На главную
О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета
Указание
№ 739-У от 19.12.2013
САЗ 13-51
- Глава 1. Общие положения
- 1. Кредитная организация вправе хранить в электронном виде документы:
- 2. В течение всего срока хранения ДЭВ должны обеспечиваться их неизменность и возможность предоставления на бумажном носителе по форме и содержанию, действовавшим на момент составления ДЭВ.
- 3. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель кредитной организации в соответствии с законодательством Приднестровской Молдавской Республики.
- Глава 2. Требования к организации хранения ДЭВ в кредитной организации
- 4. ДЭВ подлежат хранению на съемных информационных носителях однократной записи (далее - единица хранения, ЕХ) в фонде ЕХ, который представляет собой совокупность ЕХ, снабженных ярлыками, и журналов регистрации информационных носителей. При формировании ЕХ должны быть созданы не менее двух резервных копий ЕХ (далее - резервные копии).
- 5. Запись ДЭВ на ЕХ производится в сроки, установленные для формирования соответствующих документов на бумажных носителях.
- 6. На ЕХ записываются ДЭВ, подготовленные программными средствами в готовом для просмотра формате - TXT, DOC, RTF, PDF, TIFF, JPG, BMP, XLS, XML. Также возможно использование архиваторов - ZIP, ARJ, RAR, TAR.
- 7. При выполнении исправительных бухгалтерских записей формируется ДЭВ, содержащий лицевой счет за день, в котором обнаружена ошибочная запись, с информацией о мемориальном исправительном ордере, которым внесено исправление (далее - ДЭВ об исправительных записях). ДЭВ об исправительных записях записываются на ЕХ не позднее рабочего дня, следующего за операционным днем выполнения исправительных бухгалтерских записей. Хранение ЕХ организуется способом, обеспечивающим возможность установления связи между ЕХ, на которых хранятся ДЭВ об исправительных записях, и ЕХ, на которых хранятся ДЭВ с ошибочной записью.
- 8. Кредитная организация обязана подшивать в документы дня, в дело (сшив) с кассовыми документами справки о количестве и итоговых суммах первичных учетных документов, сформированных и хранящихся в электронном виде по каждому счету, которые должны отвечать требованиям, указанным в Приложении № 1 к настоящему Указанию.
- 9. Кредитная организация должна хранить ЕХ в течение срока не менее наибольшего из обязательных минимальных сроков хранения содержащихся в ней ДЭВ. Кредитная организация вправе увеличивать сроки хранения ЕХ.
- 10. Кредитная организация должна обеспечить:
- 11. Каждая ЕХ должна быть снабжена ярлыком на бумажном носителе, содержащим:
- 12. ЕХ передаются в фонд ЕХ по описи на бумажном носителе, которая должны включать:
- 13. Помещение ЕХ в фонд ЕХ производится в установленные нормативными актами Приднестровского республиканского банка и законодательством Приднестровской Молдавской Республики сроки для передачи на архивное хранение соответствующих документов на бумажном носителе.
- 14. ЕХ передаваемые в фонд ЕХ, учитываются в журнале регистрации информационных носителей, который должен включать:
- 15. Для регистрации резервных копий составляется отдельный журнал регистрации резервных копий информационных носителей, который должен содержать информацию, указанную в пункте 14 настоящего Указания, а также:
- 16. Организация и проведение работ с фондом ЕХ осуществляются в соответствии с настоящим Указанием и документом, утвержденным кредитной организацией, определяющим правила создания, хранения и работы с фондом ЕХ (далее - Регламент). Регламент разрабатывается с учетом норм настоящего Указания. В нем должна быть отражена информация, предусмотренная Приложением № 2 к настоящему Указанию. Также распорядительными актами кредитной организации должен быть определен перечень лиц, осуществляющих действия по созданию, хранению и организации работы с фондом ЕХ, по защите информации и электронных носителей при их хранении и использовании.
- 17. Учет ЕХ в фонде ЕХ должен обеспечивать регистрацию действий, связанных с передачей, поступлением, выдачей и процедурой уничтожения ЕХ.
- 18. Для обеспечения сохранности фонда ЕХ, в том числе при чрезвычайных ситуациях, резервные копии должны храниться в местах, территориально удаленных от мест хранения основных ЕХ.
- 19. Помещения для хранения фонда ЕХ и их резервных копий должны быть оборудованы средствами их сохранности, обеспечивающими уровень защиты фонда ЕХ не ниже уровня защиты, применяемого кредитной организацией при архивном хранении документов на бумажном носителе.
- 20. Для обеспечения сохранности фонда ЕХ должны выполняться проверки наличия и состояния ЕХ.
- 21. Выборочная проверка наличия ЕХ должна проводиться не реже одного раза в пять лет и охватывать не менее 15% общего количества ЕХ. Сплошная проверка наличия ЕХ проводится в следующих случаях:
- 22. Проверка наличия ЕХ в фонде ЕХ осуществляется посредством проверки фактического наличия ЕХ, а также проведения сверки ярлыков ЕХ с записями в журнале регистрации информационных носителей, хранящимися в фонде ЕХ.
- 23. Проверка состояния ЕХ проводится не реже одного раза в год и должна затрагивать не менее 10% общего количества ЕХ в фонде ЕХ, сформированных за период после предыдущей проверки. Кредитная организация обязана следить за сроком хранения ЕХ, и, в случаях возникшей необходимости, производить перезапись ДЭВ на новую ЕХ.
- 24. Итоги каждой проверки оформляются актом проверки наличия (состояния) ЕХ в фонде ЕХ, который подписывается работниками, проводившими проверку, и утверждается в порядке, установленном кредитной организацией. В акте проверки должны быть указаны уникальные номера (диапазон уникальных номеров) проверенных ЕХ.
- 25. В случае утраты ЕХ и (или) нарушения их состояния в акте должны быть отражены установленные факты и приняты меры по их восстановлению в соответствии с Регламентом.
- 26. ЕХ могут быть уничтожены в следующих случаях:
- 27. Решение об уничтожении ЕХ принимается экспертной комиссией. Состав экспертной комиссии утверждается распорядительным документом кредитной организации. Экспертная комиссия составляет акт о выделении к уничтожению ЕХ и готовит на уничтожение ЕХ, указанные в акте. Экспертная комиссия должна зафиксировать факт уничтожения всех ЕХ и составить акт об уничтожении. Акт об уничтожении составляется в произвольной форме, при этом обязательно указываются состав комиссии, проводившей уничтожение ЕХ, дата совершения действия, акт подписывается всеми членами комиссии и утверждается руководителем кредитной организации (лицом, им уполномоченным).
- Глава 3. Передача ДЭВ по требованию Приднестровского республиканского банка
- 28. Приднестровский республиканский банк, в рамках реализации возложенных на него функций, вправе затребовать предоставление документов и информации, хранящихся в виде ДЭВ. Указанная информация и документы представляется в Приднестровский республиканский банк в виде резервной копии с ярлыком (содержащей соответствующий документ (информацию)).
- 29. Резервные копии должны быть представлены в течение рабочего дня, следующего за днем получения кредитной организацией требования Приднестровского республиканского банка.
- 30. Передача резервных копий осуществляется по акту приема-передачи, составленному в двух экземплярах, подписанных представителем Приднестровского республиканского банка и руководителем кредитной организации (лицу, им уполномоченному).
- 31. Кредитная организация передает в Приднестровский республиканский банк в соответствии с предъявленным требованием резервные копии в опечатанной (опломбированной) упаковке, позволяющей обнаружить факт ее несанкционированного вскрытия.
- 32. При приеме-передаче упаковки с резервными копиями проверяется целостность упаковки, печатей (пломб). Затем упаковка вскрывается и проверяется фактическое наличие резервных копий, указанных в акте приема-передачи.
- 33. Приднестровский республиканский банк обеспечивает хранение переданных ему резервных копий способом, исключающим несанкционированный доступ к содержащейся в них информации.
- 34. В случае если Приднестровским республиканским банком принято решение о возврате резервных копий кредитной организации, резервные копии передаются по акту приема-передачи в порядке, аналогичном порядку передачи их в Приднестровский республиканский банк.
- Глава 4. Заключительные положения
- 35. Настоящее Указание вступает в силу с 1 января 2014 года.
- 1. При хранении ДЭВ в сшив документов дня, в дело (сшив) с кассовыми документами помещаются распечатанные на бумажном носителе справки о количестве и итоговых суммах первичных учетных документов, сформированных и хранящихся в электронном виде по каждому счету (далее - справки о ДЭВ).
- 2. При хранении ДЭВ по итогам операционного дня должны формироваться и выводиться на печать справки о ДЭВ по форме, утвержденной кредитной организацией. При этом указанные справки о ДЭВ составляются отдельно по бухгалтерским и по кассовым документам, хранение которых осуществляется в электронном виде.
- 3. В справке о ДЭВ по бухгалтерским документам должны быть отражены полное (сокращенное) наименование кредитной организации (наименование филиала кредитной организации), дата операционного дня, уникальный номер ЕХ, содержащей соответствующие ДЭВ, должность, Ф.И.О. и собственноручная подпись работника, сформировавшего справку, а также следующая информация:
- 4. В справке о ДЭВ по кассовым документам должны быть отражены полное (сокращенное) наименование кредитной организации (наименование филиала кредитной организации), дата операционного дня, уникальный номер ЕХ, содержащей соответствующие ДЭВ, должность, Ф.И.О. и собственноручная подпись работника, сформировавшего справку, а также следующая информация:
- 1. Назначение и сфера действия Регламента.
- 2. Порядок внесения изменений (дополнений) в Регламент и ввода их в действие.
- 3. Порядок утверждения перечня лиц, осуществляющих действия по созданию, хранению и организации работы с фондом ЕХ, а также по защите информации и электронных носителей при их хранении и использовании.
- 4. Полномочия, ответственность и порядок взаимодействия лиц, указанных в пункте 3 настоящего Приложения.
- 5. Виды ДЭВ и сроки их хранения.
- 6. Создание, маркировка и учет EХ.
- 7. Правила оформления ярлыков и журнала регистрации информационных носителей.
- 8. Правила передачи ЕХ в фонд ЕХ, в том числе порядок составления описи.
- 9. Состав, назначение и правила ведения журнала регистрации информационных носителей, хранящихся в фонде ЕХ.
- 10. Порядок обращения в фонд ЕХ и ответов на запросы, в том числе порядок предоставления ЕХ, предусматривающий информирование о наличии ДЭВ об исправительных записях, содержащихся в предоставляемых ЕХ.
- 11. Порядок создания и хранения резервных копий, а также порядок работы с ними.
- 12. Порядок проверки наличия и состояния ЕХ, организация проведения проверок и оформление их результатов.
- 13. Случаи и процедура замены ЕХ.
- 14. Порядок восстановления утерянных (испорченных) ЕХ.
- 15. Процедура рассмотрения случаев утери (порчи) ДЭВ и ЕХ.
- 16. Порядок уничтожения ЕХ и оформления акта об уничтожении ЕХ.
- 17. Порядок обеспечения информационной безопасности фонда ЕХ, включающий описание технологических и организационных мер защиты, применения программных и аппаратно-программных средств защиты информации в части управления и контроля доступа к ЕХ и их резервным копиям, регистрации действий работников с ЕХ.
Реквизиты документа
Полное наименование
О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета
Издатель
Приднестровский Республиканский Банк
Вид акта
Указание
№ документа
№ 739-У
Редакция
Текущая редакция на 09.04.2014
Дата документа
19.12.2013
Источник оф. опубликования
САЗ 13-51
Скачать
Доступно по тарифу
К карточке документа
Карточка документа
О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета
Тип:
Указание
Номер:
№ 739-У
Статус:
Опубликован
Редакция:
Текущая редакция на 09.04.2014
Организация:
Приднестровский Республиканский Банк
Дата:
19.12.2013