На главную
Об утверждении Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников
Приказ
№ 1152 от 23.11.2020
САЗ 21-1
- 1. Утвердить Инструкцию о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников согласно Приложению к настоящему Приказу.
- 2. Направить настоящий Приказ в Министерство юстиции Приднестровской Молдавской Республики на государственную регистрацию и официальное опубликование.
- 3. Настоящий Приказ вступает в силу со дня, следующего за днем официального опубликования.
- 1. Общие положения
- 1. Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (далее – Инструкция) устанавливает порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в органах государственной власти и управления, организациях независимо от организационно-правовой формы и формы собственности (далее – организации).
- 2. Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.
- 3. Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет структурное подразделение, образованное (действующее) в органе государственной власти и управления, организации либо уполномоченное лицо, ответственное за формирование, ведение и оперативное хранение личных дел работников.
- 4. Контроль за оформлением и хранением личных дел возлагается на руководителя органа государственной власти и управления, организации или уполномоченное лицо.
- 2. Состав документов личного дела
- 5. Личное дело работника формируется после издания приказа (распоряжения) работодателя о приеме на работу (назначении, утверждении, избрании на должность), изданного на основании заключенного трудового договора.
- 6. При формировании личного дела устанавливается следующий состав документов, подлежащих включению в личное дело работника при его формировании:
- 7. При формировании личных дел отдельных категорий работников в них дополнительно включаются следующие документы:
- 8. В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника:
- 9. В личное дело не включаются:
- 3. Требования к составлению и оформлению документов личного дела
- 10. После оформления личного дела на его документы составляется внутренняя опись по установленной форме согласно Приложению № 1 к настоящей Инструкции. Она содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела.
- 11. Автобиография – документ, содержащий краткое изложение основных этапов жизни и деятельности его автора в хронологическом порядке. Составляется работником при наличии его согласия самостоятельно в произвольной форме на листе бумаги формата А4, а также в отдельных случаях, с учетом специфики работы. В автобиографии отражаются следующие сведения:
- 12. Копии документов об образовании и (или) квалификации, повышении квалификации и переподготовке (аттестат, диплом, свидетельство и др.), включаемые в личное дело, должны быть заверены должностным лицом, удостоверяющим полное соответствие подлиннику.
- 13. Заявления о приеме, переводе, увольнении оформляются на стандартном листе бумаги формата А4, А5 или трафаретном бланке.
- 14. Характеристика – официальный документ, содержащий сведения о трудовой, общественной или иной деятельности работника. Она оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 или общем бланке в произвольной форме. В характеристике указываются:
- 4. Учет, хранение, использование и передача в архив личных дел
- 15. Документы личного дела помещаются в отдельную обложку, оформляемую согласно Приложению № 2 к настоящей Инструкции. На обложке личного дела указываются заголовок личного дела (фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже) и регистрационный индекс дела согласно журналу (книге) учета личных дел.
- 16. Личные дела хранятся отдельно от других дел по порядку номеров либо в алфавитном порядке. Для хранения личных дел используются металлические сейфы.
- 17. Личные дела работников подлежат строгому учету. Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел согласно Приложению № 3 настоящей Инструкции.
- 18. Личные дела могут быть выданы во временное пользование (на несколько часов для работы в установленном месте под контролем структурного подразделения, ответственного за формирование, ведение и хранение личных дел работников, либо уполномоченного лица, ответственного за формирование, ведение и хранение личных дел работников), специально уполномоченным лицам, круг которых определяется руководителями соответствующего органа государственной власти и управления, организации. При этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимо для выполнения конкретных функций.
- 19. Работники имеют право на ознакомление со всеми материалами своего личного дела, отзывами о своей деятельности и другими документами, внесенными в личное дело.
- 20. Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они ведутся.
- 21. Руководитель органа государственной власти и управления, организации приказом не реже одного раза в пять лет назначает комиссию по проверке наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в акте, по форме согласно Приложению № 5 к настоящей Инструкции.
- 22. Личные дела уволенных работников подлежат передаче в архив органа государственной власти и управления, организации по описи, форма которой утверждена Приложением № 3 к Основным правилам работы ведомственных архивов Приднестровской Молдавской Республики, утвержденных Приложением к Приказу № 1 к Приказу Государственной службы управления документацией и архивами Приднестровской Молдавской Республики от 21 августа 2007 года № 22 (регистрационный № 4103 от 10 октября 2007 года) (САЗ 07-42) с изменениями и дополнениями, внесенным Приказом Министерства юстиции Приднестровской Молдавской Республики от 26 апреля 2012 года № 121 (регистрационный № 6001 от 17 мая 2002 года) (САЗ 12-21) (далее - Основные правила работы ведомственных архивов Приднестровской Молдавской Республики). Личные дела уволенных работников вносятся в опись дел по личному составу по году увольнения и систематизируются по алфавиту фамилий. При наличии большого количества личных дел они могут выделяться в отдельную опись личных дел уволенных работников, при этом следует иметь в виду, что личные дела лиц, имеющих ученые степени и звания, а также почетные звания, государственные награды высшей степени хранятся постоянно (с включением в соответствующие описи) и не должны объединяться с другими личными делами.
- 23. Оформление личных дел при передаче в архив осуществляется в соответствии с требованиями Основных правил работы ведомственных архивов Приднестровской Молдавской Республики. При наличии большого количества личных дел допускается формирование их в тома.
- 24. Личные дела уволенных работников и описи дел по личному составу работников хранятся 75 лет в соответствующем ведомственном архиве.
- 25. При реорганизации органа государственной власти и управления, организации личные дела в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых органов государственной власти и управления, организаций.
- 26. При ликвидации органа государственной власти и управления, организации личные дела в упорядоченном состоянии поступают на государственное хранение.
- 1. Всего числится по описям: ______________________________________________ дел,
- 2. Всего не оказалось в наличии ___________________________________________ дел,
- 3. Имеют литерные номера:
- 4. Пропущено номеров:
- 5. Неправильно положенных дел, относящихся к другим фондам,
- 6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в описи)
- 7. Имеется не включенных в описи
- 8. Всего по данному фонду (включенных и не включенных в описи) имеется в наличии
- 9. Общая характеристика состояния и условий хранения документов. Основные отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения.
Реквизиты документа
Полное наименование
Об утверждении Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников
Издатель
Министерство по социальной защите и труду
Вид акта
Приказ
№ документа
№ 1152
Редакция
Первоначальный документ
Дата документа
23.11.2020
Источник оф. опубликования
САЗ 21-1
Скачать
Доступно по тарифу
К карточке документа
Карточка документа
Об утверждении Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников
Тип:
Приказ
Номер:
№ 1152
Статус:
Опубликован
Редакция:
Первоначальный документ
Организация:
Министерство по социальной защите и труду
Дата:
23.11.2020