На главную
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПЕРЕЧНЯ ТИПОВЫХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНОВ ВЛАСТИ И УПРАВЛЕНИЯ, ПРЕДПРИЯТИЙ, УЧРЕЖДЕНИЙ, ОРГАНИЗАЦИЙ ПРИДНЕСТРОВСКОЙ МОЛДАВСКОЙ РЕСПУБЛИКИ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ
Приказ
№ 6 от 31.05.2002
САЗ 02-35
- 1. Утвердить Перечень типовых документов, образующихся в управленческой деятельности органов власти и управления, предприятий, учреждений, организаций Приднестровской Молдавской Республики, с указанием сроков хранения (прилагается).
- 2. Настоящий Приказ вступает в силу со дня официального опубликования.
- 1. «Перечень типовых документов, образующихся в управленческой деятельности органов власти и управления, предприятий, учреждений, организаций Приднестровской Молдавской Республики, с указанием сроков хранения» (далее - Перечень) составлен в соответствии с Законом Приднестровской Молдавской Республики «Об Архивном фонде Приднестровской Молдавской Республики», Положением о Государственном Архивном фонде Приднестровской Молдавской Республики, утвержденным Постановлением Правительства Приднестровской Молдавской Республики № 191 от 30 июля 1994 года, и с учетом положений иных правовых актов Приднестровской Молдавской Республики, современных нормативных документов и методических пособий по экспертизе ценности документов и комплектованию архивов.
- 2. Перечень включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Документы, отражающие специфические функции организаций (присущие определенному виду деятельности), предусматриваются в соответствующих ведомственных перечнях, примерных номенклатурах дел.
- 3. Состав документов и сроки их хранения в Перечне определены в результате непосредственного изучения документов с учетом рекомендаций специалистов соответствующих организаций, а также положений «Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения» (М.,1989), «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2000), ведомственных перечней документов со сроками хранения, примерных номенклатур дел, а также решений Центральной экспертно-проверочной комиссии (далее - ЦЭПК) межведомственного органа управления и контроля в области архивного дела и документации об установлении или об изменении сроков хранения отдельных видов документов.
- 4. Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т.е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных).
- 5. Перечень служит целям сохранения, организации и качественного пополнения состава Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики. Перечень используется при формировании дел, при подготовке номенклатур дел, при разработке схем классификации документов, при разработке ведомственных перечней документов, примерных номенклатур дел, а также в практике работы экспертно-проверочных комиссий (далее - ЭПК), экспертных комиссий (далее - ЭК) организаций.
- 6. Перечень построен по функциональному принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности организаций, независимо от уровня в системе управления, вида деятельности, форм собственности. Разделы имеют подразделы по более узким вопросам.
- 7. Перечень состоит из 12 разделов:
- 8. Документы в разделах и подразделах Перечня расположены по степени значимости вопросов и видов в логической последовательности. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация (графа № 1). Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа (графа № 2). При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин «документы», а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью.
- 9. Сроки хранения документов, данные в Перечне (графа № 3), распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные архивы или же не поступают.
- 10. Для определения сроков хранения документов необходимо, найдя соответствующую статью в Перечне, проводить полистный просмотр дел; отбор дел на хранение или уничтожение только по заголовкам в описях или на обложках дел не допускается.
- 11. Документы должны приниматься на хранение преимущественно в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии.
- 12. В целях полноты состава Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики Перечень предусматривает возможность поступления в государственные архивы Приднестровской Молдавской Республики дублетных документов, содержащихся в разных фондах. Право решения вопроса их отбора предоставляется государственным архивам.
- 13. Отметка «ЭПК», поставленная в Перечне к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные архивы Приднестровской Молдавской Республики или храниться в организации. Данная отметка предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных архивов Приднестровской Молдавской Республики, а также может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими постоянное хранение своих документов.
- 14. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 1999 году, начинается с 1 января 2000 года.
- 15. Документация, не вошедшая в соответствующие разделы настоящего Перечня, но имеющая срок хранения «постоянно» или отметку «ЭПК» (ЭК) по какому-либо ведомственному перечню, в зависимости от результатов ее конкретного изучения принимается на государственное хранение или уничтожается после минования в ней практической надобности. Решение о приеме или уничтожении документов с отметкой «ЭПК» (ЭК) принимает ЦЭПК межведомственного органа управления и контроля в области архивного дела и документации.
- 16. Снижение сроков хранения, установленных настоящим Перечнем, запрещается. Повышение сроков хранения документов, предусмотренных настоящим Перечнем, может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций.
- 17. Микрофильмирование документов (с последующим уничтожением их оригиналов), образующихся в деятельности организаций, должно производиться в соответствии с действующими государственными стандартами.
- 18. Примечания, используемые в Перечне, комментируют и уточняют сроки хранения документов. Примечание «На государственное хранение не передаются. Хранятся в организациях» уточняет место хранения документов, имеющих, как правило, длительный справочный характер. В других примечаниях указываются признаки выделения определенных разновидностей документов или конкретные разновидности документов, сроки хранения которых отличаются от указанных в графе № 3. Так, примечание «При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются до вынесения окончательного решения» конкретизирует сроки хранения бухгалтерской документации. Примечания «после истечения срока действия договора», «после замены новыми» и т.д. указывают, что исчисление срока, названного в графе № 3, осуществляется с определенного момента. В примечаниях оговорены сроки хранения отдельных документов из общего их комплекса с учетом содержания, авторства, места создания, копийности (например, «выполненные известными авторами», «памятников архитектуры», «при наличии в организации подлинников копии документов - до минования надобности» и др.).
- 19. Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.
- 20. Для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК), в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также представители соответствующего архивного учреждения (для организаций - источников комплектования) по согласованию с ним.
- 21. В своей работе экспертные комиссии руководствуются правовыми актами, нормативными документами, указаниями межведомственного органа управления и контроля в области архивного дела и документации, настоящим Перечнем, нормативными и распорядительными документами руководящего органа своей ведомственной системы, своей организации.
- 22. Отбор документов на постоянное, временное хранение и к уничтожению должен проводиться в соответствии с действующими правилами работы государственных архивов, правилами работы архивов организаций (ведомственных архивов), а также указаниями межведомственного органа управления и контроля в области архивного дела и документации.
- 23. По истечению сроков хранения в архивах организаций - источников комплектования управленческая документация, отобранная на государственное хранение с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы, передается в соответствующие государственные архивы Приднестровской Молдавской Республики.
- 24. Документы, отобранные экспертной комиссией на постоянное или длительное хранение, описываются в соответствии с установленными требованиями.
- 25. Описи (годовые разделы описей) на документы постоянного хранения составляются в четырех экземплярах, рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации и направляются на утверждение ЦЭПК межведомственного органа управления и контроля в области архивного дела и документации. Три экземпляра утвержденной описи возвращаются в организацию, а первый экземпляр передается в государственный архив в качестве контрольного документа, по которому будет производиться прием документов на хранение. Описи документов по личному составу длительного срока хранения согласовываются с ЦЭПК межведомственного органа управления и контроля в области архивного дела и документации и утверждаются руководителем организации.
- 26. После утверждения описей организации разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.
- 27. Государственные архивы Приднестровской Молдавской Республики проверяют правильность отбора документов на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включения в опись постоянного хранения документов, отобранных к уничтожению или на временное хранение.
- 28. Организации, документы которых приему в государственные архивы не подлежат, уничтожают дела с истекшими по Перечню сроками хранения после согласования с государственными архивами актов о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения, при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период времени.
- 29. Отобранные к уничтожению и включенные в акты документы передаются на уничтожение в установленном порядке. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.
- 30. Уничтожение документов без предварительного утверждения ЦЭПК межведомственного органа управления и контроля в области архивного дела и документации описей документов постоянного хранения (для организаций, передающих документы в государственные архивы), а также нарушение установленных настоящим и ведомственными перечнями сроков хранения документов, является незаконным и влечет за собой наступление ответственности в установленном законом порядке.
- 31. В целях формирования полноты Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики документы высших государственных органов власти и управления (за период 1990-1995 годы), имеющие по соответствующим (отраслевым) перечням временный срок хранения, по истечению срока хранения должны в обязательном порядке рассматриваться ЭПК данного государственного органа власти и управления с участием представителя государственного архива Приднестровской Молдавской Республики.
- 32. При определении сроков хранения и отборе документов на государственное хранение или уничтожение, наряду с настоящим Перечнем, необходимо применять систему перечней по научно-технической документации, а также ведомственные перечни, примерные номенклатуры дел организаций, согласованные с межведомственным органом управления и контроля в области архивного дела и документации, и решения ЦЭПК о сроках хранения определенных документов.
- 33. Контроль за правильностью применения настоящего Перечня осуществляет межведомственный орган управления и контроля в области архивного дела и документации.
Реквизиты документа
Полное наименование
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПЕРЕЧНЯ ТИПОВЫХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНОВ ВЛАСТИ И УПРАВЛЕНИЯ, ПРЕДПРИЯТИЙ, УЧРЕЖДЕНИЙ, ОРГАНИЗАЦИЙ ПРИДНЕСТРОВСКОЙ МОЛДАВСКОЙ РЕСПУБЛИКИ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ
Издатель
Руководитель Аппарата Президента и Правительства
Вид акта
Приказ
№ документа
№ 6
Редакция
Текущая редакция на 17.07.2012
Дата документа
31.05.2002
Источник оф. опубликования
САЗ 02-35
Скачать
Доступно по тарифу
К карточке документа
Карточка документа
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПЕРЕЧНЯ ТИПОВЫХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНОВ ВЛАСТИ И УПРАВЛЕНИЯ, ПРЕДПРИЯТИЙ, УЧРЕЖДЕНИЙ, ОРГАНИЗАЦИЙ ПРИДНЕСТРОВСКОЙ МОЛДАВСКОЙ РЕСПУБЛИКИ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ
Тип:
Приказ
Номер:
№ 6
Статус:
Опубликован
Редакция:
Текущая редакция на 17.07.2012
Организация:
Руководитель Аппарата Президента и Правительства
Дата:
31.05.2002