Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в органах государственной власти и управления, органах, осуществляющих государственно-властные полномочия, органах местного самоуправления Приднестровской Молдавской Республики
Приказ
№ 11 от 22.08.2024
САЗ 24-52
Уменьшить масштаб документа
ctrl + -
ctrl + -
Увеличить масштаб документа
ctrl + +
ctrl + +
- 1. Утвердить Типовую инструкцию по организации и ведения делопроизводства в органах государственной власти и управления, органах, осуществляющих государственно-властные полномочия, органах местного самоуправления Приднестровской Молдавской Республики согласно Приложению к настоящему Приказу
- 2. Направить настоящий Приказ на государственную регистрацию и официальное опубликование в Министерство юстиции Приднестровской Молдавской Республики.
- 3. Признать утратившим силу Приказ Государственной службы управления документацией и архивами Приднестровской Молдавской Республики от 18 апреля 2002 года № 5 «Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Приднестровской Молдавской Республики» (регистрационный № 1544 от 7 июня 2002 года) (САЗ 02-23) с изменениями, внесенными Приказом Администрации Президента Приднестровской Молдавской Республики от 1 июня 2010 года № 31 (регистрационный № 5293 от 17 июня 2010 года) (САЗ 10-24), Приказом Министерства юстиции Приднестровской Молдавской Республики от 17 июля 2012 года № 234 (регистрационный № 6087 от 6 августа 2012 года) (САЗ 12-33), Приказом Государственной службы управления документацией и архивами Приднестровской Молдавской Республики от 11 мая 2017 года № 47 (регистрационный № 7850 от 1 июня 2017 года) (САЗ 17-23).
- 4. Настоящий Приказ вступает в силу со дня, следующего за днем его официального опубликования.
- Раздел 1. Общие положения
- Глава 1. Область применения
- 1. Типовая инструкция по организации и ведения делопроизводства в органах государственной власти и управления, органах, осуществляющих государственно-властные полномочия, органах местного самоуправления Приднестровской Молдавской Республики (далее – Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности органов государственной власти и управления, органов, осуществляющих государственно-властные полномочия, органов местного самоуправления документов, совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.
- 2. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами в органах независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, учет, хранение, использование и контроль исполнения, осуществляемые с помощью информационных технологий.
- 3. Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
- 4. Требования настоящей Инструкции к работе со специальной (отраслевой) документацией распространяется лишь в части общих принципов работы с документами, а также их подготовки к передаче на архивное хранение.
- Глава 2. Организация делопроизводства
- 5. Органы организуют и ведут делопроизводство в соответствии с инструкцией по делопроизводству, разработанной на основе настоящей Инструкции и иных нормативно-методических документов в области документационного обеспечения управления и архивного дела.
- 6. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в органе возлагается на структурное подразделение органа, исполняющее функции документационного обеспечения управления (далее - Служба ДОУ).
- 7. Ответственность за организацию, состояние делопроизводства и соблюдение требований настоящей Инструкции в органе возлагается на руководителя органа либо на лицо, исполняющее его обязанности.
- Глава 3. Документирование управленческой деятельности
- 8. Состав документов, образующихся в деятельности органа, определяется его полномочиями, кругом выполняемых государственных функций и предоставляемых государственных услуг, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с иными органами, организациями, гражданами.
- 9. В органах создаются документы на бумажном носителе, электронные документы и электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе.
- 10. Документы органов оформляются на бланках с воспроизведением Государственного герба Приднестровской Молдавской Республики на листах бумаги формата А4, А5.
- 11. Бланки документов органа разрабатываются в соответствии с требованиями, установленными Государственным стандартом Приднестровской Молдавской Республики ГОСТ ПМР 01-8:2022 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», введенным в действие Приказом Министерства экономического развития Приднестровской Молдавской Республики от 12 января 2022 года № 7 (газета «Приднестровье» от 19 января 2022 года № 7) (далее – ГОСТ ПМР 01-8:2022), и утверждаются в составе инструкции органа по делопроизводству или отдельным правовым актом органа.
- 12. Состав реквизитов документов, создаваемых в органах, правила их оформления, размеры полей на документе и требования к созданию документов устанавливаются инструкцией органа по делопроизводству в соответствии с положениями ГОСТ ПМР 01-8:2022.
- Раздел 2. Правила оформления документов
- Глава 4. Бланки документов
- 13. Документы органов оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения в соответствии с ГОСТ ПМР 01-8:2022.
- 14. В органах применяются следующие бланки:
- 15. Бланки с воспроизведением Государственного герба Приднестровской Молдавской Республики изготавливаются в порядке, предусмотренном Постановлением Правительства Приднестровской Молдавской Республики от 7 июня 2016 года № 137 «Об утверждении Положения о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков и печатей с изображением Государственного герба Приднестровской Молдавской Республики» (САЗ 16-23).
- 16. Бланки документов органа подлежат учету. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета выдачи бланков (Приложение № 1 к настоящей Инструкции).
- 17. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим органам.
- 18. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по решению руководителя органа. Соответствующие предложения вносятся руководителем Службы ДОУ вместе с образцами предлагаемых бланков.
- 19. Формализованные шаблоны документов, используемые при создании электронных документов, по составу реквизитов должны быть идентичны документам на бумажном носителе.
- 20. Электронные документы органа оформляются на формализованных (электронных) шаблонах, создаваемых в ведомственной информационной системе органа, обеспечивающей ведение внутреннего электронного документооборота, (далее – ВЭД) и содержащих реквизиты, позволяющие их идентифицировать, и быть представленными в форме, понятной для восприятия человеком (далее – электронная регистрационно-контрольная форма).
- Глава 5. Заголовок к тексту документа
- 21. Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопрос «О чем?» (например: «О выделении...», «Об изменении...»).
- 22. Заголовок составляется государственным служащим (работником) органа (далее – сотрудник), готовящим проект документа. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.
- Глава 6. Дата документа
- 23. Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма), или дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт), или дата утверждения (для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет)).
- 24. Дата документа проставляется сотрудниками Службы ДОУ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.
- 25. Способ написания даты зависит от характера документа:
- Глава 7. Подпись документа
- 26. Документы органа, направляемые в иные органы, подписываются руководителем органа или, по его поручению, заместителем руководителя органа.
- 27. В состав подписи входят: должность лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка должность не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
- 28. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и.о.», «зам.»).
- 29. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
- Глава 8. Адресация документа
- 30. Документы адресуют органам, организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.
- 31. В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель, реестр) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.
- 32. При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес (пример № 6 Приложения № 2 к настоящей Инструкции).
- 33. Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.
- Глава 9. Согласование документа
- 34. Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.
- 35. Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.
- 36. Согласование проекта документа проводится с органами, интересы и (или) полномочия которых в нем затрагиваются, - внешнее согласование.
- 37. Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:
- Глава 10. Утверждение документа
- 38. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (пример № 9 Приложения № 2 к настоящей Инструкции).
- 39. При необходимости дополнительных предписаний и разъяснений документ может утверждаться правовым актом органа (пример № 10 Приложения № 2 к настоящей Инструкции).
- Глава 11. Резолюция
- 40. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия, инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.
- 41. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему представляется право созыва соисполнителей и координация их работы.
- 42. На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
- 43. Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
- Глава 12. Отметка об исполнителе
- Глава 13. Оформление приложений к документу
- 46. Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и тому подобное).
- 47. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом: «Приложение: на 8 л. в 3 экз.».
- 48. Приложения к правовым актам содержат в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием названия документа, его даты и номера (пример № 13 Приложения № 2 к настоящей Инструкции).
- Глава 14. Отметка об исполнении документа
- Глава 15. Оформление реквизитов электронных документов
- 51. Оформление реквизитов электронных документов осуществляется по правилам, установленным для бумажных документов, с учетом специфики для отдельных реквизитов, предусмотренной настоящей главой Инструкции.
- 52. Электронный документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью, простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, при этом использование последних двух определяется договорами органов государственной власти и управления, государственных органов, органов местного самоуправления, намеревающихся использовать обозначенные подписи при организации электронного взаимодействия между собой, в соответствии с Приказом Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Приднестровской Молдавской Республики от 26 апреля 2024 года № 127 «Об установлении видов электронных подписей, используемых органами государственной власти и управления, государственными органами, органами местного самоуправления, а также об утверждении порядка использования электронных подписей органами государственной власти и управления, государственными органами, органами местного самоуправления при организации электронного взаимодействия между собой» (регистрационный № 12459 от 28 мая 2024 года) (САЗ 24-23).
- 53. Согласование внутренних электронных документов может осуществляться в электронной форме посредством внесения необходимой записи в электронную регистрационно-контрольную форму ВЭД.
- 54. Реквизит резолюция и отметка об исполнении документа оформляются в электронной регистрационно-контрольной форме к электронному документу.
- 55. Электронный документ может выступать контейнером документов, то есть к нему могут быть приложены иные файлы, целостность которых будет также гарантирована электронной подписью после ее присоединения к электронному документу. Наименование прикрепляемых файлов должно соответствовать их содержимому. Форматы прикрепляемых файлов к электронным документам должны соответствовать требованиям, установленным Постановлением Правительства Приднестровской Молдавской Республики от 19 августа 2020 года № 290 «Об утверждении Положения об особенностях обмена электронными документами, осуществляемого с использованием государственной информационной системы «Межведомственный электронный документооборот» (САЗ 20-34).
- Раздел 3. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
- Глава 16. Приказ, распоряжение
- 56. Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного и ненормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы органа.
- 57. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем Службы ДОУ и юридической службы.
- 58. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и направляются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания.
- 59. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года.
- 60. При необходимости направления бумажных копий приказов (распоряжений) или их размноженных экземпляров копии заверяют печатью Cлужбы ДОУ и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем.
- 61. Создание и согласование проекта приказа (распоряжения) в электронной форме осуществляется посредством ведомственного электронного документооборота путем поочередного направления электронной регистрационно-контрольной формы документа, либо посредством предоставления одновременного доступа заинтересованным структурным подразделениям органа.
- 62. Приказ (распоряжение) печатается на бланке установленной формы.
- 63. Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:
- 64. При оформлении совместного приказа используются следующие реквизиты:
- 65. Приказы и распоряжения, создаваемые в электронном виде, оформляются на формализованных (электронных) шаблонах, создаваемых в ведомственной информационной системе органа, содержащих реквизиты, позволяющие их идентифицировать, и должны быть подписаны квалифицированной электронной подписью руководителя органа либо уполномоченных ответственных лиц (заместителей руководителя) и содержать штамп времени.
- Глава 17. Положение, правила, инструкция
- 66. Положениями являются правовые акты, определяющие статус, структуру, порядок деятельности органов, структурных подразделений, организаций.
- 67. Положения, правила, инструкции утверждаются приказами руководителей органов, если иное не установлено законодательством Приднестровской Молдавской Республики.
- 68. Подготовка проектов положений, правил и инструкций осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Приднестровской Молдавской Республики, в том числе Закона Приднестровской Молдавской Республики от 7 мая 2002 года № 123-З-III «Об актах законодательства Приднестровской Молдавской Республики» (САЗ 02-19), настоящей Инструкции.
- 69. Текст положения (правил, инструкции) печатается на стандартных листах бумаги без бланка.
- 70. Содержательная часть положения (правил, инструкции) может иметь следующие структурные элементы:
- 71. Разделы, главы, пункты положения (правил, инструкции) должны иметь:
- Глава 18. Протокол
- 72. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений. Материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями органа, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями подразделений-исполнителей.
- 73. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, прилагаются к подлиннику протокола заседания. Копии этих документов направляются для подшивки в дело в подразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.
- 74. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка: «Для служебного пользования».
- 75. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
- 76. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.
- 77. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и другие.
- 78. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным органам, организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью Службы ДОУ.
- 79. Протоколы имеют следующие реквизиты:
- 80. Протоколы, создаваемые в электронном виде, оформляются на формализованных (электронных) шаблонах, создаваемых в ведомственной информационной системе органа, содержащих реквизиты, позволяющие их идентифицировать, и быть подписаны квалифицированной электронной подписью уполномоченных на подписание ответственных лиц и содержать штамп времени.
- Глава 19. Служебные письма
- 81. Служебные письма органа готовятся:
- 82. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя органа на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
- 83. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5.
- 84. Текст служебного письма излагается от первого лица множественного числа (например: «Просим направить…», «Представляем на рассмотрение…») либо от третьего лица единственного числа (например: «Министерство считает...», «Государственная служба рассмотрела...»).
- 85. Право подписи служебных писем устанавливается руководителем органа.
- 86. Служебные письма в электронном виде оформляются на формализованных (электронных) шаблонах в формате DOCM, создаваемых в ведомственном электронном документообороте органа. После прохождения согласования и регистрации документ, сформированный в формате XML и содержащий реквизиты, позволяющие идентифицировать документ, подписывается квалифицированной электронной подписью уполномоченных ответственных лиц и содержат штамп времени.
- Раздел 4. Организация документооборота и исполнения документов
- Глава 20. Организация документооборота
- 87. Движение документов в органе с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. Основным показателем движения документов является объем документооборота - число документов, поступивших в орган и созданных им за определенный период.
- 88. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в органе, регламентируются инструкцией органа по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностными регламентами (инструкциями).
- 89. В процессе документооборота обеспечивается:
- 90. Электронный документооборот органа осуществляется с использованием ВЭД.
- 91. Служба ДОУ, делопроизводители подразделений, а также сотрудники органа в соответствии с предоставленными им правами обеспечивают включение в ВЭД документов (проектов документов), сведений о документах (проектах документов), сведений о рассмотрении и результатах исполнения документов (заполнение полей электронной регистрационной карточки).
- 92. При регистрации документа (входящему, исходящему, внутреннему) Службой ДОУ ему присваивается регистрационный номер. Структура регистрационного номера документа определяется инструкцией органа по делопроизводству.
- 93. Регистрация документов (входящих, исходящих, внутренних) ведется в пределах календарного года.
- 94. В документообороте органа выделяются следующие документопотоки: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация.
- Глава 21. Организация доставки документов
- 95. Доставка и отправка документов в органе осуществляются следующими видами связи: почтовой, фельдъегерской, курьерской, иными видами специальной связи, факсимильной, телеграфной, телефонной, посредством электронной почты, средствами ВЭД, МЭД, через сайт органа, посредством государственной информационной системы «Портал государственных услуг Приднестровской Молдавской Республики» (далее – Портал государственных услуг).
- 96. Организация работы с электронными документами, поступающими и отправляемыми посредством МЭД, осуществляется в соответствии с Постановлением Правительства Приднестровской Молдавской Республики от 19 августа 2020 года № 290 «Об утверждении Положения об особенностях обмена электронными документами, осуществляемого с использованием государственной информационной системы «Межведомственный электронный документооборот» (САЗ 20-34).
- Глава 22. Прием и обработка поступающих (входящих) документов
- 97. Прием и обработка входящих документов на бумажных носителях осуществляется Службой ДОУ. Прием и обработка запросов граждан, организаций о предоставлении государственных услуг может осуществляться иным структурным подразделением.
- 98. Все поступившие в орган документы на бумажном носителе подлежат первичной обработке, включающей:
- 99. Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. Документы, поступившие в поврежденной упаковке, проверяются на целостность, в том числе на наличие механических повреждений.
- 100. При обнаружении повреждения входящего документа на бумажном носителе или его приложений, при отсутствии в конверте (пакете) документа, его части или приложений к нему, а также при отсутствии подписи на входящем документе составляется в произвольной форме акт в двух экземплярах на бумажном носителе, один экземпляр акта высылается отправителю, второй – приобщается к входящему документу, и передается на регистрацию и предварительное рассмотрение.
- 101. Конверты (пакеты), имеющие отметку «Лично», грифы ограничения доступа к документам, содержащим сведения конфиденциального характера, не вскрываются и передаются:
- 102. Документы, поступающие из органов, организаций, от граждан непосредственно в структурные подразделения, но требующие рассмотрения руководства, передаются для регистрации и предварительного рассмотрения в Службу ДОУ.
- 103. На всех поступивших документах, за исключением документов, поступивших в форме электронных документов, проставляется отметка о поступлении документа в орган.
- 104. Электронные документы, поступившие от других органов, организаций и граждан по электронной почте, посредством МЭД, через сайт органа, Портал государственных услуг, принимаются Службой ДОУ или иным структурным подразделением, в обязанности которого входит организация работы с обращениями и запросами органов, организаций, граждан о предоставлении информации о деятельности органа, о предоставлении государственных услуг.
- 105. Выявленные в ходе проверки несоответствия являются основанием для отказа в регистрации документа, формирования и направления отправителю уведомления об отказе в регистрации с указанием причины отказа.
- Глава 23. Организация обработки и передачи отправляемых (исходящих) документов
- 106. Документы, отправляемые органом, передаются почтовой связью, в электронном виде по электронной почте, по МЭД. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется Службой ДОУ в соответствии с Постановлением Правительства Приднестровской Молдавской Республики от 17 сентября 1999 года № 315 «Об утверждении Правил предоставления услуг почтовой связи» (газета «Приднестровье» от 29 сентября 1999 года).
- 107. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм.
- Глава 24. Порядок прохождения внутренних документов
- 108. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отравляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
- 109. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в юридическую службу органа для проверки соответствия содержания документов законодательству Приднестровской Молдавской Республики, а затем в Службу ДОУ, которая осуществляет контроль за правильностью их оформления.
- 110. Копии (или электронные образы) подписанных руководителями распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.
- 111. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется посредством ВЭД с оформлением соответствующей отметки в электронной регистрационно-контрольной форме.
- Глава 25. Регистрация документов
- 112. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
- 113. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других органов, организаций и от граждан, а также создаваемые внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
- 114. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое документ повторно не регистрируется.
- 115. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из Администрации Президента Приднестровской Молдавской Республики, приказы органа по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка.
- 116. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в Службе ДОУ.
- 117. Документы регистрируются в регистрационно-контрольных формах - традиционных или электронных карточках, журналах.
- 118. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей органа, может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и другим. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.
- 119. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:
- 120. Регистрация исходящих документов, подготовленных в ответ на документы, поступившие в адрес участника МЭД (документов-ответов), осуществляется в регистрационно-контрольных формах инициативных документов. Данному исходящему документу присваивается номер, соответствующий номеру документа, в ответ на который он подготовлен, в пределах соответствующего регистрируемого массива.
- 121. Прием, регистрация и отправка электронных документов, поступающих участнику МЭД, осуществляются Службой ДОУ.
- 122. Службы ДОУ участников МЭД проводят первичную обработку и регистрацию электронных документов в ВЭД. При первичном рассмотрении документов Службой ДОУ участника МЭД готовит при необходимости проект резолюции к документу для утверждения руководителем.
- 123. Обработка поступающих электронных документов включает проверку правильности адресования (доставки), составления электронных документов, наличия указанных в содержании документа приложений.
- 124. В целях учета и поиска документов в ВЭД электронные документы регистрируются в электронных регистрационно-контрольных формах): регистрационно-контрольных карточках, журналах. В органе допускается использовать регистрационно-контрольные формы в электронной форме в ВЭД или на бумажном носителе при отсутствии ВЭД.
- 125. Регистрация электронных документов должна содержать следующий обязательный состав реквизитов регистрации:
- 126. Инструкцией органа по делопроизводству может быть предусмотрено включение в ВЭД органа дополнительных сведений об электронных документах. В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены сведения: наименование автора документа (если автор не совпадает отправителем электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и другие.
- 127. Регистрация электронного документа в ВЭД осуществляется в соответствии с принципом однократности регистрации документа.
- 128. При регистрации электронного документа в ВЭД входящему документу присваивается регистрационный порядковый номер и дата.
- 129. Регистрация входящих документов на бумажном носителе включает в себя:
- 130. При поступлении электронного документа от одного участника МЭД к другому проводится регистрация электронного документа в регистрационно-контрольной форме в установленном порядке с пометкой «ЭД».
- 131. Служба ДОУ при регистрации входящего электронного документа, поступившего посредством МЭД, проверяет электронную подпись и ее принадлежность отправителю посредством программного обеспечения «КриптоГСС».
- 132. Служба ДОУ при получении электронного документа посредством МЭД производит размещение электронного документа в ВЭД.
- 133. При подготовке исходящих электронных документов с приложениями, которые существуют только на бумажном носителе, необходимо создание электронных образов приложений к документам с бумажного носителя методом сканирования.
- 134. Регистрация исходящих электронных документов в информационной системе ВЭД включает в себя следующие действия:
- 135. При регистрации ответа на входящий документ в регистрационно-контрольной форме указывается номер документа, на который подготовлен ответ.
- 136. Обращения граждан регистрируются отдельным массивом на регистрационно-контрольных карточках (журналах) установленного образца на электронном или бумажном носителе.
- 137. Автоматизированные информационно-поисковые системы формируются на основе информации из регистрационно-контрольных карточек электронных документов (журналов) в зависимости от задач конкретных информационно-поисковых систем в соответствии с используемыми классификаторами.
- 138. Служба ДОУ осуществляет конвертацию исходящего электронного документа из формата ВЭД в документ формата МЭД. Конвертация должна осуществляться автоматически средствами ВЭД.
- 139. Служба ДОУ несет ответственность за идентичность электронных документов, преобразованных в документ формата МЭД и направляемых в МЭД.
- 140. Служба ДОУ обязана обеспечить подписание электронного документа в формате МЭД электронной подписью посредством программного обеспечения «КриптоГСС» с использованием соответствующего ключа электронной подписи.
- 141. Электронный документ с электронной подписью направляется в МЭД.
- 142. Средствами МЭД проводится проверка на валидность электронного документа.
- 143. Электронный документ, не прошедший проверку на валидность, не подлежит отправке посредством МЭД. Службе ДОУ необходимо проверить правильность формирования электронного документа и его реквизитов.
- 144. Электронному документу, поступившему в МЭД, присваивается уникальный номер.
- 145. После присвоения уникального номера в МЭД электронный документ в автоматическом режиме направляется адресату – участнику МЭД.
- Глава 26. Учет количества документов
- Глава 27. Работа исполнителей с документами
- 148. Руководители структурных подразделений органа обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.
- 149. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения.
- 150. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководству органа или руководителям структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.
- 151. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и так далее), о дате и результатах окончательного исполнения. При работе с бумажным носителем, все отметки размещаются на свободных от текста местах.
- 152. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и так далее). Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
- Глава 28. Контроль исполнения документов (поручений)
- 153. Контроль исполнения документов (поручений) ведется в целях их своевременного и качественного исполнения.
- 154. Контроль исполнения документов (поручений) ведется:
- 155. Распорядительные документы, протоколы заседаний (совещаний), если зафиксированные в них решения не оформляются в виде постановлений или решений, содержащие поручения с конкретными сроками исполнения, ставятся на контроль по каждому поручению отдельно.
- 156. Контроль сроков исполнения документов (поручений) включает в себя:
- 157. Срок исполнения документа указывается непосредственно в документе, поручении или в резолюции к документу.
- 158. Порядок и сроки исполнения поручений Президента Приднестровской Молдавской Республики регламентируются нормативным правовым актом Президента Приднестровской Молдавской Республики.
- 159. Порядок и сроки исполнения поручений (протокольных поручений) Правительства Приднестровской Молдавской Республики регламентируется нормативным правовым актом Правительства Приднестровской Молдавской Республики.
- 160. Сроки исполнения документов (поручений) устанавливаются руководителем органа, исходя из срока, установленного органом, направившим документ, или сроков, установленных законодательством Приднестровской Молдавской Республики.
- 161. Документы (поручения) подлежат исполнению в следующие сроки:
- 162. Дата исполнения документа (поручения) фиксируется в регистрационно-контрольной форме, используемой для отслеживания сроков исполнения документа (поручения) (при использовании ВЭД в электронной регистрационно-контрольной форме).
- 163. Приостановить исполнение контрольного документа (поручения), а также отменить его может руководитель, подписавший документ или давший поручение (резолюцию).
- 164. В случае если срок исполнения документа (поручения) превышает 1 (один) месяц, в целях обеспечения своевременного исполнения документа (поручения) проводится предварительный контроль и напоминания исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений).
- 165. Напоминание исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений) может осуществляться в автоматическом режиме посредством ВЭД или с использованием электронной почты.
- 166. При необходимости изменения срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель не менее чем за три дня до истечения срока исполнения обязан представить на имя руководителя, давшего поручение, обоснование (докладную (служебную) записку) о продлении срока с указанием причин продления и даты исполнения.
- 167. Документ считается исполненным и подлежит снятию с контроля после фактического исполнения всех содержащихся в нем поручений, документального подтверждения его исполнения и сообщения результатов его рассмотрения заинтересованным органам, организациям и лицам.
- 168. Документы (поручения), находящиеся на контроле, снимаются с контроля на основании подготовленного ответа.
- 169. В случае если документ (поручение) не исполнен в установленный срок, он признается неисполненным и остается на контроле. Обязанность по его исполнению сохраняется за исполнителем.
- 170. Служба ДОУ анализирует состояние и результаты исполнения документов (поручений) и состояние исполнительской дисциплины и направляет руководителю органа и руководителям структурных подразделений органа отчеты о количестве документов, исполненных в срок, исполненных с продлением срока исполнения, не исполненных, находящихся на исполнении в органе в целом, по структурным подразделениям и, при необходимости, по отдельным исполнителям.
- 171. Контроль исполнения электронных документов осуществляют руководитель Службы ДОУ и ответственные исполнители. Контроль исполнения включает: постановку электронного документа на контроль, проверку своевременного доведения электронного документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения электронных документов, информирование руководителя.
- 172. Сроки исполнения электронных документов идентичны срокам исполнения документов на бумажных носителях.
- 173. Электронный документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов и направления результатов заинтересованным лицам.
- 174. Результаты исполнения вносятся в регистрационно-контрольную карточку электронного документа (журнал).
- Раздел 5. Особенности работы с электронными документами
- Глава 29. Управление документами в системе электронного документооборота
- 175. Доступ к работе в ВЭД органа должны иметь только зарегистрированные пользователи.
- 176. Включение документов в ВЭД осуществляется посредством заполнения полей электронной регистрационно-контрольной формы, создания электронного документа, электронной копии документа (сканирования), если документ был создан на бумажном носителе, присоединения электронного документа, электронной копии документа к электронной регистрационно-контрольной форме, размещения документа в соответствующей ВЭД.
- 177. В ходе рассмотрения документа, подлежащего исполнению руководством органа, или в ходе согласования проекта документа заполняются соответствующие поля электронной регистрационно-контрольной формы. В результате согласования проекта документа в ВЭД формируется лист согласования.
- 178. При включении в ВЭД входящих документов, их регистрации, рассмотрении и исполнении в электронную регистрационно-контрольной форму вносятся следующие сведения о документе:
- 179. При включении в ВЭД исходящих документов в электронную регистрационно-контрольную форму вносятся следующие сведения о документе:
- 180. При включении в ВЭД внутренних документов в электронную регистрационно-контрольную форму вносятся следующие сведения о документе:
- 181. Дополнительно к указанным сведениям о входящих, исходящих и внутренних документах в электронную регистрационно-контрольную форму ВЭД могут вноситься иные сведения.
- 182. В целях размещения документов в ВЭД, поиска документов, ведения справочной работы по документам, включенным в ВЭД, используются классификаторы и справочники, в том числе:
- Глава 30. Особенности организации электронного документооборота
- 183. Электронные документы создаются, обрабатываются, регистрируются и хранятся в базе данных ВЭД.
- 184. Перечень типовых документов, которые не могут использоваться только в электронной форме, устанавливается правовым актом Правительства Приднестровской Молдавской Республики.
- 185. Создание, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.
- 186. При создании электронных документов в органе используются электронные шаблоны бланков.
- 187. Для подтверждения подлинности электронных документов в органе применяются электронные подписи.
- 188. Электронные документы в органе подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя органа в соответствии с Законом Приднестровской Молдавской Республики от 3 июля 2017 года № 205-З-VI «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (САЗ 17-28).
- 189. Отметка об электронной подписи при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, размещается с соблюдением следующих требований:
- 190. Прием и обработка электронных документов, электронных копий документов, поступивших в орган из иных органов, организаций, а также от граждан, проверка действительности электронной подписи поступивших документов осуществляется Службой ДОУ.
- 191. Отправка электронных документов и электронных копий документов осуществляется Службой ДОУ:
- 192. Отправитель электронного образа документа несет ответственность за соответствие содержания электронного образа содержанию подлинника документа на бумажном носителе.
- 193. Документы, создаваемые в органе и поступившие в орган на бумажном носителе, включаются в ВЭД после сканирования и создания электронных образов этих документов.
- 194. Сканирование документов осуществляется в формате PDF. Электронный образ многостраничного документа создается в виде одного файла. Электронные образы приложений к документу могут создаваться в виде отдельных файлов.
- 195. Создание и включение электронного образа документов в ВЭД (прикрепление файла с электронным образом документа к регистрационной карточке) осуществляются в отношении:
- 196. Электронные документы и электронные образы документов, поступающие посредством МЭД, глобальной сети Интернет, проходят регистрацию в ВЭД.
- 197. В целях учета и поиска документов в ВЭД используются сведения полей регистрационной карточки документа (например: «Корреспондент», и другие).
- 198. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в ВЭД. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.
- 199. После отправки заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица электронного документа не требуется досылки его копии (либо оригинала) адресату на бумажном носителе. Исключение составляют случаи, когда обязательность направления бумажного носителя установлена законодательством Приднестровской Молдавской Республики.
- 200. Исполненные электронные документы систематизируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.
- 201. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения, установленным Приказом Государственной службы управления документацией и архивами Приднестровской Молдавской Республики от 12 мая 2020 года № 33 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности органов государственной власти и управления Приднестровской Молдавской Республики, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (регистрационный № 9568 от 25 июня 2020 года) (САЗ 20-26) для аналогичных документов на бумажных носителях. В случаях отсутствия в данном Перечне необходимых видов документов применяются отраслевые (ведомственные) перечни документов, образующихся в процессе деятельности органа с указанием сроков хранения.
- 202. Хранение электронных документов до передачи их на архивное хранение осуществляется в ВЭД. Вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения определяются в соответствии с Постановлением Правительства Приднестровской Молдавской Республики от 6 марта 2019 года № 73 «Об утверждении Положения о порядке представления электронных документов в архив и их хранения, а также о порядке представления сведений из архивов электронных документов» (САЗ 19-9), а также с учетом функционирующих в органе программно-технических средств, а также нормативных и методических документов по документационному обеспечению управления и архивному делу.
- 203. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе.
- 204. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел, электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта о выделении к уничтожению.
- Раздел 6. Организация документов в делопроизводстве
- Глава 31. Общие положения
- 205. Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив органа (далее - архив) в соответствии с требованиями, установленными законодательством Приднестровской Молдавской Республики в области архивного дела и управления документацией.
- 206. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.
- Глава 32. Составление номенклатур дел
- 207. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в органе, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
- 208. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об органе и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности органа, их виды, состав и содержание.
- 209. Номенклатура дел структурного подразделения составляется делопроизводителем подразделения, согласовывается с архивом и Службой ДОУ, подписывается руководителем подразделения и представляется в Службу ДОУ. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в Службу ДОУ.
- 210. Сводная номенклатура дел составляется Службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи архива органа.
- 211. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения органа получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
- 212. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел Службы ДОУ. Второй - используется в Службе ДОУ в качестве рабочего. Третий - применяется в архиве органа. Четвертый – хранится в исполнительном органе государственной власти, в ведении которого находятся вопросы архивного дела и управления документацией в Приднестровской Молдавской Республике, с которым согласовывалась номенклатура дел.
- 213. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется. В случае наличия изменений (дополнений) в сводной номенклатуре дел в правовой акт орган, утверждающий сводную номенклатуру дел, вносятся соответствующие изменения и (или) дополнения.
- 214. Названиями разделов номенклатуры дел органа являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой органа.
- 215. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в органе цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
- 216. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
- 217. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончанию календарного года.
- 218. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел, или согласованный с государственным архивом срок хранения.
- 219. В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2001 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган для продолжения, о ведении дела в электронной форме и другое.
- 220. Если в течение года в организации возникают новые документируемые участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом раздела номенклатуры оставляются резервные номера.
- 221. По окончанию года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
- Глава 33. Формирование и оформление дел
- 222. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
- 223. Исполненные документы должны в пятнадцатидневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, в Службу ДОУ или делопроизводителям подразделения, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
- 224. Контроль за правильным формированием дел осуществляется Службой ДОУ.
- 225. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
- 226. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
- 227. Формирование и хранение дел до передачи их в архив органа осуществляется структурным подразделением и (или) Службой ДОУ, электронных дел – в ВЭД органа.
- 228. Дела органа подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится Службой ДОУ и соответствующими структурными подразделениями, в ведении которых находится заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива органа.
- 229. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:
- 230. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование органа; наименование структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.
- 231. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и так далее), составляется внутренняя опись документов дела.
- 232. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
- 233. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.
- 234. Электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело без разделения на тома.
- Глава 34. Организация оперативного хранения документов
- 235. С момента заведения и до передачи в архив органа дела хранятся по месту их формирования.
- 236. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя Службы ДОУ. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
- 237. Оперативное хранение электронных документов осуществляется в ВЭД органа в соответствии с номенклатурой дел.
- Раздел 7. Порядок передачи документов на хранение в архив органа власти и управления
- Глава 35. Экспертиза ценности документов
- 238. Подготовка документов к передаче на хранение в архив органа включает работу Службы ДОУ и лиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
- 239. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
- 240. Экспертиза ценности документов в органе на стадии делопроизводства проводится:
- 241. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в органе создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК) и, при необходимости, экспертные комиссии в структурных подразделениях органа (далее - ЭК).
- 242. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются руководителем органа. Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с исполнительным органом государственной власти, в ведении которого находятся вопросы архивного дела и управления документацией в Приднестровской Молдавской Республике.
- 243. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях органа непосредственно делопроизводителями подразделений, совместно с ЦЭК (ЭК) под непосредственным методическим руководством архива органа.
- 244. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:
- 245. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел органа путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК.
- 246. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
- 247. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
- 248. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
- 249. В органе в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива органа. По этим описям документы сдаются в архив органа. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел органа, которую готовит архив органа и по которой орган сдает дела на государственное хранение в соответствующий государственный архив.
- 250. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (Приложение № 9 к настоящей Инструкции) и представляются в архив органа через 2 (два) года после завершения дел в делопроизводстве.
- 251. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы:
- 252. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
- 253. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
- 254. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем Службы ДОУ и утверждается руководителем структурного подразделения. При наличии в структурном подразделении органа ЭК опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК.
- 255. Опись дел структурного подразделения органа составляется в 2 (двух) экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив органа, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии в структурном подразделении ЭК опись дел составляется в 3 (трех) экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования.
- 256. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (Приложение № 10 к настоящей Инструкции) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) органа одновременно. Согласованные ЦЭК (ЭК) органа утверждаются руководителем органа только после утверждения ЦЭПК, описей дел постоянного хранения; после этого орган имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком (при условии проведения ревизии финансово-хозяйственной деятельности) и внесением сведений о проведенных ревизиях в акт о выделении документов к уничтожению.
- 257. Акт о выделении документов к уничтожению составляется на дела всего органа. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.
- 258. Порядок проведения экспертизы ценности электронных документов идентичен проведению экспертизы ценности для документов на бумажных носителях.
- 259. Специфические критерии проведения экспертизы ценности электронных документов включают в себя:
- Глава 37. Подготовка и передача документов в архив
- 260. В архив органа передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 (десяти) лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел, составленным по установленной форме (приложения №№ 11 - 13 к настоящей Инструкции).
- 261. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 (десяти) лет) хранения передаются в архив органа после истечения трехлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении
- 262. Дела временного (до 10 (десяти) лет включительно) хранения передаче в архив органа не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
- 263. Передача дел в архив органа осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, Службы ДОУ и утвержденному руководителем органа.
- 264. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив органа сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел органа. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники структурного подразделения обязаны устранить.
- 265. Прием каждого дела производится сотрудником архива органа в присутствии сотрудника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника архива органа и лица, передавшего дела. Вместе с делами в архив органа передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
- 266. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения органа лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив органа, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
- 267. Подготовка электронных документов к передаче в архив органа осуществляется структурным подразделением органа – пользователем соответствующей информационной системы совместно со Службой ДОУ и подразделением (сотрудником), обеспечивающим функционирование информационной системы в соответствии с Положением о порядке представления электронных документов в архив и их хранения, а также о порядке представления сведений из архивов электронных документов, утвержденным Постановлением Правительства Приднестровской Молдавской Республики от 6 марта 2019 года № 73 (САЗ 19-9).
- 268. При подготовке электронных документов, отобранных к передаче в архив органа, выполняются следующие основные процедуры работы с документами:
- 269. Дела передаются в архив органа в соответствии с графиком передачи документов, согласованным с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденным руководителем органа.
- 270. Электронные документы с истекшими сроками хранения уничтожаются программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов.
- 271. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, хранятся постоянно в деле фонда.
- 2. Проект... на 8 л. в 3 экз.
- 14. 10. 2025 № 132
- Раздел 1. Общие положения
- Глава 1. Область применения
- Глава 2. Организация делопроизводства
- Глава 3. Документирование управленческой деятельности
- Раздел 2. Правила оформления документов
- Глава 4. Бланки документов
- Глава 5. Заголовок к тексту документа
- Глава 6. Дата документа
- Глава 7. Подпись документа
- Глава 8. Адресация документа
- Глава 9. Согласование документа
- Глава 10. Утверждение документа
- Глава 11. Резолюция
- Глава 12. Отметка об исполнителе
- Глава 13. Оформление приложений к документу
- Глава 14. Отметка об исполнении документа
- Глава 15. Оформление реквизитов электронных документов
- Раздел 3. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
- Глава 16. Приказ, распоряжение
- Глава 17. Положение, правила, инструкция
- Глава 18. Протокол
- Глава 19. Служебные письма
- Раздел 4. Организация документооборота и исполнения документов
- Глава 20. Организация документооборота
- Глава 21. Организация доставки документов
- Глава 22. Прием и обработка поступающих (входящих) документов
- Глава 23. Организация обработки и передачи отправляемых (исходящих) документов
- Глава 24. Порядок прохождения внутренних документов
- Глава 25. Регистрация документов
- Глава 26. Учет количества документов
- Глава 27. Работа исполнителей с документами
- Глава 28. Контроль исполнения документов (поручений)
- Раздел 5. Особенности работы с электронными документами
- Глава 29. Управление документами в системе электронного документооборота
- Глава 30. Особенности организации электронного документооборота
- Раздел 6. Организация документов в делопроизводстве
- Глава 31. Общие положения
- Глава 32. Составление номенклатур дел
- Глава 33. Формирование и оформление дел
- Глава 34. Организация оперативного хранения документов
- Раздел 7. Порядок передачи документов на хранение в архив органа
- Глава 35. Экспертиза ценности документов
- Глава 37. Подготовка и передача документов в архив
- 1. Утвердить Типовую инструкцию по организации и ведения делопроизводства в … 1
- 2. Направить настоящий Приказ на государственную регистрацию и официальное опубликование … 1
- 3. Признать утратившим силу Приказ Государственной службы управления документацией и … 1
- 4. Настоящий Приказ вступает в силу со дня, следующего за … 1
- Раздел 1. Общие положения 2
-
Глава 1. Область применения
2
- 1. Типовая инструкция по организации и ведения делопроизводства в органах … 2
- 2. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами … 2
- 3. Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с … 3
- 4. Требования настоящей Инструкции к работе со специальной (отраслевой) документацией … 3
- Глава 2. Организация делопроизводства 3
-
Глава 3. Документирование управленческой деятельности
3
- 8. Состав документов, образующихся в деятельности органа, определяется его полномочиями, … 3
- 9. В органах создаются документы на бумажном носителе, электронные документы … 4
- 10. Документы органов оформляются на бланках с воспроизведением Государственного герба … 4
- 11. Бланки документов органа разрабатываются в соответствии с требованиями, установленными … 4
- 12. Состав реквизитов документов, создаваемых в органах, правила их оформления, … 4
- Раздел 2. Правила оформления документов 4
-
Глава 4. Бланки документов
4
- 13. Документы органов оформляются на бланках и имеют установленный комплекс … 4
- 14. В органах применяются следующие бланки: 4
- 15. Бланки с воспроизведением Государственного герба Приднестровской Молдавской Республики изготавливаются … 4
- 16. Бланки документов органа подлежат учету. Учет бланков ведется раздельно … 5
- 17. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без … 5
- 18. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов … 5
- 19. Формализованные шаблоны документов, используемые при создании электронных документов, по … 5
- 20. Электронные документы органа оформляются на формализованных (электронных) шаблонах, создаваемых … 5
- Глава 5. Заголовок к тексту документа 5
- Глава 6. Дата документа 5
-
Глава 7. Подпись документа
6
- 26. Документы органа, направляемые в иные органы, подписываются руководителем органа … 6
- 27. В состав подписи входят: должность лица, подписавшего документ (при … 6
- 28. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, … 6
- 29. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают … 6
-
Глава 8. Адресация документа
6
- 30. Документы адресуют органам, организациям, их структурным подразделениям или конкретным … 6
- 31. В одном документе не должно быть более четырех адресатов. … 7
- 32. При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию … 7
- 33. Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к … 7
-
Глава 9. Согласование документа
7
- 34. Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования. 7
- 35. Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, … 7
- 36. Согласование проекта документа проводится с органами, интересы и (или) … 7
- 37. Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в … 8
- Глава 10. Утверждение документа 8
-
Глава 11. Резолюция
8
- 40. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия, инициалы исполнителя … 8
- 41. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, … 8
- 42. На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих … 8
- 43. Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного … 8
- Глава 12. Отметка об исполнителе 9
- Глава 13. Оформление приложений к документу 9
- Глава 14. Отметка об исполнении документа 9
-
Глава 15. Оформление реквизитов электронных документов
10
- 51. Оформление реквизитов электронных документов осуществляется по правилам, установленным для … 10
- 52. Электронный документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью, простой электронной … 10
- 53. Согласование внутренних электронных документов может осуществляться в электронной форме … 10
- 54. Реквизит резолюция и отметка об исполнении документа оформляются в … 10
- 55. Электронный документ может выступать контейнером документов, то есть к … 11
- Раздел 3. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов 11
-
Глава 16. Приказ, распоряжение
11
- 56. Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного и ненормативного характера, … 11
- 57. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем … 11
- 58. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы … 11
- 59. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. 12
- 60. При необходимости направления бумажных копий приказов (распоряжений) или их … 12
- 61. Создание и согласование проекта приказа (распоряжения) в электронной форме … 12
- 62. Приказ (распоряжение) печатается на бланке установленной формы. 12
- 63. Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты: 12
- 64. При оформлении совместного приказа используются следующие реквизиты: 13
- 65. Приказы и распоряжения, создаваемые в электронном виде, оформляются на … 13
-
Глава 17. Положение, правила, инструкция
14
- 66. Положениями являются правовые акты, определяющие статус, структуру, порядок деятельности … 14
- 67. Положения, правила, инструкции утверждаются приказами руководителей органов, если иное … 14
- 68. Подготовка проектов положений, правил и инструкций осуществляется в соответствии … 14
- 69. Текст положения (правил, инструкции) печатается на стандартных листах бумаги … 14
- 70. Содержательная часть положения (правил, инструкции) может иметь следующие структурные … 14
- 71. Разделы, главы, пункты положения (правил, инструкции) должны иметь: 15
-
Глава 18. Протокол
15
- 72. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания … 15
- 73. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, прилагаются к … 15
- 74. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка: «Для … 16
- 75. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. 16
- 76. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. 16
- 77. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно … 16
- 78. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным органам, организациям и … 16
- 79. Протоколы имеют следующие реквизиты: 17
- 80. Протоколы, создаваемые в электронном виде, оформляются на формализованных (электронных) … 17
-
Глава 19. Служебные письма
17
- 81. Служебные письма органа готовятся: 17
- 82. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя органа на … 18
- 83. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или … 18
- 84. Текст служебного письма излагается от первого лица множественного числа … 18
- 85. Право подписи служебных писем устанавливается руководителем органа. 18
- 86. Служебные письма в электронном виде оформляются на формализованных (электронных) … 18
- Раздел 4. Организация документооборота и исполнения документов 19
-
Глава 20. Организация документооборота
19
- 87. Движение документов в органе с момента их создания или … 19
- 88. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в … 19
- 89. В процессе документооборота обеспечивается: 19
- 90. Электронный документооборот органа осуществляется с использованием ВЭД. 19
- 91. Служба ДОУ, делопроизводители подразделений, а также сотрудники органа в … 19
- 92. При регистрации документа (входящему, исходящему, внутреннему) Службой ДОУ ему … 20
- 93. Регистрация документов (входящих, исходящих, внутренних) ведется в пределах календарного … 20
- 94. В документообороте органа выделяются следующие документопотоки: поступающая документация (входящая); … 20
- Глава 21. Организация доставки документов 20
-
Глава 22. Прием и обработка поступающих (входящих) документов
20
- 97. Прием и обработка входящих документов на бумажных носителях осуществляется … 20
- 98. Все поступившие в орган документы на бумажном носителе подлежат … 20
- 99. Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. … 21
- 100. При обнаружении повреждения входящего документа на бумажном носителе или … 21
- 101. Конверты (пакеты), имеющие отметку «Лично», грифы ограничения доступа к … 21
- 102. Документы, поступающие из органов, организаций, от граждан непосредственно в … 21
- 103. На всех поступивших документах, за исключением документов, поступивших в … 21
- 104. Электронные документы, поступившие от других органов, организаций и граждан … 21
- 105. Выявленные в ходе проверки несоответствия являются основанием для отказа … 22
- Глава 23. Организация обработки и передачи отправляемых (исходящих) документов 22
-
Глава 24. Порядок прохождения внутренних документов
23
- 108. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления … 23
- 109. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными … 23
- 110. Копии (или электронные образы) подписанных руководителями распорядительных документов в … 23
- 111. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется посредством ВЭД с … 23
-
Глава 25. Регистрация документов
24
- 112. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись … 24
- 113. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования … 24
- 114. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, … 24
- 115. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от … 24
- 116. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в Службе … 24
- 117. Документы регистрируются в регистрационно-контрольных формах - традиционных или электронных … 24
- 118. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя … 24
- 119. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых … 24
- 120. Регистрация исходящих документов, подготовленных в ответ на документы, поступившие … 25
- 121. Прием, регистрация и отправка электронных документов, поступающих участнику МЭД, … 26
- 122. Службы ДОУ участников МЭД проводят первичную обработку и регистрацию … 26
- 123. Обработка поступающих электронных документов включает проверку правильности адресования (доставки), … 26
- 124. В целях учета и поиска документов в ВЭД электронные … 26
- 125. Регистрация электронных документов должна содержать следующий обязательный состав реквизитов … 26
- 126. Инструкцией органа по делопроизводству может быть предусмотрено включение в … 27
- 127. Регистрация электронного документа в ВЭД осуществляется в соответствии с … 27
- 128. При регистрации электронного документа в ВЭД входящему документу присваивается … 27
- 129. Регистрация входящих документов на бумажном носителе включает в себя: 27
- 130. При поступлении электронного документа от одного участника МЭД к … 27
- 131. Служба ДОУ при регистрации входящего электронного документа, поступившего посредством … 27
- 132. Служба ДОУ при получении электронного документа посредством МЭД производит … 27
- 133. При подготовке исходящих электронных документов с приложениями, которые существуют … 27
- 134. Регистрация исходящих электронных документов в информационной системе ВЭД включает … 27
- 135. При регистрации ответа на входящий документ в регистрационно-контрольной форме … 27
- 136. Обращения граждан регистрируются отдельным массивом на регистрационно-контрольных карточках (журналах) … 28
- 137. Автоматизированные информационно-поисковые системы формируются на основе информации из регистрационно-контрольных … 28
- 138. Служба ДОУ осуществляет конвертацию исходящего электронного документа из формата … 28
- 139. Служба ДОУ несет ответственность за идентичность электронных документов, преобразованных … 28
- 140. Служба ДОУ обязана обеспечить подписание электронного документа в формате … 28
- 141. Электронный документ с электронной подписью направляется в МЭД. 28
- 142. Средствами МЭД проводится проверка на валидность электронного документа. 28
- 143. Электронный документ, не прошедший проверку на валидность, не подлежит … 28
- 144. Электронному документу, поступившему в МЭД, присваивается уникальный номер. 28
- 145. После присвоения уникального номера в МЭД электронный документ в … 28
- Глава 26. Учет количества документов 28
-
Глава 27. Работа исполнителей с документами
29
- 148. Руководители структурных подразделений органа обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение … 29
- 149. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного … 29
- 150. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку … 29
- 151. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель … 29
- 152. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за … 29
-
Глава 28. Контроль исполнения документов (поручений)
30
- 153. Контроль исполнения документов (поручений) ведется в целях их своевременного … 30
- 154. Контроль исполнения документов (поручений) ведется: 30
- 155. Распорядительные документы, протоколы заседаний (совещаний), если зафиксированные в них … 30
- 156. Контроль сроков исполнения документов (поручений) включает в себя: 30
- 157. Срок исполнения документа указывается непосредственно в документе, поручении или … 30
- 158. Порядок и сроки исполнения поручений Президента Приднестровской Молдавской Республики … 30
- 159. Порядок и сроки исполнения поручений (протокольных поручений) Правительства Приднестровской … 30
- 160. Сроки исполнения документов (поручений) устанавливаются руководителем органа, исходя из … 31
- 161. Документы (поручения) подлежат исполнению в следующие сроки: 31
- 162. Дата исполнения документа (поручения) фиксируется в регистрационно-контрольной форме, используемой … 31
- 163. Приостановить исполнение контрольного документа (поручения), а также отменить его … 31
- 164. В случае если срок исполнения документа (поручения) превышает 1 … 31
- 165. Напоминание исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений) может … 31
- 166. При необходимости изменения срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель … 31
- 167. Документ считается исполненным и подлежит снятию с контроля после … 32
- 168. Документы (поручения), находящиеся на контроле, снимаются с контроля на … 32
- 169. В случае если документ (поручение) не исполнен в установленный … 32
- 170. Служба ДОУ анализирует состояние и результаты исполнения документов (поручений) … 32
- 171. Контроль исполнения электронных документов осуществляют руководитель Службы ДОУ и … 32
- 172. Сроки исполнения электронных документов идентичны срокам исполнения документов на … 32
- 173. Электронный документ считается исполненным и снимается с контроля после … 32
- 174. Результаты исполнения вносятся в регистрационно-контрольную карточку электронного документа (журнал). 32
- Раздел 5. Особенности работы с электронными документами 32
-
Глава 29. Управление документами в системе электронного документооборота
32
- 175. Доступ к работе в ВЭД органа должны иметь только … 33
- 176. Включение документов в ВЭД осуществляется посредством заполнения полей электронной … 33
- 177. В ходе рассмотрения документа, подлежащего исполнению руководством органа, или … 33
- 178. При включении в ВЭД входящих документов, их регистрации, рассмотрении … 33
- 179. При включении в ВЭД исходящих документов в электронную регистрационно-контрольную … 34
- 180. При включении в ВЭД внутренних документов в электронную регистрационно-контрольную … 34
- 181. Дополнительно к указанным сведениям о входящих, исходящих и внутренних … 35
- 182. В целях размещения документов в ВЭД, поиска документов, ведения … 35
-
Глава 30. Особенности организации электронного документооборота
35
- 183. Электронные документы создаются, обрабатываются, регистрируются и хранятся в базе … 35
- 184. Перечень типовых документов, которые не могут использоваться только в … 35
- 185. Создание, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляются по … 35
- 186. При создании электронных документов в органе используются электронные шаблоны … 36
- 187. Для подтверждения подлинности электронных документов в органе применяются электронные … 36
- 188. Электронные документы в органе подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью … 36
- 189. Отметка об электронной подписи при визуализации электронного документа, подписанного … 36
- 190. Прием и обработка электронных документов, электронных копий документов, поступивших … 36
- 191. Отправка электронных документов и электронных копий документов осуществляется Службой … 36
- 192. Отправитель электронного образа документа несет ответственность за соответствие содержания … 36
- 193. Документы, создаваемые в органе и поступившие в орган на … 37
- 194. Сканирование документов осуществляется в формате PDF. Электронный образ многостраничного … 37
- 195. Создание и включение электронного образа документов в ВЭД (прикрепление … 37
- 196. Электронные документы и электронные образы документов, поступающие посредством МЭД, … 37
- 197. В целях учета и поиска документов в ВЭД используются … 37
- 198. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в … 37
- 199. После отправки заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица электронного … 37
- 200. Исполненные электронные документы систематизируются в электронные дела в соответствии … 37
- 201. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения, установленным Приказом … 38
- 202. Хранение электронных документов до передачи их на архивное хранение … 38
- 203. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном … 38
- 204. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел, электронных … 38
- Раздел 6. Организация документов в делопроизводстве 38
- Глава 31. Общие положения 38
-
Глава 32. Составление номенклатур дел
38
- 207. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых … 39
- 208. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об органе … 39
- 209. Номенклатура дел структурного подразделения составляется делопроизводителем подразделения, согласовывается с … 39
- 210. Сводная номенклатура дел составляется Службой ДОУ на основе номенклатур … 39
- 211. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения органа получают … 39
- 212. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый … 39
- 213. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется. В … 39
- 214. Названиями разделов номенклатуры дел органа являются названия структурных подразделений. … 39
- 215. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, … 40
- 216. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, … 40
- 217. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончанию календарного года. 41
- 218. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей … 41
- 219. В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных … 41
- 220. Если в течение года в организации возникают новые документируемые … 41
- 221. По окончанию года в конце номенклатуры дел делается итоговая … 41
-
Глава 33. Формирование и оформление дел
41
- 222. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в … 41
- 223. Исполненные документы должны в пятнадцатидневный срок сдаваться исполнителем, в … 41
- 224. Контроль за правильным формированием дел осуществляется Службой ДОУ. 41
- 225. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: 42
- 226. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или … 42
- 227. Формирование и хранение дел до передачи их в архив … 43
- 228. Дела органа подлежат оформлению при их заведении и по … 43
- 229. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное … 43
- 230. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и … 43
- 231. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков … 44
- 232. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую … 45
- 233. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с … 45
- 234. Электронные документы независимо от их объема включаются в одно … 45
- Глава 34. Организация оперативного хранения документов 46
- Раздел 7. Порядок передачи документов на хранение в архив органа … 46
-
Глава 35. Экспертиза ценности документов
46
- 238. Подготовка документов к передаче на хранение в архив органа … 47
- 239. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение … 47
- 240. Экспертиза ценности документов в органе на стадии делопроизводства проводится: 47
- 241. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в органе … 47
- 242. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация их … 47
- 243. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно … 47
- 244. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется: 47
- 245. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней … 47
- 246. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, … 47
- 247. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц … 47
- 248. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного … 48
- 249. В органе в каждом структурном подразделении описи на дела … 48
- 250. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (Приложение … 48
- 251. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: 48
- 252. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: 48
- 253. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается … 48
- 254. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его … 49
- 255. Опись дел структурного подразделения органа составляется в 2 (двух) … 49
- 256. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление … 49
- 257. Акт о выделении документов к уничтожению составляется на дела … 49
- 258. Порядок проведения экспертизы ценности электронных документов идентичен проведению экспертизы … 49
- 259. Специфические критерии проведения экспертизы ценности электронных документов включают в … 49
-
Глава 37. Подготовка и передача документов в архив
49
- 260. В архив органа передаются дела с исполненными документами постоянного, … 50
- 261. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 … 50
- 262. Дела временного (до 10 (десяти) лет включительно) хранения передаче … 50
- 263. Передача дел в архив органа осуществляется по графику, составленному … 50
- 264. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в … 50
- 265. Прием каждого дела производится сотрудником архива органа в присутствии … 50
- 266. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения органа лицо, … 50
- 267. Подготовка электронных документов к передаче в архив органа осуществляется … 50
- 268. При подготовке электронных документов, отобранных к передаче в архив … 50
- 269. Дела передаются в архив органа в соответствии с графиком … 51
- 270. Электронные документы с истекшими сроками хранения уничтожаются программно-техническими средствами … 51
- 271. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, … 51
- 2. Проект... на 8 л. в 3 экз. 55
- 14. 10. 2025 № 132 55
- Раздел 1. Общие положения 75
- Глава 1. Область применения 75
- Глава 2. Организация делопроизводства 75
- Глава 3. Документирование управленческой деятельности 75
- Раздел 2. Правила оформления документов 75
- Глава 4. Бланки документов 75
- Глава 5. Заголовок к тексту документа 75
- Глава 6. Дата документа 75
- Глава 7. Подпись документа 75
- Глава 8. Адресация документа 76
- Глава 9. Согласование документа 76
- Глава 10. Утверждение документа 76
- Глава 11. Резолюция 76
- Глава 12. Отметка об исполнителе 76
- Глава 13. Оформление приложений к документу 76
- Глава 14. Отметка об исполнении документа 76
- Глава 15. Оформление реквизитов электронных документов 76
- Раздел 3. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов 76
- Глава 16. Приказ, распоряжение 76
- Глава 17. Положение, правила, инструкция 76
- Глава 18. Протокол 76
- Глава 19. Служебные письма 76
- Раздел 4. Организация документооборота и исполнения документов 76
- Глава 20. Организация документооборота 76
- Глава 21. Организация доставки документов 76
- Глава 22. Прием и обработка поступающих (входящих) документов 76
- Глава 23. Организация обработки и передачи отправляемых (исходящих) документов 76
- Глава 24. Порядок прохождения внутренних документов 76
- Глава 25. Регистрация документов 76
- Глава 26. Учет количества документов 76
- Глава 27. Работа исполнителей с документами 76
- Глава 28. Контроль исполнения документов (поручений) 76
- Раздел 5. Особенности работы с электронными документами 76
- Глава 29. Управление документами в системе электронного документооборота 76
- Глава 30. Особенности организации электронного документооборота 77
- Раздел 6. Организация документов в делопроизводстве 77
- Глава 31. Общие положения 77
- Глава 32. Составление номенклатур дел 77
- Глава 33. Формирование и оформление дел 77
- Глава 34. Организация оперативного хранения документов 77
- Раздел 7. Порядок передачи документов на хранение в архив органа 77
- Глава 35. Экспертиза ценности документов 77
- Глава 37. Подготовка и передача документов в архив 77
Скачать
PDF, DOCX или другие форматы
К карточке документа
Карточка документа
Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в органах государственной власти и управления, органах, осуществляющих государственно-властные полномочия, органах местного самоуправления Приднестровской Молдавской Республики
Тип:
Приказ
Номер:
№ 11
Статус:
Опубликован
Редакция:
№1
Организация:
Государственная служба управления документацией и архивами
Дата:
22.08.2024