На главную
Об утверждении Инструкции о порядке выявления, учета, описания, хранения и использования особо ценных документов Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики
Приказ
№ 51 от 06.08.2020
САЗ 21-1
- 1. Утвердить Инструкцию о порядке выявления, учета, описания, хранения и использования особо ценных документов Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики согласно Приложению к настоящему Приказу.
- 2. Направить настоящий Приказ для официального опубликования в Министерство юстиции Приднестровской Молдавской Республики.
- 3. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя начальника Государственной службы управления документацией и архивами Приднестровской Молдавской Республики.
- 4. Настоящий Приказ вступает в силу со дня, следующего за днем его официального опубликования.
- 1. Общие положения
- 1. Настоящая Инструкция о порядке выявления, учета, описания, хранения и использования особо ценных документов Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики (далее - Инструкция) регламентирует порядок организации работ по выявлению, учету, описанию, хранению и организации использования особо ценных документов Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики (далее - ОЦД).
- 2. Настоящая Инструкция распространяет свое действие на правоотношения с участием государственных архивов и ведомственных архивов органов государственной власти и управления, органов местного самоуправления, организаций– источников комплектования Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики независимо от организационно-правовой формы, формы собственности и ведомственной подчиненности фондообразователя.
- 3. Для целей настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:
- 4. Ведомственные архивы, хранящие аудиовизуальные документы (кино-, фото-, фоно-, и видео документы), научно-технические, картографические, телеметрические, электронные документы, документы специфической отраслевой направленности, в том числе содержащие сведения составляющие государственную, коммерческую или иную охраняемую законом тайну, а так же конфиденциальную информацию ограниченного доступа, руководствуются настоящей Инструкцией в части организации работы по выявлению ОЦД в управленческой документации, хранящейся в архивах.
- 2. Планирование и отчетность государственных архивов Приднестровской Молдавской Республики по выявлению ОЦД
- 5. В основе всех видов работ с ОЦД лежит их выявление из архивных документов постоянного и долговременного сроков хранения, прошедших научно-техническую обработку и описание.
- 6. Выявление ОЦД в архиве производится на плановой основе.
- 7. План работы государственного архива по выявлению ОЦД составляется на год в соответствии с Приложением № 1 к настоящей Инструкции.
- 8. В соответствии с планами (программами) развития архивного дела, а также по инициативе органа государственной власти, к ведению которого относятся вопросы архивного дела и управления документацией и (или) государственного архива могут разрабатываться перспективные планы работ государственного архива по выявлению ОЦД.
- 9. При планировании работы государственного архива по выявлению ОЦД на год определяются приоритетные направления, виды работ, их объемы и исполнители, учитываются штатные, финансовые и материально-технические возможности.
- 10. Планированию подлежит только количество просматриваемых архивных документов. Объем выявленных ОЦД не планируется.
- 11. К плану работы архива на год составляется расчетная часть, в которой на основе штатной численности государственного архива и норм времени проводится расчет бюджета рабочего времени, необходимого для выполнения намеченных работ.
- 12. План работы государственного архива по выявлению ОЦД на год составляется и подписывается начальником (директором) государственного архива и утверждается руководителем органа государственной власти, к ведению которого относятся вопросы архивного дела и управления документацией.
- 13. Сроки представления плана работы государственного архива по выявлению ОЦД устанавливаются органом государственной власти, к ведению которого относятся вопросы архивного дела и управления документацией.
- 14. Отчет о выполнении плана работы государственного архива по выявлению ОЦД за год (полугодие, квартал) составляется по форме в соответствии с Приложением № 2 к настоящей Инструкции.
- 15. Сроки представления отчета о выполнении плана работы государственного архива по выявлению ОЦД устанавливаются органом государственной власти, к ведению которого относятся вопросы архивного дела и управления документацией.
- 16. Помимо плановых работ по выявлению ОЦД данные виды работ в государственных архивах могут осуществляться в ходе проведения других видов архивных работ, связанных с просмотром дел, отдельных документов.
- 3. Планирование и отчетность ведомственных архивов по выявлению ОЦД
- 17. Планирование работы ведомственного архива по выявлению ОЦД производится на год с учетом специфики планирования деятельности органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации, независимо от организационно-правовой формы, формы собственности и ведомственной подчиненности, включенного в установленном порядке в Список организаций – источников комплектования Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики.
- 18. Планированию подлежит только количество просматриваемых архивных документов. Объем выявленных ОЦД не планируется.
- 19. План работы ведомственного архива по выявлению ОЦД на год составляется и подписывается руководителем архива (лицом, ответственным за архив), согласовывается органом государственной власти, к ведению которого относятся вопросы архивного дела и управления документацией, и утверждается руководителем органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации.
- 19. Отчет о выполнении плана работы ведомственного архива по выявлению ОЦД за год составляется и подписывается руководителем архива (лицом, ответственным за архив) и утверждается руководителем органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации, независимо от организационно-правовой формы, формы собственности и ведомственной подчиненности по форме согласно Приложению № 3 к настоящей Инструкции.
- 20. Выявление ОЦД в ведомственном архиве помимо планового порядка, может проводится в ходе иных архивных работ (проверка наличия и состояния документов и дел, отбор документов и дел для государственного хранения, проведение экспертизы ценности документов и дел и так далее).
- 4. Критерии и принципы выявления ОЦД
- 21. В ходе выявления документов Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики, относимых к категории ОЦД осуществляется изучение их ценностной характеристики на основании следующих критериев:
- 22. Критерий «время создания (возникновения) документа» - один из основных критериев, применение которого объективно обусловлено фактором сравнительно неодинаковой ценности документов, относящихся к разным периодам истории.
- 23. Критерий «ценность содержащейся в документе информации (содержание документа)», предполагающий источниковедческий подход к оценке документов и использующийся с учетом значения (важности) отраженных в документах событий и фактов в контексте значимой общесоциальной, научной, технической проблематики (темы, объекта, субъекта), которой посвящен документ, а также полноты и неповторимости информации о них.
- 24. Критерий «подлинность и юридическая сила документа» по содержанию распадается на два критерия, однако, тесно взаимосвязанные между собой, и потому в рамках выявления ОЦД может быть использован как единый.
- 25. Критерий «значение фондообразователя» предполагает учет роли, места и значения фондообразователя в государственной, народнохозяйственной и других сферах жизни общества.
- 26. Критерий «авторство, автографичность документа» обуславливает выявление документов, связанных с именами выдающихся (известных) лиц, исходя из их роли в политической, экономической, общественной, научной и культурной жизни страны, признания их заслуг перед государством и обществом, и тесно связан с критерием «значение фондообразователя» в части его применения относительно личных фондов.
- 27. Критерий «наличие художественных, палео- или неографических, лингвистических и (или) других особенностей документов» применяется при оценке документов, созданных до начала 20 века, а также к документам фондов личного происхождения.
- 28. Применение критериев выявления ОЦД предполагает соблюдение принципов, характерных для экспертизы ценности:
- 29. Названные критерии можно использовать как в комплексе, так и каждый в отдельности, в зависимости от содержания рассматриваемых вопросов.
- 30. Критериями выявления ОЦД не являются:
- 31. При проведении отбора документов, относимых к составу ОЦД необходимо применение всего комплекса критериев выявления ОЦД в зависимости от вида документа и специфики деятельности фондообразователя.
- 5. Методика выявления ОЦД
- 32. До начала работ по выявлению ОЦД необходимо ознакомиться с историей учреждений, определить, в какие периоды могли создаваться наиболее ценные и значимые документы.
- 33. Выявление ОЦД внутри архива осуществляется по фондам.
- 34. Если ранее в архиве уже проводилось выявление ОЦД, то предварительным этапом должен являться анализ качества проведенной работы, состава фондов по содержанию.
- 35. Методика выявления ОЦД состоит из четырех этапов:
- 36. На первом этапе выявления ОЦД сотрудником архива производится исследование структуры фондов, принципов формирования дел, особенностей их описания, систематизации, степень полноты состава документов, учитывается фактор повторяемости документов или информации внутри фонда и в других фондах. При этом изучаются сведения справочников и путеводителей по фондам, обзоры, списки фондов, исторические справки и так далее.
- 37. Список фондов, потенциально содержащих ОЦД – это рабочий документ и при условии комплектования архива документами, относящимися к составу Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики, ежегодно подлежит пополнению и уточнению.
- 38. Список фондов, потенциально содержащих ОЦД состоит из титульного листа и непосредственно списка, составляется по форме согласно Приложениям № 4, 5 к настоящей Инструкции.
- 39. На втором этапе выявления ОЦД производится изучение описей дел, отнесенных к составу фондов, потенциально содержащих ОЦД.
- 40. По описям дел составляется перечень дел, заголовки которых позволяют предположить наличие ОЦД в деле.
- 41. На третьем этапе все выявленные по описям дела согласно перечню, потенциально содержащие ОЦД, подвергаются изучению путем полистного просмотра на основе принципов и критериев определения особой ценности документа.
- 42. На четвертом этапе выявления ОЦД составляются описи предварительно выявленных ОЦД в государственных архивах по форме согласно приложениям № 6, 7 к настоящей Инструкции, в ведомственных архивах по форме согласно приложениям № 6, 8 к настоящей Инструкции, а также Акт о завершении работы по выявлению ОЦД по форме согласно Приложению № 9 к настоящей Инструкции.
- 6. Учет и описание ОЦД
- 43. Учет особо ценных фондов, дел, документов осуществляется отдельно.
- 45. К основным учетным документам относятся:
- 46. К вспомогательным учетным документам относятся:
- 47. Список фондов, содержащих ОЦД ведется для обеспечения суммарного учета таких фондов. В него вносятся все фонды, в которых выявлены ОЦД.
- 48. Фонды, содержащие ОЦД, вносятся в список в порядке их номеров или по мере выявления.
- 49. Графа 1-я списка фондов служит для учета количества фондов, содержащих ОЦД. Порядковый номер, проставляемый в этой графе, является вспомогательным и в других учетных документах не используется.
- 50. В графе 2-й за фондами, содержащими ОЦД, сохраняются номера фондов по общему списку фондов архива.
- 51. Графа 3-я заполняется по последнему названию фонда.
- 52. В графе 4-й указываются номера описей, присвоенные им по листу фонда, в которых содержатся ОЦД.
- 53. К списку фондов составляется итоговая запись по состоянию на 1 (первое) января каждого года, в которой указываются количество поступивших и выбывших в течение года ОЦД и общее количество фондов, содержащих ОЦД, а также свободные номера в списке фондов, если такие имеются.
- 54. В целях осуществления поединичного и суммарного учета выявленных ОЦД внутри фонда составляется опись ОЦД в государственных архивах по форме согласно приложениям № 6, 7, в ведомственных архивах по форме согласно приложениям № 6, 8 к настоящей Инструкции.
- 55. Описи ОЦД составляются на каждый фонд отдельно и являются первичным учетным документом для учета дел ОЦД.
- 56. Учетный номер присваивается описи по листу фонда в валовом порядке.
- 57. Поединичный учет осуществляется путем закрепления за каждым делом (единицей хранения) ОЦД самостоятельного номера.
- 58. На основании имеющихся описей дел постоянного и долговременного сроков хранения в опись ОЦД вносятся сведения о номере описи, номере дела, заголовке дела, крайних датах документов, количестве листов в деле, а также сведения о номере единицы хранения страхового фонда на данную единицу хранения.
- 59. Систематизация ОЦД в описи ведется строго в порядке номеров описей дел, а внутри каждой описи – в порядке возрастания номеров дел данного фонда.
- 60. Количество дел в описи ОЦД указывается в итоговой записи.
- 61. В итоговой записи указывается количество единиц хранения (цифрами и в круглых скобках - прописью), первый и последний номера единиц хранения по описи, оговариваются имеющиеся пропуски номеров, единицы хранения с литерными номерами, выбывшие единицы хранения.
- 62. Законченные описи дел ОЦД должны иметь общую итоговую запись ко всей описи в целом.
- 63. Если опись состоит из нескольких томов (частей), в конце каждого тома (части) составляется как итоговая запись к соответствующему тому (части), так и суммарная итоговая запись, данные в которой указываются с нарастающим итогом. К последнему тому (части) составляется общая итоговая запись ко всей описи (ко всем томам) ОЦД.
- 64. Каждое изменение объема дел в описи, связанное с выбытием, поступлением, объединением или расформированием дел, на основании соответствующих документов отражается в итоговой записи к описи ОЦД.
- 65. Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист.
- 66. Опись ОЦД составляется в 3 (трех) экземплярах:
- 67. Если все или большинство дел по описям дел постоянного и (или) долговременного сроков хранения являются особо ценными, а их заголовки не требуют составления уточняющих аннотаций, отдельная опись ОЦД не составляется, а копируется имеющаяся опись фонда, к ней оформляется новый титульный лист.
- 68. Если большинство дел по описи являются ОЦД, но их заголовки требуют составления уточняющих аннотаций, то составляется отдельная опись ОЦД.
- 69. К заголовкам ОЦД в описи аннотации составляются в случаях, когда:
- 70. В аннотации должны быть отражены те критерии, в соответствии с которыми отдельный документ, группа документов или дело в целом отнесены к категории особо ценных.
- 71. Аннотация пишется в графе «Заголовки дел» после заголовка с красной строки.
- 72. В конце аннотации указываются листы дела, содержащего ОЦД, при этом текст аннотации на обложку дела и в опись дел постоянного, долговременного хранения не переносится.
- 73. Сведения о создании страховых копий ОЦД в целях создания страхового фонда вносятся в итоговые записи соответствующих описей ОЦД:
- 74. В итоговой записи описи ОЦД указывается общее количество дел, включенных в данную опись ОЦД цифрами и прописью.
- 75. Завершение страхового копирования всех ОЦД по описи отражается в итоговой записи, с указанием даты копирования, должности лица, осуществлявшего страховое копирование, с проставлением его подписи.
- 76. При передаче страховых копий ОЦД в специальное хранилище второй экземпляр описи ОЦД передается вместе с первой передаваемой партией страховых копий.
- 77. Описи ОЦД подлежат согласованию с Центральной экспертно-проверочной комиссией органа государственной власти, в ведении которого находятся вопросы архивного дела и управления документацией.
- 78. Реестр описей ОЦД ведется в архиве для обеспечения суммарного учета описей и особо ценных дел в соответствии с приложениями № 11, 12 к настоящей Инструкции.
- 79. Реестр описей ОЦД ведется при наличии двух и более описей ОЦД.
- 80. Описи вносятся в реестр описей в хронологической последовательности их поступления, под соответствующими порядковыми номерами.
- 81. В реестре описей фиксируются основные данные по составу каждой поступившей описи ОЦД: номер фонда, номер описи, количество описанных в ней дел, количество листов в описи и ее экземпляров.
- 82. Порядковый номер описи ОЦД по реестру описей ОЦД проставляется в левом верхнем углу ее обложки.
- 83. Графы «Количество дел», «Количество листов в описи», «Количество экземпляров описей» заполняются после завершения выявления ОЦД по фонду.
- 84. К реестру описей ОЦД ежегодно составляется итоговая запись, которая проверяется при составлении сведений об изменениях в составе и объеме фондов в течение года и при составлении паспорта архива.
- 85. Сведения о количестве выявленных в течение года ОЦД по состоянию на 1 (первое) января наступившего года отражаются в годовых отчетах о работе архива и вносятся ежегодно в паспорт архива.
- 86. На обложках ОЦД в правом верхнем углу проставляется штампом индекс «ОЦД».
- 87. Отметка «ОЦД» является служебной и не входит в архивный шифр фонда, описи, дела.
- 88. В других основных учетных документах архива отметка «ОЦД» проставляется:
- 89. Описи выявленных ОЦД подлежат обязательному рассмотрению Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) фондообразователя (далее – ЦЭК (ЭК), экспертно-проверочной комиссией государственного архива (далее - ЭПК государственного архива), источником комплектования которого является фондообразователь и согласованию с Центральной экспертно-проверочной комиссией органа государственной власти, к ведению которого относятся вопросы архивного дела и управления документацией (далее ЦЭПК), после чего утверждаются руководителем организации.
- 90. Окончательное решение об отнесении документов к категории ОЦД принимает ЦЭПК на основании заключения ЦЭК (ЭК), представляемого к рассмотрению одновременно с описями ОЦД.
- 91. Решение об отнесении документов к категории ОЦД оформляется в виде выписки из протокола заседания ЦЭПК и направляется фондообразователю одновременно с согласованными описями ОЦД.
- 92. В целях установления соответствия фактического наличия находящихся на хранении ОЦД их количеству, числящемуся по учетным документам, а также с целью выявления среди них документов, подлежащих различным видам реставрационной и технической обработки, проводится плановая цикличная проверка наличия и состояния ОЦД.
- 93. При смене лиц, ответственных за архив (главного хранителя фондов), проводится внеочередная единовременная проверка наличия и состояния ОЦД.
- 94. Проверка проводится путем сверки данных, отраженных в учетных документах и фактического наличия ОЦД, с составлением листа проверки и Акта проверки наличия и состояния ОЦД по форме, установленной нормативными правовыми актами в области архивного законодательства Приднестровской Молдавской Республики.
- 7. Организация хранения ОЦД
- 95. В государственных и ведомственных архивах ОЦД на бумажной основе хранятся в общих архивохранилищах в составе своих фондов на общих основаниях, с соблюдением требований к обеспечению сохранности документов Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики, установленных действующим законодательством Приднестровской Молдавской Республики.
- 96. На ярлыках коробок и связок, а также на стеллажах, в местах хранения ОЦД, яркими цветными чернилами (или другим стойким красителем) проставляется штамп «ОЦД».
- 97. В пофондовых и постеллажных топографических указателях к номерам фондов и описей, содержащих ОЦД, добавляется через тире отметка «ОЦД» с одновременным указанием количества особо ценных дел. Все перемещения ОЦД внутри архива должны быть своевременно отражены в топографических указателях.
- 98. С подлинниками ОЦД работы по реставрации и переплету с учетом их физического состояния и интенсивности использования проводятся в первоочередном порядке.
- 99. В целях обеспечения сохранности подлинников ОЦД и содержащейся в них информации создаются страховой фонд и фонд пользования в порядке, установленном действующим законодательством Приднестровской Молдавской Республики.
- 100. В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других чрезвычайных ситуаций ОЦД подлежат первоочередной эвакуации.
- 101. Эвакуационные меры по обеспечению сохранности ОЦД должны быть закреплены в планах мероприятий по эвакуации, в порядке, установленном действующим законодательством Приднестровской Молдавской Республики.
- 8. Порядок использования ОЦД
- 102. При наличии фонда пользования в виде электронных или других копий ОЦД использование подлинников ОЦД ограничивается.
- 103. Разрешение на доступ к работе с оригиналами ОЦД выдается:
- 104. Дела выдаются из архивохранилищ:
- 105. Дела выдаются во временное пользование из архивохранилищ на срок не превышающий 1 (один) месяц.
- 106. Продление установленных сроков выдачи документов во временное пользование допускается в особых случаях с разрешения лиц, указанных в пункте 103 настоящей Инструкции.
- 107. Организация выдачи дел из архивохранилищ осуществляется в порядке, установленном действующим законодательства Приднестровской Молдавской Республики, с внесением записи в Журнал учета выдачи ОЦД во временное пользование. Ведение Журнала выдачи ОЦД во временное пользование осуществляется по форме согласно Приложению № 14 к настоящей Инструкции.
- 108. Состояние ОЦД, возвращаемых в архивохранилище после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего документы.
- 109. При обнаружении недостачи дел или листов в них, а также повреждений ОЦД составляется Акт о неудовлетворительном состоянии ОЦД по форме в соответствии с Приложением № 13 к настоящей Инструкции в 2 (двух) экземплярах, один из которых остается в архивохранилище, а второй служит основанием для привлечения лиц виновных в утрате или порче ОЦД к ответственности в порядке, установленном действующим законодательством Приднестровской Молдавской Республики.
Реквизиты документа
Полное наименование
Об утверждении Инструкции о порядке выявления, учета, описания, хранения и использования особо ценных документов Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики
Издатель
Государственная служба
Вид акта
Приказ
№ документа
№ 51
Редакция
Первоначальный документ
Дата документа
06.08.2020
Источник оф. опубликования
САЗ 21-1
Скачать
Доступно по тарифу
К карточке документа
Карточка документа
Об утверждении Инструкции о порядке выявления, учета, описания, хранения и использования особо ценных документов Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики
Тип:
Приказ
Номер:
№ 51
Статус:
Опубликован
Редакция:
Первоначальный документ
Организация:
Государственная служба
Дата:
06.08.2020