На главную
Об утверждении Положения о порядке документирования информации, зафиксированной в форме электронного документа, в органах государственной власти и управления Приднестровской Молдавской Республики, органах местного самоуправления, организациях
Постановление
№ 226 от 07.07.2021
САЗ 21-27
- 1. Утвердить Положение о порядке документирования информации, зафиксированной в форме электронного документа, в органах государственной власти и управления Приднестровской Молдавской Республики, органах местного самоуправления, организациях согласно Приложению к настоящему Постановлению.
- 2. Настоящее Постановление вступает в силу со дня, следующего за днем его официального опубликования.
- 1. Общие положения
- 1. Настоящее Положение регламентирует требования к порядку документирования информации об осуществлении управленческой деятельности, зафиксированной в форме электронного документа в органах государственной власти и управления, органах местного самоуправления, организациях, расположенных на территории Приднестровской Молдавской Республики.
- 2. Для целей настоящего Положения используются следующие основные понятия:
- 2. Электронный документ
- 3. Электронным документом является информация, представленная в электронной форме, пригодная для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах, оформленная в соответствии с требованиями создания организационно-распорядительных документов, относящихся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации: постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другое (далее –документы), используемые в деятельности органов государственной власти и управления, органов местного самоуправления Приднестровской Молдавской Республики, организаций независимо от организационно-правовой формы и формы собственности.
- 4. Электронный документ должен создаваться, обрабатываться, передаваться и храниться с помощью программных и технических средств, содержать реквизиты, позволяющие его идентифицировать, иметь форму внутреннего представления, а также может обладать формой внешнего представления.
- 5. Форма внешнего представления электронного документа, воспроизведенного с помощью технических средств, на бумажном или ином материальном носителе, должна выражаться в доступной и понятной для восприятия человеком форме и соответствовать письменной структуре документирования, установленной нормативными правовыми актами Приднестровской Молдавской Республики.
- 6. В состав реквизитов формы внешнего представления электронных документов могут входить следующие реквизиты:
- 7. Состав реквизитов формы внешнего представления электронных документов определяется исполнительным органом государственной власти, в ведении которого находятся вопросы архивного дела и управления документацией, в зависимости от вида документа.
- 8. Для формы внешнего представления электронных документов могут быть использованы дополнительные реквизиты (служебные данные), установленные участниками электронного взаимодействия.
- 9. Электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Приднестровской Молдавской Республики, кроме случаев, когда в соответствии с нормативными правовыми актами Приднестровской Молдавской Республики установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе либо о невозможности использования документа только в электронной форме.
- 3. Порядок работы с электронными документами
- 10. Организация работы с документами (управление документацией) – область управления, обеспечивающая эффективное и систематическое создание, получение, сохранение, использование, передачу на хранение или уничтожение документов, включая процессы ввода в систему и сохранения доказательств и информации о деловой деятельности и транзакции (обмене информацией) в виде документов.
- 11. Информационные технологии и электронный документооборот применяются участником электронного взаимодействия при наличии системы документационного обеспечения управления, упорядоченной в соответствии с нормативными правовыми актами Приднестровской Молдавской Республики.
- 12. Упорядочение документационного обеспечения заключается в разработке:
- 13. Служба документационного обеспечения управления либо ответственный делопроизводитель (далее – СДОУ) участника электронного взаимодействия после отправки или получения электронных документов организует хранение и использование электронных документов в порядке, установленном исполнительным органом государственной власти, в ведении которого находятся вопросы архивного дела и управления документацией.
- 14. В случае, если электронный документ не может использоваться только в электронной форме, СДОУ участника электронного взаимодействия осуществляет фиксацию исполненных электронных документов на бумажном носителе в соответствии с требованиями, установленными нормативным правовым актом исполнительного органа государственной власти Приднестровской Молдавской Республики, в ведении которого находятся вопросы управления документацией и архивами (далее – Типовая инструкция).
- 4. Регистрация электронных документов
- 15. Регистрации подлежат все электронные документы, требующие учета, исполнения и использования, как создаваемые участниками электронного взаимодействия, так и поступающие от других юридических и физических лиц, за исключением документов, включенных в перечень документов, не подлежащих регистрации в СДОУ в соответствии с актами законодательства Приднестровской Молдавской Республики.
- 16. Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания, проведения мероприятия или утверждения.
- 17. Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, автора и содержания, в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
- 18. Прием, регистрация и отправка электронных документов осуществляются СДОУ.
- 19. СДОУ участников электронного взаимодействия проводят первичную обработку и регистрацию электронных документов в информационной системе ведомственного электронного документооборота. При первичном рассмотрении документов СДОУ участника системы электронного документооборота готовит при необходимости проект резолюции к документу для утверждения руководителем.
- 20. Первичная обработка поступающих электронных документов включает проверку правильности адресования (доставки), составления электронных документов, наличия указанных в содержании документа приложений и электронной подписи.
- 21. В целях учета и поиска документов в информационной системе ведомственного электронного документооборота электронные документы регистрируются в регистрационно-контрольных формах (далее – РКФ): регистрационно-контрольных карточках, журналах регистрации, в том числе электронных. Участники электронного взаимодействия могут использовать РКФ в электронной форме в информационной системе ведомственного электронного документооборота или на бумажном носителе при отсутствии информационной системы ведомственного электронного документооборота.
- 22. Регистрация электронных документов должна содержать следующий обязательный состав реквизитов регистрации:
- 23. Инструкцией по делопроизводству участника электронного взаимодействия может быть предусмотрено включение в информационную систему ведомственного электронного документооборота участника электронного взаимодействия дополнительных сведений об электронных документах.
- 24. Регистрация электронного документа в информационной системе ведомственного электронного документооборота осуществляется в соответствии с принципом однократности регистрации документа.
- 25. При регистрации электронного документа в информационной системе ведомственного электронного документооборота:
- 26. Регистрация входящих документов осуществляется в порядке, предусмотренном Типовой инструкцией.
- 27. СДОУ участника электронного взаимодействия при регистрации входящего электронного документа проверяется электронная подпись, и при наличии – штамп времени, а также их принадлежность отправителю посредством специализированного программного обеспечения.
- 28. СДОУ участника электронного взаимодействия при получении электронного документа производит регистрацию электронного документа в информационной системе ведомственного электронного документооборота. При необходимости СДОУ участника электронного взаимодействия производит конвертацию электронного документа в формат ведомственного электронного документооборота.
- 29. Регистрация исходящих электронных документов осуществляется в порядке, предусмотренном Типовой инструкцией.
- 30. Регистрация исходящих электронных документов в информационной системе ведомственного электронного документооборота включает в себя следующие действия:
- 31. При регистрации ответа на входящий документ в РКФ указывается номер документа, на который подготовлен ответ.
- 32. Регистрация исходящих документов, подготовленных в ответ на документы, поступившие в адрес участника электронного взаимодействия, осуществляется в РКФ инициативных документов, данному исходящему документу присваивается номер, соответствующий номеру документа, в ответ на который он подготовлен в пределах соответствующего регистрируемого массива.
- 33. Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются отдельным массивом в РКФ электронного документа либо в журналах, в том числе электронных, установленного образца на электронном или бумажном носителе.
- 34. Автоматизированные информационно-поисковые системы формируются на основе информации из РКФ электронных документов либо электронных журналов регистрации в зависимости от задач конкретных информационно-поисковых систем в соответствии с используемыми классификаторами.
- 35. СДОУ осуществляет конвертацию исходящего электронного документа из формата информационной системы ведомственного электронного документооборота в документ формата межведомственного обмена данными. Конвертация должна осуществляться средствами информационной системы ведомственного электронного документооборота.
- 36. СДОУ несет ответственность за идентичность электронных документов, преобразованных в документ формата межведомственного обмена данными.
- 37. СДОУ обеспечивает подписание электронного документа в формате межведомственного электронного взаимодействия электронной подписью посредством специализированного программного обеспечения.
- 5. Особенности документооборота с использованием государственных информационных систем
- 6. Контроль исполнения электронных документов
- 39. Контролю подлежат электронные документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает: постановку электронного документа на контроль, проверку своевременного доведения электронного документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения электронных документов, информирование руководителя участника электронного взаимодействия о результатах такого контроля.
- 40. Контроль исполнения электронных документов осуществляют руководитель, СДОУ и ответственные исполнители.
- 41. Сроки исполнения электронного документа исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) электронного документа. Для входящих электронных документов от других участников электронного взаимодействия – с даты поступления документа к адресату.
- 42. Типовые и индивидуальные сроки исполнения электронных документов идентичны срокам исполнения документов на бумажных носителях.
- 43. Электронный документ считается исполненным и снимается с контроля после направления результатов заинтересованным лицам.
- 44. Результаты исполнения вносятся в РКФ электронного документа, журнал регистрации, в том числе электронный.
- 7. Сроки хранения электронных документов
- 8. Хранение электронных документов
- 9. Защита информации
Реквизиты документа
Полное наименование
Об утверждении Положения о порядке документирования информации, зафиксированной в форме электронного документа, в органах государственной власти и управления Приднестровской Молдавской Республики, органах местного самоуправления, организациях
Издатель
Правительство
Вид акта
Постановление
№ документа
№ 226
Редакция
Первоначальный документ
Дата документа
07.07.2021
Источник оф. опубликования
САЗ 21-27
Скачать
Доступно по тарифу
К карточке документа
Карточка документа
Об утверждении Положения о порядке документирования информации, зафиксированной в форме электронного документа, в органах государственной власти и управления Приднестровской Молдавской Республики, органах местного самоуправления, организациях
Тип:
Постановление
Номер:
№ 226
Статус:
Опубликован
Редакция:
Первоначальный документ
Организация:
Правительство
Дата:
07.07.2021