На главную
Об утверждении Инструкции «Об учете библиотечного фонда в библиотеках (библиотечных системах) Приднестровской Молдавской Республики»
Приказ
№ 50 от 01.04.2016
САЗ 16-19
- 1. Утвердить Инструкцию «Об учете библиотечного фонда в библиотеках (библиотечных системах) Приднестровской Молдавской Республики (прилагается).
- 2. Контроль за исполнением настоящего Приказа оставляю за собой.
- 3. Настоящий Приказ вступает в силу по истечении 7 (семи) дней со дня, следующего за днем его официального опубликования.
- 1. Основные понятия
- 2. Общие положения
- 2. Учет библиотечного фонда отражает поступление документов в фонд, выбытие из фонда, величину всего библиотечного фонда, его подразделений и служит основой для государственного статистического учета, отчетности библиотеки, планирования ее деятельности, обеспечения сохранности фонда, контроля за наличием и движением документов.
- 3. Учет ведется с соблюдением следующих требований:
- 4. Процесс учета библиотечного фонда включает: прием документов, их маркировку, регистрацию при поступлении, перемещении, выбытии, а также проверку наличия документов в фонде.
- 5. Учетная информация, представленная как в рукописной, печатной, так и в компьютерной форме, имеет одинаковую юридическую силу.
- 6. Унификация видов, способов и единиц учета документов в библиотеках обеспечивается соблюдением стандартов, относящихся к библиотечному делу, другими актами законодательства по библиотечному делу, а также требованиями настоящей Инструкции.
- 3. Система учета библиотечного фонда
- 7. Система учета библиотечного фонда включает:
- 8. Библиотеки, формирующие государственный библиотечно-информационный фонд Приднестровской Молдавской Республики на основе бесплатного обязательного экземпляра в соответствии с Законом Приднестровской Молдавской Республики от 7 мая 1999 года № 157-3 «Об обязательном экземпляре документов» (СЗМР 99-2) ведут учет этого фонда в соответствии с настоящей Инструкцией.
- 9. Учет книжных памятников истории и культуры представляют собой совокупность правил и процедур, обеспечивающих выявление книжных памятников, их идентификацию, описание, регистрацию, учетно-документальное оформление, принятие под государственную охрану в соответствии с Законом Приднестровской Молдавской Республики от 22 января 2008 года № 393-З-IV «О недвижимых объектах культурного наследия» (САЗ 08-3), Приказом министерством Просвещения Приднестровской Молдавской Республики от 11 апреля 2003 года № 286 «Об утверждении Положения «О книжных памятниках Приднестровской Молдавской Республики» (Регистрационный № 2394 от 10 сентября 2003 года) (САЗ 03-37), настоящей Инструкцией.
- 10. Библиотеки, имеющие в своих фондах документы государственной части Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики учитывают их в соответствии с Законом Приднестровской Молдавской Республики от 16 января 2009 года № 651-З-IV «Об архивном деле Приднестровской Молдавской Республики» (САЗ 09-3), настоящей Инструкцией.
- 4. Объекты и единицы учета библиотечного фонда
- 11. Объектами учета библиотечного фонда являются документы, поступающие в библиотеку и выбывающие из нее, независимо от вида документа и его материальной основы. Не подлежат учету и не включаются в фонд библиотеки материалы служебного назначения (программные продукты, являющиеся рабочим инструментом библиотечных работников и программистов, и материалы, приобретаемые для оформления библиотеки, других подсобных работ, не связанных с комплектованием библиотечного фонда).
- 12. Величина (объем) и движение фонда измеряются в унифицированных единицах учета:
- 13. Печатные издания и неопубликованные документы:
- 14. Книги и брошюры учитываются в экземплярах и названиях. Как отдельный экземпляр и как отдельное название учитываются:
- 15. Документы, выполненные рельефно-точечным шрифтом (шрифтом Брайля), учитываются в экземплярах и названиях;
- 16. Журналы и продолжающиеся издания учитываются в экземплярах и названиях.
- 17. Газеты учитываются в годовых комплектах и названиях;
- 18. Изоиздания (альбомы, комплекты, отдельные листовые издания) и рельефно-графические пособия для слепых и слабовидящих учитываются в экземплярах и названиях;
- 19. Нотные издания учитываются в экземплярах и названиях;
- 20. Картографические издания учитываются в экземплярах и названиях;
- 21. Нормативно-технические и технические документы (патентные документы, типовые проекты и чертежи, каталоги промышленного оборудования и изделий, нормативные документы по стандартизации, технические условия, руководящие документы и правила) учитываются в экземплярах и названиях;
- 22. Неопубликованные документы учитываются в экземплярах и названиях.
- 23. Для конструкторской документации единицей учета является чертеж или полный комплект конструкторских документов, относящихся к одному изделию (объекту).
- 24. Обновляемое печатное издание учитывается как отдельное название и отдельный экземпляр при первичном поступлении в библиотеку.
- 25. Факсимильное издание учитывается как оригинал.
- 26. Аудиовизуальные документы.
- 27. Документы на микроформах.
- 28. Электронные документы;
- 29. Единицами учета электронных документов на съемных носителях являются экземпляр и название;
- 5. Учет библиотечного фонда
- 30. Ведение учета библиотечного фонда основано на сочетании обязательных и факультативных принципов.
- 31. Обязательными принципами являются:
- 32. Библиотека также может осуществлять:
- 33. Ответственность за правильность организации учета фонда несет администрация библиотеки и сотрудники в соответствии с должностными обязанностями.
- 34. Учредитель, администрация и структурные подразделения библиотеки обеспечивают условия для выполнения правил учета, организации, хранения и использования фонда.
- 35. Учет поступлений в фонд осуществляется дифференцированно, путем их подразделения на документы постоянного, длительного и временного хранения:
- 6. Порядок поступления документов в библиотечный фонд
- 36. Прием документов ведется по сопроводительным документам (счет-фактура, реестр, квитанция, накладная, копия чека и т.д.)
- 37. При обнаружении в принимаемых партиях расхождений с данными сопроводительного документа, а также присланных без заказа или дефектных экземпляров составляется акт в 2 экземплярах (Приложение № 3 к настоящей Инструкции). Первый экземпляр остается в библиотеке. Второй - направляется в организацию или учреждение, от которых были получены издания, с требованием дослать недостающие или заменить ошибочно присланные и дефектные экземпляры. Акт представляется организации - поставщику в течение 1 месяца с момента приема партии новых поступлений.
- 38. После сверки с сопроводительным документом все экземпляры принятых изданий и другие материалы маркируются. При этом должны соблюдаться основные требования к маркировке документов: обозначение принадлежности, эстетика, сохранность текста, или другой знаковой информации, долговечность.
- 39. Штемпель или индивидуальный машиночитаемый штриховой код проставляется на титульном листе издания или на обороте, а при отсутствии его - на первой странице издания под заглавием и на стр.17; на этикетке первой страницы грампластинки, диапозитивов, фильмокопии, микрофильма, аудио-видеокассете, дискете и т.д.
- 40. По окончании сверки получаемой партии с сопроводительным документом и маркировки производится запись в суммарный и индивидуальный учет.
- 7. Суммарный учет библиотечного фонда
- 41. Суммарный учет дает точные сведения о фонде библиотеки (библиотечной системы) в целом и о фонде каждого входящего в нее структурного подразделения: объеме, составе и о происходящих в фонде изменениях - поступлении, перемещении, выбытии.
- 42. Суммарный учет всех видов документов, поступающих или выбывающих из фонда библиотеки, производится партиями по одному сопроводительному документу. Допускается объединение нескольких сопроводительных документов из одного источника комплектования в одну партию.
- 43. Формой суммарного учета является книга (журнал) в традиционном или машиночитаемом виде.
- 44. Независимо от характера материального носителя учетной формы, сведения о движении фонда фиксируются в 3-х однотипных частях «Книги суммарного учета библиотечного фонда»:
- 45. Заполнение граф «Книги суммарного учета библиотечного фонда» осуществляется с соблюдением следующих правил: часть 1-я заполняется на основании сопроводительных документов, поступающих из источников комплектования. Часть 2-я заполняется на основании актов об исключении документов из фонда библиотеки. Часть 3-я заполняется по результатам 1-й и 2-й частей.
- 46. Раздел «Издания по отраслям знания» во всех трех частях «Книги суммарного учета библиотечного фонда» необходимо идентично оформлять и в массовых библиотеках, включая следующие подразделы:
- 47. Вышеуказанные разделы и подразделы «Книги суммарного учета» должны соответствовать разделам и подразделам «Дневника работы библиотеки» в части «Книговыдача».
- 48. В конце каждой страницы «Книги суммарного учета библиотечного фонда» 1-й и 2-й частей в строке «К переносу» необходимо подводить итоги. Они переносятся на следующую страницу в строку «Перенос», под который ведутся очередные записи о поступлении и выбытии изданий.
- 49. Нумерация записей о поступлении и выбытии в «Книге суммарного учета библиотечного фонда» ежегодно начинается с № 1.
- 50. При записи каждой партии в 1-й части «Книги суммарного учета библиотечного фонда» указываются: дата записи, порядковый номер, источник поступления, номер сопроводительного документа (если документ не имеет номера - ставят дату, указанную на документе), № партии поступления документа, количество поступивших документов (всего, в т.ч. по видам, содержанию, языкам) стоимость приобретенных документов.
- 51. Сведения о выбывших из библиотеки документах отражаются во 2-й части «Книги суммарного учета библиотечного фонда» с указанием причин исключения.
- 52. Библиотека при необходимости вводит дополнительные показатели, учитывающие специфику конкретной библиотеки.
- 53. Необходимо соблюсти следующие условия: набор показателей, отражающих распределение документов по видам и содержанию, идентичный во всех трех частях «Книги суммарного учета библиотечного фонда» и отвечающий требованиям государственной формы статистической отчетности.
- 54. Поступления АВД, микроформ, электронных изданий на машиночитаемых носителях (CD-ROМ, мультимедиа, дискета) отражаются в первой части «Книги суммарного учета» с дальнейшей детализацией по видам документов. Аналогично фиксируются данные о выбытии во второй части «Книги суммарного учета библиотечного фонда». Итоги движения подводятся в третьей части. Итоги движения фонда подводятся в обязательном порядке за год.
- 55. Раздел «Издания по отраслям знаний» для технических и специальных библиотек должен соответствовать профилю комплектования конкретной библиотеки и учитывать ее структуру.
- 56. Раздел: «на языках» ведут библиотеки всех типов по следующим подразделам:
- 8. Индивидуальный учет фонда
- 57. Документы, подготовленные к приему в библиотечный фонд, подвергаются первичной обработке и индивидуальному учету.
- 58. Индивидуальный учет документов осуществляется путем присвоения каждому экземпляру документа регистрационного номера, иного знака в качестве регистрационного номера (системного номера компьютерной программы, штрих-кода и других).
- 59. Индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки.
- 60. Регистрационные номера исключенных из фонда документов не присваиваются вновь принятым документам;
- 61. Регистры индивидуального учета должны иметь заголовочные данные:
- 62. В регистр вписываются данные о каждом документе:
- 63. Первичные учетные документы, подтверждающие факт поступления, передаются в бухгалтерию для включения в учет библиотечного фонда.
- 64. Формами индивидуального учета являются: инвентарная книга (Приложение № 7 к настоящей Инструкции), лист актового учета библиотечного фонда, карточка учета библиотечного фонда.
- 65. При автоматизированной технологии создаются файлы, содержащие всю необходимую информацию для формирования любой из форм индивидуального учета.
- 66. Индивидуальный учет программ для компьютеров и баз данных ведется на регистрационных карточках или другой применяемой в библиотеке форме учета.
- 67. В учетных документах отражаются следующие сведения:
- 68. Индивидуальный учет изданий, неопубликованных документов, АВД, микроформ, электронных изданий осуществляется в отдельной для каждого вида форме индивидуального учета .
- 69. Инвентарные книги необходимо переплетать, пронумеровывать, прошнуровывать. На обложке и титульном листе инвентарной книг даны реквизиты с указанием инвентарных номеров «От инвентарного номера ... до инвентарного номера ...». На обороте последней страницы инвентарной книги делается запись: «В инвентарной книге имеется ... страниц», которая заверяется подписью руководителя библиотеки (учредителя) и печатью.
- 9. Учет и выбытие документов
- 70. Учет выбывающих документов из библиотечного фонда оформляется актами в соответствии с установленными правилами и инструкциями (Приложения № 8, 10 к настоящей Инструкции).
- 71. В каждом акте фиксируются документы, исключаемые только по какой-либо одной причине:
- 72. Выбытие АВД, электронных изданий и микроформ оформляется актом с указанием причин и обоснования исключения их из фонда библиотеки;
- 73. Непригодные для использования и неподдающиеся реставрации микроформы списываются по причинам:
- 74. Исключенные из фондов микроформ на галогенидосеребряной пленке (негатив, позитив) подлежат сдаче как серебросодержащие отходы в соответствии с положением о порядке приема и переработки лома и отходов драгоценных металлов.
- 75. К акту прилагается список документов подлежащих исключению, составленный по инвентарным номерам. Для документов, не состоящих на бухгалтерском учете, допускается замена списка книжными формулярами, расположенными по алфавиту фамилий авторов и заглавий.
- 76. Акты на списание изданий, утраченных в результате утери, порчи, хищения, бедствий стихийного и техногенного характера, при открытом доступе к фонду и т.п., утверждаются на основании соответствующего документа, подтверждающего утрату (протокол, акт, заключение и т.п.)
- 77. Для подтверждения невозможности взыскания задолженности с читателя в качестве основания принимаются зафиксированные в читательском формуляре напоминания о возврате документов, направленные библиотекой в адрес читателя в виде заказного письма или открытки с уведомлением, отказ на взыскание по исполнительному листу или справки из адресного стола, подтверждающей выбытие читателя из населенного пункта.
- 78. Документы, принятые от читателей взамен утерянных, фиксируются в «Тетради учета документов, принятых от читателей взамен утерянных» (Приложение № 11 к настоящей Инструкции). На основании сделанных в ней записей составляются акты на поступление и выбытие (не менее 1 раза в год, если иное не предусмотрено учредителем), которые регистрируются в соответствующих частях «Книги суммарного учета библиотечного фонда».
- 79. На прием денег от читателей взамен утерянных документов составляется приходный ордер и читателю выдается квитанция.
- 80. Документы, исключаемые как непрофильные и дублетные, в законодательном порядке могут быть переданы из одной библиотеки в другие. На передачу литературы составляется акт (Приложение № 12 к настоящей Инструкции).
- 81. Денежные средства за реализованные издания поступают на счет библиотеки и расходуются в соответствии с действующим законодательством.
- 82. Списание документов, состоящих на бухгалтерском учете, производится с применением переоценочных коэффициентов или рыночной цены. В спорных случаях вопрос о стоимости утраченных книг и других материалов выносится на обсуждение комиссии по сохранности фондов (или другого коллегиального органа по фондам).
- 83. Акты на списание документов визируются комиссией по сохранности фондов или другим коллегиальным органом по фондам при дирекции или учредителе. Завизированные акты утверждаются директором библиотеки, заместителем директора (учредителем) или другим уполномоченным на то лицом, за исключением случаев, регламентируемых законодательством.
- 84. Комиссия вправе применить все переоценочные коэффициенты, установленные органами государственной власти в области ценообразования, а также определить другие виды и размеры компенсации ущерба в соответствии с Правилами пользования библиотекой.
- 85. При утере или хищении ценных и редких книг для определения их реальной стоимости комиссия может привлекать к своей работе соответствующих экспертов, а также использовать материалы научно-методических центров, книжных аукционов и ярмарок. В этих случаях определение причиненного ущерба предельными коэффициентами кратности не ограничивается.
- 86. Решение комиссии об оценке изданий и других документов оформляется актом, который служит основным документом, удостоверяющим их стоимость при осуществлении дальнейших действий со стороны администрации по взысканию с виновного материального ущерба.
- 87. Информация о выбывших документах отражается во всех учетных формах, ведущихся в библиотеке.
- 88. Документы (списанные объекты библиотечного фонда), исключенные по причинам ветхости, дефектности, устарелости по содержанию, направляются в пункты вторичного сырья.
- 10. Проверка библиотечного фонда
- 89. Проверка библиотечного фонда производится периодически в сроки, установленные исполнительным органом государственной власти и управления, в ведении которого находятся вопросы культуры (учредителем).
- 90. Обязательная проверка фонда производится:
- 91. Проверка библиотечных фондов осуществляется в следующие сроки:
- 92. Проверка библиотечного фонда или ее части при смене руководителя библиотеки или структурного подразделения, имеющего библиотечные фонды (фондодержателя), приравнивается к очередному сроку.
- 93. Допускается применение других сроков проверки и выборочная проверка фондов по распоряжению учредителя или дирекции библиотеки.
- 94. Проверка фондов структурного подразделения библиотеки (библиотечной системы) может проводиться путем непосредственной сверки учетных единиц с формой учетного документа (с инвентарной книгой, актом) или при помощи контрольных талонов, индикаторов, карточек каталога, которые сверяются с учетной формой (инвентарной книгой, актом).
- 95. Проверка завершается составлением акта с объяснительной запиской и списком отсутствующих изданий (Приложение № 13 к настоящей Инструкции).
- 96. Результаты проверки, зафиксированные в акте, рассматриваются комиссией по сохранности фонда, другим коллегиальным органом по фондам. На основании положительного решения готовится акт о списании документов для его утверждения руководителем (учредителем).
- 97. Допустимый норматив списания документов, утраченных по неустановленным причинам:
- 98. В случае превышения утвержденного норматива утраты документов по неустановленным причинам принимаются меры к возмещению ущерба, при разногласии акт передается учредителю.
- 99. Работа по сохранности фонда в библиотеке (библиотечной системе) ведется под контролем и при участии комиссии по сохранности библиотечных фондов или другим коллегиальным органом по фондам, созданной приказом руководителя библиотеки.
- 100. Комиссия может быть наделена следующими полномочиями:
- 11. Делопроизводство в организации учета фонда
- 101. В соответствии с Указом Президента Приднестровской Молдавской Республики от 17 марта 2009 года № 174 «Об утверждении Положения об архивном фонде Приднестровской Молдавской Республики» (САЗ 09-12), сроки хранения учетных документов библиотеки устанавливаются следующие:
- 102. По истечении сроков хранения учетные документы подлежат уничтожению в установленном порядке.
- 103. В целях квалификационного решения вопросов о сроках хранения учетной документации библиотеки вправе пользоваться услугами местных архивных служб.
- 105. Изменения, вносимые в учетные документы (ошибочно проставленные номера, замена проставленных на изданиях и других документах инвентарных номеров новыми при утере формы индивидуального учета, переписка регистрационных карточек учетного на периодические и другие виды изданий и т.п.) производятся с разрешения должностного лица на основании приказа руководителя библиотеки.
- Часть 3
- 1. По учетным документам числится: ______________экз.книг
- 2. Имеется в наличии: ________________ экз. книг
- 3. Недостает: ________________ экз. книг АВД
- 4. Из выданных читателям до 200___г. книг не возвращено__________ _______ экз.
- 5. Обнаружено неучтенных в формах индивидуального учета _________ экз.
- 6. Выводы комиссии по проверке (о ведении учета, состоянии учетных документов, о недостающих документах, о задержанных книгах и т.п.)
- 7. Предложения комиссии: ___________________________________________________
Реквизиты документа
Полное наименование
Об утверждении Инструкции «Об учете библиотечного фонда в библиотеках (библиотечных системах) Приднестровской Молдавской Республики»
Издатель
Государственная служба по культуре
Вид акта
Приказ
№ документа
№ 50
Редакция
Первоначальный документ
Дата документа
01.04.2016
Источник оф. опубликования
САЗ 16-19
Скачать
Доступно по тарифу
К карточке документа
Карточка документа
Об утверждении Инструкции «Об учете библиотечного фонда в библиотеках (библиотечных системах) Приднестровской Молдавской Республики»
Тип:
Приказ
Номер:
№ 50
Статус:
Опубликован
Редакция:
Первоначальный документ
Организация:
Государственная служба по культуре
Дата:
01.04.2016