На главную
Об утверждении Правил работы с научно-технической документацией в ведомственных архивах (Редакция на 17.07.2012)
Приказ
№ 34с от 11.05.2011
САЗ 11-34
- 1. Утвердить и ввести в действие Правила работы с научно-технической документацией в ведомственных архивах (Приложение).
- 2. Установить, что Государственная служба управления документацией и архивами Приднестровской Молдавской Республики осуществляет управление научно-технической документацией (далее - НТД) на территории республики путём:
- 3. Установить, что обеспечение постоянного учёта, хранения и использования НТД, относящейся к составу Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики, осуществляется по месту её образования.
- 4. Государственной службе управления документацией и архивам Приднестровской Молдавской Республики заключить до 1 января 2013 года с юридическими лицами источниками комплектования научно-технической документацией Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики, перечень которых устанавливается Государственной службой управления документацией и архивами Приднестровской Молдавской Республики, депозитарные договоры на право длительного хранения документов Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики.
- 5. Ответственность за сохранность, учёт и использование научно-технической документации до передачи её в государственные архивы Приднестровской Молдавской Республики возложить на руководителей юридических лиц всех форм собственности в деятельности которых образуется научно-исследовательская и научно-техническая документация.
- 6. Настоящий Приказ вступает в силу со дня официального опубликования.
- 1. Общие положения
- 1. Научно-техническая документация (далее - НТД) - проектная, конструкторская, технологическая, научная, патентная, картографическая и иная документация по своему значению и объему является составной частью Архивного фонда Приднестровской Молдавской Республики.
- 2. В соответствии с Законом Приднестровской Молдавской Республики от 16 января 2009 года «Об архивном деле Приднестровской Молдавской Республики» НТД подлежит передаче на государственное хранение в установленные сроки.
- 3. Настоящие Правила работы с научно-технической документацией в ведомственных архивах (далее - Правила) устанавливают порядок учета, хранения, использования, проведения экспертизы ценности и передачи НТД на государственное хранение.
- 2. Состав и виды НТД
- 1. Состав НТД
- 4. В состав НТД входят проектная документация по строительству и реконструкции населённых пунктов и отдельных объектов, по консервации и реставрации памятников архитектуры и садово-паркового искусства, конструкторская, технологическая, научно-исследовательская (научная), патентная, геолого-геодезическая, гидрометеорологическая и иная документация.
- 5. По способу воспроизведения НТД может быть текстовой, графической, фотографической, электронной и иной.
- 6. Научно-технические документы в зависимости от способа их выполнения и характера использования подразделяются на оригиналы, подлинники, дубликаты, копии. НТД может быть и в виде эскизов.
- 2. Виды НТД
- 3. Передача НТД в ведомственный архив и другим организациям
- 1. Порядок передачи научно-технической документации в ведомственный архив
- 12. Все имеющиеся в организации подлинники, дубликаты и копии НТД подлежат передаче на хранение в ведомственный архив.
- 13. Структурные подразделения организаций передают НТД в ведомственный архив после ее разработки по проблемам, изделиям, технологическим процессам, объектам капитального строительства, планировки, реконструкции, консервации, реставрации либо по мере завершения их самостоятельных этапов, стадий или частей.
- 14. Порядок передачи НТД в ведомственный архив определяет руководитель организации. При передаче документации оформляется акт (опись).
- 15. При приеме документации на хранение сотрудник ведомственного архива проверяет: комплектность документов (в соответствии с ведомостью спецификаций, спецификацией, содержанием томов, альбомов, книг и другими документами, в которых перечислена вся передаваемая документация); наличие установленных подписей и дат; правильность выполнения основных надписей и титульных листов; пригодность документов для хранения, многократного снятия с них копий и микрофильмирования (отсутствие прорывов, подклеек, протертых мест, перегибов).
- 16. НТД передается в ведомственный архив на тех носителях, на которых она разработана (бумага различных видов, в том числе фотобумага, калька).
- 2. Порядок передачи НТД другим организациям
- 17. НТД передается организациями-разработчиками другим организациям (заказчикам) в виде подлинников или дубликатов (копий).
- 18. Организация-разработчик проводит экспертизу передаваемой документации с целью определения ее научно-исторической ценности. Экспертиза осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией организации.
- 19. Подлинники НТД, имеющей научно-историческую ценность, передаются на государственное хранение в соответствии с перечнями разработок НТД организаций, утвержденными экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) архивного органа, а также сроками ведомственного хранения документов.
- 20. Уничтожение документации, не имеющей научно-исторической ценности и утратившей практическое значение, производится в установленном порядке по согласованию с ЭПК архивного органа.
- 21. Подлинники проектной документации передаются проектными организациями заказчикам в порядке, установленном нормативными документами, по согласованию с архивным органам.
- 22. Конструкторская и технологическая документация передается организациями-разработчиками заказчикам для изготовления опытного образца изделия, для освоения изделия в другой организации, для применения документации на изделие или его части в разработках других организациях.
- 4. Обеспечение сохранности НТД
- 1. Создание оптимальных условий хранения документов
- 23. Для обеспечения сохранности НТД в ведомственных архивах организаций требуется проведение и соблюдение ряда мероприятий: создание оптимальных условий хранения всех видов НТД на бумажных, пленочных, магнитных и других носителях; размещение документов в хранилищах, их топографирование; учет документов, проверка их наличия и состояния; контроль за выдачей документов из архива.
- 24. Обеспечение сохранности документов:
- 25. Оборудование архивов:
- 26. Режим хранения документов:
- 2. Размещение документов в хранилищах
- 27. Все поступающие в ведомственный архив документы размещаются с учетом создания оптимальных условий хранения, порядка их поступления и использования.
- 28. Хранилища, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются арабскими цифрами, стеллажи и шкафы - слева направо от входа, а полки по шкафам - сверху вниз слева направо.
- 29. Не допускается хранение документов на полу, на подоконниках, в неразобранных кипах, транспортировочной таре.
- 30. В зависимости от оборудования и форматов чертежей НТД может храниться в развернутом, сложенном или ином виде.
- 31. В хранилищах крупных ведомственных архивов для обеспечения поиска нужных документов составляются на каждый стеллаж постеллажные топографические указатели, размещаются они по порядку номеров стеллажей в каждом хранилище.
- 3. Порядок выдачи документов из хранилищ
- 32. В перечень мероприятий, обеспечивающих сохранность НТД, входит соблюдение порядка выдачи документов из архивохранилищ для работы сотрудникам, во временное пользование, для создания страхового фонда, копирования, дезинфекции.
- 33. Для сотрудников организации документы выдаются на срок до 1 месяца, во временное пользование сотрудникам других организаций - до 3 месяцев.
- 34. Выдача документов в другие организации оформляется актом выдачи документов во временное пользование в двух экземплярах (Приложение № 1 настоящих Правил) на основании гарантийного письма организации-получателя. Акты подписываются ответственными лицами организаций. При возвращении документов в акте делается пометка об их возврате. Обязательно проверяется количество листов, их физическое состояние. Акты хранятся вместе с гарантийными письмами в делопроизводстве ведомственного архива. При утрате или повреждении документов руководитель ведомственного архива в присутствии представителя организации, использовавшей данные документы, составляет акт в 2 экземплярах, один экземпляр акта направляется руководителю организации, использовавшей документы, для принятия мер к розыску или восстановлению документов.
- 35. На документы, включенные в перечни и подлежащие передаче на государственное хранение, создается фонд пользования на электронных и других носителях. Подлинники, как правило, для использования не выдаются, на них изготавливаются копии.
- 36. При выдаче документов вместо них подкладывается карта-заместитель (Приложение № 2 настоящих Правил), где указываются номера листов, когда и кому выданы документы. После возвращения документов карта-заместитель изымается и применяется при следующей выдаче.
- 37. При перемещении и транспортировке документов принимаются необходимые меры предосторожности, обеспечивающие физическую сохранность, защиту их от технических повреждений, высокой влажности. За пределы здания документы вывозят в упакованном виде.
- 4. Проверка наличия и состояния документов
- 38. Для определения фактического наличия НТД, хранящейся в ведомственном архиве, ее соответствия учетным документам, а также выявления документов, требующих профилактической обработки и реставрации, периодически проводится проверка наличия и состояния НТД.
- 39. Проверка проводится не реже одного раза в 5 лет, а также: после перемещения документов в другое хранилище; при реорганизации или ликвидации организации; при смене руководителя ведомственного архива.
- 40. При передаче НТД в государственный архив в обязательном порядке проводится проверка наличия и состояния передаваемых документов. Проверке могут подвергаться все документы, хранящиеся в ведомственном архиве, отдельные виды и комплекты НТД, документы отдельного хранилища.
- 41. В ходе проверки устанавливаются соответствие итоговой записи в инвентарной книге фактическому наличию документов, внесенных в эту книгу, соответствие имеющихся в наличии документов, указанных в спецификациях или во внутренних описях папок, литерные и пропущенные номера чертежей, физическое состояние документов.
- 42. Физическое состояние документов оценивается визуально. В ходе проверки физического состояния подлежат выявлению: документы, пораженные плесенью, насекомыми; документы с повреждением основы и текста.
- 43. Проверка наличия чертежей осуществляется полистно, при этом необходимо сверять наименование реквизитов спецификации или внутренней описи с названием каждого листа чертежа, входящего в состав проекта (разработки).
- 44. Проверка наличия и состояния НТД проводится сотрудниками ведомственного архива или специальной комиссией в составе двух человек, назначенной руководителем организации. Результаты каждой проверки оформляются актом, который составляется сотрудником, производившим проверку. Акт утверждается руководителем организации и согласовывается с экспертной комиссией (далее-ЭК) организации.
- 45. В акте проверки наличия и состояния НТД указываются основание и время проверки, количество папок (документов), числящихся по учетным документам, количество документов, не обнаруженных при проверке, меры, принятые по их розыску, дается общая характеристика состояния документов (Приложение № 3 настоящих Правил).
- 46. После завершения проверки наличия и состояния документов в каждой инвентарной книге после заверительной подписи делается запись: «Проверено» и проставляются дата проверки и подписи исполнителей.
- 47. При проверке наличия и состояния документов необходимо сохранять порядок их расположения на стеллажах, в коробках, папках, неправильно размещенные тома и чертежи возвращать на место, отмечать поврежденные биологическими вредителями документы и изымать их.
- 48. Если при проверке обнаружена недостача документов, организуется их розыск. При недостаче или неисправимом повреждении НТД, подлежащей передаче на государственное хранение, составляются соответствующие акты (приложения №№ 4, 5 настоящих Правил), на основании которых указанные документы выделяются к уничтожению. Акты согласовываются с государственным архивом и затем подписываются руководителем организации.
- 49. Проверка наличия считается завершенной после внесения изменений в учетные документы.
- 5. Учет документов
- 1. Основные требования к учету документов
- 50. Учет документов в ведомственных архивах является средством обеспечения их сохранности, контроля за наличием, организации использования.
- 51. Учету подлежат все хранящиеся в ведомственных архивах документы, извещения об изменении НТД, страховые копии, фонд пользования, перечни разработок НТД, подлежащей передаче на государственное хранение, описи документов, переданных на государственное хранение.
- 52. Учет НТД осуществляется в соответствии с действующими техническими нормативными правовыми актами.
- 2. Формы учетной документации и порядок их ведения (заполнения)
- 53. Каждая единица учета регистрируется и учитывается под отдельным номером. Регистрация документов производится в инвентарных книгах и карточках регистрации архивных документов (Приложение № 6 настоящих Правил). Целям учета НТД служат также перечни разработок, подлежащих передаче на государственное хранение.
- 54. Инвентарные книги заполняются на основании данных основной надписи чертежей, титульных листов.
- 55. На подлинниках и дубликатах проектной, конструкторской, технологической документации, состоящих из нескольких листов, инвентарный номер проставляется на каждом листе.
- 56. Инвентарные книги ведутся отдельно по каждой группе документации (проектная, конструкторская, технологическая, научно-исследовательская, патентная).
- 57. Регистрация подлинников проектной документации производится по отдельным самостоятельным частям по мере поступления проекта.
- 58. Для конструкторской и технологической документации инвентарные книги учета подлинников и чертежей, поступающих от других организаций, ведутся отдельно на изделия основного и вспомогательного производства.
- 59. Для учета научно-исследовательской документации ведутся отдельные инвентарные книги для отчетов по НИР и других видов научных документов, отчеты по темам НИР вносятся в инвентарную книгу по мере поступления (Приложение № 7 настоящих Правил).
- 60. Патентная документация регистрируется в журналах регистрации заявок на выдачу патента на изобретение (Приложение № 8 настоящих Правил).
- 6. Научно-справочный аппарат к НТД
- 1. Определение научно-справочного аппарата и его обязательные элементы
- 61. Научно-справочный аппарат (далее - НСА) к научно-технической документации - это единая система справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем (далее - АИПС), взаимодополняемых, взаимосвязанных и взаимодействующих друг с другом, которые служат средством информации о наличии и содержании НТД.
- 62. НСА создается в ведомственном архиве для обеспечения сохранности, поиска и эффективного использования документов.
- 63. Создание НСА осуществляется на основе преемственности учетно-справочного и поискового аппарата организаций и государственных архивов, основывающейся на единстве требований и принципов его построения.
- 64. Состав НСА определяется ведомственными архивами и зависит от объема, состава и содержания документов, характера и задач их поиска, а также интенсивности использования.
- 2. Виды научно-справочного аппарата к научно-техническим документам
- 65. Основными видами НСА по составу и содержанию документов являются: инвентарные книги; перечни разработок; описи единиц хранения (дел); каталоги; картотеки; историко-архивные справки; указатели и иные виды, выполняющие функции справочников базы данных.
- 66. Инвентарная книга - справочник, ведущийся в процессе учета НТД, в котором регистрируются все документы архива, их движение и поисковые данные.
- 67. Перечни разработок составляются на первом этапе экспертизы ценности научно-технической документации и отбора ее на государственное хранение. Перечни содержат информацию о реально существующих комплексах документов, обеспечивают их поиск, учет и сохранность.
- 68. Описи-справочники, которые создаются в результате описания и научно-технической обработки документов, включенных в перечни НТД.
- 69. Историко-архивная справка - самостоятельный вид научно-справочного аппарата; составляется при первой передаче документов на государственное хранение.
- 70. Каталог - справочник, в котором информация о содержании документов ведомственного архива представлена в детализированном виде и расположена в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документальной информации.
- 7. Использование документов
- 1. Цели и организация использования документов
- 71. Научно-техническая документация используется при выполнении научно-исследовательских, проектно-конструкторских, испытательных работ, при исследовании проблем науки и техники, при реставрации памятников архитектуры, реконструкции, ремонте, эксплуатации объектов, при повторном проектировании, при разработке новых стандартов, для наведения справок, изготовления копий и выписок и в других случаях.
- 72. Организация процесса использования документов предполагает создание для этого оптимальных условий: выделения помещений для ведомственных архивов, оснащение их специальным оборудованием, множительной техникой, освещением и иным оборудованием и средствами.
- 2. Порядок использования документов
- 73. Порядок использования НТД, хранящейся в ведомственном архиве, устанавливается организацией в соответствии с техническими нормативными правовыми актами.
- 74. Все пользователи НТД несут ответственность за ее сохранность и правильность использования содержащейся в ней информации.
- 75. Подлинники НТД, хранящейся в ведомственном архиве, выдаются: для государственной регистрации; для изготовления копий, дубликатов, микрофильмов документов; для восстановления документов при их износе; для внесения изменений при наличии оформленных извещений об изменениях; при передаче документов на государственное хранение и при других исключительных обстоятельствах и только с разрешения руководства организации.
- 76. Для информационного обслуживания пользователей в ведомственном архиве оборудуются специально отведенные для этого помещения (читальные залы).
- 77. Ведомственный архив предоставляет пользователям научно-справочный аппарат и документы по тематике, обеспечивая при этом консультирование по всем возникающим вопросам.
- 78. Допуск пользователей из других организаций к работе с документами осуществляется на основании письма направившей их организации с указанием темы исследования, ее цели, должности, фамилии, имени и отчества пользователя информации.
- 79. На каждого пользователя архивной информацией заводится абонентская карточка.
- 80. При обнаружении в сдаваемых делах недостачи или повреждений составляется акт.
- 81. Копирование документов ведомственного архива по заказам пользователей производится по разрешению руководителя организации на основании письма заинтересованной организации, отдельных граждан и только по теме исследования.
- 82. Негативы фотокопий и микрофильмов, подготовленных с документов организации-разработчика, безвозмездно поступают в распоряжение ведомственного архива и выдаются лишь в исключительных случаях по разрешению руководителя организации.
- 3. Информационное обеспечение пользователей НТД
- 83. Ведомственный архив по заданию руководства организации принимает участие в информационном обеспечении пользователей путем составления и направления им информационных документов (информационных писем, тематических обзоров), издания информационных бюллетеней, перечней поступлений документов, выдачи копий, предоставления дел во временное пользование.
- 84. Информационное письмо - это информация, которая содержит сведения о документах по определенной теме, готовится она ведомственным архивом по инициативе организации или в ответ на запрос пользователя.
- 85. Тематический обзор - развернутое описание отдельных тематически взаимосвязанных групп документов, их научно-исторического, технико-экономического и практического значения, возможностей их использования различными пользователями.
- 86. Для информирования пользователей о составе и содержании своих документов используются такие формы работы, как: организация и проведение выставок документов; подготовка подборок документов и сообщений для средств массовой информации.
- 87. Использование документов ведомственного архива в средствах массовой информации представляет собой подготовку информационных материалов (статей, подборок документов, корреспонденций, сценариев, интервью, репортажей) для периодической печати, радио и телепередач, кинофильмов.
- 88. На основе документов ведомственного архива сторонними организациями могут готовиться рекламные издания: плакаты, буклеты, проспекты, карты, схемы.
- 89. Тематика всех материалов, подготовленных по научно-техническим документам, утверждается руководством организации.
- 4. Учет использования документов
- 90. Учету подлежат все формы использования документов в установленном настоящими Правилами порядке.
- 91. Прием, выдача и использование документов ведутся на карточках учета движения НТД.
- 92. Учет применяемости и использования проектной, конструкторской, технологической и программной документации ведется в соответствии с техническими нормативными правовыми актами.
- 8. Экспертиза научной и практической ценности документов
- 1. Понятие экспертизы ценности документов
- 93. Одним из важнейших направлений работы ведомственных архивов является обеспечение передачи в государственные архивы научно-технических документов, представляющих научно-историческую ценность, в объеме, достаточном для получения реального представления о существе и характере исследований и разработок.
- 94. Целями экспертизы ценности научно-технической документации являются: выявление документов, имеющих научно-историческую ценность и подлежащих передаче на государственное хранение; выявление документов, имеющих практическое значение, с целью использования их в деятельности организации; выявление научно-технической документации, не имеющей научно-исторической ценности и утратившей практическое значение и не подлежащей дальнейшему хранению.
- 95. Методологическими принципами экспертизы ценности документов являются историзм и всесторонняя комплексная оценка документов.
- 96. При комплексном подходе в процессе экспертизы ценности научно-технических разработок наряду с общими критериями применяются специфические критерии и критерии общественного признания:
- 97. Научно-техническая документация передается на государственное хранение в подлинниках, если подлинник утерян или имеет повреждения, которые невозможно устранить, то на государственное хранение передаются копии документов на бумажных носителях.
- 98. Экспертиза ценности инновационных проектов (проектов, которые финансируются инвестором) состоит в оценке научного и технического уровней проекта возможностей его выполнения и эффективности. На основании экспертизы ценности принимается решение о целесообразности и объеме финансирования.
- 2. Организация экспертизы ценности документов
- 99. Для проведения экспертизы ценности научно-технической документации в организациях приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия.
- 100. В своей работе экспертная комиссия руководствуется Законом Приднестровской Молдавской Республики от 16 января 2009 года № 651-З-IV «Об архивном деле Приднестровской Молдавской Республики», типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков хранения, положением об ЭК организации. Работа экспертной комиссии организации регламентируется положением о постоянно действующей экспертной комиссии, которое разрабатывается каждой организацией, согласовывается с архивным органом и утверждается руководителем организации. К работе по экспертизе ценности привлекаются специалисты структурных подразделений, а в необходимых случаях и архивного органа.
- 3. Экспертиза ценности проектной документации
- 101. Проектная документация создается в процессе проектирования во всех отраслях экономики. Проектная документация разрабатывается преимущественно на конкурсной основе, в том числе через торги подряда (тендер). На основании экспертной оценки принимаются решения о целесообразности инвестирования проектов. При экспертизе проектов учитывается потенциальное воздействие результатов проектирования на социальную, экономическую и экологическую среду. Значимость определения эффекта от реализации инноваций возрастает в условиях рыночной экономики. При отборе проектов на государственное хранение необходимо учитывать значимость объекта для экономики определенной отрасли, а также роль объекта в комплексе сооружений.
- 102. По жилищно-гражданскому строительству на государственное хранение поступают индивидуальные проекты зданий, сооружений, в которых отражены оригинальные архитектурно-планировочные, конструктивные и архитектурно художественные особенности.
- 103. При выборе объектов промышленного строительства необходимо учитывать специфику промышленного проектирования, которое является в основном индивидуальным, а также характеризуется большим объемом объектов реконструкции. При выборе индивидуальных проектов наибольший интерес представляют крупные объекты и комплексы, являющиеся знаменательными вехами в истории. В отдельных случаях отбору подлежат небольшие объекты, имеющие оригинальные объемно-планировочные решения, в которых учтены новейшие отечественные и зарубежные научно-технические достижения, новые методы проектирования, в которых применены новые строительные материалы, новые виды оборудования и прогрессивные технологические процессы.
- 104. Водохозяйственное строительство характеризуется зависимостью проектных решений от топографических, геологических и гидрологических условий, большими объемами земельных работ. Поэтому основным видом проектирования крупных объектов водохозяйственного строительства является индивидуальное проектирование. При отборе объектов на государственное хранение необходимо исходить из масштаба сооружения. На государственное хранение отбираются объекты крупных водохранилищ, магистральных каналов, насосных станций.
- 105. Из проектной документации по реконструкции исторической части городов и реставрации памятников архитектуры и садово-паркового искусства на государственное хранение поступают: проекты планировки и застройки городов с памятниками истории и культуры; проекты охраняемых территорий памятников истории, архитектуры и природного ландшафта; проекты планировок центральных (исторических) районов городов; проекты реставрации и восстановления архитектурных памятников и памятников садово-паркового искусства.
- 106. Состав проектной документации, отбираемой на государственное хранение, зависит от практики разработки проектов в разные хронологические периоды.
- 4. Экспертиза ценности конструкторской документации
- 107. Отбор на государственное хранение конструкторской документации осуществляется на основе общих и специфических критериев оценки, позволяющих отобрать изделия, которые характеризуют общий технический уровень развития техники, принципиальную новизну и своеобразие конструкторских решений, отражают связь науки с производством и их взаимное влияние.
- 108. При проведении экспертизы ценности необходимо руководствоваться нормативно-техническими документами, которые определяют состав, порядок разработки конструкторских документов.
- 109. На стадии «техническое предложение» на государственное хранение поступает пояснительная записка и ведомость технического предложения.
- 5. Экспертиза ценности технологической документации
- 110. Экспертиза ценности технологической документации аналогична методике экспертизы ценности конструкторской документации.
- 111. На государственное хранение отбирается технологическая документация, относящаяся к конструкции и технологическим процессам ее изготовления, включая комплекты документов на типовые и групповые технологические процессы (операции), комплекты документов на единичные технологические процессы, применяемые в среднесерийном, крупносерийном и массовом типах производств.
- 112. При экспертизе ценности технологической документации важное значение имеет документация на стадии «рабочая документация», а также на стадиях «опытный образец», «установочная серия», если на этих стадиях содержатся оригинальные технические решения.
- 113. Основными технологическими документами, подлежащими передаче на государственное хранение, являются: маршрутная карта, комплектовочная карта, ведомость технологических документов, ведомость технологических маршрутов, ведомость сборочных единиц к типовому (групповому) технологическому процессу (операции); ведомость сборки изделия; ведомость оборудования, карта технологического процесса, карта типового (группового) технологического процесса; постоянный технологический регламент веществ, продуктов, лекарств и микроорганизмов, лабораторный технологический регламент, технологические инструкции по экспериментальному производству опытных партий продуктов и лекарств; технологические рекомендации по изготовлению новых видов продуктов, лекарств; технологические карты и описания технологии получения веществ, продуктов, лекарств и микроорганизмов, сводные технологические (производственно-технологические) схемы, рецептура, регламенты, рекомендации по технологическим процессам; нормы допусков отклонений от технологических режимов производства, технологический паспорт, карта уровня качества аттестуемой продукции; сводные отчеты о соответствии новых продуктов и лекарств требованиям международных и отечественных стандартов; технологические (технические) характеристики и расчетные данные по обработке и сборке изделий; сводные расчеты поверхностей, площадей и других геометрических характеристик, изготовляемых изделий, технико-экономическая характеристика оборудования, альбомы технологических процессов, комплекты специального технологического оборудования (приспособления, инструменты, штампы), комплект переналаживаемой универсальной оснастки.
- 6. Экспертиза ценности научно-исследовательской
- 114. На государственное хранение отбирают научно-исследовательскую документацию по проблемам, относящимся к фундаментальным и прикладным исследованиям, позволяющим судить об уровне развития науки в данной области, о назначении их для развития экономики и сельского хозяйства.
- 115. Порядок выполнения научно-исследовательских работ включает следующие этапы: выбор направления исследования; теоретические и экспериментальные исследования; обобщение и оценка результатов исследований.
- 116. На государственное хранение поступают: технические и тактико-технические задания; технические требования и тактико-технические требования на выполненные НИР и ОКР, если они включены в государственные, международные, межотраслевые программы; этапные и промежуточные отчеты, имеющие самостоятельное значение, содержащие информацию, имеющую научно-историческую ценность и не повторяющуюся в других документах, а также составленные видными деятелями науки и техники или имеющие их автографы; отчеты по законченным темам НИР, ОКР, ОТР; сводные годовые отчеты о НИР, содержащие итоговую, обобщенную информацию.
- 7. Экспертиза ценности патентной документации
- 117. На государственное хранение отбираются рассмотренные заявки на изобретения (открытия), по которым приняты решения о выдаче свидетельства (патента).
- 118. На государственное хранение отбираются рассмотренные заявки на предполагаемые изобретения (открытия), по которым приняты решения об отказе в выдаче свидетельства (патента), если в упомянутых заявках содержатся рациональные научно-технические решения.
- 119. На государственное хранение отбираются законченные рассмотрением заявки на промышленные образцы, по которым приняты решения о выдаче свидетельства или патента. Промышленный образец представляет собой художественное или художественно-конструкторское решение, определяющее внешний вид изделия. На государственное хранение передаются также законченные рассмотрением заявки на промышленные образцы, по которым приняты решения об отказе в выдаче свидетельства или патента, поданные иностранными гражданами и гражданами Приднестровской Молдавской Республики, при наличии в числе авторов выдающихся деятелей науки и техники, поданные ведущими организациями в области художественного конструирования, содержащие художественно-конструкторские решения, выдвинутые на присуждение государственной или именной премии, содержащие оригинальные художественно-конструкторские решения, награжденные дипломами, медалями и премиями на выставках.
- 120. На государственное хранение поступают аннулированные свидетельства (патенты), документы на изобретения, по которым даны лицензии (лицензионные паспорта, рекламно-технические описания о технической готовности, технико-экономические расчеты).
- 8. Составление перечней научно-технической документации, подлежащей передаче на государственное хранение
- 121. Экспертиза ценности научно-технической документации осуществляется экспертными комиссиями организаций в два этапа.
- 122. Перечень научно-технической документации, подлежащей передаче на государственное хранение, составляется экспертной комиссией организации-разработчика за определенный период времени, начиная с начала деятельности организации.
- 123. Систематизация проектов, изделий, включенных в перечень научно-технической документации, подлежащей передаче на государственное хранение, осуществляется по хронологическому, тематическому, тематико-хронологическому признаку.
- 124. Перечень НТД подписывается членами экспертной комиссии организации, утверждается руководителем организации и представляется на утверждение в архивный орган. К нему прилагается протокол заседания ЭК организации или выписка из протокола заседания экспертной комиссии.
- 9. Оформление результатов экспертизы ценности документов и порядок уничтожения документов
- 125. В результате экспертизы ценности научно-технической документации одновременно с отбором документов на государственное хранение осуществляется выявление документов, не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение.
- 126. Акты о выделении документов к уничтожению рассматриваются экспертной комиссией организации, утверждаются руководителем организации, после чего представляются на согласование в архивный орган.
- 127. Научно-техническая документация, отобранная к уничтожению, сдается организациям по заготовке вторичного сырья. Сдача документов оформляется приемо-сдаточной накладной. Дата сдачи документов и номер накладной указываются в акте.
- 9. Подготовка и передача НТД на государственное хранение
- 1. Организация работы по подготовке НТД к передаче на государственное хранение
- 128. Работа ведомственного архива по подготовке научно-технической документации на государственное хранение ведется на основании плана-графика передачи НТД на государственное хранение, согласованного с архивным органом и утвержденного руководителем организации (Приложение № 12 настоящих Правил).
- 129. План-график составляется в соответствии с перечнями научно-технической документации, подлежащей передаче на государственное хранение, утвержденными ЭПК архивного органа и руководителем организации.
- 130. Научно-техническая обработка документов производится по истечении ведомственного хранения документов или решения экспертных комиссий организации и государственного архива о передаче НТД на государственное хранение.
- 131. Научно-техническая обработка НТД - технологический процесс приведения документации в определенный порядок, обеспечивающий быстрый поиск, сохранность и возможность использования ее в научно-исторических и практических целях. В процессе обработки и описания проводится экспертиза ценности НТД, формирование, оформление и описание единиц хранения, их систематизация, составление и оформление описи, историко-архивной справки.
- 2. Систематизация документов
- 132. Систематизация документов - это научная группировка и последовательное их расположение в пределах фонда с целью облегчения поиска и использования документной информации в различных целях.
- 133. НТД систематизируется по видам: проектная; конструкторская; технологическая; научно-исследовательская; патентная документация.
- 134. Одновременно с систематизацией проводится экспертиза ценности документов проекта, конструкторской разработки. К уничтожению выделяются дубликаты документов; документы, не имеющие практической и исторической ценности; чертежи, которые невозможно отнести к какому-либо проекту, разработке.
- 3. Формирование и техническое оформление единиц хранения
- 135. Единица хранения НТД - отдельный документ, имеющий самостоятельное значение. Она формируется из документов, относящихся к одной стадии, одному основному комплекту (сборочной единице). Документы одной стадии, одного основного комплекта (сборочной единицы), значительной по объему, могут составлять несколько единиц хранения.
- 136. При научно-технической обработке документов рекомендуется применять карточный способ их описания и систематизации. На карточке пишутся: рабочий номер единицы хранения, который записан карандашом на обложке описываемой единицы хранения; название организации-разработчика и ее подчиненность в тот период, за который описываются документы; название проекта (разработки, темы НИР), номер объекта (производственный шифр, обозначение, номера темы, охранного документа); название основного комплекта (сборочной единицы), его марки, фамилия руководителя темы, проекта; год окончания разработки, количество листов. Карточки систематизируются в соответствии с принятой схемой систематизации.
- 137. Техническое оформление единиц хранения должно быть проведено в соответствии с требованиями технических нормативных правовых актов. НТД, передаваемая на государственное хранение, подлежит полному оформлению: фальцовке чертежей, подшивке (переплету) текстовых документов, нумерации листов, составлению внутренних описей и заверительных листов, оформлению обложек единиц хранения.
- 138. Графические документы помещаются в папки с тремя клапанами и завязками. В каждой единице хранения должно быть не более 50 листов чертежей, условно приведенных к формату А4 (297x210 мм), при толщине дела не более 3-4 см. Допускается помещать в одну папку несколько единиц хранения, незначительных по объему.
- 139. Все листы, кроме чистого, нумеруются в валовом порядке, начиная с титульного листа, простым карандашом в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Также нумеруются листы с наклеенными фотографиями.
- 140. На единицу хранения, сформированную из чертежей или фотографий, составляется внутренняя опись документов (Приложение № 13 настоящих Правил). В ней указываются для проектной документации:
- 141. В конце единицы хранения помещается лист-заверитель (Приложение № 14 настоящих Правил), в котором цифрами и прописью указываются количество пронумерованных листов единицы хранения, наименование должности, подпись, расшифровка подписи составителя, дата составления. Отдельно в заверительной надписи оговариваются все особенности нумерации (литерные, пропущенные, графические, текстовые, фото) и физического состояния (поврежденные, трудночитаемые) листов.
- 142. Обложки должны быть светлыми. Надписи на обложках выполняются четко, разборчиво, светлостойкими чернилами, тушью или шариковой ручкой. Если обложка темная, то на нее наклеивается белый лист бумаги со всеми реквизитами, предварительно отпечатанными на пишущей машинке, компьютере или написанными, при этом рекомендуется применять качественный клей.
- 4. Составление и оформление описей
- 143. Сформированные, оформленные и отсистематизированные единицы хранения включаются поединично в опись.
- 144. Опись содержит титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращенных слов, указатели, описательные статьи, итоговую запись, лист-заверитель:
- 145. В оформление описи входит составление научно-справочного аппарата к описи, итоговой записи, листа-заверителя и нумерация листов в описи:
- 146. Законченная опись переплетается в твердую обложку.
- 5. Составление научно-справочного аппарата к описям
- 6. Передача документов на государственное хранение
- 148. В соответствии с Законом Приднестровской Молдавской Республики «Об архивном деле Приднестровской Молдавской Республики» научно-техническая документация передается на государственное хранение по миновании практической надобности, но не позднее 20-летнего срока ведомственного хранения в установленном комплекте, в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом.
- 149. Список организаций, научно-техническая документация которых должна передаваться на постоянное хранение в государственный архив, определяется архивным органом.
- 150. Научно-техническая документация передается на постоянное хранение в виде подлинников по описям, утвержденным ЭПК архивного органа: и переплетенная, отреставрированная, при необходимости прошедшая дезинфекцию, дезинсекцию.
- 151. Прием документов проводится поединично или полистно по описям с проверкой физического состояния, качества научно-технической обработки, количества листов, со сверкой заголовков внутренней описи и чертежей, заголовков единицы хранения в описи и на обложке.
- 152. При обнаружении документов в неудовлетворительном состоянии составляется акт (Приложение № 20 настоящих Правил). Устранение дефектов проводит организация-сдатчик за счет собственных средств или по договору с государственным архивом.
- 153. На неисправимо поврежденные документы, обнаруженные в процессе подготовки к передаче на государственное хранение и не подлежащие восстановлению, составляется акт о неисправимых повреждениях документов (Приложение № 4 настоящих Правил).
- 154. Научно-техническая документация, отобранная для передачи в государственный архив, исключается из соответствующих инвентарных книг. В графе «Примечание» делается соответствующая запись: «Передано в государственный архив. Акт приема-передачи от ______ № ______ опись № ______ дело № _____».
- 155. Научно-техническая документация, включенная в перечень, до передачи в государственный архив хранится в техническом архиве организации отдельно от других документов. К ней создается фонд пользования, а в необходимых случаях и страховой фонд.
- 156. Все расходы, связанные с подготовкой документов и передачей их на государственное хранение, устранением недостатков при научно-технической обработке, транспортировкой, осуществляются за счет организаций, сдающих документы.
- 157. Виновные в утрате, незаконном уничтожении документов постоянного срока хранения или несоблюдении условий хранения несут ответственность в соответствии с актами законодательства Приднестровской Молдавской Республики.
- 7. Оформление результатов передачи документов на государственное хранение
- 158. Прием документов на государственное хранение оформляется актом приема-передачи, составленным в 2 экземплярах (Приложение № 21 настоящих Правил). Первый экземпляр находится в государственном архиве, второй - в организации, сдавшей документы. Акт подписывается представителями государственного архива и организации-сдатчика, утверждается их руководителями и заверяется печатью.
- 159. При первом приеме документов в государственный архив организация представляет историко-архивную справку об этой организации, при последующем - дополнение к историко-архивной справке о произошедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности. Историко-архивная справка и дополнение к ней составляются на бланке организации и подписываются руководителем с указанием исполнителя.
- 1. Всего числится по инвентарной книге ____________папок (документов).
- 2. Не оказалось в наличии _________________________папок (документов).
- 3. Не учтенных в инвентарной книге ________________папок (документов).
- 4. Не относящихся к данному объекту, разработке_____папок (документов).
- 5. Оказалось в наличии по инвентарной книге _______папок (документов).
- 6. Характеристика состояния и условий хранения документов.
- 7. Меры, принятые по розыску недостающих документов:
- Том 1
Реквизиты документа
Полное наименование
Об утверждении Правил работы с научно-технической документацией в ведомственных архивах (Редакция на 17.07.2012)
Издатель
Министерство юстиции
Вид акта
Приказ
№ документа
№ 34с
Редакция
Первоначальный документ
Дата документа
11.05.2011
Источник оф. опубликования
САЗ 11-34
Скачать
Доступно по тарифу
К карточке документа
Карточка документа
Об утверждении Правил работы с научно-технической документацией в ведомственных архивах (Редакция на 17.07.2012)
Тип:
Приказ
Номер:
№ 34с
Статус:
Опубликован
Редакция:
Первоначальный документ
Организация:
Министерство юстиции
Дата:
11.05.2011