На главную
Об утверждении основных правил работы государственных архивов с кинофотофонодокументами
Приказ
№ 265 от 28.10.2014
САЗ 15-2
- 1. Утвердить Основные правила работы государственных архивов с кинофотофонодокументами (прилагаются).
- 2. Настоящий Приказ вступает в силу со дня признания утратившим силу Приказа Администрации Президента Приднестровской Молдавской Республики от 21 мая 2003 года № 5 «Об утверждении и введении в действие основных правил работы государственных архивов с кинофотофонодокументами» (Регистрационный № 2244 от 23 июня 2003 года) (САЗ 03-26).
- Раздел 1. Организация кинофотофонодокументов Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики
- Глава 1. Архивный фонд Приднестровской Молдавской Республики
- 1. Архивный фонд Приднестровской Молдавской Республики - составная часть национальных информационных ресурсов, историко-культурного наследия народов Приднестровской Молдавской Республики.
- 2. В состав Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики входят находящиеся на территории Приднестровской Молдавской Республики архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.
- 3. Отнесение архивных документов к составу Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики производится на основании экспертизы их ценности в установленном законодательством Приднестровской Молдавской Республики порядке.
- 4. Архивный фонд Приднестровской Молдавской Республики представляет собой самостоятельную информационную систему, является составной частью национальных информационных ресурсов, и необходим для обеспечения растущих информационных потребностей общества, задач государственного управления, развития науки и культуры.
- 5. Применение настоящих Правил обязательно всеми архивами, расположенными на территории Приднестровской Молдавской Республики.
- Глава 2. Классификация кинофотофонодокументов Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики
- 6. Кинодокументом является изобразительный или аудиовизуальный документ, фиксирующий посредством кинематографической техники предметы, события, явления в виде последовательно расположенных их изображений, а также звуковую информацию о тех же предметах, событиях, явлениях и виде речи, музыки, шумов.
- 7. Фотодокументом является изобразительный документ, фиксирующий посредством фотографической техники предметы, события, явления действительности в виде отдельных изображений.
- 8. Фонодокументом является документ, содержащий звуковую информацию (устную речь, музыку, шумы), полученную посредством какой-либо системы звукозаписи: механической (фонографической, шоринофонной, граммофонной), фотографической (оптической), магнитной, цифровой.
- 9. Различают оригиналы и копии кинофотофонодокументов.
- 10. Копиями кинофотофонодокументов являются документы, возникшие в результате одно- или многократного копирования оригинала, содержащего изобразительную и (или) звуковую информацию.
- 11. Оригиналами фонодокументов являются документы, полученные в результате записи звуковой информации, поступившей от первоисточника.
- 12. Оригиналы фонодокументов подразделяют на:
- 13. Существуют следующие виды копии фонодокументов:
- 14. Кинодокументы классифицируются по:
- 15. Фотодокументы (хроникальные фотодокументы, портреты, пейзажи) классифицируются:
- 16. Хроникальные фотодокументы классифицируются по тематике (общественно-политическая, народнохозяйственная, научная, культурная, спортивная и другие).
- 17. Фонодокументы классифицируются:
- 18. Кинофотофонодокументы архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики подразделяются на документы республиканского и местного значения.
- 19. К кинофотофонодокументам республиканского значения относятся документы, отображающие деятельность органов государственной власти и государственного управления, общественных организаций республики, развитие отраслей народного хозяйства, науки, техники, здравоохранения, народного образования, культуры и искусства, спорта, отдых трудящихся в республике, а также участие представителей республики в работе государственных исполнительных органов власти и управления Приднестровской Молдавской Республики, визиты деятелей стран мирового сообщества, зарубежных и государственных, политических деятелей, деятелей науки и культуры в Республику, пребывание представителей республики в различных районах страны и зарубежных странах.
- 20. К кинофотофонодокументам местного значения относятся документы, отображающие деятельность местных органов государственной власти, общественных организаций, развитие отраслей народного хозяйства, науки, техники, здравоохранения, народного образования, культуры и искусства, спорта, отдых трудящихся в краях, областях, округах, городах и районах, а также участие их представителей в работе государственных исполнительных органов власти и управления Приднестровской Молдавской Республики, пребывание руководителей государства в областях, округах, городах, районах, а также их представителей в других республиках, краях, областях, округах, городах и районах, зарубежных странах.
- 21. Систематизация кинодокументов в государственном архиве осуществляется по видам: фильмы, спецвыпуски, киножурналы, отдельные кино-, телесюжеты.
- 22. Внутри видов кинодокументы располагаются по названиям фильмов, спецвыпусков, киножурналов, отдельных кино- и телесюжетов; годам производства фильмов, спецвыпусков, киножурналов; производственным номерам отдельных кино- и телесюжетов; единицам учета (комплектам); цветности (цветные, черно-белые); формату пленки (8 мм, 16 мм, З6 мм, 70 мм и другие).
- 23. Под видом кинодокументов следует понимать фильмы, спецвыпуски, киножурналы, кино- и телесюжеты определенной цветности.
- 24. За единицу учета кинодокументов принимается комплект фильма, спецвыпуска, киножурнала, отдельного кино-, телесюжета.
- 25. Систематизация фотодокументов в государственном архиве осуществляется по видам: негативы, позитивы, фотоальбомы, диапозитивы (слайды).
- 26. Под видом фотодокументов следует понимать негативы определенной цветности и размера, диапозитивы (слайды) определенной цветности, позитивы, фотоальбомы.
- 27. За единицу хранения фотодокументов принимается негатив, контратип (дубль-негатив), поступивший в государственный архив на правах оригинала, или несколько негативов одной панорамной съемки; позитив, поступивший в государственный архив на правах оригинала; фотоальбом, состоящий из группы позитивов; диапозитив (слайд).
- 28. Систематизация фонодокументов в государственном архиве осуществляется по видам: фонографическая, граммофонная, шоринофонная, фотографическая (оптическая), магнитная записи. Внутри видов фонодокументы располагаются по единицам учета и комплектам.
- 29. Под видом фонодокументов следует понимать фонодокументы определенной системы записи звуковой информации.
- 30. За единицу учета фонодокументов принимается комплект фонодокумента, содержащего запись определенного события; одного или нескольких (объединенных по автору, исполнителю, тематическому и другим признакам) выступлений; художественных произведений; радиопередачи.
- 31. За единицу хранения фонодокументов принимается физически обособленный фонодокумент (рулон магнитной ленты, граммофонный оригинал, грампластинка, рулон ленты с фотографической или шоринофонной записью, восковой валик).
- 32. В случае отсутствия производственных номеров взаимосвязь между отдельными единицами хранения и их принадлежность к определенной единице учета устанавливается по заголовкам, датам записи и другим сведениям, содержащимся на этикетках и начальных ракордах фонодокументов.
- Глава 3. Организационно-методическое руководство и контроль государственного архива за работой ведомственных кинофотофоноархивов
- 33. Организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных кинофотофоноархивов осуществляется в форме комплексных и целевых проверок, совещаний, семинаров, методических консультаций.
- 34. Комплексная проверка предполагает анализ основных направлений деятельности (обеспечение сохранности, учет кинофотофонодокументов, создание научно-справочного аппарата, организация использования кинофотофонодокументов и подготовка их к передаче на постоянное хранение) одного или нескольких ведомственных кинофотофоноархивов и проводится не реже одного раза в два-три года.
- 35. Целевая проверка включает в себя анализ отдельных сторон деятельности ведомственных кинофотофоноархивов, проводится в процессе подготовки нормативно-методических документов, совещаний и так далее.
- 36. Перед проверкой на основании изучения наблюдательных дел и нормативно-методических документов, которыми руководствуются в своей работе кинофотофоноархивы (ГОСТы, ведомственные инструкции, методические разработки архивных учреждений), составляется конкретный план проверки, в котором определяются объемы работы, последовательность проведения проверки, ее сроки и задачи.
- 37. Проверку следует начинать с изучения состава, содержания кинофотофонодокументов, определения общего количества, времени создания, комплектности кинофотофонодокументов, хранящихся в ведомственном кинофотофоноархиве.
- 38. При проверке необходимо обратить внимание на порядок приема документов в ведомственный кинофотофоноархив, на условия хранения документов и их соответствие нормативам, техническое состояние кинофотофонодокументов, наличие в ведомственном архиве средств хранения и обеспечения длительной сохранности кинофотофонодокументов (стеллажей, сейфов, шкафов и тому подобное), оборудование в хранилищах (установки искусственного климата, средства пожарно-охранной сигнализации и пожаротушения и тому подобное), на порядок учета и описания кинофотофонодокументов, состояние и перспективы развития научно-справочного аппарата.
- 39. В ходе проверки определяется порядок организации использования кинофотофонодокументов (наличие читального зала, комнат прослушивания, аппаратуры и тому подобное); проверяется правильность и порядок выдачи кинофотофонодокументов сотрудникам учреждения, представителям других организаций; анализируется состояние информационной работы в ведомственном архиве, участие сотрудников в подготовке и издании информационных документов, сборников, каталогов и других справочников, позволяющих эффективно использовать кинофотофонодокументы учреждений; выясняется состояние работы по отбору кинофотофонодокументов на государственное хранение и правильность оформления результатов экспертизы ценности документов; выявляется полнота комплектов, правильность оформления описей кинофотофонодокументов и актов о выделении к уничтожению кинофотофонодокументов, не подлежащих хранению, случаи утраты кинофотофонодокументов, факты их незаконного уничтожения без согласования с архивными учреждениями.
- 40. Результаты проверки доводятся до сведения руководства государственного архива, осуществляющего контроль за деятельностью ведомственных кинофотофоноархивов.
- 41. Итоговым документом проверки является акт, в котором должны быть отражены следующие вопросы:
- 42. Акт проверки обсуждается на совещании у руководителя учреждения в присутствии руководителя ведомственного архива и участников проверки.
- 43. Акт проверки составляется в двух экземплярах и подписывается составителем. Первый экземпляр остается в государственном архиве, второй передается руководству учреждения.
- 44. Для ликвидации упущений в работе ведомственного кинофотофоноархива государственный архив совместно с руководством учреждения намечает план мероприятий по устранению замеченных недостатков, устанавливает сроки его исполнения и ответственных.
- 45. Учет работы государственного архива по контролю за деятельностью ведомственных кинофотофоноархивов осуществляется с помощью журнала проверок, наблюдательных дел, картотек учета учреждений, кинофотофонодокументы которых относятся к профилю данного государственного архива.
- 46. В государственном архиве ведутся наблюдательные дела учреждений, кинофотофонодокументы которых подлежат передаче на хранение в данный архив. Наблюдательное дело заводится на каждое учреждение, в состав которого входит:
- 47. Паспорт кинофотофоноархива учреждения (согласно Приложениям №№ 1-3) составляется с целью учета и обеспечения сохранности кинофотофонодокументов, образующихся в результате его деятельности.
- Глава 4. Комплектование государственного архива
- 48. Процесс комплектования государственного архива кинофотофонодокументами складывается из определения источников комплектования архива, состава документов, подлежащих передаче на хранение, и организации приема кинофотофонодокументов.
- 49. Источниками комплектования государственного архива кинофотофонодокументами являются учреждения, для которых создание кинофотофонодокументов является основным видом деятельности; объединения кинофотолюбителей (клубы, студии, секции и тому подобное) и частные лица.
- 50. Основными источниками комплектования государственного архива кинофотофонодокументами являются учреждения, в процессе деятельности которых постоянно создаются кинофотофонодокументы.
- 51. Возможными источниками комплектования государственного архива кинофотофонодокументами являются учреждения, для которых создание кинофотофонодокументов не является профилирующим и носит эпизодический характер.
- 52. В целях планомерного и целенаправленного комплектования кинофотофонодокументами в государственном архиве составляются списки источников комплектования. Основные и возможные источники комплектования государственного архива кинофотофонодокументами вносятся соответственно в список № 1 и список № 2 источников комплектования. При небольшом количестве источников комплектования составляется один список, состоящий из двух разделов.
- 53. В государственном архиве ведутся картотеки учета учреждений и частных лиц, кинофотофонодокументы которых включены в источники комплектования. На каждое учреждение заводится карточка, в которой фиксируются основные данные об учреждении, ведомственном кинофотофоноархиве и экспертной комиссии, составе и содержании документов, наличии ведомственных нормативно-методических документов по работе с кинофотофонодокументами.
- 54. Прием кинофотофонодокументов в государственный архив осуществляется по согласованию с учреждением по истечении установленных предельных сроков ведомственного хранения в порядке, определенном межведомственным органом управления и контроля в области архивного дела и документации.
- 55. Фильмы и спецвыпуски принимаются в государственный архив в следующих комплектах:
- 56. Киножурналы принимаются в государственный архив в следующем комплекте:
- 57. Черно-белые и цветные кинодокументы, не использованные в фильме, спецвыпуске, киножурнале или прекращенные производством и не выпущенные на экран, а также отдельные киносюжеты принимаются в государственный архив в следующем комплекте: негатив изображения, негатив фонограммы перезаписи (при наличии), магнитный оригинал фонограммы (при наличии), промежуточный позитив (при наличии), позитивная копия, установочные ролики и паспорта (при наличии).
- 58. Отдельные телесюжеты на 16-мм кинопленке принимаются в государственный архив в следующем комплекте: позитив на обращаемой пленке и при наличии - контратип (дубль-негатив) или негатив изображения и при наличии - позитивная копия.
- 59. Все элементы комплекта кинодокумента должны быть между собой тождественны по содержанию и монтажу.
- 60. Текстовая сопроводительная документация к фильмам, спецвыпускам, киножурналам включает:
- 61. Текстовая сопроводительная документация к отдельным киносюжетам и кинодокументам, не использованным в фильме, спецвыпуске, киножурнале, включает:
- 62. Текстовая сопроводительная документация к отдельным телесюжетам включает:
- 63. Фотодокументы принимаются в государственный архив в виде негатива с приложением контрольного отпечатка или позитива при отсутствии негатива.
- 64. Текстовая сопроводительная документация к фотодокументам включает: текстовки, очерки, статьи и другие материалы, имеющие непосредственное отношение к принимаемым в государственный архив фотодокументам.
- 65. Фонодокументы принимаются в государственный архив в следующих комплектах:
- 66. Текстовая сопроводительная документация к фонодокументам включает:
- 67. Кинофотофонодокументы принимаются в государственный архив в специальной упаковке с указанием производственных номеров:
- 68. К принимаемым в государственный архив кинофотофонодокументам прилагается текстовая сопроводительная документация в одном экземпляре.
- 69. Все работы, связанные с передачей кинофотофонодокументов в государственный архив (изготовление комплекта, контрольных отпечатков, подготовка текстовой сопроводительной документации, перезапись фотодокументов, транспортировка) проводятся силами и средствами учреждений, сдающих кинофотофонодокументы в государственный архив.
- 70. Прием кинофотофонодокументов в государственный архив оформляется актом сдачи-приема кинофотофонодокументов на постоянное хранение, в котором фиксируется общий объем принимаемых документов (согласно Приложению № 4).
- Глава 5. Экспертиза ценности кинофотофонодокументов
- 71. Методологическими принципами экспертизы ценности кинофотофонодокументов являются принципы историзма, всесторонней и комплексной оценки. Применение при оценке документов принципа историзма предполагает изучение отраженных в них событий, явлений, предметов, а также анализ развития фотожурналистики, документального, научно-популярного кино и звукозаписи, условий создания кинофотофонодокументов в определенный исторический период.
- 72. Экспертиза ценности кинофотофонодокументов предполагает комплексное использование общих и специфических (характерных только для кинофотофонодокументов) критериев экспертизы ценности.
- 73. Общие критерии происхождения включают:
- 74. К общим критериям содержания относится:
- 75. К общим критериям внешних особенностей относится физико-химичекое состояние документов и степень их сохранности.
- 76. Специфические критерии содержания кинофотофонодокументов, определяющие ценность кинофотофонодокументов произведений искусства: художественные достоинства кинофотофонодокументов, композиционно-сюжетная целостность, выразительность и оригинальность кинофотофонодокументов.
- 77. Специфические критерии, характеризующие внешние особенности кинофотофонодокументов: своеобразие носителя информации, цветовое решение, способ записи и воспроизведения информации, техническое состояние.
- 78. При проведении отбора кинофотофонодокументов на государственное хранение учитывается полнота и степень сохранности комплекта, наличие и качество текстовой сопроводительной документации, возможности научного и практического использования кинофотофонодокументов.
- 79. При экспертизе ценности кинофотофонодокументов решаются вопросы повторяемости информации в кинофотофонодокументах: дублетности, поглощенности и вариантности документов.
- 80. При отборе дублетных, поглощенных и вариантов документов необходимо обращать внимание на следующие общие моменты:
- 81. Из дублетных кинофотофонодокументов отбираются на государственное хранение документы, имеющие более высокое качество изображения, записи, пленки, располагающие необходимым комплектом (для кино- и фонодокументов).
- 82. Поглощенные кино- и фонодокументы не рассматриваются обособленно, так как кинокадры и фрагменты фонодокументов несут благодаря монтажу различную смысловую нагрузку и не имеют самостоятельного значения. Их следует анализировать прежде всего в монтажной взаимосвязи со всем остальным материалом конкретного кинои фонодокумента.
- 83. Отбор кинофотофонодокументов на государственное хранение в учреждениях осуществляется на основе методологических принципов и критериев экспертизы ценности кинофотофонодокументов сотрудниками ведомственных кинофотофоноархивов при методической помощи работников государственных архивов.
- 84. Решение о приеме кинофотофонодокументов, отобранных на государственное хранение, и о выделении к уничтожению кинофотофонодокументов, не подлежащих хранению, принимает экспертная комиссия (далее - ЭК) учреждения и экспертно-проверочная комиссия (далее - ЭПК) межведомственного органа управления и контроля в области архивного дела и документации.
- 85. Кинофотофонодокументы, отобранные на государственное хранение, подлежат включению в описи кинофотофонодокументов постоянного хранения (согласно Приложениям № 5-11).
- 86. Экспертиза ценности кинофотофонодокументов в государственном архиве проводится с целью выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.
- 87. Отбор кинофотофонодокументов к уничтожению в государственном архиве оформляется актом о выделении к уничтожению кинофотофонодокументов (согласно Приложению № 12). Акт о выделении к уничтожению кинофотофонодокументов, не подлежащих хранению, рассматривается ЭПК архивного учреждения.
- 88. Кинофотофонодокументы на пленочной основе, выделенные к уничтожению, граммофонные оригиналы, а также грампластинки передаются на соответствующие предприятия, производящие их утилизацию. Фонодокументы на магнитной ленте размагничиваются или сжигаются. Уничтоженные или переданные на переработку кинофотофонодокументы снимаются с учета в государственном архиве в соответствии с требованиями, изложенными в Главе 4 настоящих Правил.
- Глава 4. Учет кинофотофонодокументов
- 89. Учет кинофотофонодокументов закрепляет данные об их объеме и составе в учетных документах.
- 90. Учету в государственном архиве подлежат виды кино-, фото-, фонодокументов; единицы учета кино-, фонодокументов; единицы хранения кино-, фото-, фонодокументов; планы или монтажные кадры, позитивы, выступления и художественные произведения, входящие в состав единицы хранения к кино-, фото-, фонодокументов.
- 91. Учет кинофотофонодокументов в государственном архиве ведется по книгам учета поступлений, листам учета, описям и их разновидностям (книгам учета и описания), внутренним описям (режиссерским и операторским монтажным листам, монтажным листам кинодокументов, описям кино-, телесюжетов, внутренним описям фотоальбомов).
- 92. Для учета документов необходимо:
- 93. Книги учета поступлений ведутся раздельно на кино-, фото-, фонодокументы (согласно Приложениям № 13-15).
- 94. Листы учета составляются раздельно на различные виды кино-, фото-, фонодокументов (согласно Приложениям № 16-18).
- 95. Описи кинодокументов составляются раздельно на черно-белые и цветные фильмы, спецвыпуски, киножурналы, кино-, телесюжеты (согласно Приложению № 6).
- 96. Описи фотодокументов составляются раздельно на черно-белые и цветные негативы, позитивы (поступившие на правах оригиналов), диапозитивы (слайды) и фотоальбомы. Единицам хранения присваиваются номера в валовом порядке внутри каждой описи. Опись негативов фотодокументов предназначается для учета негативов определенного размера (согласно Приложению № 7). В описи негативов учитываются негативы-оригиналы и контратипы (дубль-негативы), поступившие в архив на правах оригинала. Описи позитивов и диапозитивов (слайдов) ведутся по той же форме и с соблюдением тех же требований, что и опись негативов (согласно Приложению № 7).
- 97. Описи фонодокументов составляются раздельно на фонодокументы фонографической, граммофонной, шоринофонной, фотографической (оптической) и магнитной записи (согласно Приложениям № 9, 10). Единицам учета присваиваются номера в валовом порядке внутри каждой описи. Если единица учета состоит из нескольких единиц хранения, то каждой из них присваивается порядковый номер внутри данной единицы учета.
- 98. При выбытии единиц хранения против номера каждой из них в графе «Примечания» ставится отметка «Выбыл» и указывается наименование и дата документа, на основании которого кинофотофонодокумент снят с учета. Номера выбывших единиц хранения остаются свободными и другим единицам хранения не присваиваются.
- 99. Опись состоит из заглавного листа, описательных статей, итоговой записи и заверительного листа (согласно Приложению № 5-11).
- 100. В государственном архиве описи кинофотофонодокументов могут быть переведены в книжную форму - книги учета и описания кинофотофонодокументов. Книги учета и описания, составленные в государственном архиве до вступления в силу настоящих Правил, сохраняют силу учетных документов и архивных справочников.
- 101. В государственном архиве составляется реестр описей кинофотофонодокументов с целью учета общего количества описей. В реестре описей указываются следующие сведения по каждой описи в отдельности: порядковый номер, номер описи, наименование вида кинофотофонодокументов, объем документов, годы документов, количество экземпляров описи.
- 102. В государственном архиве заводится дело учреждения для хранения документов по истории учреждения - источника комплектования государственного архива кинофотофонодокументами и учетных документов. В него включаются историческая справка, акты сдачи-приема кинофотофонодокументов в государственный архив, документы, оформляющие изменения в объеме кинофотофонодокументов и так далее.
- 103. В государственном архиве на каждый фильм, спецвыпуск, киножурнал и отдельный кино-, телесюжет заводится дело. В его состав входят документы, отражающие состав, содержание, техническое состояние и использование кинодокументов.
- 104. Паспорт государственного архива содержит сведения о количестве, состоянии, условиях хранении кинофотофонодокументов, составе научно-справочного аппарата к ним и кадрах архива. В паспорт государственного архива вносятся на основании учетных документов (листов учета, описей) данные об объеме документов архива по видам, единицам учета (для кинофонодокументов), единицам хранения.
- 105. Учет движения кинофотофонодокументов внутри архива ведется в архивохранилищах в соответствии с требованиями, изложенными в Главе 6 настоящих Правил.
- 106. Документами, служащими основанием для снятия кинофотофонодокументов с учета в государственном архиве, являются акты о выделении к уничтожению кинофотофонодокументов (согласно Приложению № 12); акты передачи кинофотофонодокументов в другой государственный архив; акты о необнаружении кинофотофонодокументов.
- Раздел 2. Обеспечение сохранности кинофотофонодокументов
- Глава 5. Условия хранения кинофотофонодокументов
- 107. Комплекс мероприятий по обеспечению сохранности включает различные виды работ на следующих этапах организации государственного хранения кинофотофонодокументов:
- 108. Кинофотофонодокументы в целях обеспечения сохранности размещаются в специально построенных или приспособленных для хранения этих документов зданиях с регулируемым климатом.
- 109. В государственном архиве должны строго соблюдаться требования противопожарной безопасности.
- 110. В государственном архиве кинофотофонодокументов предусматриваются отдельные помещения, предназначенные для приема, предварительной разборки и временного хранения кинофотофонодокументов; проведения технического контроля; хранения кинофотофонодокументов (хранилища); производственных лабораторий (фотолабораторий, кинолабораторий, звукотехнических лабораторий); научно-справочного аппарата; сотрудников архива; исследователей (читальный зал, комната прослушивания); просмотрового зала и административного аппарата.
- 111. В зависимости от состава документов в государственном архиве предусматриваются хранилища:
- 112. К хранилищам кинофотофонодокументов предъявляются следующие общие требования:
- 113. В целях обеспечения сохранности фонодокументов к помещениям хранилищ предъявляются следующие требования:
- 114. Сотрудники архива должны иметь в предназначенном для обслуживающего персонала помещении возможность переодеться и хранить халаты и обувь для работы.
- 115. Помещения хранилищ кинофотофонодокументов должны оборудоваться стеллажами или специальными шкафами различной конструкции в зависимости от вида хранящихся документов. Стеллажи и шкафы должны обеспечивать хранение кинодокументов:
- 116. При установке стеллажей в хранилищах и их обслуживанием следует пользоваться следующими правилами:
- 117. Хранение фотодокументов должно осуществляться в ящиках (фотодокументы 0-3 размера) и на полках шкафов (фотодокументы 4-7 размера и фотоальбомы).
- 118. В соответствии с принятым в государственном архиве порядком хранения кинофотофонодокументов (с учетом их вида) составляются планы размещения кинофотофонодокументов в хранилищах, которые представляют собой схему и таблицу, предусматривающую и последующие поступления документов. Планы размещения кинофотофонодокументов в хранилищах утверждаются директором государственного архива.
- 119. В целях оперативного поиска кинофотофонодокументов в хранилище создаются топографические указатели.
- 120. Постеллажный топографический указатель служит для указания местонахождения кинофотофонодокументов на определенных стеллажах.
- 121. В целях проверки полноты топографического указателя его данные сверяются с учетными документами (описями кинофотофонодокументов, листами учета). В топографическом указателе отражается любое изменение в составе и размещении кинофотофонодокументов.
- 122. В производственных лабораториях государственного архива должны быть предусмотрены следующие основные помещения:
- 123. В помещениях кино- и фотолабораторий должна быть гидроизоляция стен и полов; в аппаратных звукотехнической лаборатории - звукоизоляция.
- 124. В помещениях для фунгицидной обработки должна быть местная приточно-вытяжная вентиляция с кратностью обмена, обеспечивающей содержание в воздухе натрия не более 0,5 мг/м3.
- 125. Для выполнения всего комплекса работ по обеспечению сохранности кинофотофонодокументов в государственном архиве необходимо наличие следующего оборудования:
- 126. Для выполнения работ по обеспечению сохранности, описанию и использованию кинофотофонодокументов необходимо наличие технологического оборудования в производственных лабораториях, комнатах для работы сотрудников и исследователей, просмотровом зале государственного архива.
- 127. В кинолаборатории необходимо наличия следующего оборудования:
- 128. В фотолаборатории необходимо:
- 129. В звукотехнической лаборатории необходимо:
- 130. В комнатах для работы сотрудников архива и исследователей необходимы звукомонтажные и монтажные столы с ручным приводом, просветные столы, магнитофоны и другая звуковоспроизводящая аппаратура.
- 131. Все кинофотофонодокументы, принятые в государственный архив, должны быть подготовлены к передаче в хранилище.
- 132. В процессе подготовки осуществляется оформление кинодокументов и фонодокументов фотографической (оптической) записи стандартными рекордами, ремонт перфораций и склеек, после чего документы подлежат общей консервационнопрофилактической обработке в соответствии с требованиями действующей нормативно-технической документации.
- 133. Консервационно-профилактическая обработка, представляющая собой ряд последовательных операций, должна обеспечивать:
- 134. Кинофотофонодокументы, прошедшие консервационно-профилактическую обработку, подлежат техническому контролю. Результаты контроля заносятся в документацию о техническом состоянии (согласно Приложениям № 22-25).
- 135. Для предотвращения или приостановки плесневых поражений, данные документы должны быть подвергнуты фунгицидной обработке в соответствии с требованиями действующей нормативно-технической документации.
- 136. Кинофотофонодокументы с влагосодержанием, равновесным 70-90% относительной влажности воздуха, перед упаковкой и закладкой в хранилище с плюсовой температурой требуют предварительного кондиционирования в помещениях, имеющих комнатную температуру и влажность не более 60%.
- 137. Подготовка фонодокументов на магнитной ленте к передаче в хранилище включает очистку от пыли и грязи, выдерживание в условиях повышенной относительной влажности воздуха, склеивание частей фонодокумента или замену старых склеек новыми, подклейку ракордов в случае их отсутствия.
- 138. Склейки должны быть произведены с помощью специальной склеивающей ленты. Склеиваемые концы магнитной ленты и ракорда срезаются под углом 45° к осевой линии ленты. Допускается склейка с помощью жидкого клея, при этом склеивающие концы срезаются под углом 45° и соединяются внахлест таким образом, чтобы при движении ленты во время воспроизведения слева направо видимый уступ склейки находился у левого края ее рабочей стороны. Длина склейки должна быть не более 5 мм.
- 139. Длина начального ракорда должна соответствовать учетверенной длине наибольшего витка ленты. Длина конечного ракорда должна быть не менее 2,0 м.
- 140. На начальном ракорде с нерабочей стороны фонодокумента необходимо нанести следующие обозначения:
- 141. Перемотку фонодокумента проводят на специальной перематывающей аппаратуре. Перемотку необходимо производить на сердечнике типа 1Б ГОСТ 12796-77 рабочим слоем наружу.
- 142. Подготовка грампластинок к передаче в хранилище включает обработку поверхности влажной неворсистой мягкой тканью, пропитанной 2% водным раствором антистатика.
- 143. Кинофотофонодокументы перед передачей в хранилища должны быть упакованы следующим образом:
- 144. Температурно-влажностные параметры воздуха при постоянном хранении кинофотофонодокументов, соответствующие действующей нормативно-технической документации, приведены в нижеиприведенной Таблице:
- 145. Контроль температуры и относительной влажности воздуха необходимо осуществлять с помощью регистрирующих приборов, число которых должно быть не менее 1 комплекта на 25 м2 площади хранилища. Для контроля используются следующие типы приборов:
- Глава 6. Выдача кинофотофонодокументов из хранилищ
- 146. Кинофотофонодокументы из хранилищ государственного архива выдаются:
- 147. Выдача кинофотофонодокументов для работы сотрудников и исследователей оформляется требованием (согласно Приложению № 27). Все исполненные требования находятся у хранителя фондов до истечения сроков их хранения по перечню документов и уничтожаются по акту.
- 148. В целях контроля за поединичным движением документов в хранилищах государственного архива создаются картотеки движения кинофотофонодокументов. Карточки учета движения кинофотофонодокументов составляются на каждую единицу хранения и располагаются в порядке их архивных номеров по каждой описи в отдельности согласно Приложению № 31.
- 149. Правила обращения с кинофотофонодокументами распространяются на все виды работ, которые проводятся с данными документами. Все лица, которым предоставляются кинофотофонодокументы, должны быть ознакомлены с правилами обращения с ними, правилами пожарной безопасности, а также с другими аналогичными материалами инструктивного и методического характера.
- 150. Для транспортирования вне помещений государственного архива кинофотофонодокументы должны быть упакованы следующим образом:
- 151. Кинофотодокументы и фонодокументы фотографической (оптической) записи, хранящиеся при низкой температуре и влажности, необходимо выдерживать в термогигрометрическом режиме рабочего помещения, при температуре - + 18-25°С, и относительной влажности 60%, для предотвращения конденсации влаги на пленке, обусловленной разностью температур в хранилище и рабочем помещении, и во избежание механических повреждений. Сроки выдержки в кондиционных условиях.
- 152. Все виды работ с кинофотофонодокументами должны проводиться в чистом помещении, оснащенном системой кондиционирования воздуха. В помещениях, где проводится работа с кинофотофонодокументами, нельзя находиться в верхней одежде, грязной и мокрой обуви, держать продукты питания, курить и так далее.
- 153. Лица, работающие с кинодокументами, должны быть проинструктированы о порядке работы за монтажными и звукомонтажными столами.
- 154. При работе с кинодокументами и фонодокументами фотографической (оптической) записи необходимо выполнять следующие требования:
- 155. Лица, работающие с фотодокументами, должны быть проинструктированы о порядке работы за просветными столами.
- 156. Лица, работающие с фонодокументами, должны быть проинструктированы о порядке работы на звуковоспроизводящей аппаратуре. При работе с фонодокументами необходимо выполнять следующие требования:
- Глава 7. Контроль технического и физико-химического состояния кинофотофонодокументов
- 157. Контроль технического и физико-химического состояния кинофотофонодокументов в государственном архиве осуществляется в целях своевременного выявления дефектов, определения вида реставрационно-профилактических работ и устранения дефектов документов. Такой контроль проводится при приеме их на государственное хранение, в процессе хранения, при выдаче во временное пользование и возврате в хранилище, после проведения реставрационных и консервационнопрофилактических работ.
- 158. При приеме кинофотофонодокументов на государственное хранение в порядке, установленном пунктами 54-70 настоящих Правил, осуществляется контроль их технического и физико-химического состояния.
- 159. Контроль негатива изображения, контратипа (дубльнегатива), негатива фонограммы перезаписи осуществляется путем просмотра на монтажном столе и выполнения необходимых измерений на контрольно-измерительных приборах.
- 160. Оформление каждой части стандартными ракордами, наличие отпечатка контрольной шкалы в каждой части проверяется визуально; величина диффузной оптической плотности в отпечатке контрольной шкалы при измерении на денситометрах - в соответствии с требованиями ГОСТ 10.691.0-84 - 10.691.4-84 - для черно-белого изображения и для цветного изображения; техническое состояние поверхности и перфораций - визуально и при необходимости с помощью проектора контроля перфорации ПКП-2 или дефектоскопа; расположение и качество изображения - визуально; размеры и расположение фотографической фонограммы - при помощи прибора типа РИФ; величина оптической плотности фонограммы - на денситометре.
- 161. При контроле кинодокументов на отражательном экране в условиях оптической проекции необходимо проверить качество изображения, ровность планов по плотности и цвету внутри части и ровность частей внутри копии - визуально; синхронность фонограммы с изображением - визуально и по слуховой оценке; устойчивость кадра, резкость изображения и отсутствие дефектов изображения - визуально.
- 162. Результаты контроля кинодокументов фиксируются в актах о результатах проверки технического состояния кинодокумента, а обнаруженные дефекты - в дефектных ведомостях согласно Приложениям № 22, 23.
- 163. Контроль фотодокументов проводится путем просмотра фотодокументов и контрольных отпечатков на монтажном или просветном столе. При этом определятся техническое состояние поверхности (отсутствие царапин, грязи, потертости и других дефектов), фотографическое качество (резкость, контрастность, диапазон оптических плотностей, отсутствие вуали, наличие пропечатывающихся дефектов и так далее).
- 164. Результаты контроля фотодокумента фиксируются в карточке учета технического состояния фотодокумента согласно Приложению № 24.
- 165. Контроль фонодокументов на магнитной ленте, граммофонных оригиналов и грампластинок осуществляется путем прослушивания на профессиональных звуковоспроизводящих устройствах, отвечающих требованиям действующей нормативно-технической документации, и просмотра в отраженном свете; фонодокументов фотографической (оптической) и шоринофонной записи - в соответствии с пунктом 159 настоящих Правил.
- 166. Результаты контроля фонодокумента фиксируются в карточке учета технического состояния фонодокумента согласно Приложению № 25.
- 167. Акты, дефектные ведомости и карточки технического состояния согласно Приложениям № 22-25 в случае обнаружения на кинофотофонодокументах устранимых дефектов являются основанием для возвращения документов на реставрацию сдающему учреждению.
- 168. Контроль технического и физико-химического состояния кинофотофонодокументов в процессе хранения проводится со следующей периодичностью:
- 169. При контроле кинофотофонодокументов определяются состояние поверхностей (эмульсионного слоя, основы, ферромагнитного покрытия и так далее), состояние перфорационных дорожек (надрывы, надколы, разрывы и так далее), стабильность нитроосновы, геометрические размеры, изобразительные характеристики кино- и фотодокументов, электроакустические характеристики фонодокументов.
- 170. Стабильность нитроосновы кинофотофонодокументов определяется согласно методике указанной в Приложении № 33. По результатам проверки стабильности нитроосновы устанавливаются дальнейшие сроки хранения кинофотофонодокументов на нитрооснове.
- 171. Результаты контроля технического и физико-химического состояния кинофотофонодокументов в процессе хранения фиксируются в следующих документах:
- 172. В случае обнаружения на кинодокументе дефектов составляются дефектные ведомости, которые нумеруются в валовом порядке и учитываются по описи дефектных ведомостей согласно Приложению № 23. Дефектные ведомости кинодокумента № 1, № 2, № 3 и так далее являются вкладышами в акт о результатах проверки технического состояния кинодокумента.
- 173. Книги учета технического состояния фотодокументов ведутся раздельно на каждый вид фотодокументов.
- 174. По результатам контроля кинофотофонодокументов делается заключение о необходимости проведения их реставрационно-профилактической обработки и устанавливаются сроки следующей проверки.
- 175. При контроле кинофотофонодокументов, выдаваемых и возвращаемых после выдачи во временное пользование, а также после проведения реставрационных и консервационно-профилактических работ, определяются состояние поверхностей (эмульсионного слоя, основы, ферромагнитного покрытия и так далее), состояние перфорационных дорожек (надрывы, надколы, разрывы и так далее), геометрические размеры (метраж, усадка), целостность документа (отсутствие вклеек, наличие ракордов и так далее).
- 176. В случае, если в возвращаемых кинофотофонодокументах обнаружены повреждения, составляется акт согласно Приложению № 35, который представляется директору государственного архива для принятия соответствующих мер.
- Глава 8. Проверка наличия и состояния кинофотофонодокументов
- 177. Проверка наличия и состояния кинофотофонодокументов как действенное средство контроля за их сохранностью является постоянной плановой работой государственного архива.
- 178. Методическое обеспечение работы по проверке наличия и состояния кинофотофонодокументов включает:
- 179. Перед проверкой наличия и состояния кинофотофонодокументов сотрудники государственного архива проводят выверку описей кинофотофонодокументов: выявляют правильность нумерации документов, соответствие итоговой записи фактически числящимся по описи номерам документов, литерные и пропущенные номера и так далее.
- 180. Проверка наличия кинофотофонодокументов проводится путем сверки фактического наличия кинофотофонодокументов с данными описи. При этом сверяется описательная статья описи с описанием на этикетке (для кино- и фонодокументов) и с изображением (для фотодокументов).
- 181. В ходе проверки наличия и состояния исполнители обязаны строго сохранять установленный порядок расположения документов (в конвертах, папках, ящиках, коробках на стеллажах), а также поставить на место обнаруженные во время проверки неправильно размещенные документы, изъять не внесенные в описи кинофотофонодокументы и передать их заведующему архивохранилищем, изъять документы, снятые с учета, но своевременно не изъятые из хранилища, выявить кинофотофонодокументы, имеющие физические дефекты.
- 182. Кинофотофонодокументы, выданные в читальные залы, комнаты прослушивания, сотрудникам архива и во временное пользование, считаются имеющимися в наличии.
- 183. Результаты проверки наличия и состояния кинофотофонодокументов отражаются в листах и актах проверки наличия и состояния кинофотофонодокументов, актах об обнаружении неучтенных кинофотофонодокументов и других документах.
- 184. Акт проверки наличия и состояния кинофотофонодокументов подписывается исполнителями и визируется заведующим архивохранилищем.
- 185. Учет не обнаруженных при проверке наличия и состояния единиц хранения ведется с помощью картотеки, которая находится у заведующего архивохранилищем или ответственного хранителя фондов, а также у лица, ведущего учет документов по архиву в целом. Карточки, согласно Приложению № 40, составляются в необходимом количестве экземпляров и систематизируются по архивным номерам единиц хранения.
- 186. Для организации розыска единиц хранения кинофотофонодокументов, не обнаруженных при проверке наличия и состояния, рекомендуется:
- 187. На кинофотофонодокументы, найденные в результате розыска, составляется акт, в котором указывается место обнаружения документов. Акт подписывается заведующим архивохранилищем, ответственным хранителем фондов и служит основанием для исключения найденных документов из числа отсутствующих (Приложение № 41).
- 188. Документами, подтверждающими отсутствие кинофотофонодокументов в государственном архиве, являются:
- 189. В карточках необнаруженных кинофотофонодокументов делается отметка о причинах отсутствия документов в государственном архиве со ссылкой на соответствующий документ.
- 190. На кинофотофонодокументы, пути розыска которых исчерпаны, составляется акт о необнаружении кинофотофонодокументов (Приложение № 42).
- 191. После завершения работы по розыску кинофотофонодокументов составляется акт о завершении розыска, которым подводится итог проведенной работы (Приложение № 43).
- 192. После утверждения акта проверки наличия и состояния кинофотофонодокументов или на основании приказа о снятии с учета необнаруженных кинофотофонодокументов необходимые изменения вносятся в учетные документы.
- 193. Изменения в учетные документы государственного архива вносятся на основании следующих документов:
- 194. Изменения вносятся во все экземпляры описей кинофотофонодокументов: делаются отметки «Выбыл» против выбывших и необнаруженных документов.
- 195. Если при проведении проверки наличия и состояния кинофотофонодокументов не обнаружено никаких изменений, то в учетных документах проставляется штамп о проверке данных документов.
- 196. Карточки на необнаруженные кинофотофонодокументы, розыск которых будет продолжен, подлежат дальнейшему хранению, а остальные могут быть уничтожены.
- 197. Если снятые с учета кинофотофонодокументы будут в дальнейшем найдены, составляется акт об обнаружении кинофотофонодокументов, на основании которого они берутся на учет как вновь поступившие.
- 198. На документах, послуживших основанием для внесения изменений в учетные документы, делается отметка «Внесено в учетные документы». Дата. Должность. Подпись. После этого документы подшиваются в дело.
- Раздел 3. Научно-информационная деятельность государственного архива
- Глава 9. Создание и развитие системы научно-справочного аппарата
- 199. Система научно-справочного аппарата к кинофотофонодокументам государственного архива включает учетные документы, архивные справочники, информационные документы.
- 200. Описи, книги учета и описания создаются в процессе описания каждой единицы хранения кинофотофонодокументов.
- 201. Описание кинодокумента в описи дается в виде названия фильма, спецвыпуска, киножурнала, кино-, телесюжета (Приложение № 6).
- 202. Описание фотодокумента в описи дается в виде аннотации согласно Приложению № 7.
- 203. В графе «Производственные номера» проставляется номер, присвоенный фотодокументу в ведомственном архиве. Для фотодокументов, поступивших от учреждений или лиц, в фототеках которых нумерация негативов не ведется, эта графа остается свободной.
- 204. При описании значительного объема фотодокументов (свыше 200 единиц хранения) аннотации могут составляться на группы фотодокументов, объединенных по тематическому, хронологическому или другим признакам. В качестве приложения к описи дается перечень производственных номеров фотодокументов, включенных в опись.
- 205. Описание фотоальбома в описи дается в виде названия согласно Приложению № 8.
- 206. Описание фонодокументов в описи дается в виде заголовков и аннотаций согласно Приложениям № 9, 10.
- 207. В целях унификации описания однородных фонодокументов применяются типовые заголовки. Примеры:
- 208. Заголовок фонодокумента, содержащего запись произведения литературы и искусства, включает название художественного произведения и его жанр; первую строку текста, которая заключается в кавычки, если фонодокументом является не имеющее авторского названия и не опубликованное ранее в печати произведение; инициалы и фамилии авторов музыки, обработки, переложения, текста, перевода произведения.
- 209. Аннотация фонодокумента представляет собой краткое изложение сведений о выступающих или исполнителях, а также о содержании выступлений, если оно не отражено в заголовке.
- 210. Аннотация фонодокумента включает инициалы, фамилии и звания исполнителей художественного произведения; тембр голоса исполнителя вокального произведения (бас, баритон, сопрано и другие); название музыкального инструмента, если произведение исполняется одним солистом или несколькими музыкантами; название музыкального коллектива, инициалы, фамилию и звание художественного руководителя и дирижера, а также инициалы, фамилию и звание солиста, если произведение исполняется хором, ансамблем или оркестром; название театра, в постановке которого произведение записано, перечень действующих лиц, инициалов, фамилий и званий исполнителей при описании произведений крупных форм (опер, оперетт, драматических спектаклей и так далее); названия частей при описании многочастных произведений; первую и последнюю строки, между которыми ставится многоточие, в круглых скобках и кавычках при описании отрывков литературных произведений.
- 211. В графе «Номер единицы хранения» описи фонодокументов граммофонной записи указывается арабскими цифрами сторона граммофонного оригинала, грампластинки согласно Приложению № 9.
- 212. Учет фонодокументов фотографической (оптической) и шоринофорной записи дополнительно проводится по метражу, а магнитной записи - по времени звучания.
- 213. В графе «Вид, размер, материал носителя записи» описи фонодокументов граммофонной записи (согласно Приложению № 9) указываются следующие данные:
- 214. Описи, книги учета и описания кинофотофонодокументов могут усовершенствоваться в тех случаях, когда они не отвечают требованиям, изложенным в пунктах 201-206 настоящих Правил.
- 215. Внутренние описи (режиссерские и операторские монтажные листы, монтажные листы кинодокументов, описи кино-, телесюжетов, внутренние описи фотоальбомов) создаются в процессе описания планов или монтажных кадров кинодокументов и позитивов, входящих в состав фотоальбома.
- 216. Описанию кинодокументов предшествует их стартовка.
- 217. Стартовка кинодокументов проводится несмывающимися черными чернилами или специальной тушью арабскими цифрами по порядку расположения планов. Цифры ставятся в межкадровом пространстве после третьего кадра от начала плана. В тех случаях, когда в одной пробке хранятся несколько сюжетов небольшого метража, каждый сюжет стартует отдельно.
- 218. Монтажный лист кинодокумента создается в государственном архиве в случае отсутствия режиссерского монтажного листа и включает в себя покадровое описание законченного произведения (фильма, спецвыпуска, киножурнала).
- 219. Метраж плана устанавливается с помощью метромера или кадрированной линейки. При измерении плана метрометром его длину следует указывать с точностью до одной десятой кадра, а при измерении линейкой - с точностью до одного кадра (в одном метре кинопленки содержится 52,4 кадра).
- 220. Опись кино-, телесюжета включает в себя покадровое описание отдельных кино-, телесюжетов и кинодокументов, не использованных в фильме, спецвыпуске, киножурнале.
- 221. Внутренняя опись фотоальбома помещается в начале фотоальбома (согласно Приложению № 49). Листы внутренней описи фото альбома нумеруются отдельно, их количество обозначается в итоговой записи к фотоальбому после общего количества фотодокументов через знак «+».
- 222. В государственном архиве создаются следующие основные виды каталогов: систематический; предметный (именной, географический) и его разновидности (фильмовый, журнальный, авторский, исполнительский).
- 223. Комплекс работ по созданию каталогов кинофотофонодокументов, включающий составление схемы классификации, описание документов на карточках и ведение каталогов, называется каталогизацией кинофотофонодокументов.
- 224. Схема классификации закрепляет систему расположения карточек в каталоге кинофотофонодокументов.
- 225. Описание кинофотофонодокументов на каталожной карточке проводится на основании сведений, содержащихся в описях кинофотофонодокументов. Отметки о проведении каталогизации делаются на заверительных листах описей.
- 226. Карточка систематического каталога кинодокументов (согласно Приложению № 50) составляется на каждый фильм, спецвыпуск, киножурнал, отдельный кино-, телесюжет.
- 227. Карточка систематического каталога фотодокументов (согласно Приложению № 52) составляется на каждую единицу хранения, отдельный позитив, входящий в состав фотоальбома, и снабжается контрольным отпечатком.
- 228. Карточка систематического каталога фонодокументов (согласно Приложениям № 53, 54) составляется на группу единиц хранения, единицу хранения, отдельное выступление и художественное произведение, входящее в состав единицы хранения.
- 229. При описании фонодокументов, текст которых опубликован в печати, в карточку вносится отметка об опубликованности.
- 230. Карточки именного каталога и его разновидностей составляются по той же форме, что и карточки систематического каталога. Графа «Индекс» в карточках именных каталогов не заполняется, в графе «Рубрика» указывается полностью фамилия, имя, отчество лица.
- 231. Под ведением каталога следует понимать комплекс работ, обеспечивающий функционирование каталога как информационно-поисковой системы, включающий подготовку карточного массива для индексирования (прием, объединение, редактирование, перепечатка карточек), индексирование, дублирование, систематизацию, расстановку карточек в каталоге, составление отсылочного аппарата к каталогу, оформление каталожных ящиков, разделителей, выверку полноты, ревизию, редактирование каталога и ведение учетных форм каталога.
- 232. Индексирование проводится путем анализа содержания каталожной карточки и отнесения ее к определенному структурному подразделению по Схеме классификации.
- 233. Дублирование осуществляется путем составления нескольких экземпляров карточек, тождественных оригиналу, для включения в различные разделы каталога. Дублирование проводится в тех случаях, когда кинофотофонодокумент отражает две или несколько тем, предусмотренных Схемой классификации.
- 234. При систематизации карточки с одинаковыми индексами группируются и расставляются в соответствии со Схемой классификации. Систематизация карточек внутри каждой группы проводится по рубрикам и подрубрикам, соответствующим конкретному содержанию кинофотофонодокументов, которое невозможно предусмотреть Схемой. Группировка карточек внутри подрубрик проводится по хронологическому, географическому и другим признакам.
- 235. Карточки в именном, авторском и исполнительском каталогах систематизируются в алфавитном порядке фамилий, имен, отчеств (инициалов). Карточки, содержащие сведения об одном лице, систематизируются по хронологическому, алфавитному и другим признакам или в логической последовательности.
- 236. В целях эффективного использования кинофотофонодокументов расстановка карточек в каталогах должна осуществляться регулярно. Карточки размещаются в каталожных ящиках соответствующего размера. Ящики нумеруются в валовом порядке и снабжаются этикетками с указанием индексов и названий классификационных делений каталога. Внутри ящика классификационные деления фиксируются с помощью разделителей. Для делений каждого уровня (раздел, подраздел, рубрика, подрубрика и так далее) следует использовать разделители различной формы и цвета. На разделителе указывается индекс и название соответствующего классификационного деления.
- 237. Составление отсылочного аппарата к каталогу кинофотофонодокументов проводится для взаимосвязи систематического каталога с другими каталогами, имеющимися в государственном архиве. Отсылочный аппарат каталога кинофотофонодокументов состоит из отсылочных карточек и отметок на разделителях каталога. В отсылочных карточках и на разделителях каталога пишется «см. также» и указываются индексы и названия делений каталога, к которым дается отсылка.
- 238. В целях повышения эффективности поиска информации, содержащейся в каталогах кинофотофонодокументов, к ним составляются предметные указатели в карточной форме. Предметный указатель можно составлять к одному систематическому каталогу или к системе каталогов архива в целом.
- 239. Тематический обзор кинофотофонодокументов включает систематизированные сведения о составе и содержании кинофотофонодокументов по определенной теме. Основной частью тематического обзора являются аннотации кинофотофонодокументов с указанием поисковых данных. Аннотации располагаются в соответствии со схемой построения обзора. Внутри самых мелких делений схемы аннотации располагаются в порядке значимости вопросов или документов, по хронологическому или географическому признакам.
- 240. Путеводитель по кинофотофонодокументам государственного архива представляет собой архивный справочник, содержащий характеристики или краткие сведения о кинофотофонодокументах в систематизированном порядке и предназначенный для общего ознакомления с составом и содержанием документов государственного архива.
- 241. К путеводителю составляется научно-справочный аппарат: предисловие, указатели, приложения, оглавление. В предисловии к путеводителю обычно даются сведения об истории создания государственного архива, объеме, составе кинофотофонодокументов, научно-справочном аппарате к ним. Дается характеристика комплектования и возможностей использования документов архива, указываются задачи путеводителя, излагается его структура. К путеводителю составляется предметный, именной, географический и другие указатели. Указатели могут быть краткими (содержащими обозначение понятия со ссылочными данными) и развернутыми (содержащими, кроме обозначения понятия и ссылочных данных, пояснения). В качестве приложений к путеводителю могут быть даны списки фильмов, спецвыпусков, киножурналов, фотоальбомов, магнитофильмов, хранящихся в государственном архиве, опубликованы фотодокументы и отдельные кадры кинодокументов.
- Глава 10. Организация использования кинофотофонодокументов
- 242. Использование кинофотофонодокументов организуется по инициативе государственного архива и по запросам учреждений как самостоятельно государственным архивом, так и совместно с другими учреждениями.
- 243. Кинофотофонодокументы архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики используются в народнохозяйственных, агитационно-пропагандистских, культурно-просветительных, научных и учебных целях.
- 244. Основные формы использования кинофотофонодокументов: подготовка информационных документов, организация фотовыставок, подготовка фотоподборок, фотоальбомов, публикация кинофотофонодокументов, подготовка теле- и радиопередач, проведение вечеров-встреч с общественностью, организация экскурсий в государственный архив, подготовка лекций и докладов, кинопрограмм, киносборников и программ прослушивания фонодокументов, предоставление документов исследователям в читальном зале (просмотровом зале, комнате прослушивания), исполнение тематических запросов, выдача документов во временное пользование.
- 245. Государственный архив осуществляет подготовку следующих информационных документов: информационных писем, тематических перечней, тематических справок.
- 246. Информационное письмо представляет собой официальный документ, содержащий сведения о наличии и кратком содержании кинофотофонодокументов государственного архива, интересующих адресата, а также рекомендации по их использованию.
- 247. Тематический перечень кинофотофонодокументов представляет собой список названий кинодокументов, аннотаций фотодокументов и заголовков фонодокументов по определенной теме с указанием их дат и поисковых данных.
- 248. Тематическая справка представляет собой сообщение о наличии в государственном архиве кинофотофонодокументов по определенной теме с указанием архивных номеров, а также общего количества единиц хранения по данной теме, крайних дат событий, освещенных в документах, времени записи и звучания для фонодокументов. Порядок изложения сведений, содержащихся в кинофотофонодокументах, определяется целевым назначением тематической справки. Тематическая справка может содержать рекомендации по использованию названных в них документов.
- 249. Учет информационных документов осуществляется с помощью картотеки. В карточке указывается тема, по которой проводилось выявление документов, степень полноты выявления (полное или частичное), наименование информационного документа, дата его составления, фамилия составителя, номер дела по номенклатуре, наименование и адрес учреждения, которому направляется информационный документ.
- 250. Фотовыставки, организуемые государственным архивом, бывают стационарными (предназначенными для продолжительного экспонирования в одном учреждении) и передвижными (предназначенными для экспонирования в различных учреждениях и на определенный срок).
- 251. Работа по подготовке и организации фотовыставок включает в себя следующие основные этапы:
- 252. Фотоподборки готовятся государственным архивом к знаменательным историческим событиям и юбилейным датам в виде комплекта фотокопий с фотодокументов (а при необходимости - с кинодокументов) этого архива в соответствии с выбранной темой и установленным тиражом.
- 253. Фотоальбомы, предназначенные для использования в читальном зале государственного архива, для демонстрации во время экскурсий, лекций, вечеров-встреч и тому подобное, а также юбилейные альбомы, подготовленные по заказам учреждений, готовятся государственным архивом самостоятельно в одном или нескольких экземплярах. Подготовка тиражированных фотоальбомов к важным юбилейным датам осуществляется государственным архивом на договорных началах совместно с издательствами, фотокомбинатами и другими учреждениями в соответствии с требованиями, изложенными в пункте 251 настоящей Главы.
- 254. Публикация фотодокументов, а также отдельных кинокадров осуществляется в периодической печати, в непериодических изданиях (научных, научно-популярных, учебных, справочных и других).
- 255. Теле- и радиопередачи готовятся государственным архивом совместно с теле- и радиостудиями по инициативе учреждений или государственного архива.
- 256. Государственный архив предварительно согласовывает с соответствующей редакцией студии тему и авторов передачи, обязанности архива и студии, продолжительность передачи, срок ее подготовки и тому подобное. После выбора темы передачи и установления контактов с определенной редакцией теле- или радиостудии государственный архив проводит выявление, изучение и предварительный отбор необходимых для раскрытия выбранной темы кино-, фото-, фонодокументов и готовит творческую заявку, направляемую на студию. В ней определяется цель передачи, раскрывается ее содержание, и называются кинофотофонодокументы, отобранные для использования при подготовке передачи. Отбор необходимых для передачи кинофотофонодокументов, письменных документов из фондов других государственных архивов и музеев проводится на основании изучения научно-справочного аппарата, источников и литературы по теме. При подготовке сценарного плана используются монтажные листы, описи кино-, телесюжетов, аннотации фотодокументов, тексты фонодокументов и т. п. На основании сценарного плана готовится режиссерский сценарий, в соответствии с которым проводится монтаж копий документов. Подготовленная теле- и радиопередача предварительно просматривается и прослушивается на студии с целью окончательной корректировки дикторского текста и изобразительного ряда передачи. Время звучания фонодокумента, включенного в передачу, указывается в машинописном тексте документа. Работа по подготовке теле- и радиопередач регистрируется в журнале (картотеке) учета, в котором указывается номер по порядку, название передачи, количество использованных кинофотофонодокументов (в единицах хранения и часах звучания), название теле- или радиостудии, дата проведения передачи, фамилии авторов передачи.
- 257. Для ознакомления общественности с составом и содержанием кинофотофонодокументов государственный архив проводит вечера-встречи. Работа по подготовке вечера-встречи начинается с определения тематики, состава аудитории, времени и места его проведения. Затем составляется программа вечера-встречи, которая определяет тематику выступлений и состав кинофотофонодокументов, предназначенных для демонстрации и прослушивания, фамилии ведущих, выступающих и лиц, ответственных за подготовку просмотровой кинопрограммы, программы звукового оформления вечера-встречи, фотовыставки, продолжительность вечера-встречи и порядок его проведения. Документы по организации вечеров-встреч (запрос учреждения на проведение вечера-встречи, программа, тексты выступлений, перечень кинофотофонодокументов, предназначенных для демонстрации, пригласительный билет и другое) включаются в дело.
- 258. Экскурсии для коллективов учреждений организуются государственным архивом по предварительной договоренности с руководством учреждения и официального письма на имя директора архива. Экскурсия готовится на основании плана, в котором указывается тема экскурсии, ее содержание, порядок проведения, ответственные за подготовку. При этом определяется целесообразность составления просмотровой кинопрограммы, программы прослушивания фонодокументов, организации фотовыставки и подготовки фотоальбома, устанавливается день и время проведения экскурсии.
- 259. Лекции и доклады с использованием кинофотофонодокументов готовятся как по инициативе государственного архива, так и по запросам учреждений и проводятся непосредственно в архиве и в других учреждениях. В зависимости от темы лекции, доклада кинофотофонодокументы могут служить иллюстрацией к текстовой части или составлять основное содержание лекции, доклада. Кинодокументы используются в лекциях, докладах путем показа на экране просмотровых кинопрограмм и соответствующих теме фильмов, фотодокументы - путем демонстрации хранящихся в государственном архиве и изготовленных специально для демонстрации диапозитивов (слайдов), организации фотовыставок или фотостенда, фонодокументы - путем их прослушивания. Помимо эпизодических лекций и докладов государственный архив может организовывать тематические циклы вечеров с демонстрацией кинофотодокументов и прослушиванием фонодокументов.
- 260. Кинопрограммы и киносборники готовятся государственным архивом в целях ретроспективного показа кинодокументов. Кинопрограмма предназначается для одноразового показа или неоднократной демонстрации на экране во время мероприятий, проводимых государственным архивом.
- 261. Киносборники предназначаются для использования государственным архивом при проведении различных мероприятий и выдаются учреждениям во временное пользование. Киносборники монтируются из копий позитивных фрагментов фильмов, спецвыпусков, киножурналов, отдельных киносюжетов. Выбор темы киносборника осуществляется аналогично выбору темы фотовыставки, фотоподборки, телевизионных и радиопередач и тому подобное. Одновременно с выбором темы устанавливается объем киносборника и сроки его подготовки. На основании изучения источников и литературы по теме проводится выявление кинодокументов по каталогам государственного архива и монтажным листам. Окончательный отбор кинодокументов проводится во время их просмотра на экране или звукомонтажном столе. Копии кинодокументов, полученные из лаборатории, просматриваются на экране с целью составления сценарного плана, на основании которого осуществляется монтаж киносборника. Подготовленные киносборники просматриваются на экране и обсуждаются членами методической комиссии (совещания) и дирекции государственного архива. Учет киносборников ведется по книге учета киносборников.
- 262. Программы прослушивания фонодокументов готовятся государственным архивом для использования в архиве и в других учреждениях по тематическому плану, в соответствии с которым проводится выявление фонодокументов, их отбор, систематизация и расположение в пределах программы. При подготовке программы используются копии фрагментов фонодокументов. Прослушивание проводится сотрудником государственного архива, ответственным за программу, и сопровождается вступительным словом и комментариями.
- 263. Работа исследователей с кинофотофонодокументами осуществляется в читальном зале, просмотровом зале (для кинодокументов), комнате прослушивания (для фонодокументов) государственного архива. Порядок работы исследователей с кинофотофонодокументами и научно-справочным аппаратом архива определяется правилами работы исследователей в архиве, разрабатываемыми государственным архивом, и «Основными правилами работы государственных архивов».
- 264. К работе с кинофотофонодокументами допускаются исследователи, имеющие письмо-отношение от направившего их учреждения, в котором указывается тема, хронологические рамки исследования и конечная цель использования кино-, фото- или фонодокументов государственного архива. При изменении темы работы в архив представляется новое письмо.
- 265. В государственном архиве осуществляется раздельный учет использования определенных видов кинофотофонодокументов. На каждый вид документов заводится дело, в которое включаются следующие документы: отношение от направившего исследователя учреждения, требование на выдачу документов для работы, список архивных номеров кинофотофонодокументов, отобранных для копирования. Документы размещаются в хронологическом порядке. Каждое дело снабжается указателем фамилий исследователей.
- 266. В обязанности сотрудника государственного архива, отвечающего за работу с исследователями, входит оформление документов на право работы в архиве и организация учета этой работы; консультирование исследователей о составе и содержании документов и научно-справочного аппарата архива, правилах пользования кинофотофонодокументами; организация просмотра и прослушивания кинофотофонодокументов; оформление заказа на изготовление копий кинофотофонодокументов.
- 267. Выявление кинофотофонодокументов проводится исследователем с помощью научно-справочного аппарата государственного архива: каталогов и всех имеющихся к ним указателей, монтажных листов, описей киносюжетов (телесюжетов), внутренних описей фотоальбомов, путеводителей, тематических обзоров, перечней.
- 268. Заказы на изготовление копий кинофотофонодокументов (или отдельных фрагментов кинофонодокументов) оформляются исследователями при наличии письма, содержащего гарантию оплаты заказа (номер расчетного счета учреждения, подписи руководителя и главного бухгалтера учреждения-заказчика). Для изготовления копий кинофотофонодокументов исследователь заполняет бланк заказа (согласно Приложению № 29). Изготовленные копии кинофотофонодокументов проверяются сотрудником, отвечающим за работу с исследователями или специально выделенным сотрудником, осуществляющим контроль за содержанием выдаваемых из государственного архива копий.
- 269. Исполнение тематических запросов на кинофотофонодокументы проводится государственным архивом в установленном порядке. Запрос поступает к сотруднику архива, который выявляет имеющиеся в архиве кинофотофонодокументы по теме запроса, заполняет бланк заказа на изготовление необходимых копий и осуществляет описание копий, выданных заказчику. Изготовление копий кинофотофонодокументов и их пересылка по почте осуществляется государственным архивом за определенную плату. За правильность использования копий кинофотофонодокументов несут ответственность руководители учреждений, получившие копии документов государственного архива, а также исследователи, работавшие в архиве. Учет работы исследователей и исполнения тематических запросов ведется по книге учета работы исследователей с кинофотофонодокументами согласно Приложению № 56 и книге учета исполнения тематических запросов на кинофотофонодокументы согласно Приложению № 57.
- 270. Государственный архив осуществляет выдачу кинофотофонодокументов во временное пользование с разрешения руководства архивного учреждения:
- 271. Для копирования черно-белых кинодокументов выдаются промежуточные позитивные копии и контратипы (дубль-негативы). Для копирования цветных кинодокументов выдаются цветные негативы в установленном комплекте. Фотодокументы выдаются во временное пользование для осуществления копирования вне государственного архива только при отсутствии в лаборатории архива необходимых технических средств.
- 272. Фонодокументы выдаются во временное пользование:
Реквизиты документа
Полное наименование
Об утверждении основных правил работы государственных архивов с кинофотофонодокументами
Издатель
Министерство юстиции
Вид акта
Приказ
№ документа
№ 265
Редакция
Первоначальный документ
Дата документа
28.10.2014
Источник оф. опубликования
САЗ 15-2
Скачать
Доступно по тарифу
К карточке документа
Карточка документа
Об утверждении основных правил работы государственных архивов с кинофотофонодокументами
Тип:
Приказ
Номер:
№ 265
Статус:
Опубликован
Редакция:
Первоначальный документ
Организация:
Министерство юстиции
Дата:
28.10.2014