На главную
Об утверждении Положения о порядке представления электронных документов в архив и их хранения, а также о порядке представления сведений из архивов электронных документов
Постановление
№ 73 от 06.03.2019
САЗ 19-9
- 1. Утвердить Положение о порядке представления электронных документов в архив и их хранения, а также о порядке представления сведений из архивов электронных документов согласно Приложению к настоящему Постановлению.
- 2. Органам государственной власти и управления, местного самоуправления в срок до 1 апреля 2019 года:
- 3. Настоящее Постановление вступает в силу со дня, следующего за днем его официального опубликования.
- 1. Общие положения
- 1. Настоящее Положение регламентирует порядок представления электронных документов в архив и их хранение, а также порядок представления сведений из архива электронных документов.
- 2. Настоящее Положение распространяет свое действие на правоотношения с участием органов государственной власти и управления, местного самоуправления, а также юридических лиц независимо от формы собственности и организационно-правовой формы (далее – организации) в области комплектования архивов электронными документами, обеспечения сохранности, описания, учета и использования электронных документов.
- 3. Для целей настоящего Положения используются следующие основные понятия:
- 2. Электронный документ
- 4. Электронный документ представляет собой информацию, подготовленную, отправленную, полученную или хранимую с помощью электронных, оптических или аналогичных средств, включая электронный обмен данными. Электронный документ содержит и/или к нему могут быть приложены 1 (одна) или несколько электронных подписей.
- 5. Электронный документ должен создаваться, обрабатываться, передаваться и храниться с помощью программных и технических средств, содержать реквизиты, позволяющие его идентифицировать, а также быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком.
- 6. Электронная форма документа должна соответствовать письменной структуре документирования.
- 7. Виды организационно-распорядительных электронных документов соответствуют видам организационно-распорядительных документов на бумажном носителе.
- 8. Электронные и бумажные документы применяются и используются равнозначно в соответствии с требованиями действующего законодательства Приднестровской Молдавской Республики.
- 9. Не могут использоваться только в электронной форме документы:
- 3. Организация работы с электронными документами
- 10. Организация работы с электронными документами (управление документацией) – создание условий, обеспечивающих хранение необходимой информации и снабжение ею потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Управление документацией включает в себя:
- 11. Информационные технологии и электронный документооборот применяются в организации при наличии системы документационного обеспечения управления, упорядоченной в соответствии с требованиями действующего законодательства Приднестровской Молдавской Республики, а также государственными стандартами, Государственной системой документационного обеспечения управления, типовой инструкцией по делопроизводству в органах государственной власти и управления Приднестровской Молдавской Республики.
- 4. Комплектование ведомственного архива электронными документами
- 12. Организация комплектования ведомственного архива электронными документами состоит из следующих этапов:
- 13. Экспертиза ценности электронных документов проводится на основе:
- 14. Сроки хранения электронных документов идентичны срокам хранения документов на бумажном носителе.
- 15. Сроки хранения электронных документов, не установленные перечнем типовых документов, образующихся в управленческой деятельности органов государственной власти и управления, предприятий, учреждений, организаций Приднестровской Молдавской Республики, с указанием сроков хранения регулируются отраслевыми перечнями документов с указанием сроков хранения органов государственной власти и управления, осуществляющих специальные виды делопроизводства, по согласованию с исполнительным органом государственной власти, в ведении которого находятся вопросы архивного дела и управления документацией Приднестровской Молдавской Республики.
- 16. Организация и проведение работы по экспертизе ценности электронных документов осуществляются центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) (далее – ЦЭК (ЭК)) организации. В состав ЦЭК (ЭК) организации включаются:
- 17. Порядок проведения экспертизы ценности электронных документов идентичен проведению экспертизы ценности для документов на бумажных носителях.
- 18. Специфические критерии проведения экспертизы ценности электронных документов включают в себя:
- 19. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления совместно с ЦЭК (ЭК) организации под методическим руководством ведомственного архива.
- 20. При проведении экспертизы ценности электронных документов в структурных подразделениях осуществляются следующие мероприятия:
- 21. Отбор электронных документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения проводится путем просмотра электронных документов. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков электронных дел, электронных документов и названий директорий-разделов описей.
- 22. Сроки хранения электронных дел, содержащих оставшиеся электронные документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации, согласованных с исполнительным органом государственной власти, в ведении которого находятся вопросы архивного дела и управления документацией Приднестровской Молдавской Республики.
- 23. Ведомственный архив проводит экспертизу ценности электронных документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного архива.
- 24. По результатам экспертизы ценности электронных документов в организации составляются следующие документы (на бумажном носителе и в виде файлов на электронном носителе):
- 25. Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист согласно Приложению № 2 к настоящему Положению.
- 26. В акт о выделении к уничтожению электронных дел, электронных документов, не подлежащих хранению, включаются электронные дела, электронные документы, если предусмотренный для них срок хранения истек по состоянию на 1 января года, в котором составляется акт (например, законченные в 2005 году дела с трехлетним сроком хранения могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2009 года).
- 27. Акт о выделении к уничтожению электронных дел, электронных документов, не подлежащих хранению, составляется на электронные дела, электронные документы всей организации. Если в акте указаны электронные дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков электронных дел, электронных документов этого подразделения. Заголовки однородных электронных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества электронных дел, электронных документов.
- 28. Описи и акты, указанные в пункте 24 настоящего Положения, рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно и подлежат согласованию ЦЭК (ЭК) организации.
- 29. Описи (на бумажном носителе 4 (четыре) экземпляра и виде файлов на электронном носителе) и акты (на бумажном носителе 2 (два) экземпляра и в виде файлов на электронном носителе) представляются на рассмотрение центральной экспертно-проверочной комиссии (экспертно-проверочной комиссии) (далее – ЦЭПК (ЭПК)) соответствующего архивного учреждения.
- 30. Утверждению ЦЭПК (ЭПК) соответствующего архивного учреждения подлежат следующие документы:
- 31. После утверждения описей ЦЭПК (ЭПК) соответствующего архивного учреждения 1 (один) экземпляр описи на бумажном носителе в качестве контрольного экземпляра остается у ЦЭПК (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, 1 (один) экземпляр описей на бумажном носителе в качестве контрольного экземпляра передается в соответствующий государственный архив и 2 (два) экземпляра описей на бумажном носителе возвращаются организации.
- 32. После утверждения описей и акта о выделении к уничтожению электронных дел, электронных документов, не подлежащих хранению, ЦЭПК (ЭПК) соответствующего архивного учреждения 1 (один) экземпляр акта на бумажном носителе передается в соответствующий государственный архив, 1 (один) экземпляр возвращается организации.
- 33. ЦЭПК (ЭПК) соответствующего архивного учреждения после утверждения в установленном порядке акта о выделении к уничтожению электронных дел, электронных документов, не подлежащих хранению, выдает ордер на право уничтожения электронных дел, электронных документов, не подлежащих хранению.
- 34. Описи и акты, указанные в пункте 24 настоящего Положения, после утверждения ЦЭПК (ЭПК) соответствующего архивного учреждения и выдачи ордера на право уничтожения электронных дел, электронных документов, не подлежащих хранению, утверждаются руководителем организации.
- 5. Порядок подготовки электронных документов к передаче в ведомственный архив
- 35. При подготовке электронных дел, электронных документов к передаче на хранение в ведомственный архив организации учитываются следующие факторы:
- 36. Электронные дела, электронные документы передаются в ведомственный архив организации в упорядоченном состоянии по описям электронных дел, электронных документов структурных подразделений согласно Приложению № 5 к настоящему Положению с сопроводительной служебной запиской структурного подразделения.
- 37. Электронные документы могут быть переданы в ведомственный архив организации в следующих форматах:
- 38. Формат хранения электронных документов определяется ведомственным архивом организации самостоятельно и закрепляется в локальном нормативном правовом акте, утверждаемом руководителем организации, согласованным с исполнительным органом государственной власти, в ведении которого находятся вопросы архивного дела и управления документацией Приднестровской Молдавской Республики.
- 39. Вне зависимости от программного обеспечения, используемого для осуществления электронного документооборота в организации, электронные документы, подлежащие архивному хранению, рекомендуется размещать на электронных носителях информации в электронных делах обособленно в виде файлов.
- 40. В процессе подготовки электронных документов к передаче в ведомственный архив организации проводятся следующие мероприятия:
- 41. Имя контейнера электронного документа внутри электронного дела, соответствующего номенклатуре дел организации, рекомендуется присваивать по следующей схеме:
- 42. Особенности присвоения имени электронным документам:
- 43. В контейнер электронного документа, подлежащего передаче в архив организации, включаются:
- 44. При подготовке к передаче электронных документов в архив организации на обособленных материальных носителях проводятся следующие мероприятия:
- 45. При записи электронных документов на физически обособленные электронные носители однократной записи рекомендуется соблюдать принцип размещения на одном носителе электронных документов одного электронного дела.
- 46. Каждый футляр физически обособленного электронного носителя, передаваемого в ведомственный архив организации, снабжается фронтальным вкладышем, на котором указываются:
- 47. Для подтверждения аутентичности и целостности контейнеров электронных документов в описи электронных документов структурного подразделения указываются следующие параметры контейнера электронного документа:
- 6. Прием-передача электронных документов в ведомственный архив
- 48. Электронные документы в порядке, установленном действующим законодательством Приднестровской Молдавской Республики в сфере архивного дела и делопроизводства, передаются в ведомственный архив организации или специализированное подразделение, к функциям которого относится обязанность по обеспечению сохранности электронных документов.
- 49. Электронные документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу передаются в ведомственный архив организации ежегодно, не позднее чем через 2 (два) года после завершения работы с электронными документами.
- 50. Передача электронных дел, электронных документов в ведомственный архив осуществляется по графику, составленному ведомственным архивом организации. График согласовывается с руководителями структурных подразделений, передающих электронные документы в ведомственный архив организации, и утверждается руководителем организации.
- 51. Передача электронных документов в ведомственный архив организации производится в упорядоченном состоянии в виде электронных дел с размещенными внутри них контейнерами электронных документов. Передача электронных документов в ведомственный архив организации производится на основании описей электронных документов структурных подразделений.
- 52. Прием электронных документов в ведомственный архив организации может осуществляться следующими способами:
- 53. Способ приема электронных документов в ведомственный архив организации определяется организацией самостоятельно, исходя из технических и иных возможностей организации.
- 54. При передаче электронных документов в ведомственный архив организации выполняются следующие основные процедуры работы:
- 55. Прием электронных документов в ведомственный архив организации оформляется составлением итоговой записи в конце каждого экземпляра сдаточной описи, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в ведомственный архив электронных дел, электронных документов, их контрольные суммы, объем в МБ, дата приема-передачи. Итоговая запись подтверждается подписями работника архива и работника структурного подразделения, передавшего электронные дела, электронные документы.
- 56. После приема в архив электронных документов на обособленных электронных носителях вкладыши, помещенные в футляр единицы хранения в структурном подразделении, заменяются на вкладыши, оформляемые в ведомственном архиве организации.
- 57. На вкладыше, помещаемом в футляр единицы хранения, оформляемом в ведомственном архиве, указываются:
- 58. Вкладыш помещается в футляр физически обособленного материального носителя таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре.
- 7. Учет электронных документов в ведомственном архиве
- 59. Учет документов в ведомственном архиве – это определение их количества и состава в установленных единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общего их количества в учетных документах.
- 60. Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние электронных документов.
- 61. Учет электронных документов в ведомственном архиве организации является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.
- 62. Ведомственный архив осуществляет учет электронных документов Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики, временно хранящихся в ведомственном архиве организации, в порядке, определенном настоящим Положением.
- 63. В ведомственном архиве организации ведется централизованный учет электронных документов, осуществляемый работником ведомственного архива организации.
- 64. Порядок доступа к учетным документам, а также к учетным базам данных ведомственного архива организации определяется приказом руководителя организации.
- 65. Учет электронных документов ведется в соответствии с требованиями Приказа Государственной службы управления документацией и архивами Приднестровской Молдавской Республики от 21 августа 2007 года № 22 «Об утверждении Основных правил работы ведомственных архивов Приднестровской Молдавской Республики» (САЗ 07-42).
- 66. Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации электронные документы (в том числе неописанные и непрофильные для данного ведомственного архива) и описи электронных дел, электронных документов.
- 67. Учет производится путем присвоения единицам хранения электронных документов учетных номеров, которые являются составной частью их архивного шифра.
- 68. Архивный шифр единицы хранения электронных дел, электронных документов включает следующие элементы:
- 69. Архивный шифр единицы учета электронных документов включает следующие элементы:
- 70. При хранении электронных документов на физически обособленных электронных носителях (оптические диски CD, DVD) архивный шифр единицы хранения обозначается на вкладыше футляра.
- 71. Архивный шифр единицы учета электронных документов включается в метаданные контейнера электронного документа.
- 8. Система учетных документов в ведомственном архиве
- 72. Учет электронных документов в ведомственном архиве организации ведется по основным и вспомогательным учетным документам.
- 73. Порядок ведения основных учетных документов определен Приказом Государственной службы управления документацией и архивами Приднестровской Молдавской Республики от 21 августа 2007 года № 22 «Об утверждении Основных правил работы ведомственных архивов Приднестровской Молдавской Республики» (САЗ 07-42). Настоящее Положение определяет особенности ведения учета электронных документов ведомственными архивами организаций по основным учетным документам.
- 74. Электронные документы учитываются в составе архивного фонда организации (фондообразователя) по описям, единицам учета и единицам хранения. Информационный объем электронных дел, электронных документов указывается в МБ.
- 75. Для учета электронных дел, электронных документов в ведомственном архиве организации используются следующие основные учетные документы:
- 76. Ведение основных учетных документов электронных дел, электронных документов может осуществляться в информационной системе ведомственного архива организации в электронной форме и обязательно фиксироваться на бумажном носителе.
- 77. Необходимость ведения и виды вспомогательных учетных документов определяются ведомственным архивом организации самостоятельно.
- 78. Поступление электронных дел, электронных документов в ведомственный архив организации учитывается в книге учета поступления и выбытия электронных документов согласно Приложению № 8 к настоящему Положению.
- 79. При поступлении и выбытии электронных дел, электронных документов в ведомственный архив организации в книге учета поступлений и выбытия электронных документов указываются:
- 80. Для описанных электронных дел, электронных документов постоянного срока хранения, долговременных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу указываются:
- 81. Для неописанных электронных дел, электронных документов указываются:
- 82. Ежегодно в книге учета поступления и выбытия электронных дел, электронных документов подводится итог количества поступивших и выбывших за год электронных дел, электронных документов.
- 83. При первом поступлении электронных дел, электронных документов в ведомственный архив организации лист фонда (фондов) дополняется двумя разделами:
- 84. Учет электронных документов ведется в единицах хранения, единицах учета с указанием объема в МБ.
- 85. Сведения о единицах хранения, единицах учета и объеме в МБ электронных дел, электронных документов отражаются в деле фонда. В схеме систематизации фонда должна быть отражена систематизация электронных дел, электронных документов.
- 86. Сведения о каждой единице учета электронных документов вводятся в учетную карточку электронного документа согласно Приложению № 7 к настоящему Положению или информационную систему ведомственного архива организации.
- 87. Оформление электронных дел, электронных документов в организации, методическое руководство работой с электронными документами возлагается на ведомственный архив или структурные подразделения, в которых хранятся электронные дела, электронные документы.
- 9. Особенности составления описей электронных дел, электронных документов
- 88. Опись электронных дел, электронных документов является первичным учетным документом для единиц хранения электронных дел, электронных документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, передаваемых на постоянное хранение в соответствующий государственный архив.
- 89. При составлении описи электронных дел, электронных документов заголовки электронных дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел организации.
- 90. Объектом описания в описи электронных дел, электронных документов является единица учета (электронное дело, директория-дело) электронных документов.
- 91. Описательная статья единицы учета включает в себя следующие элементы:
- 92. Описи электронных дел, электронных документов составляются на бумажном носителе и в электронной форме.
- 93. В конце описи оформляется итоговая запись, в которой указываются:
- 94. Итоговая запись подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.
- 95. Описи электронных дел, электронных документов учитываются в реестре описей ведомственного архива организации. Реестр описей ведется в ведомственном архиве организации в общем порядке, установленном для ведения реестров описей.
- 96. К описи может составляться предисловие с указанием информационной системы, из которой извлечены электронные документы, программного обеспечения, его версии и других технологических характеристик информационных систем.
- 10. Порядок хранения электронных документов в ведомственном архиве
- 97. Электронные дела, электронные документы могут храниться в ведомственном архиве организации или в специализированном подразделении организации (вычислительном центре, информационном отделе и так далее).
- 98. Место хранения электронных дел, электронных документов до их передачи в государственный архив закрепляется в локальном нормативно-правовом акте, утверждаемом руководителем организации.
- 99. Ведомственный архив организации (специализированное подразделение) комплектуется электронными документами, созданными либо полученными в ходе деятельности организации в целях накопления, обеспечения сохранности, организации учета и использования электронных документов.
- 100. Ведомственный архив или специализированное подразделение, которое осуществляет прием электронных документов, обеспечивает их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку к приему-передаче и передачу на государственное хранение.
- 101. Обязательными условиями архивного хранения электронных документов являются:
- 102. В соответствии с требованиями настоящего Положения органы государственной власти и управления организации разрабатывают локальные нормативно-правовые акты, учитывающие особенности организации работы с электронными документами.
- 103. Локальный нормативно-правовой акт организации издается руководителем организации после согласования с ЦЭК (ЭК) организации и ЦЭПК (ЭПК) соответствующего архивного учреждения.
- 104. В деятельности организаций допускается формирование гибридных дел в том случае, когда в пределах одного дела объединяются документы, часть которых поступила в организацию по каналам электронного взаимодействия или была создана в организации в виде документа в электронном виде, а часть документов поступила в организацию или была создана в организации на бумажном носителе. При этом в номенклатуре дел делается отметка о ведении дела в электронной форме.
- 105. Гибридное дело существует только на стадии оперативного хранения документов. После исполнения всех документов и завершения делопроизводственного года из гибридного дела, подлежащего архивному хранению, формируются:
- 106. Дело с документами на бумажном носителе формируется из оригиналов документов на бумажном носителе.
- 107. При формировании дела с документами на бумажном носителе документы, поступившие в организацию только в электронном виде, распечатываются и заверяются в установленном порядке.
- 108. Электронные документы систематизируются в информационной системе (хранилище электронных документов) в соответствии с номенклатурой дел организации и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, сформированных из документов на бумажном носителе.
- 109. Особенности формирования и оформления электронных дел отражаются в Инструкции по делопроизводству.
- 11. Обеспечение сохранности электронных документов в ведомственном архиве
- 110. В ведомственном архиве организации электронные документы могут поступать:
- 111. При хранении электронных документов на электронных носителях с однократной записью (оптические диски CD, DVD) предпочтение следует отдавать специализированным средствам размещения, в которых носители защищаются от вредных воздействий окружающей среды (магнитных, электромагнитных, температурно-влажностных и других).
- 112. При хранении электронных документов на электронных носителях с однократной записью (оптические диски CD, DVD) каждый носитель должен иметь негерметичный индивидуальный футляр, при этом должно быть исключено свободное перемещение носителя внутри футляра.
- 113. Футляры с физически обособленными материальными носителями размещаются в боксах в специализированных шкафах, на полках стеллажей, шкафов. Футляры размещаются в вертикальном положении. Расстояние между футлярами на полках должно быть достаточным для свободного перемещения и извлечения футляров при необходимости.
- 114. Хранение электронных документов в ведомственном архиве организации осуществляется в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений и вредных воздействий окружающей среды, в соответствии с требованиями, установленными Основными правилами работы ведомственных архивов Приднестровской Молдавской Республики.
- 115. Сохранность электронных документов обеспечивается:
- 116. Оптимальные условия хранения электронных документов в архиве организации обеспечиваются:
- 117. Для обеспечения сохранности электронных документов в архиве организации необходимо выполнять мероприятия по информационной безопасности:
- 118. Нарушение требований по защите информации влечет за собой наступление ответственности в соответствии с действующим законодательством Приднестровской Молдавской Республики.
- 119. В архивохранилищах все виды работ с электронными документами проводятся при ограниченных уровнях освещения.
- 120. При хранении электронных документов на серверах архива организации следует руководствоваться требованиями фирм-изготовителей серверного оборудования.
- 121. При хранении электронных документов на электронных носителях с однократной записью (оптические диски CD, DVD) устанавливаются рекомендуемые производителем параметры температурно-влажностного режима.
- 122. Контроль технического состояния электронных документов и физического состояния носителей проводится не реже 1 (одного) раза в 3 (три) года.
- 123. Перезапись электронных документов на новые электронные носители с однократной записью (оптические диски CD, DVD) рекомендуется проводить не реже 1 (одного) раза в 5 (пять) лет.
- 124. В случае изменения программно-аппаратной среды и выхода из употребления компьютерных форматов и/или повреждения носителя информации ведомственный архив организации проводит работы по конвертированию электронных документов в новые форматы и/или миграции (перезаписи) на новые носители информации.
- 125. Изменение количества единиц хранения и/или информационного объема электронных документов в результате конвертирования или перезаписи на новые электронные носители фиксируется в акте о миграции и перезаписи электронных документов согласно Приложению № 9 к настоящему Положению.
- 126. Факт проведения конвертирования или перезаписи на новые электронные носители фиксируется в новой итоговой записи описи, листе фонда, пояснительной записке к паспорту ведомственного архива организации и в журнале учета миграций и перезаписей электронных документов.
- 127. Журнал учета миграций и перезаписей электронных документов согласно Приложению № 10 к настоящему Положению является вспомогательным учетным документом ведомственного архива.
- 12. Порядок передачи электронных документов в государственный архив
- 128. Государственный архив осуществляет прием электронных документов в соответствии с планом-графиком, составленным с учетом установленных сроков передачи электронных документов на постоянное хранение, согласованным с организациями-источниками комплектования.
- 129. Государственный архив принимает электронные дела, электронные документы государственной части Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики по истечении предельных сроков их ведомственного хранения в органах государственной власти и управления, местного самоуправления и организациях.
- 130. Досрочный прием электронных документов может быть осуществлен при угрозе утраты документов или ликвидации источника комплектования (ликвидация органа государственной власти и управления, ликвидация организации, смерть гражданина) при отсутствии правопреемника и вышестоящего органа государственной власти и управления. Продление сроков допускается в виде исключения в случае необходимости практического использования документов организацией или отсутствия возможности (площади, технических средств) у государственного архива для приема электронных документов.
- 131. При первом приеме электронных документов от источника комплектования принимается историческая справка (на бумажном носителе 3 (три) экземпляра и в виде файлов на электронном носителе) о фондообразователе и фонде, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре организации. Дополнения к исторической справке представляются в государственный архив вместе с каждой законченной описью.
- 132. Подготовка электронных документов к передаче на постоянное хранение в государственный архив включает:
- 133. Электронные документы передаются в государственный архив в форматах архивного хранения электронных документов в виде обособленных файлов.
- 134. Форматы архивного хранения электронных документов: Portable Document Format (pdf), eXtensible Markup Language (XML).
- 135. Электронные документы, размещенные в электронных делах (директориях-делах), передаются в государственный архив в виде контейнеров электронных документов.
- 136. Контейнер электронного документа, подготовленный для передачи в государственный архив, представляет собой zip-архив (zip-папку без сжатия).
- 137. В контейнер электронного документа включаются:
- 138. Имя контейнера электронного документа внутри электронного дела, соответствующего номенклатуре дел организации, присваивается по следующей схеме:
- 139. Особенности присвоения имени контейнера электронных документов при подготовке к передаче в государственный архив:
- 140. При подготовке к передаче в государственный архив электронные дела, электронные документы записываются на обособленные электронные носители с однократной записью информации (оптические диски CD, DVD) в соответствии со следующей файловой структурой:
- 141. Передача электронных дел, электронных документов в государственный архив проводится на обособленных электронных носителях с однократной записью информации (оптические диски CD, DVD).
- 142. Организации – источники комплектования передают электронные дела, электронные документы в государственный архив на собственных электронных носителях.
- 143. Организацией, передающей электронные дела, электронные документы в государственный архив, на каждый обособленный электронный носитель составляется ведомость электронного носителя с записью согласно Приложению № 11 к настоящему Положению. Ведомость электронного носителя с записью (на бумажном носителе 2 (два) экземпляра и в виде файлов на электронном носителе) передается с обособленным электронным носителем при передаче на государственное хранение.
- 144. Каждый обособленный электронный носитель помещается в футляр и снабжается фронтальным вкладышем, на котором указываются:
- 145. Сопроводительная документация описывает электронные дела, электронные документы, подтверждает их подлинность и целостность.
- 146. В комплект сопроводительной документации входят:
- 147. Электронные документы передаются в государственный архив с сопроводительным письмом, в котором указываются номера и название описей, документы, входящие в комплект сопроводительной документации, вид носителей.
- 148. Электронные дела, электронные документы передаются в государственный архив вместе с описями на бумажном носителе в 3 (трех) экземплярах и в виде файлов на электронном носителе.
- 149. Электронные дела, электронные документы принимаются в государственный архив по утвержденным ЦЭПК (ЭПК) описям электронных дел, электронных документов.
- 150. В государственном архиве при приеме электронных документов проверяются:
- 151. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме электронных дел, электронных документов в государственный архив.
- 152. Прием электронных документов в государственный архив оформляется актом приема-передачи электронных дел, электронных документов на государственное хранение согласно Приложению № 12 к настоящему Положению.
- 153. При приеме документов на государственное хранение в случае отсутствия единиц хранения, единиц учета, указанных в описи электронных дел, электронных документов, составляется новая итоговая запись описи.
- 154. Ведомственный архив организации принимает меры по организации розыска не поступивших на государственное хранение электронных дел, электронных документов.
- 155. Акт составляется на бумажном носителе в 2 (двух) экземплярах и виде файлов на электронном носителе. 1 (один) экземпляр акта на бумажном носителе остается в государственном архиве, 1 (один) – в организации.
- 156. В случае неправильной подготовки сопроводительной документации обособленные электронные носители с электронными документами возвращаются в организацию на доработку.
- 157. Все работы, связанные с подготовкой и передачей электронных документов на постоянное хранение в государственный архив, выполняются за счет организаций, сдающих документы.
- 13. Порядок представления сведений из архивов электронных документов
- 158. Использование электронных документов – применение информации архивных электронных документов в культурных, научных, политических, экономических целях, для обеспечения законных интересов граждан, общества, государства.
- 159. Основными формами использования электронных документов являются:
- 160. Архивные учреждения представляют копии электронных документов, не содержащих информации ограниченного доступа.
- 161. В случаях, когда действующим законодательством Приднестровской Молдавской Республики предусматривается необходимость представления копии документа, допускается представление оригинала электронного документа. Электронный документ представляется на электронном носителе либо через информационно-телекоммуникационные сети.
- 162. Факт выдачи копий электронных документов фиксируется в журнале выдачи электронных документов.
- 163. Доступ пользователей к электронным документам ограниченного доступа осуществляется с учетом требований, установленных действующим законодательством Приднестровской Молдавской Республики.
- 1. Тип носителя _________________________________________________________
- 2. Емкость (Мб)_________________________________________________________
- 3. Фирма-изготовитель____________________________________________________
- 4. Архивный шифр единицы хранения _______________________________________
- 5. Сведения о записях на носителе:
- 6. Дата записи на электронный носитель_____________
- 3. Учет неописанных электронных документов
- 4. Учет описанных электронных документов
Реквизиты документа
Полное наименование
Об утверждении Положения о порядке представления электронных документов в архив и их хранения, а также о порядке представления сведений из архивов электронных документов
Издатель
Правительство
Вид акта
Постановление
№ документа
№ 73
Редакция
Первоначальный документ
Дата документа
06.03.2019
Источник оф. опубликования
САЗ 19-9
Скачать
Доступно по тарифу
К карточке документа
Карточка документа
Об утверждении Положения о порядке представления электронных документов в архив и их хранения, а также о порядке представления сведений из архивов электронных документов
Тип:
Постановление
Номер:
№ 73
Статус:
Опубликован
Редакция:
Первоначальный документ
Организация:
Правительство
Дата:
06.03.2019