учета и единицы хранения страхового фонда и фонда пользования аудиовизуальных документов идентичны единицам учета и единицам хранения аудиовизуальных документов.
- 170. Учет копий документов ведется в книге учета копий документов, состав реквизитов которой зависит от способа изготовления копий.
- 171. Одновременно с учетом копий в книгах учета на них составляются учетно-справочные карточки, или соответствующая информация вводится в базу данных. Учетно-справочные карточки составляются отдельно на каждую единицу хранения, единицу учета, при необходимости - на каждый документ и формируются в картотеки (по способу изготовления копий). Внутри каждой из картотек карточки располагаются в порядке возрастания номеров фондов, описей, единиц хранения, единиц учета, листов.
- 172. Учет библиотечного (справочно-информационного) фонда архива ведется в соответствии с порядком, установленным для библиотечных фондов.
- 6. Комплектование архива и экспертиза ценности документов
- 32. Комплектование архива и экспертиза ценности документов
- 173. Комплектование архива - это систематическое пополнение архива документами Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики в соответствии с его профилем.
- 174. Источниками комплектования архива являются организации и физические лица, в деятельности которых образуются документы Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики, подлежащие передаче на постоянное хранение в архив в обязательном порядке или на основании соглашения (договора).
- 175. Комплектование архива осуществляется в соответствии со списками юридических и физических лиц - источников комплектования архива.
- 176. Государственные организации - источники комплектования архива, имеющие право депозитарного хранения документов сверх установленного срока, учитываются в соответствии с порядком, устанавливаемым Государственной службой управления документацией и архивами Приднестровской Молдавской Республики. Эти организации включаются в список юридических лиц - источников комплектования архива, в графе «Примечание» которого делается соответствующая отметка.
- 177. Отнесение документов к составу Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики производится на основании экспертизы их ценности.
- 178. Документы организаций - источников комплектования могут поступать на хранение в архив полностью и выборочно.
- 179. Архив осуществляет прием документов в соответствии с планом-графиком, составленным с учетом установленных сроков передачи документов на постоянное хранение, согласованным с организациями - источниками комплектования.
- 180. Передача документов из одного архива в другой осуществляются на основании решения Государственной службы управления документацией и архивами Приднестровской Молдавской Республики в связи с уточнением профиля архива, а также по результатам экспертизы ценности документов по личному составу.
- 181. Документы негосударственных организаций принимаются на хранение в архив в соответствии с условиями соглашения (договора):
- 182. Документы от физических лиц, отнесенные к составу Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики, поступают в архив:
- 183. При ликвидации органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных организаций включенные в состав Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики документы принимаются на постоянное хранение в государственные архивы Приднестровской Молдавской Республики.
- 33. Организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве
- 184. Архив в пределах предоставленных ему полномочий в целях формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики, находящихся на временном хранении, осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве организаций по следующим направлениям:
- 185. Архив оказывает методическую и практическую помощь организациям в подготовке нормативно-методических пособий по организации документов в делопроизводстве и их внедрении. Архив совместно с организациями:
- 186. Взаимодействуя с экспертными комиссиями организаций архив:
- 187. Архив ведет государственный учет документов, хранящихся в ведомственных архивах - источников комплектования в соответствии с Распоряжением Администрации Президента от 9 февраля 2001 года № 45р/а «Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики» (регистрационный № 922 от 1 марта 2001 года) по следующим формам:
- 188. Архив совместно с органом управления архивным делом или самостоятельно организует повышение квалификации работников архивных и делопроизводственных служб организаций, председателей и членов экспертных комиссий. Основными формами повышения квалификации являются:
- 189. Архив организует свою работу с организациями, имеющими право депозитарного хранения документов, на основании и в развитие соглашений (договоров), заключенных Государственной службой управления документацией и архивами Приднестровской Молдавской Республики с соответствующими органами государственной власти.
- 190. Архив взаимодействует с негосударственными организациями и физическими лицами-собственниками документов на основании соглашения (договора). В соответствии с условиями соглашения (договора) архив может оказывать негосударственным организациям необходимую методическую и практическую помощь в постановке делопроизводства и организации работы негосударственного архива, а также взаимодействовать с ними.
- 7. Описание архивных документов и научно-справочный аппарата к документам архива
- 34. Понятие, уровни и элементы описания документов
- 191. Под описанием документов понимается:
- 192. Описание документов архива проводится на трех основных уровнях в соответствии с организацией его документов: фонд, единица хранения, единица учета, документ. При этом единицей описания и объектом описания является фонд, единица хранения, единица учета, документ.
- 193. Описание имеет свою структуру и состоит из отдельных элементов, которые помещаются в соответствующие разделы (базы данных) интегрированной информационной системы архива. Полученная таким образом совокупность данных используется в том числе в качестве автоматизированного научно-справочного аппарата, для формирования ряда учетных документов, при создании путеводителей и других типов справочников, перечней.
- 35. Описание на основных уровнях
- 194. Описание на уровне фонда включает следующие элементы: название фонда, справочные данные, информацию по истории образования и хранения фонда, аннотацию, библиографию, информацию об условиях доступа и использования.
- 195. Описание на уровне единицы хранения, единицы учета включает: название фонда; название структурной части фондообразователя; заголовок; справочные данные; вид носителя информации; информацию об условиях доступа и использования. Заголовок может дополняться аннотацией отдельных документов или группы документов.
- 196. Описание на уровне документа включает:
- 36. Научно-справочный аппарат
- 37. Архивные справочники
- 198. Архивные справочники делятся на типы, определяемые их целевым назначением: опись, путеводитель, каталог, указатель, обзор. В свою очередь каждый из этих типов имеет виды и разновидности.
- 199. Опись дел, документов (приложения №№ 27-27ж) - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, единиц учета, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета.
- 200. Путеводитель - архивный справочник, содержащий сведения о документах и/или фондах архива (архивов) в систематизированном виде и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием. В зависимости от наличия информации о фондах одного или нескольких архивов путеводители подразделяются на архивные (внутриархивные) и межархивные. Архивные (внутриархивные) путеводители подразделяются на: путеводитель по фондам; тематический путеводитель по фондам; краткий справочник по фондам, путеводитель по архиву, путеводитель по кинофотофонодокументам архива. Межархивные путеводители подразделяются на: путеводитель по фондам архивов; тематический путеводитель по фондам архивов; краткий справочник по фондам архивов.
- 201. Каталог - межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации.
- 202. Указатель - архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных. Основными видами указателей являются: предметный (его разновидности - тематический, именной, географический), хронологический. По группировке понятий внутри указателя различаются алфавитные, систематические и хронологические указатели.
- 203. Обзор - архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов, дополненные их источниковедческим анализом.
- 38. Автоматизированный научно-справочный аппарат
- 39. Подготовка архивных справочников к изданию
- 8. Использование документов архива
- 40. Формы использования документов
- 41. Виды запросов и информационных документов
- 42. Порядок исполнения запросов пользователей
- 209. Запрос пользователя рассматривается и исполняется архивом при наличии в запросе наименования юридического лица (для граждан - фамилии, имени и отчества), почтового и/или электронного адреса пользователя, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации.
- 210. Архивные справки, архивные выписки и машинописные копии составляются на бланке архива с обозначением названия документа «Архивная справка», «Архивная выписка» и «Архивная копия».
- 211. Архив выдает архивные справки, архивные выписки и архивные копии под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа, доверенным лицам - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке.
- 212. Подлинные личные документы могут изыматься из дел и выдаваться их владельцам, родственникам или доверенным лицам по их письменным заявлениям с разрешения руководства архива.
- 43. Работа читального зала архива
- 44. Обеспечение доступа пользователей к архивным документам
- 214. Архив предоставляет для пользования всем юридическим и физическим лицам открытые документы Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики и справочники к ним.
- 215. По требованию гражданина ему предоставляются для ознакомления все документы, касающиеся его, а также могут быть изготовлены их копии. Ограничения на доступ гражданина к информации о нем возможны лишь в случаях, предусмотренных законодательством Приднестровской Молдавской Республики.
- 45. Ответственность работников архива при работе с документами ограниченного доступа
- 46. Организация работы архива по подготовке выставок
- 217. Выставка документов - это художественно оформленная подборка документов и/или их копий на определенную тему, предназначенная для публичной демонстрации (экспонирования).
- 218. Подготовка документов и других материалов к экспонированию включает: реставрацию подлинных документов и материалов; изготовление копий фонда пользования и муляжей, а также страховых копий.
- 47. Использование документов архива в средствах массовой информации
- 48. Организация и проведение информационных мероприятий с использованием документов
- 49. Учет использования документов архива
- 50. Копирование документов и оформление копий, изготовленных по заказам пользователей
- 222. По заказам пользователей изготавливаются ксерокопии, микрокопии, фотоотпечатки, позитивы кинофотодокументов, а также копии на электронных носителях в зависимости от технических возможностей архива.
- 223. На копиях, изготовленных по заказам пользователей, архивом указываются поисковые данные документов.
- 51. Публикационная деятельность архива
- 224. Публикационная деятельность архива - совокупность работ по подготовке документальных публикаций, включающая определение типа, вида и формы публикации, организацию подготовки публикации, выявление и отбор документов, выбор и передачу текста, археографическое оформление документов и составление к ним научно-справочного аппарата, формирование макета документальной публикации, работу с издательством.
- 225. Типы документальных публикаций определяются их целевым назначением. Различаются научный, научно-популярный и учебный типы изданий. Все они основываются на научных принципах подготовки, но отличаются спецификой отбора источников, приемов передачи текста документов и составом научно-справочного аппарата.
- 226. Архив осуществляет мероприятия, необходимые для обеспечения научно-исследовательских и технических процессов подготовки документальных публикаций: формирование редакционной коллегии, коллектива составителей, составление организационно-методических документов, заключение договора с другими заинтересованными организациями и издательством.
- 227. План-проспект документальной публикации составляется специалистами по данной проблеме(теме), входящими в состав редколлегии, или ответственным составителем с последующим рецензированием специалистом, рассматривается и утверждается редколлегией. В плане-проспекте дается обоснование целесообразности подготовки данной публикации, ее научной и иной актуальности, новизны и оригинальности, излагаются цели и задачи издания. План-проспект содержит определение хронологических и географических рамок, объема публикации, обоснование выбора типа, вида и формы публикации, его примерной структуры и принципов систематизации документов, состава научно-справочного аппарата. К плану-проспекту прилагается библиография по данной проблеме, перечень архивов, других хранилищ и частных собраний с указанием названий и номеров архивных фондов, в которых следует проводить выявление документов. В процессе выявления документов план-проспект может быть уточнен.
- 228. Работе по выявлению документов предшествует составление библиографического списка литературы. Круг источников выявления документов определяется темой, типом и видом издания. Для установления круга источников необходимо знание литературы, сети архивов, системы научно-справочного аппарата, истории фондообразователей, истории комплектования фондов, их сохранности, степени использования документов в печати. На каждый выявленный документ составляется карточка; картотека выявленных документов может вестись и в автоматизированном режиме.
- 229. Документальная публикация состоит из предисловия, включающего историческую и археографическую части, текстов публикуемых документов, примечаний по тексту и содержанию, указателей, перечней, списка сокращений, содержания (оглавления) с перечнем опубликованных документов. По усмотрению составителей в документальную публикацию могут быть включены также: хроника событий, библиография по теме публикуемых документов, другие приложения и иллюстрации.
- 230. Текст каждого документа в документальной публикации сопровождается редакционным заголовком и археографической легендой. В заголовке указываются порядковый номер документа в данной публикации, наименование (разновидность) документа, автор, адресат, краткое содержание, дата, место создания, делопроизводственный номер, грифы (срочности, секретности и т.д.). В археографической легенде обозначаются контрольно-справочные сведения о документе: поисковые данные (архивный шифр), подлинность, указание языка (для иноязычных текстов), способ воспроизведения, сведения о внешних особенностях и первой и/или наиболее полной публикации документа.
- 231. Одобренная редколлегией рукопись документальной публикации должна иметь одну-две рецензии. Доработанная по замечаниям рецензентов рукопись вместе со справкой о доработке выносится на обсуждение научного совета архива (редакционно-издательского совета научно-исследовательского учреждения), который рекомендует рукопись к изданию.
- 17. Склеенные листы
- 5. Неправильно подложенных ед.хр.,
- Таблица 1
- Таблица 2
Реквизиты документа
Полное наименование
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ОСНОВНЫХ ПРАВИЛ РАБОТЫ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ ПРИДНЕСТРОВСКОЙ МОЛДАВСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
Издатель
Государственная служба управления документацией и архивами
Вид акта
Приказ
№ документа
№ 3С
Редакция
Текущая редакция на 17.07.2012
Дата документа
10.02.2011
Источник оф. опубликования
САЗ 11-11
Скачать
Доступно по тарифу
К карточке документа
Карточка документа
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ОСНОВНЫХ ПРАВИЛ РАБОТЫ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ ПРИДНЕСТРОВСКОЙ МОЛДАВСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
Тип:
Приказ
Номер:
№ 3С
Статус:
Опубликован
Редакция:
Текущая редакция на 17.07.2012
Организация:
Государственная служба управления документацией и архивами
Дата:
10.02.2011