На главную
О внесении изменения в Постановление Центральной избирательной комиссии Приднестровской Молдавской Республики «Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности избирательных комиссий Приднестровской Молдавской Республики, с указанием сроков хранения»
Постановление
№ 01-08/29 от 08.08.2022
САЗ 22-33
- 1. Внести в Постановление Центральной избирательной комиссии Приднестровской Молдавской Республики от 6 июня 2019 года № 01-09/30 «Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности избирательных комиссий Приднестровской Молдавской Республики, с указанием сроков хранения» с изменениями и дополнением, внесенными постановлениями Центральной избирательной комиссии Приднестровской Молдавской Республики от 16 декабря 2019 года № 01-09/46, от 17 января 2022 года № 01-08/5, следующее изменение:
- 2. Настоящее Постановление вступает в силу с момента принятия.
- 1. Общие положения
- 1. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности избирательных комиссий Приднестровской Молдавской Республики, с указанием сроков хранения (далее по тексту - Перечень) составлен в соответствии с Законом Приднестровской Молдавской Республики от 16 января 2009 года № 651-З-IV «Об Архивном деле Приднестровской Молдавской Республики» (САЗ 09-3), Избирательным кодексом Приднестровской Молдавской Республики от 9 августа 2000 года № 332-З (СЗМР 00-3)(далее по тексту – ИК ПМР), Положением об Архивном фонде Приднестровской Молдавской Республики, утвержденным Указом Президента Приднестровской Молдавской Республики от 17 марта 2009 года № 174 (САЗ 09-12), Основными правилами работы ведомственных архивов Приднестровской Молдавской Республики, утвержденными Приказом Государственной службы управления документацией и архивами Приднестровской Молдавской Республики от 21 августа 2007 года № 22 (регистрационный № 4103 от 10 октября 2007 года) (САЗ 07-42) с изменениями и дополнениями, внесенными Приказом Министерства юстиции Приднестровской Молдавской Республики от 26 апреля 2012 года № 121 (регистрационный № 6001 от 17 мая 2012 года) (САЗ 12-21), Приказом Государственной службы управления документацией и архивами Приднестровской Молдавской Республики от 30 июня 2021 года № 67 (регистрационный № 10409 от 23 июля 2021 года) (САЗ 21-29), Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности органов государственной власти и управления Приднестровской Молдавской Республики, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным Приказом Государственной службы управления документацией и архивами Приднестровской Молдавской Республики от 12 мая 2020 года № 33 (регистрационный № 9568 от 25 июня 2020 года) (САЗ 20-26) с изменением, внесенным Приказом Государственной службы управления документацией и архивами Приднестровской Молдавской Республики от 15 июня 2021 года № 58 (регистрационный № 10403 от 21 июля 2021 года) (САЗ 21-29), и с учетом положений иных правовых актов Приднестровской Молдавской Республики, нормативных документов и методических пособий по экспертизе ценности документов и комплектованию архивов.
- 2. Перечень включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) государственных функций, выполняемых Центральной избирательной комиссией Приднестровской Молдавской Республики, территориальными, окружными и участковыми избирательными комиссиями (далее по тексту - избирательные комиссии).
- 3. Состав документов и сроки их хранения в Перечне определены в результате непосредственного изучения документов с учетом положений Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности органов государственной власти и управления Приднестровской Молдавской Республики, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, примерных номенклатур дел, а также решений Центральной экспертно-проверочной комиссии (далее по тексту - ЦЭПК) Государственной службы управления документацией и архивами Приднестровской Молдавской Республики (далее по тексту – ГСУДА ПМР) об установлении или об изменении сроков хранения отдельных видов документов.
- 4. Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение документов, образующихся в процессе деятельности избирательных комиссий.
- 5. Сроки хранения документов, установленные Перечнем, являются обязательными для всех избирательных комиссий.
- 6. Перечень служит целям сохранения, организации и качественного пополнения состава Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики. Перечень используется при формировании дел, при подготовке номенклатур дел, при разработке схем классификации документов, примерных номенклатур дел, а также в практике работы экспертно-проверочных комиссий (далее по тексту - ЭПК), экспертных комиссий (далее по тексту - ЭК) избирательных комиссий.
- 2. Структура Перечня и порядок его применения
- 7. Перечень построен по функциональному принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности избирательных комиссий, независимо от места в системе избирательных комиссий Приднестровской Молдавской Республики. Перечень состоит из разделов, соответствующих основным направлениям деятельности избирательных комиссий.
- 8. Перечень состоит из 8 разделов:
- 9. Документы в разделах Перечня расположены по степени значимости вопросов и видов в логической последовательности. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация (графа N 1). Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа (графа N 2). При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин «документы», а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью.
- 10. Сроки хранения документов, данные в Перечне (графа N 3), распространяются на все избирательные комиссии, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные архивы или же не поступают. Избирательные комиссии применяют указанные в Перечне сроки хранения документов (графа N 3) по-разному. Временные сроки хранения применяются всеми избирательными комиссиями. Постоянный срок хранения применяется теми избирательными комиссиями, документы которых поступают на хранение в соответствующие государственные архивы в установленном порядке. Избирательные комиссии, документы которых не поступают на хранение в государственные архивы, т.е. не являются источниками комплектования архивов, могут применять постоянный срок хранения. Такие документы с постоянным сроком хранения передаются в вышестоящую избирательную комиссию, являющуюся источником комплектования архива.
- 11. Избирательные комиссии - источники комплектования архива:
- 12. Избирательные комиссии, не являющиеся источниками комплектования архива:
- 13. Для определения сроков хранения документов необходимо, найдя соответствующую статью в Перечне, проводить полистный просмотр дел; отбор дел на хранение или уничтожение только по заголовкам в описях или на обложках дел не допускается. Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.
- 14. Документы должны приниматься на хранение преимущественно в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии.
- 15. В целях полноты состава Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики Перечень предусматривает возможность поступления в государственные архивы Приднестровской Молдавской Республики дублетных документов, содержащихся в разных фондах. Право решения вопроса их отбора предоставляется государственным архивам.
- 16. Отметка «ЭПК», поставленная в Перечне к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные архивы Приднестровской Молдавской Республики или храниться в избирательной комиссии. Данная отметка предназначена для применения избирательными комиссиями всех уровней, являющимися источниками комплектования государственных архивов Приднестровской Молдавской Республики.
- 17. Отметка «до минования надобности» означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой избирательной комиссией, но не может быть менее 1-го года.
- 18. Документация, не вошедшая в соответствующие разделы настоящего Перечня, но имеющая срок хранения «постоянно» или отметку «ЭПК» (ЭК), в зависимости от результатов ее конкретного изучения принимается на государственное хранение или уничтожается после минования в ней практической надобности. Решение о приеме или уничтожении документов с отметкой «ЭПК» (ЭК) принимает ЦЭПК межведомственного органа управления и контроля в области архивного дела и документации.
- 19. Снижение сроков хранения, установленных настоящим Перечнем, запрещается. Повышение сроков хранения документов, предусмотренных настоящим Перечнем, может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы избирательной комиссии.
- 20. Примечания, используемые в Перечне, комментируют и уточняют сроки хранения документов. Примечание «Хранятся в избирательной комиссии» уточняет место хранения документов, имеющих, как правило, длительный справочный характер. В других примечаниях указываются признаки выделения определенных разновидностей документов или конкретные разновидности документов, сроки хранения которых отличаются от указанных в графе N 3. Так, примечание «При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются до вынесения окончательного решения» конкретизирует сроки хранения бухгалтерской документации. Примечания «после истечения срока действия договора», «после замены новыми» и т.д. указывают, что исчисление срока, названного в графе N 3, осуществляется с определенного момента.
- 3. Организация проведения и оформления документов на хранение и уничтожение
- 21. Для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение в избирательных комиссиях создаются постоянно действующие экспертные комиссии.
- 22. В своей работе экспертные комиссии руководствуются правовыми актами, нормативными документами, указаниями межведомственного органа управления и контроля в области архивного дела и документации, настоящим Перечнем, нормативными и распорядительными документами ЦИК ПМР.
- 23. Отбор документов на постоянное, временное хранение и к уничтожению должен проводиться в соответствии с действующими правилами работы ведомственных архивов, правилами работы архивов избирательных комиссий, а также указаниями межведомственного органа управления и контроля в области архивного дела и документации.
- 24. По истечении сроков хранения в архивах избирательных комиссий - источников комплектования управленческая, избирательная документация, отобранная на государственное хранение с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы, передается в соответствующие государственные архивы Приднестровской Молдавской Республики.
- 25. Документы, отобранные экспертной комиссией на постоянное или длительное хранение, описываются в соответствии с установленными требованиями.
- 26. Описи на документы постоянного хранения составляются в трех экземплярах, рассматриваются на заседании экспертной комиссии избирательной комиссии и направляются на утверждение ЦЭПК (ЭПК) соответствующего государственного архива. Один экземпляр утвержденной описи возвращается в избирательную комиссию, а два других передаются в государственный архив в качестве контрольных документов, по которым будет производиться прием документов на хранение.
- 27. После утверждения описей организации разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.
- 28. Государственные архивы Приднестровской Молдавской Республики проверяют правильность отбора документов на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включения в опись постоянного хранения документов, отобранных к уничтожению или на временное хранение.
- 29. Избирательные комиссии, документы которых приему в государственные архивы не подлежат, уничтожают дела с истекшими по Перечню сроками хранения после согласования с государственными архивами актов о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения, при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период времени.
- 30. Отобранные к уничтожению и включенные в акты документы передаются на уничтожение в установленном порядке. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.
- 31. Уничтожение документов без предварительного утверждения ЦЭПК межведомственного органа управления и контроля в области архивного дела и документации описей документов постоянного хранения (для избирательных комиссий, передающих документы в государственные архивы), а также нарушение установленных настоящим Перечнем и сроков хранения документов, является незаконным и влечет за собой наступление ответственности в установленном законом порядке.
- 32. При определении сроков хранения и отборе документов на государственное хранение или уничтожение, наряду с настоящим Перечнем, необходимо применять примерные номенклатуры дел избирательных комиссий, согласованные с межведомственным органом управления и контроля в области архивного дела и документации, и решения ЦЭПК о сроках хранения определенных документов.
- 33. Контроль за правильностью применения настоящего Перечня осуществляет межведомственный орган управления и контроля в области архивного дела и документации.
Реквизиты документа
Полное наименование
О внесении изменения в Постановление Центральной избирательной комиссии Приднестровской Молдавской Республики «Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности избирательных комиссий Приднестровской Молдавской Республики, с указанием сроков хранения»
Издатель
Центральная избирательная комиссия
Вид акта
Постановление
№ документа
№ 01-08/29
Редакция
Первоначальный документ
Дата документа
08.08.2022
Источник оф. опубликования
САЗ 22-33
Скачать
Доступно по тарифу
К карточке документа
Карточка документа
О внесении изменения в Постановление Центральной избирательной комиссии Приднестровской Молдавской Республики «Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности избирательных комиссий Приднестровской Молдавской Республики, с указанием сроков хранения»
Тип:
Постановление
Номер:
№ 01-08/29
Статус:
Опубликован
Редакция:
Первоначальный документ
Организация:
Центральная избирательная комиссия
Дата:
08.08.2022