На главную
О внесении изменения в Постановление Центральной избирательной комиссии Приднестровской Молдавской Республики «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в избирательных комиссиях»
Постановление
№ 01-08/55 от 24.10.2022
САЗ 22-43
- 1. Внести в Постановление Центральной избирательной комиссии Приднестровской Молдавской Республики от 26 октября 2017 года № 01-09/95 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в избирательных комиссиях» с изменениями и дополнением, внесёнными Постановлением Центральной избирательной комиссии Приднестровской Молдавской Республики от 29 ноября 2018 года № 01-09/63, следующее изменение:
- 2. Территориальным (районным, городским (городов, являющихся самостоятельными административно-территориальными единицами Приднестровской Молдавской Республики)) избирательным комиссиям обеспечить настоящим Постановлением нижестоящие избирательные комиссии.
- 3. Направить настоящее Постановление территориальным (районным, городским (городов, являющихся самостоятельными административно-территориальными единицами Приднестровской Молдавской Республики)) избирательным комиссиям.
- 4. Настоящее Постановление вступает в силу со дня принятия.
- 1. Общие положения
- 1. Инструкция по делопроизводству в избирательных комиссиях (далее по тексту – Инструкция) устанавливает порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в Центральной избирательной комиссии Приднестровской Молдавской Республики, территориальной, окружной, участковой избирательных комиссиях (далее по тексту – избирательная комиссия).
- 2. Инструкция разработана в соответствии с Избирательным кодексом Приднестровской Молдавской Республики от 9 августа 2000 года № 332-З (СЗМР 00-3), Законом Приднестровской Молдавской Республики от 8 декабря 2003 года № 367-З-III «Об обращениях граждан и юридических лиц, а также общественных объединений» (САЗ 03-50), Законом Приднестровской Молдавской Республики от 3 июля 2017 года № 205-З-VI «Об электронном документе и электронной подписи» (САЗ 17-28), Постановлением Правительства Приднестровской Молдавской Республики от 6 марта 2019 года № 73 «Об утверждении Положения о порядке представления электронных документов в архив и их хранения, а также о порядке представления сведений из архивов электронных документов» (САЗ 19-9) с дополнениями, внесенными постановлениями Правительства Приднестровской Молдавской Республики от 19 июля 2019 года № 268 (САЗ 19-28), от 15 января 2020 года № 3 (САЗ 20-3), 19 июля 2019 года № 268 (САЗ 19-28), Постановлением Правительства Приднестровской Молдавской Республики от 19 августа 2020 года № 290 «Об утверждении Положения об особенностях обмена электронными документами, осуществляемого с использованием государственной информационной системы «Межведомственный электронный документооборот»» (САЗ 20-34) с изменениями и дополнениями, внесенными постановлениями Правительства Приднестровской Молдавской Республики от 9 сентября 2020 года № 310 (САЗ 20-37), от 26 ноября 2020 года № 417 (САЗ 20-48), от 15 января 2021 года № 4 (САЗ 21-2), от 9 августа 2021 года № 263 (САЗ 21-32), от 4 ноября 2021 года № 348 (САЗ 21-44), от 9 декабря 2021 года № 390 (САЗ 21-49), от 17 февраля 2022 года № 51 (САЗ 22-6), от 27 июня 2022 года № 240 (САЗ 22-25), от 21 сентября 2022 года № 350 (САЗ 22-37), Типовой Инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах Приднестровской Молдавской Республики, утвержденной Приказом Государственной службы управления документацией и архивами Приднестровской Молдавской Республики от 18 апреля 2002 года № 5 (регистрационный N 1544 от 7 июня 2002 года) (САЗ 02-23), с изменениями и дополнениями, внесенными Приказом Администрации Президента Приднестровской Молдавской Республики от 1 июня 2010 года № 31 (регистрационный N 5293 от 17 июня 2010 года) (САЗ 10-24), Приказом Министерства юстиции Приднестровской Молдавской Республики от 17 июля 2012 года № 234 (регистрационный N 6087 от 6 августа 2012 года) (САЗ 12-33); Приказом Государственной службы управления документацией и архивами Приднестровской Молдавской Республики от 10 февраля 2011 года № 3с «Об утверждении Основных правил работы государственных архивов Приднестровской Молдавской Республики» (САЗ 11-11) с изменениями, внесенными приказами Государственной службы управления документацией и архивами Приднестровской Молдавской Республики от 17 июля 2012 года № 234 (САЗ 12-33), от 25 апреля 2017 года № 103 (САЗ 17-19), приказами Государственной службы управления документацией и архивами Приднестровской Молдавской Республики от 11 мая 2017 года № 47 (САЗ 17-23), от 30 июня 2021 № 67 (САЗ 21-29), Постановлением Правительства Приднестровской Молдавской Республики от 7 июня 2016 года № 137 «Об утверждении Положения о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков, печатей и иных носителей изображения Государственного герба Приднестровской Молдавской Республики» (САЗ 16-23) с изменениями, внесенными постановлениями Правительства Приднестровской Молдавской Республики от 17 августа 2016 года № 228 (САЗ 16-33), от 12 марта 2019 года № 82 (САЗ 19-10), от 24 мая 2019 года № 170 (САЗ 19-19), от 14 июня 2019 года № 218 (САЗ 19-22), от 16 февраля 2022 № 44 (САЗ 22-6).
- 3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
- 4. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные Инструкцией, обязательны для членов избирательной комиссии, а также сотрудников Аппарата ЦИК ПМР.
- 5. В Инструкции используются следующие термины и определения:
- 2. Прием, регистрация и прохождение поступающей документации
- 6. Доставка документов в избирательную комиссию осуществляется почтовой связью, факсимильной связью, нарочным, а также с помощью информационно-телекоммуникационных сетей, информационных систем и материальных носителей.
- 7. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей в избирательную комиссию корреспонденции производятся председателем (заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии, либо уполномоченным членом избирательной комиссии в случаях, установленных постановлением (решением) избирательной комиссии. Прием, первоначальная обработка и регистрация поступившей в ЦИК ПМР корреспонденции производится сотрудником Аппарата ЦИК ПМР.
- 8. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
- 9. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров номерам, указанным на конверте, составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется (возвращается) отправителю, а второй приобщается к принятым документам.
- 10. Регистрация входящей корреспонденции – это фиксация факта поступления в избирательную комиссию документов путем проставления на них регистрационного номера с последующей записью необходимых сведений о документах в журнале (Приложение № 1).
- 11. Регистрации подлежат все требующие учета, исполнения и использования в справочных целях документы, в том числе и электронные, как создаваемые в избирательной комиссии, так и поступающие из других организаций и от граждан.
- 12. При регистрации поступившего документа в журнал вносятся следующие обязательные данные: дата поступления документа, присвоенный регистрационный номер (нумерация осуществляется в пределах календарного года), корреспондент, регистрационный номер и дата поступившего документа, краткое содержание документа, количество листов, резолюция руководителя, Ф.И.О. исполнителя, подпись о получении документа (в случае получения исполнителем документа не с помощью информационных систем либо информационно-телекоммуникационных сетей), контроль и срок исполнения, отметка об исполнении и отправлении ответа, указание на номер дела, в котором подшит документ (в графе «примечание»).
- 13. Регистрационный номер (например, 01-16/3) содержит индекс дела по номенклатуре дел избирательной комиссии (01-16) и порядковый номер (№ 3). Регистрационный номер входящего документа и дата регистрации проставляются, как правило, в правом нижнем углу первого листа зарегистрированного документа. На приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно относится.
- 14. Зарегистрированные документы предварительно рассматриваются председателем избирательной комиссии, затем после перенесения резолюции в журнал передаются исполнителю. При получении документов исполнитель проставляет в журнале свою подпись.
- 15. Исполненные документы с визой исполнителя помещаются в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел избирательной комиссии.
- 3. Отправка исходящих документов
- 16. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
- 17. Документы, подлежащие отправке, должны быть полностью оформлены. Если исходящее письмо является ответом на входящий документ, при оформлении документа следует ссылаться на номер и дату документа, на который дается ответ.
- 18. В зависимости от характера и срочности доставки, документы на бумажном носителе отправляются адресату почтовой связью, по каналам факсимильной связи или нарочным, электронные документы и электронный образ документа отправляются с помощью информационно-телекоммуникационных сетей, информационных систем и материальных носителей. Телефонограммы оформляются по форме согласно Приложению № 3.
- 19. Копия исходящего документа помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел избирательной комиссии.
- 4. Работа с обращениями, заявлениями, жалобами граждан, избирательных объединений, избирательных блоков
- 20. Все обращения, заявления, жалобы граждан, избирательных объединений, избирательных блоков (далее – обращение), в том числе и переадресованные в избирательную комиссию из других организаций, регистрируются в журнале отдельно от других видов документов в день их поступления (Приложение № 4). Конверты к ним (при наличии) сохраняются и подшиваются вместе с обращениями. Электронное обращение, поступившее в избирательную комиссию с помощью информационно-телекоммуникационных сетей, информационных систем, сохраняется в электронном виде, а также распечатывается и заверяется уполномоченным на то членом избирательной комиссии, сотрудником Аппарата ЦИК ПМР.
- 21. Регистрационный номер, состоящий из индекса дела по номенклатуре дел избирательной комиссии и порядкового номера, даты и времени поступления обращения, ставится, как правило, в правом нижнем углу первого листа обращения или на свободном от текста месте.
- 22. После регистрации обращения передаются председателю избирательной комиссии.
- 23. Если обращения пересылаются в другие организации, то заявители ставятся в известность в 3-дневный срок с момента получения документа избирательной комиссией.
- 24. Все письменные обращения ставятся на контроль до полного рассмотрения по существу. Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.
- 25. Жалобы (заявления) на решение, действия (бездействие), нарушающие избирательные права, поступившие в избирательную комиссию, рассматриваются избирательной комиссией в течение 3 (трех) календарных дней со дня ее поступления, а в случае ее поступления за 3 (три) календарных дня до голосования и в день голосования – незамедлительно.
- 26. Жалобы (заявления) на решения, действия (бездействие) избирательных комиссий, органов государственной власти, органов местного самоуправления и их должностных лиц, нарушающие избирательные права граждан, поданные в вышестоящую избирательную комиссию, рассматриваются вышестоящей избирательной комиссией в течение 3 (трех) календарных дней со дня ее поступления, а в случае ее поступления за 3 (три) календарных дня до голосования и в день голосования – незамедлительно.
- 27. Избирательная комиссия вправе обращаться с представлениями о проведении соответствующих проверок по обращениям в правоохранительные органы, органы государственной власти и иные государственные органы и органы местного самоуправления.
- 28. Исполненные обращения помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел избирательной комиссии вместе с копией ответа.
- 29. Поступившие заявления в устном порядке при проведении приема граждан, данные о заявителе, краткое содержание заявления и результаты рассмотрения заявления фиксируются в журнале учета личного приема граждан (Приложение № 5).
- 5. Основные требования к подготовке и оформлению документов
- 30. Тексты документов должны излагаться кратко и ясно, быть аргументированными, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в них информации.
- 31. Документы печатаются на бланках избирательной комиссии установленной формы в соответствии с требованиями к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств.
- 32. При подготовке и оформлении документов, как правило, используются следующие основные реквизиты:
- 33. Электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с действующим законодательством Приднестровской Молдавской Республики, кроме случая, когда законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
- 6. Подготовка, оформление и выпуск документов, рассмотренных на заседании избирательной комиссии. Протокол заседания избирательной комиссии
- 34. Проект повестки дня заседания избирательной комиссии готовит ее секретарь.
- 35. Документы, представляемые к рассмотрению на заседании избирательной комиссии, должны включать проект решения и указанные в тексте проекта приложения. Все проекты решений должны иметь реквизит «Заголовок к тексту». Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа.
- 36. Члены избирательной комиссии извещаются секретарем избирательной комиссии о заседании не позднее чем за день до дня заседания, за исключением случаев, когда требуется или предусмотрено законодательством незамедлительное рассмотрение вопросов избирательной комиссией. Повестка дня, проекты решений избирательной комиссии и другие необходимые материалы предоставляются членам избирательной комиссии не позднее чем за день до дня заседания, а в исключительных случаях - не позднее чем в день заседания избирательной комиссии.
- 37. Документы, рассмотренные на заседании избирательной комиссии, при необходимости, могут быть доработаны.
- 38. При доработке документа исполнитель вносит в текст согласованные в ходе заседания изменения и дополнения.
- 39. Копии протокольных решений избирательной комиссии могут быть направлены отдельным гражданам, если основанием для рассмотрения вопроса на заседании послужило их обращение в избирательную комиссию.
- 40. На заседании избирательной комиссии ведется протокол. Протоколы заседаний избирательной комиссии оформляются в срок, установленный нормативными актами, регламентирующими деятельность избирательной комиссии.
- 41. Текст протокола заседания избирательной комиссии, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
- 42. К протоколу приобщаются подлинники документов, послуживших основанием для рассмотрения вопроса на заседании избирательной комиссии. Приложения к протоколу являются его неотъемлемой частью.
- 43. Протокол заседания подписывается председателем избирательной комиссии (председательствовавшим на заседании) и секретарем избирательной комиссии (или членом избирательной комиссии, исполнявшим обязанности секретаря избирательной комиссии). Подписи скрепляются печатью избирательной комиссии.
- 44. Протоколы заседаний избирательной комиссии нумеруются в хронологической последовательности в пределах одного календарного года.
- 45. Протоколы заседаний избирательной комиссии и документы к ним подшиваются в дело в соответствии с номенклатурой дел избирательной комиссии.
- 7. Контроль за исполнением документов
- 46. Контролю исполнения подлежат: решения избирательной комиссии, планы работы, входящие документы, исходящие письма, требующие ответа, обращения и др.
- 47. Ответственность за состояние работы по исполнению документов возлагается на председателя избирательной комиссии.
- 48. Срок исполнения документа устанавливается в соответствии с действующим законодательством и исчисляется в календарных днях с даты его регистрации, если в самом документе не указан конкретный срок.
- 49. Поручения с пометкой «Срочно» исполняются в трехдневный срок.
- 50. Срок исполнения документа может быть продлен только председателем избирательной комиссии.
- 51. После исполнения документ снимается с контроля. Документ считается исполненным тогда, когда решены все поставленные в нем вопросы, автору дан ответ по существу. В случае отзыва документа направившим его лицом документ также снимается с контроля.
- 8. Изготовление и использование печатей и штампов
- 52. Печати и штампы, необходимые для обеспечения деятельности территориальной, окружной, участковой избирательных комиссий, изготавливаются по согласованию с Центральной избирательной комиссией Приднестровской Молдавской Республики.
- 53. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в избирательной комиссии используется печать избирательной комиссии.
- 54. Для проставления отметок о получении, регистрации документов могут применяться штампы.
- 55. Печати и штампы подлежат регистрации в журнале учета печатей и штампов (Приложение № 7). На журнале проставляется гриф «Для служебного пользования», его листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.
- 56. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность председатель избирательной комиссии и председатель Центральной избирательной комиссии ПМР. В случае утери, кражи печати, штампа председатель соответствующей избирательной комиссии обязан незамедлительно через печатные средства массовой информации уведомить о недействительности утерянных печати, штампа и обратиться в органы внутренних дел.
- 57. Пришедшие в негодность печати и штампы уничтожаются, о чем составляется акт о выделении к уничтожению пришедших в негодность печатей и штампов, в котором в обязательном порядке воспроизводится оттиск печати. Отбор на уничтожение штампов, печатей и гербовых печатей производится комиссией в составе не менее трех человек. Уничтожение штампов, печатей и гербовых печатей производится после утверждения акта председателем Центральной избирательной комиссии ПМР, при этом в журнале учета печатей и штампов делается соответствующая отметка. Уничтожение штампа, печати и гербовой печати производится путем измельчения (спиливания) клише штампа, печати и гербовой печати.
- 58. Ответственность за хранение и использование печатей и штампов возлагается на председателя избирательной комиссии, а в его отсутствие – на заместителя председателя либо иное лицо, исполняющее обязанности председателя комиссии.
- 9. Порядок разработки бланка документов
- 59. Бланк документа избирательной комиссии – это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об избирательной комиссии – авторе документа.
- 60. Бланки документов избирательной комиссии изготавливаются, как правило, с помощью компьютерной техники.
- 61. Для изготовления бланков избирательной комиссии должны быть использованы следующие реквизиты:
- 62. Используются также отметки для расположения следующих реквизитов:
- 63. Для бланков документов избирательной комиссии в бумажном виде должна применяться бумага формата А4 (210х297) и А5 (148х210).
- 64. На бланках документов левое поле должно быть 30 мм, правое – 10 мм, верхнее –10 мм, нижнее – не менее 20 мм.
- 10. Составление номенклатуры дел и формирование дел в избирательной комиссии
- 65. Делопроизводство в избирательной комиссии ведется в соответствии с номенклатурой дел.
- 66. Территориальная, окружная и участковая избирательные комиссии при составлении номенклатуры дел руководствуются Примерной номенклатурой дел в территориальных, окружных и участковых избирательных комиссиях, утвержденной Центральной избирательной комиссией Приднестровской Молдавской Республики, согласованной органом государственной власти, в ведении которого находятся вопросы архивного дела и документации. Центральная избирательная комиссия ПМР при составлении и утверждении номенклатуры дел избирательной комиссии руководствуется Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности избирательных комиссий Приднестровской Молдавской Республики, с указанием сроков хранения, согласованной Государственной службы управления документацией и архивами Приднестровской Молдавской Республики.
- 67. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень дел, образующихся в деятельности избирательной комиссии, с указанием сроков их хранения (Приложение № 8).
- 68. Номенклатура дел территориальной (окружной, участковой) избирательной комиссии подписывается секретарем избирательной комиссии, номенклатура дел Центральной избирательной комиссии ПМР подписывается сотрудником Аппарата ЦИК ПМР, ответственным за делопроизводство в ЦИК ПМР. Утверждается номенклатура дел председателем избирательной комиссии.
- 69. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Формирование дел в избирательной комиссии возлагается на секретаря избирательной комиссии, либо на иное лицо, ответственное за делопроизводство, уполномоченное на то председателем соответствующей избирательной комиссии.
- 70. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
- 71. Нормативные и организационно-распорядительные документы, а также приложения к ним группируются в дела по видам документов и по их хронологии.
- 72. Подготовка документов к передаче в архив включает экспертизу ценности документов, формирование и оформление дел, составление описей, составление актов о выделении к уничтожению дел и документов с истекшими сроками хранения.
- 73. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельности избирательной комиссии, с целью отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.
- 74. Оформление дел.
- 75. Хранение документов.
- 78. Передача дел в архив.
- 11. Ответственность
- 76. Члены избирательной комиссии, сотрудники Аппарата ЦИК ПМР несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов.
- 77. Ответственность за организацию делопроизводства в избирательной комиссии, подготовку и обработку документов, обеспечение сохранности документов и передачу их в архив, контроль за соблюдением требований Инструкции несет секретарь избирательной комиссии, сотрудник Аппарата ЦИК ПМР.
- 78. При смене (переизбрании) секретаря территориальной, окружной и участковой избирательной комиссии все имеющиеся в делопроизводстве и на хранении в избирательной комиссии документы передаются по акту приема-передачи новому избранному секретарю.
- 1. (наименование рассматриваемого вопроса)
- 2. ….
- 1. СЛУШАЛИ:
- 1. (Пункты решения формулируются четко, при необходимости указываются исполнители и сроки исполнения)
- 2. ….
- 3. (на кого возлагается контроль за исполнением настоящего решения)
- 4. (указывается срок, с которого настоящее решение вступает в силу)
- 2. СЛУШАЛИ:
Реквизиты документа
Полное наименование
О внесении изменения в Постановление Центральной избирательной комиссии Приднестровской Молдавской Республики «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в избирательных комиссиях»
Издатель
Центральная избирательная комиссия
Вид акта
Постановление
№ документа
№ 01-08/55
Редакция
Первоначальный документ
Дата документа
24.10.2022
Источник оф. опубликования
САЗ 22-43
Скачать
Доступно по тарифу
К карточке документа
Карточка документа
О внесении изменения в Постановление Центральной избирательной комиссии Приднестровской Молдавской Республики «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в избирательных комиссиях»
Тип:
Постановление
Номер:
№ 01-08/55
Статус:
Опубликован
Редакция:
Первоначальный документ
Организация:
Центральная избирательная комиссия
Дата:
24.10.2022